Analyse de l'efficacité des outils du contrôle de gestion à la mutuelle "le défi ".

2-5- Composantes du système de contrôle de gestion

Un système cohérent de contrôlede gestion s'appui au moins sur quatre composantes.

En premier lieu, la pratique du contrôle n'a de sens que si des objectifs précis ont été assignés aux responsables de différents niveaux ; le contrôle de gestion doit donc s'appuyer sur des procédures de gestion prévisionnelle qui comportent l'élaboration et la formulation explicite de projets d'action cohérents et chiffrés, au moins à court terme (budgets) et, plus largement, à moyen et long terme (plans).

En deuxième lieu, la pratique du contrôle de gestion exige des procédures de suivi fondées sur la production et l'analyse d'indicateurs caractérisant l'activité de chaque unité, soit dans des aspects particuliers (indicateurs relatifs à la production, aux consommations de ressources, à la qualité, à la tenue des délais), soit dans son incidence globale (suivi des prévisions budgétaires).

En troisième lieu, un système d'information de gestion doit alimenter les différents acteurs concernés (direction, responsable des unités, contrôleur de gestion) en données actuelles et significatives qui leur permettent non seulement de suivre les activités, mais surtout de déceler à temps les dérives éventuelles et même d'anticiper (grâce à des indices adéquats) des dérèglements qui menacent.

Enfin, le système de contrôle de gestion s'appuie généralement sur des procédures d'incitation et de motivation, qui visent à encourager les responsables de différents niveaux à maintenir une vigilance permanente sur l'activité de leur unité, ses performances et sa cohérence avec les politiques définies par la direction générale.

Système de contrôle

Finalisation

Responsable opérationnel

Aide à la décision

Animation Conception

Contrôleur de gestion

Source : Giraud et al (2005)

Figure 2 : Composantes du contrôle de gestion

2-6- Dynamique de pilotage ou processus de contrôle

La dynamique de base du contrôle de gestion comprend deux grandes phases :

§ une phase de planification qui sert de repère à l'action ;

§ une phase d'analyse des résultats dont le but premier est de prendre le pouls des actions engagées afin de donner des directives pour les actions futures.

« Elle assure une fonction de régulation comme un thermostat qui assure le maintien d'une température en corrigeant les variations éventuelles » (Giraud et al, P 28, 2005). Nous illustrons mieux cette dynamique à travers la figure 3 ; elle fait état d'un processus en double boucle : la boucle de régulation et la boucle d'apprentissage.

SUIVI DES REALISATIONS

PLANIFICATION

ACTION

Boucle de régulation

Boucle d'apprentissage

Source : Giraud et al(2005).

Figure 3 : Contrôle : un processus en double boucle.

La dynamique du contrôle de gestion est alors caractérisée par deux mouvements complémentaires :

§ un processus de mise en oeuvre dédié à l'application des plans d'action prédéfinis ; il correspond à la boucle de régulation ;

§ un processus de diagnostic ; on remet en question à cette étape la pertinence des plans prévisionnels c'est la boucle d'apprentissage.^4(*)Nous nous intéressons à présent sur les outils qui permettent d'animer le système de contrôle de gestion dans une structure.

* ⁴ Elie Cohen « dictionnaire de gestion », éditions La découverte, 1997