III- Définition des concepts-clés
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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
III- DEFINITION DES CONCEPTS-CLES
Pour mieux appréhender, notre étude, nous
essayerons de définir certains concepts.
v CONCEPTION : selon le dictionnaire « le
petit Larousse », c'est l'action de concevoir
Concevoir un projet par exemple, c'est créer, imaginer,
inventer.
v L'INFORMATION DOCUMENTAIRE : Se sont les
renseignements transmis par les documents et par des personnes
ressources dont sont dépendants les usagers.
v un SYSTEME :
- Selon le dictionnaire ( le Robert ), un système est
généralement perçu comme
un ensemble d'éléments de même
espèce ou de même fonction ». Le dictionnaire Universelle
Francophone « Hachette» le décrit comme « un ensemble
cohérent de notions, de principes liés logiquement et
considérés dans leur enchaînement, formant un
tout structuré ou remplissant la même fonction ».
- Christian VOLANT5 du département
Carrière de l'Information de l'Institut
Universitaire de Technologie de Tours, a vu juste
quand analysant le système, elle écrit : « un
système peut être ouvert ou fermé, selon qu'il est en
relation ou non avec son environnement. Il peut être dynamique ou
statique, selon qu'il est en relation ou non avec son environnent ».
- Selon J ; E. WOOLSON (1980) « un système est un
ensemble organisé d'opérations » ;
- Pour P. VAN- SLYPE, 6. « un système est
un ensemble d'éléments mis en interaction pour réaliser un
objectif » ;
v SYSTEME D'INFORMATION
Bien qu'abondamment employé depuis quelques années
dans nos entreprises, le terme
« système d'informations » reste dans l'esprit
de nombreuses personnes une nébuleuse :
5 Volant, Christiane.- Approche et fonction
information-documentation dans les organisations. In: Documentaliste-sciences
de l'information, vol.22, n°45, juillet 1985, pp.143-148.
6 VAN SLYPE, Georges.- conception et gestion des
systèmes documentaires.- Paris : les Editions
Organisations.-256p.
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- Selon, Jean PINETA7, « un système
d'information est un ensemble structuré de règles, de
méthodes, d'outils et de ressources, visant à rassembler et
à organiser des documents utiles de l'entreprise ainsi que les
informations concernant ces documents » ;
- « c'est un ensemble construit et articulé de
techniques, de procédures, de règles, destiné à
réaliser des tâches d'acquisition, de stockage, de traitement et
de diffusion des informations, dans l'objectif d'aider les individus et les
groupes d'individus de l'entreprise ( service, atelier, département,
instances de décisions, groupe de travail, etc. ) à
prendre des décisions de gestion ».
Il se compose de plusieurs sous-systèmes
complémentaires.
- Pour Ch. DUMOULIN,8 « le
système d'information est l'ensemble des informations
formelles circulant dans l'entreprise ainsi que les procédures et les
moyens nécessaires pour
les définir, les rechercher, les formaliser, les
conserver, et les distribuer ».
- Pour Jacques MELESE9, « le système
d'information est l'ensemble interconnecté de tout ce qui informe les
membres d'une organisation ». Le système d'information
devient alors un réseau complexe d'informations vives
intéressant les individus, acteurs de l'organisation.
v SYSTEME D'INFORMATION DOCUMENTAIRE (SID)
Appelé aussi « Système d'Information
Scientifique et Technique (S.I.S.T) », trois activités
apparaissent dans ce terme : un système, une information, la
documentation.
- Un SID est donc un système d'informations comprenant
les centres de documentation,
les bibliothèques , et les dépôts d'archives.
Contrairement au système d'informations qui
est à la fois la logistique et les informations
contenues, le système d'information documentaire a pour noyau,
les documents (bases et banques de données, collections,
fichiers). L'information est un élément de savoir, de
connaissance capable d'apporter une modification à l'état
cognitif d'une personne. Le système d'information documentaire est donc
un réseau documentaire, mais pas un système d'information de
gestion ; la place du spécialiste de l'information documentaire devient
de ce pas prépondérant.
.
7 PINETA, JEAN.- Re engineering des systèmes
documentaires.- Les Editions Organisations.-voir.pp.280-285.
8 .- Management des systèmes d'information.-
Paris : Editions d'Organisation, 1986.- 248p.
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