2- Organes opérationnels
Nous présentons dans cette rubrique les organes
opérationnels mis en place à la mutuelle d'épargne et de
crédit LE DEFI.
§ Le Service Exploitation
Le Service Exploitation est chargé de l'appui à
la gestion des crédits et dela mobilisation de l'épargne au sein
de la mutuelle. Il a la responsabilité de coordonnerles activités
des chefs d'agences.
§ Le Service Comptable Administratif et Financier
C'est le service de l'enregistrement des opérations
comptables et financières ainsi que du fonctionnement de
l'administration. C'est le chef comptable de la mutuelle. Il est appuyé
dans l'exercice de ses fonctions par une caisse centrale et un assistant
comptable.
§ Le Service Audit Interne
Il est chargé du suivi et du contrôle interne. Il
veille sur la sauvegarde du patrimoine de la mutuelle. Il est appuyé
dans ses tâches par deux (02) adjoints et des superviseurs locaux
installés dans les agences.
§ Le Service des Ressources Humaines
Il se charge de tout ce qui est de relation des
employés avec leur agence ou l'institution, analyse les besoins de
recrutement du personnel et en matériels de fonctionnement. Il fait
aussi des propositions à la Direction Exécutive. Il est
appuyé dans l'exécution de sa tâche régalienne par
un assistant. Parallèlement à ces organes opérationnels de
vue globale, la mutuelle a conçu une structure de type local pour
animer les activités dans les agences. A cet effet, des ressources
humaines de qualité sont exploité dans les agences.
§ Le Chef Zone
L'ensemble des trente-trois agences de la mutuelle est reparti
en des zones d'activité stratégiques. Chaque zone a à sa
tête un chef. Le chef zone représente en effet la direction
générale de la mutuelle et jouit à ce titre d'une certaine
autonomie pour diriger et coordonner les activités des agences sous son
autorité.
§ Le Comptable de Zone
Il assure la consolidation des activités de sa zone. Il
enregistre et passe les écritures des opérations et mouvements de
valeurs dans la comptabilité de la mutuelle. Son activité
consiste aussi à faire des contrôles réguliers en
descendant les agences pour constater la concordance des chiffres. Il
établit in fine les fiches de paie des agents de sa zone.
Globalement nous retrouvons dans les agences la composition
suivante : un chef d'agence, un chargé de crédit, un
caissier, un superviseur local et des Promoteurs de l'Epargne Tontine (PET).
§ Le Chef d'Agence
Le chef d'agence est institué à oeuvrer pour
l'atteinte des objectifs de croissance et de rentabilité fixés
par la direction générale à l'agence. Conformément
aux dispositions et textes organiques en vigueur, il coordonne toutes les
activités ainsi qu'il assure la gestion quotidienne de l'agence. Le chef
d'Agence dépend statutairement du chef service Exploitation. Toutefois,
il doit veiller au respect des dispositions et procédures
élaborées par la mutuelle.
Il entretient par ailleurs des relations de travail avec les
chefs services de l'institution et les autres chefs d'Agences.
§ Le Chargé de Crédit
Il assiste le chef d'agence dans sa mission et est
spécifiquement chargé de la gestion du portefeuille crédit
au sein de l'agence. Il est subordonné au chef d'agence ; il est
entretient des relations de travail avec le caissier ainsi que l'ensemble des
employés.
§ Le Contrôleur Interne ou Superviseur
Local
Il est foncièrement chargé de coordonner les
activités de contrôle de régularité de
l'épargne tontine au sein de l'agence. Le contrôleur local veille
en conséquence au respect des règles et procédures de la
mutuelle LE DEFI sur la gestion de l'épargne publique. Il produit
à ce titre des rapports périodiques pour rendre compte au service
d'audit interne auquel il est hiérarchiquement rattaché.
§ Le Caissier
Placé sous l'autorité du chef d'agence, il
l'assiste ainsi que tout autre agent dans la gestion et la réalisation
de leur tâche. Il est chargé des opérations de caisse et de
la gestion de la trésorerie ; il est chargé à cet
effet de l'accueil les membres mutualistes. Il collabore fortement avec le
chef Service Administration, Financier et Comptable mais aussi avec le
chargé de crédit et tout autre personnel de l'institution.
§ Le Promoteur de l'Epargne Tontine
Le promoteur de l'épargne tontine a pour mission
principale de contribuer à l'accroissement du nombre de membres
mutualistes ; il est considéré comme un agent commercial.
Il dépend hiérarchiquement du chef d'agence et collabore avec
tout autre agent de l'institution dans le besoin.
§ L'Agent de Sécurité
Il veille à l'ordre au sein de l'agence et assure la
sécurité des biens du personnel ainsi que ceux de l'institution.
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