Fig 2-2 : Organigramme du
service concerné
2.2. ANALYSE DE L'EXISTANT
2.2.1. PRESENTATION DU
SYSTÈME EXISTANT ET CONTEXTE DU PROJET
Le système actuel de la gestion de paie au sein de
l'Hopital Général de Référence Saint-Georges
fonctionne de la manière ci-après :
A la fin de chaque mois, le service d'Administration et
gestion est chargé d'établir une liste statistique contenant les
noms des différents agents ainsi que leurs prestations mensuelles sur
base desquelles ils seront payés. Cette liste est envoyée au
médecin directeur, qui analyse et la renvoie au service d'administration
et gestion. Cette liste sera transmise à la comptabilité pour
que celle-ci étudie le budget disponible et qu'elle établisse en
même temps une liste de comptabilité pour la renvoyer au service
d'Administration et gestion.
Ce dernier étudie la liste et fait certains
amendements puis il la classe en établissant un bon de paie contenant la
somme totale qui doit être piquée de la caisse, et le transmet
chez le Médecin Directeur, puis celui-ci après plusieurs analyses
faites sur ce bon, le retransmet au service d'administration. Lui aussi
à son tour établira une liste synthétique de paie pour
l'envoyer à la comptabilité, puis cette liste pourra quitter de
la comptabilité vers la caisse. Ainsi, à l'arrivée de
l'agent à la caisse en d'autres termes à l'intendance, il doit
signer la fiche de paie qui lui sera remise par l'intendant avant qu'il
retireson salaire.
Vu tous ces problèmes
énumérés ci-dessus, pour y pallier et améliorer
ainsi la gestion de la rémunération au sein de cette institution,
nous présentons notre projet dans les lignes qui
suivent.
Notre projet dans le cadre de ce travail de mémoire
consiste à mettre en place un espace numérique permettant de
faire la gestion de paie des agents au sein de l'Hopital Général
de Référence Saint-Georges, tout en intégrant un
système de cotation de présence.
L'Hopital Général de Référence
Saint-Georges étant une institution sanitaire, comme dans de nombreuses
institutions sanitaires ou autres institutions et entreprises, la paie des
agents se fait encore traditionnellement de manière manuelle, ce qui
peut entraîner des retards, des erreurs et une difficulté
d'accès à une rémunération exacte pour les agents y
faisant parti.
Le projet vise donc à moderniser ce processus en
développant un espace numérique dédié à la
paie des agents. Cet espace sera accessible aux agents des différentes
catégories et au personnel administratif de l'Hopital.
Il permettra de centraliser et de stocker tous les agents de
l'institution dans une base de données de manière
sécurisée, tout en offrant une interface conviviale pour la
cotation de présence qui permettra en fin au programme de bien calculer
la rémunération et attribuer automatiquement le salaire à
chaque agent conformément aux nombre de présences obtenus au
courant du mois prestés.
Le but principal du développement de notre
système est de renforcer la sécurité au sein de
l'institution pour faciliter une rémunération saine et rapide.
Voilà pourquoi l'avantage de la mise en place de ce
système sera :
· d'arriver à calculer le salaire de chaque agent
avec exactitude pour en garantir la fiabilité
· de suivre l'évolution de la paie de chaque agent
à la fin de chaque année
· de satisfaire chaque agent avec une
rémunération qu'il mérite et renforcer la
sécurité financière pour éviter des erreurs ou
autres pertes de pièces justificatives.
En plus de ce qui précède, le projet
prévoit également l'intégration d'un système de
cotation de présence. Ainsi, au courant du déroulement des
activités de l'entreprise, dès que les agents sont
déjà enregistrés dans la base des données, ils
doivent commencer à passer chaque matin signaler la présence avec
un id personnel journalier les attribués chacun par le système et
ce dernier se chargera de la cotation de présence pour calculer la
rémunération.
De plus, l'intégration de la cotation de
présence facilitera l'entreprise de faire le calcul de nombre de
présence qu'a obtenu chaque agent à la fin du mois pour en fin
lui attribuer une rémunération qui lui convient par rapport au
nombre des jours prestés au travail. Les agents doivent être de
différents services, et chaque service a un salaire journalier distinct
pour tous les agents y faisant partie.
Ce projet vise à améliorer la transparence,
l'efficacité, le suivi et la sécurité financière au
sein de L'Hopital Général de Référence
Saint-Georges. Il permettra aux agents de recevoir leur salaireexact et en
temps réel, tout en réduisant les risques d'erreurs et de retards
et constituera un outil pour d'autres institutions reflétant le
même défi que notre cadre d'étude.
Ce système pourra en fin renforcer l'engagement et la
satisfaction des agents de l'entreprise.
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