CONCLUSION
L'information est devenue une valeur ; elle est source de
compétitivité pour les entreprises et organisations. Jacqueline
CALIXTE ne disait elle pas que : « l'entreprise ou l'administration
ne peut s'organiser et prospérer que si elle
dispose des informations dont elle a besoin, au moment où elle a
besoin et sous une forme exploitable par les moyens dont elle dispose
»..
Cette étude relative à la mise en oeuvre
d'un système de gestion globale de l'information documentaire au
sein de la Caisse nationale de sécurité Sociale, nous a
permis, dans une première partie, de faire un diagnostic l`existant
caractérisé par :
- L'inexistence d'un système de gestion de
l'information documentaire : en effet, la
Caisse, ne dispose pas actuellement de service
spécifique de gestion de l'information documentaire ( le Service
Communication et Relation Extérieures gère plusieurs
domaines, dont la communication institutionnelle, les relations
extérieures et la gestion de l'information documentaire) . Ce qui est
à l'origine de tâtonnement dans les prises de décisions,
dans l'inorganisation et la non- valorisation des ressources
documentaires disponibles. De même, la quasi-inexistence, d'une politique
documentaire, devrait être matérialisé, par
l'élaboration d'outils documentaires ;
- un fonds documentaire obsolète, inaccessible, car
éparpillé au niveau des différentes
entités ;
- l'inexistence, d'une fonction documentaire à
l'origine de la méconnaissance de la fonction et de son
rôle au sein de l'institution, source de démotivation des
agents affectés dans la gestion des documents ;
l'administration et de la recherche.- Montréal :
Université de Montréal, 1982.- pp163- 164.
118
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
- l'inexistence de locaux appropriés :
l'illustration en est faite au niveau de la
bibliothèque occupant une salle avoisinant que180m²
de superficie et servant en même temps de salle de conservation et de
bureau .
Ces dysfonctionnements, sont à l'origine de notre
souhait, de mettre en place, un système global de l'information
documentaire dont les objectifs seront entre autres de :
- faire prendre conscience aux responsables, du caractère
important et utile de la mise
en oeuvre d'une politique de gestion de l'information
documentaire au sein de l'institution, au même titre que la gestion
financières ou les ressources humaines ;
- faire de la gestion des archives et de la documentation des
Caisses de Sécurité Sociale,
une priorité dans les missions assignées
à la Conférence Interafricaine de Prévoyance Sociale
(CIPRES) , en faisant des archives et de la documentation, un outil de gestion
stratégique et de croissance de la productivité ;
- prendre en charge, tous les supports d'informations
que sont : les archives papier ( courants et intermédiaires) ;
les dossiers vivants à fort taux de consultation ( les dossiers
de personnel, de prestations sociales, les ouvrages) ; les documents vitaux et
sensibles (les documents de gestion) ; les microfilms ; les bandes audio et
films vidéo
( ceux conservés au service audio-visuel de la Direction
de la prévention , de l'action
sanitaire et sociale (DPASS) ;
- coordonner les ressources documentaires
gérées, grâce à la mise en place, au niveau des
entités organiques, des structures de gestion de l'existant, quitte
à les acheminer au dépôt central des archives historiques
;
- mettre en place, des sous-systèmes de gestion des
archives, de la documentation et du courrier, qui sont des piliers du
système de gestion global de l'information documentaire qui
doit être mis en place avec une seule coordination ;
- mettre l `accent sur le développement et la
promotion d'intranet et d'extranet en favorisant, la création
d'un portail d'entreprise, rendant ainsi fluide les décisions
prises ;
- faciliter l'accès aux différentes sources
documentaires, par la mise en place d'un répertoire corporatif
unifié et d'instruments de recherche sur les dossiers des assurés
;
- mettre en oeuvre, un système de records management ,
capable de prendre en charge les documents dits actifs et
sémi-actifs, en utilisant et appliquant, les normes ISO
15489 pour le records management et 9000, pour la certification
qualité ;
En vue d'apporter des solutions idoines, face à la
problématique posée, nous avons articulé notre
étude, dans une seconde partie, sur les points suivants :
119
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
- la méthodologie de recherche basée sur
l'élaboration de questionnaire ; des interviews
avec les autorités de l'institution ( Directeur
Général, Secrétaire Général, Directeur de
service...)et des personnes-ressources. Une revue de la littérature,
nous a permis, de faire un état des lieux en matière de
documentation. La consultation d'ouvrages sur
« la gestion de l'information documentaire »,
« le records management » et des mémoires
d'étudiants de l'EBAD sur le « schéma directeur de
l'information documentaire » ont été d'une grande
utilité. Nous avons aussi, consulté, des revues en
« sciences de l'information et de la communication »
et eu des échanges et discussions avec des collègues
archivistes, tel madame Geneviève DRHOUET, archiviste-
paléographe, cadre à la société de retraite
dénommée MEDERIC-France. Ces avis et suggestions, nous ont
été d'une grande utilité. L'analyse du
questionnaire, nous a permis d'avoir, les avis et les propositions des agents
;
- l'évaluation de l'existant à consister
à faire, l'étude institutionnelle de la CNSS et son fonds
documentaire. Ce qui, nous a permis de connaître, la typologie des
documents existants, les opérations déjà
effectuées par le cabinet SIEGO, dans le cadre de l'organisation
de l'information documentaire ; la valeur de celle-ci pour l'institution ;
la place du schéma directeur informatique dans la gestion
du flux informationnel.
Dans une troisième partie, des propositions et
recommandations ont été formulées en vue de faire de
l'information documentaire au sein de la Caisse, un outil de gestion
stratégique. Elles seront axées sur deux points essentiels :
Ø du point de vue institutionnel :
· la création d'un système
spécifique de gestion globale de l'information documentaire ; cela,
par la mise en place de trois sous-systèmes de gestion
documentaire que sont : archives courantes ; archives historiques et
la documentation ; Le premier, prendra en charge, la gestion des
documents, depuis sa création, le second, des phases de leur
conservation définitive dans
un local de conservation approprié, quitte à les
acheminer au Centre national
des Archives ;
· la mise en oeuvre d'une commission
chargée de l'information documentaire : composée de
certaines autorités de l'institution, courroies de transmission au
sein de leur entité respective . Ces responsables, faciliteront, la mise
en oeuvre de la politique et permettront de faciliter la gestion des
archives,
120
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
depuis leur bureau . La mise en oeuvre, des propositions
institutionnelles leur
incombent ;
· l'élaboration de textes réglementaires ; par
la diffusion de décisions sur
la politique documentaire ( textes portant, composition de
la commission ;
calendrier de conservation ; communication de documents) ;
· la construction de locaux et équipements
appropriés avec les commodités qui sied pour la conservation et
la numérisation des documents. Pour ce faire, la Direction des
Investissements et de la Gestion Immobilière doit jouer un
rôle prépondérant dans la l'élaboration des
schémas et la construction de la structure.
Ø du point de vue technique, :
· la mise en oeuvre d'une politique documentaire
qui inclut la mise en place d'une charte d'archivage et de documentation.
L'archiviste doit avoir comme soucis premier, la mise en oeuvre d'instruments
de gestion des archives et de
la documentation ( élaboration d'outils de gestion,
comme, le manuel de procédures, le calendrier de conservation);
La mise en oeuvre de la politique documentaire sera basée
sur un plan d'action qui reposera sur les éléments suivants :
· le marketing de la fonction documentaire axé sur
des actions de lobbying,, de
création d'une fonction documentaire au sein de
l'institution et des actions
de formation des agents au concept de l'archivage et de
la gestion des documents administratifs ;
· la gestion du passif existant dans les bureaux afin de
désengorger et d'organiser les archives qui sont en voie de disparition
;
· la mise en place d'un fonds documentaire riche et
varié au profit des agents et des usagers par l'implication de
ceux-ci, au processus de constitution du fonds d'ouvrages ;
· la mise en oeuvre d'une politique d'informatisation par
l'implémentation d'un
système de gestion électronique des documents, de
records management et
de portail d'entreprise. Dans l'optique, de
préserver les documents essentiels, la mise en place d'une politique
de microfilmage et de gestion des documents vitaux reste une
priorité.
121
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
La réussite de cette politique nécessite
l'implication des décideurs de l'institution et des
agents à tous les niveaux de la hiérarchie. Les
missions de l'agent en charge de la gestion du système d'information
documentaire à mettre en place doivent être définies par
l'élaboration d'une lettre de missions. L'idéal, sera le
rattachement du point de vue hiérarchique, de la structure en
charge de la gestion de l'information documentaire, à la Direction
Générale, afin d'en faire un pool coordonnateur des actions
d'organisation et de gestion des archives et des documents.
L'implication des archivistes, dans le processus
d'informatisation doit être affirmée eu égard à
leur rôle de gestion des flux informationnels.
Pour notre part, nous souhaitons que cette étude
propre au domaine de la sécurité sociale, surtout en
Afrique, puisse susciter d'autres réflexions plus poussées,
afin de fournir aux gestionnaires des documents de ces entités
à part, des solutions en vue d'une bonne organisation, tant
manuelle, qu'informatisée de leurs archives et documents
administratifs, étant entendu que la sécurité sociale
fait partie des structures tertiaires qui brassent une quantité
non négligeable de documents dans la perspective de satisfaire
aux besoins des assurés.
122
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale de
Sécurité Sociale du Burkina Faso
PROGRAMME D'ACTIVITES
|
ACTIVITES
|
OBJECTIFS
|
MOYENS
|
PERIODES
|
OBSERVATIONS
|
|
Création d'une structure
spécifique de gestion de l'information documentaire
|
-reconnaissance de la fonction
documentaire ;
-prise en charge de la gestion documentaire ;
-faire de l'information, un pôle de gestion
stratégique
|
- volonté politique ;
-prise de textes réglementaires
|
- court terme
(2004 -2006)
|
|
|
Mise en place d'une politique
documentaire
|
-définir une ligne directive
|
- élaboration d'outils de gestion
documentaire ( charte d'archivage ;calendrier de conservation ;
commission de gestion documentaire ;manuel de
procédures ;calendrier de conservation)
|
- court terme
(2004 -2006)
|
|
|
Programme de sensibilisation du
personnel
|
-inculquer aux agents, la notion
et l'importance de la valeur de l'information
décisionnelle et stratégique
|
-lobbying ;
-institutionnalisation de séminaires ;
-création de la fonction documentaire ; introduction de
cours
d'archivistique et de gestion de
|
- Court terme
A partir de 2004
|
|
123
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale de
Sécurité Sociale du Burkina Faso
|
|
documents administratifs
|
|
|
|
Organisation du passif et de la
documentation
Identification des documents vitaux
|
-évaluation des documents ;
-gain de place et accroissement de la productivité par le
repérage
des documents ;
|
Recrutement d'agents
temporaires ou sous-traitance ;
-poste de classement ;
implication des agents
|
Court terme
A partir de 2004
|
|
|
Recrutement, formation et
affectation du personnel
|
-étoffer le personnel en vue de
faire face aux missions assignées à la structure
-
|
Budgétisation de l'opération ;
-perfectionnement et redéploiement des agents de
classement
|
Court terme
A partir de 2004
|
|
|
Construction de locaux de
conservation
|
- pallier le manque de
locaux adaptés ;
- améliorer la conservation des archives
intermédiaires et historiques avant leur transfert
|
- volonté politique,
budgétisation
|
Long terme
- disponibilité prévue en 2010
|
|
124
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
| 
