2. Relance et suivi de dossiers
Cet aspect du travail a concerné pour l'essentiel le
réseau des musées pyrénéens et,
parallèlement, les itinéraires transfrontaliers. Martine Jaoul et
Claire Fournier ont constitué un fond bibliographique et documentaire
sur ces projets. Mon arrivée correspondant à une période
de relance, il m' a fallu consulter ce fond documentaire, afin de prendre
connaissance de l'historique et du contexte général des projets,
depuis leur initiation jusqu'à leur évolution la plus
récente . Par ailleurs, je devais essayer de voir si certains
éléments du fond documentaire n'étaient pas
obsolètes au regard de la situation actuelle. Cette « prise de
contact » informative avec les projets s'est donc doublée
d'une première remise à jour des dossiers.
Ensuite, pendant toute la durée du stage, je me suis
occupé de suivre les dossiers dans leur évolution, comme par
exemple prendre en compte les nouvelles informations (sur des partenaires ou
des initiatives pouvant s'associer aux projets), gérer les courriers, et
veiller à ce que l'information circule entre Martine Jaoul (service des
musées) et Claire Fournier (service de l'inventaire). En effet, le
service de l'inventaire (ainsi que celui de l'archéologie) est
délocalisé par rapport au bâtiment principal de la DRAC, ce
qui fait que des informations communes au réseau et aux
itinéraires (les projets étant croisés) se doivent de
figurer dans chacun des dossiers.
Dans une moindre mesure, j'ai effectué le même
travail de suivi de dossiers en assistant Marie Laurence de Challup sur la
préparation du PIC INTERREG III.
Une partie importante du suivi de dossiers a été
le travail sur la Charte du réseau des musées
pyrénéens. Ce document permet aux membres du réseau de se
reconnaître et de s'accorder, donne une cohérence et une
identité au réseau. A mon arrivée, la version la plus
récente de Charte incluait les propositions de l'Aragon,
Midi-Pyrénées, la Catalogne, Andorre (envoyés par les
correspondants régionaux pressentis du réseau). La proposition de
la Navarre avait été reçue mais non incluse dans la
Charte, bien que les partenaires navarrais souhaitent ajouter des modifications
à la Charte. C'est donc ce que j'ai dû faire . Par ailleurs,
il est apparu utile de reprendre toutes les propositions reçues
auparavant, et de modifier ou de préciser certains points de la Charte
en fonction de cette relecture. Ainsi, ce travail a donné lieu à
une nouvelle proposition de Charte, synthèse des propositions
reçues, présentée lors de la réunion du 7 juillet.
A l'ordre du jour de la réunion figurait la validation de la Charte par
les participants présents, et là encore certaines modifications
furent apportées. La version actuelle de Charte est donc issue de cette
réunion de relance, et après la réunion je l'ai
envoyée à l'ensemble des invités de la réunion
(présents et excusés). A noter que les régions
Languedoc-Roussillon, Aquitaine et le Pays basque n'ont pas fait de
proposition, mais les correspondants de ces trois régions ont en
principe validé la version « juillet 2000 ».
Quoiqu'il en soit il est toujours temps de remodifier la Charte en y incluant
les propositions supplémentaires, bien que de manière
générale les intérêts et préoccupations des
membres du réseau convergent, à quelques détails
près.
Un autre aspect du travail organisationnel consistait à
remettre à jour le carnet d'adresses informatisé du réseau
des musées pyrénéens.
Depuis le début du projet, plusieurs réunions
ont permis à de nombreuses personnes de manifester leur
intérêt pour la création du réseau. Martine Jaoul et
son assistante d'alors décidèrent d'inscrire les adresses
rassemblées au cours des différentes réunions dans un
dossier informatique, suivant la classification suivante : associations,
musées, institutions (états, collectivités), chercheurs
(personnes et organismes intéressés par le réseau). A
l'intérieur de chaque catégorie les adresses sont classées
par pays (France, Espagne et Andorre), ou encore par territoire (région,
département, provincia). Le carnet d'adresse ainsi
constitué donne une vision globale des participants et partenaires du
réseau, et représente un outil de travail fondamental pour la
coordination du réseau.
Un tel outil nécessite un entretien particulier,
c'est-à-dire une réactualisation fréquente. En effet, de
nombreuses personnes changent de fonction, que ce soit dans le milieu
institutionnel ou professionnel, de nouveaux partenaires manifestent leur
intérêt pour le réseau, ou plus simplement des changements
d'adresses interviennent. Par ailleurs, afin de favoriser une communication
efficace, il est apparu pertinent de rajouter aux adresses postales les
coordonnées téléphoniques et électroniques, ce qui
n'avait pu être réalisé auparavant.
J'ai donc rassemblé, sous la direction de Martine
Jaoul, les coordonnées de personnes à associer au réseau,
qui n'avaient pas été portées dans le fichier
informatique. Ensuite j'ai procédé à la
réactualisation du carnet d'adresse, à la lumière des
informations en ma possession.
Une fois la réactualisation opérée, il
s'est agi d'imprimer les pages du carnet d'adresses, pour pouvoir effectuer les
modifications, corrections, et classifications nécessaires.
Ainsi, Martine Jaoul est à même de doter le
réseau des musées pyrénéens d'un outil de travail
en phase avec l'actualité du projet. L'étape suivante de ce
travail, à réaliser probablement dans le cadre de la mise en
oeuvre du projet, serait d'utiliser pour le fichier d'adresse un logiciel
informatique conçu à cet effet, à l'image des fichiers de
presse, qui permettent une classification plus complète, et des
recherches alphabétiques ou thématiques.
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