Analyse de l'efficacité des outils du contrôle de gestion à la mutuelle "le défi ".

3- Notion d'outils en sciences de gestion

Un outil est un objet fabriqué qui sert à agir sur la matière, à faire un travail. Un outil est donc ce qui permet de faire un travail. S'inspirant des travaux de Moisdon (1997), Abi Azar (2005) trouve qu'il est « important de faire plusieurs distinctions ». En effet, pour elle « un outil de gestion n'est pas une règle dans la mesure où une règle peut être informelle : elle peut être justifiée par l'expérience ou le savoir-faire par exemple, et rester tacite alors qu'un outil de gestion sera formalisé ». La littérature s'accorde pour donner une définition assez consensuelle de l'outil de gestion. C'est une « formalisation de l'activité organisée » Moisdon (1997) ou un dispositif formalisé permettant l'action organisée David (1996). Cette notion de formalisation est donc importante dans la définition d'un outil de gestion. Cazes-Milano et Mazars-Chapelon (2000) constatent que la définition reprend deux notions clés : l'idée que l'outil est lié à l'action, et que celui-ci est un objet matériel : c'est un « dispositif formalisé ». Ces derniers donnent somme toute une définition inclusive de l'outil en sciences de gestion. Ils le perçoivent comme un objet avec une finalité d'action qui s'insère dans l'univers des techniques.

Nobre (2001) voit les outils de gestion comme « des construits conceptuels (par exemple le taux d'actualisation, le coût complet) qui se matérialisent par des formalisations comptables, financières, quantitatives ou qualitatives ». Ces outils permettent l'amélioration de la mémorisation des données, la circulation de l'information et la réflexion analytique. Ils favorisent en conséquence le développement rationnel des activités à grande échelle qui est la base de la bureaucratie wébérienne. Les outils de gestion enrichissent l'activité en permettant aux acteurs une hauteur de vue et une prise de recul qui donnent accès à des aspects fondamentaux de l'activité (Martineau, 2017). Il s'en suit que l'outil à un impact positif sur une activité collective efficacement organisée.

3-1- Les outils de prévision

Les outils de prévision sont matérialisés notamment par les plans prévisionnels et les budgets.

Les plans prévisionnels sont particuliers en raison de la place stratégique qui leur est conférée au sein de l'organisation. Ils retracent en effet la stratégie à long et moyen terme de l'entité ; ils permettent de projeter l'avenir dans les perspectives et les scénarii les plus vraisemblables.

Le budget est un outil « prévisionnel et limitatif des dépenses et des recettes à réaliser au cours d'une période donnée par une unité économique » (Martinet et al, 2000, P. 55). Lundin (2002)^5(*) définit le budget comme « la prévision d'une situation à venir, il représente les buts élaborés par l'entreprise, approuvés par la direction et le conseil d'administration, comme le résultat qui donne satisfaction »Les budgets représentent la déclinaison opérationnelle des plans prévisionnels. Ils matérialisent à ce propos les ressources mises à la disposition des centres opérationnels pour la réalisation et l'atteinte des plans stratégiques. C'est l'outil de planification à court terme par excellence.

* ⁵ Cité par Soumanou (2006)