|
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
UNIVERSITE CHEIKH ANTA DIOP
ECOLE DE BIBLIOTHECAIRES ARCHIVISTES ET
DOCUMENTALISTES
(EBAD)
CONCEPTION D'UN SYSTEME DE GESTION GLOBALE
DE
L'INFORMATION DOCUMENTAIRE AU SEIN DE LA CAISSE
NATIONALE DE SECURITE SOCIALE DU BURKINA FASO
Mémoire de fin
d'études
Pour l'obtention du Diplôme Supérieur en
Sciences de l'Information et de la Communication (DSSIC)
Option : ARCHIVES
Présenté et soutenu par KONE
Dilomama
Sous la Direction de Monsieur Ibrahima LO,
maître-assistant à l'EBAD
2002-2003
I
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
SOMMAIRE
INTRODUCTION GENERALE
..................................................................
1
I- PROBLEMATIQUE
..................................................................................
4
II- LES OBJECTIFS DE L'ETUDE
........................................................... 8
III- DEFINITION DES
CONCEPTS-CLES............................................11
IV- METHODOLOGIE
..............................................................................14
IV.2- Le
questionnaire.........................................................................................22
IV.3-Les entretiens et
interviews...........................................................................24
IV.4- L'état des lieux
...........................................................................................26
IV.5- Les difficultés rencontrées
...........................................................................26
IV.6- Les solutions administrées
..........................................................................27
IV.7- Le plan du travail
.......................................................................................28
PREMIERE PARTIE : Evaluation de
l'existant.....................................29
I.1- Historique
...........................................................................................................................30
I.2- Missions
..............................................................................................................................30
1.3- Le cadre juridique et institutionnel
..................................................................................31
I.4- Domaine d'activité et sources de financement
.................................32
II-1-Présentation du Service Communication et
Relations Extérieures ................................35
II.2- Volume et place de la
documentation..............................................................................36
II.2.1-Présentation de la bibliothèque
.......................................................36
II.2.2- La documentation
.............................................................................37
II
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
II.3 - Volume et envergure du fonds d'archives et de
l'information administrative ............37
II.4- Les tentatives d'organisation des archives
effectuées par le cabinet dit Société
Internationale d'Etudes , de Gestion et d'Organisation
« SIEGO » ....................................39
II.5- Diagnostics des problèmes liés à
la non-maîtrise de la documentation et des archives
au sein de la Caisse nationale de sécurité
sociale
..................................................................41
II.6- Pourquoi une gestion et une organisation des archives
et de la documentation à la
CNSS ?
.......................................................................................................................................42
II.7- Typologie des documents existant au sein de l'institution
................................................. 44
DEUXIEME PARTIE : SOLUTIONS INSTITUTIONNELLES :
......80
PROPOSITIONS ET RECOMMANDATIONS
.....................................80
CHAPITRE : I- CREATION D'UNE STRUCTURE SPECIFIQUE
................................................................................................81
CHARGE DE LA «GESTION DE L'INFORMATION
........................81
I.1.Le sous-système gestion des archives
courantes..................................83
I.2- Le sous système archives et gestion des
archives intermédiaires et
historique
.........................................................................................................87
I.2.5- La fonction de diffusion
......................................................................90
I.3- Le sous système
documentation............................................................90
CHAPITRE II- CONSTRUCTION , EQUIPEMENT DE
....................93
LOCAUX APPROPRIES ET RECRUTEMENT DE
............................93
PERSONNEL
................................................................................................93
CHAPITRE III -l'AUDIT ET INVENTAIRE DES ARCHIVES
........95
ET DE LA DOCUMENTATION
..............................................................95
CHAPITRE IV - L'ELABORATION DE TEXTES
..............................96
REGLEMENTAIRES..................................................................................96
CHAPITRE V- LA COMMISSION DE GESTION DE
.......................96
III
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
L'INFORMATION DOCUMENTAIRE
..................................................96
CHAPITRE I - DEFINITION D'UNE POLITIQUE
.............................99
DOCUMENTAIRE
......................................................................................99
I.1.1- La charte d'archivage
...............................................................................100
-I.1.2- la mise en place d'un manuel de
procédures de gestion documentaire..........102
I.1.3- La mise en place d'un Système de
Classification Uniforme (S.C.U.) ou le
cadre de classement pour les archives
.................................................................103
I.1.4- le calendrier de conservation
.....................................................................104
I.1.5 - la confection de
formulaires......................................................................105
I.2.1- la constitution d'un fonds documentaire de base
............................................................ 105
CHAPITRE II -LE PLAN D'ACTIONS
................................................107
II.1- A court terme
.......................................................................................107
II.2 - A moyen terme
....................................................................................109
CONCLUSION
...........................................................................................118
PROGRAMME D'ACTIVITES
..............................................................123
BIBLIOGRAPHIE GENERALE
.............................................................125
IV
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
INTRODUCTION GENERALE
La Caisse nationale de sécurité sociale du
Burkina Faso, appelée « CNSS-BF » est une institution de
prestations de services pour les travailleurs régis par le code de
sécurité sociale
du Burkina- faso. Cette institution a pour objectif
principal, la satisfaction des besoins des
allocataires des différentes prestations sociales.
Faisant partie des institutions du secteur tertiaire, les
activités de gestion des prestations et des cotisations reposent sur
la production, l'échange, et la réception d'informations
sous forme papier qu'électronique lui permettant d'établir
des droits, et de faire face à sa mission première.
Pour mener à bien cette mission, elle a besoin d'une bonne
organisation de ses ressources tant financières qu'informationnelles
fiables .
L'information en général, l'information
documentaire en particulier, est la clé de voûte de
toute organisation désireuse de réussir et de se
promouvoir. Ne dit on pas que : « qui maîtrise l'information,
maîtrise le pouvoir ! » .Alvin TOFFLER, dans son ouvrage,
intitulé POWER SHIFT, cité par MARTINET Bruno et al. Disait que
« l'information joue un rôle de plus en plus important dans
notre civilisation et qu'elle devient parfois plus importante pour le
fonctionnement des entreprises que l'accès au capital
».1
Elle est un élément central sur lequel se fonde en
effet toute prise de décision ou innovation.
Elle constitue de nos jours un véritable enjeu de
développement.
Pour que cette information documentaire dont dispose la
Caisse soit pertinente, fiable , efficace et utilitaire, cela suppose
son organisation dans les règles de l'art par la mise en
oeuvre d'un système intégré d'information
documentaire. Ce système doit être capable de prendre en
charge tous les types de documents existants dans l'institution afin d'en faire
un élément de premier plan dans l'amélioration de la
gestion et de la productivité de l'entreprise.
Malheureusement au sein de la Caisse nationale de
Sécurité Sociale du Burkina -Faso, les archives partant,
la documentation administrative et technique n'ont pas fait
l'objet d'attention.
L'organisation du fonds documentaire est
caractérisée par :
Ø l'inexistence d'une structure de gestion documentaire
;
1 MARTINET,Bruno et al.- L'intelligence
économique, les yeux et les oreilles de l'entreprise.- Les Editions
organisations.-p.139
1
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
Ø des fonds d'archives inorganisées dans les
différentes directions centrales et régionales
rendant difficile le repérage et la prise de
décisions adéquates dans le traitement des dossiers sensibles
;
Ø un fonds de documentation obsolète et non
exploité par les agents et les usagers ;
Ø une bibliothèque dont la structure n'est pas
définie et l'archiviste-bibliothécaire n'a aucun pouvoir de
décision en matière de gestion et d'organisation des archives et
de la documentation.
Tous ces constats sont à l'origine de notre désir
de travailler sur les voies et moyens de trouver une solution à ce
problème de gestion documentaire au sein de l'institution.
Cette solution passe par la mise en oeuvre d'une politique,
d'ou le thème de notre mémoire qui a trait à la «
conception d'un système de gestion globale de gestion de l'information
documentaire au sein de la CNSS ».
2
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
I- Problématique
3
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
I- PROBLEMATIQUE
Il part d'une observation: celle de la non-organisation, de la
méconnaissance du rôle et de
la place d'une structure documentaire dans l'institution
de sécurité sociale qu `est la CNSS, alors que
celle-ci doit jouer le même rôle que la fonction
financière ; l'Informatique; la gestion des ressources humaines et
autres.
Cette observation est à l'origine de plusieurs constats
:
Ø l'inexistence du point de vue institutionnelle
d'une structure chargée de la gestion des archives, et de
l'information administrative : Le service communication et relations
extérieures en charge de la gestion de la communication
institutionnelle
et des relations publiques accorde peu de place à
la gestion de l'information
documentaire à travers ces activités, ce qui se
constate par un manque de schéma directeur propre à
l'information documentaire, contrairement au schéma directeur
informatique élaboré et mis en application depuis 1995 ;
Ø la timide implication des archivistes dans
les opérations de gestion des fonds d'archives : La CNSS est une
des institutions de prestations de services qui produit d'énormes
quantité de documents dans le cadre de ses activités.
Malheureusement, l'organisation de cette documentation administrative
n'a jamais fait l'objet d'études selon les normes archivistiques
: Les instruments existants ( les systèmes
de classement des dossiers de personnel et des dossiers
de prestations ) ont été
conçus par les premiers agents de
l'institution n'ayant aucune notion de management des archives et des
documents administratifs . L'existence de services d'archives à
même de prendre en charge les archives historiques n'a jamais
été jusqu'à une date récente la
préoccupation des différents responsables : les
archivistes ne sont impliqués que tardivement dans les
opérations déjà vouées à l'échec ou
ne sont pas consultés dans les opérations d'archivage :
le cas en est donné suite à la sous-traitance de
l'organisation des archives par le cabinet
« SIEGO ».2
2 Société Internationale d'Etudes de
Gestion et d'Organisation
4
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
Ø les pertes et la difficile circulation et
repérage de l'information administrative au
niveau des différentes entités organiques
(au sein d'un même service ou d'une même direction, les
documents disparaissent ou sont tout simplement égarés), ce qui
est source de lenteur dans les prises de décisions,
éternel recommencement dans les études de dossiers et
la perte fréquente de procès par manque
d'informations fiables et élémentaires : en effet, ces
dernières années, l'institution est confrontée à
d'énormes difficultés liées à la
reconstitution de la carrière des agents datant de sa
création. Ces derniers l'ont attrait devant l'inspection et les
tribunaux du travail aboutissant à des procès
généralement perdus par elle, du fait qu'il manque des
pièces ou des dossiers pour étayer son argumentation ou
faire preuve de la notion de la « chose jugée ». Par contre,
les agents arrivent à défendre leur droit grâce aux
documents en leur possession. Dans certains cas, ils sont pourvoyeurs
de documents à l'institution.
De même, il y'a une rétention de
l'information au niveau de certains
responsables : les dossiers qui doivent faire l'objet de
traitement du point de vue hiérarchique sont conservés dans
les tiroirs et par manque d'instruments de repérage et
de manuel de procédures, ils restent introuvables ou
égarés ;
Ø le coût élevé de la
reproduction des documents (chaque bureau équipé d'un
ordinateur, dispose d'une imprimante et chaque direction dispose d'une
photocopieuse) suite aux multiples copies entraîne l'achat de grandes
quantités de fournitures de bureau : par exemple au service gestion du
personnel de la Direction des Ressources Humaines, la secrétaire
sténo dactylographe saisie sur ordinateur,
400 décisions par an qui doivent être
signées par le directeur des ressources humaines (congés
annuels, autorisations d'absence...) et 1500 décisions par an qui
doivent être signées par le directeur général
(embauches de nouveaux agents, engagements d'agents temporaires ;
reclassement d'agents, intérims...). La saisie
de ces décisions représente environ 50 rames de 500
papiers soit 25000 feuilles de
papiers par année.
De même, la secrétaire particulière du
secrétaire général de l'institution, utilise quant
à elle 20 à 25 rames par an de papier : en effet,
service de coordination des différentes directions de l'institution , le
secrétariat du secrétaire général est
chargé de faire des
5
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
copies des différents documents et décisions pour
les directions et agents concernés
par les dites décisions 3.
Ø La mauvaise gestion des documents essentiels
de l'institution : la gestion de certains documents laisse à
désirer : certains dossiers de personnel et de prestations sont
incomplets rendant souvent difficile la détermination des droits des
agents et des assurés ;
Ø La mauvaise gestion de l'information
administrative peut avoir des conséquences néfastes sur le
schéma directeur informatique qui est en oeuvre : en effet, une
bonne informatisation de l'existant passe par la mise à la disposition
d'informations fiables, pérennes qui authentifient la qualité des
données saisie : les auditeurs chargés de l'analyse du
système d'information de l'institution ont vu juste en affirmant
qu' : « [...] il n'y a pas eu de réel rapprochement entre
les dossiers papiers et informatiques »4. Les
dysfonctionnements engendrés par la
saisie de données peu fiables auront des
coûts très élevés sur le processus
d'informatisation . De même, la non-implication des archivistes de
l'institution au processus d'informatisation en cours est à
déplorer ;
Ø la documentation existante est obsolète et
dispersée au sein de certaines entités, rendant difficile la mise
en place d'une structure documentaire capable d'informer
et de renseigner les agents et les usagers de l'institution.
Ces problèmes énoncés ne facilitent pas
la gestion de l'information documentaire dans l'institution.
Notre objectif est donc de partir de ces constats afin de pallier
ces goulots d'étranglement.
D'où la nécessité de cette étude
qui déterminera la mise en place d'une politique
cohérente de gestion de l'information documentaire.
3 Sources fournies par les secrétariats du
secrétaire général et du service gestion du personnel de
la Direction des
Ressources Humaines de la Caisse Nationale de
Sécurité Sociale.
4 Rapport diagnostic de la Caisse nationale de
sécurité Sociale.-p.25.
6
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
| 
