Sécurisation des actifs corporels par la mise en place d’un contrôle interne efficace. Cas de Halliburton Cameroun.

II. Dispositif de contrôle interne des actifs corporels

Dans le cadre de la gestion et de la sécurisation de ces actifs corporels, le dispositif de contrôle chez HALLIBURTON intègre des procédures formalisées pour chaque sous-processus des immobilisations corporelles (de la planification budgétaire, acquisition, transfert, la sortie et l'inventaire physique).

1. Planification budgétaire et acquisition

Il s'agira pour nous ici de décrire la planification budgétaire ainsi que le processus d'acquisition des immobilisations chez HALLIBURTON.

1.1.Planification budgétaire

La procédure encadrant la planification budgétaire s'intitule « Capital Budget ». Elle décrit les mécanismes de contrôle interne ci-dessous (acteurs, rôles, contrôles, documents).

Le tableau ci-après décrit la planification budgétaire :

? Acteurs, rôles et contrôles associés :

Tableau N° 1 : Planification budgétaire

Le Conseil d'administration (Board of Directors - BOD) : il examine et approuve le budget d'immobilisations.

Le Propriétaires de pool de budget d'immobilisations : est charger gérer les besoins en immobilisations dans leur pool de budget d'immobilisations et coordonner les processus annuels

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de planification d'immobilisations pour leurs domaines de compétence.

Administrateur d'investissement en capital : il administre le budget d'immobilisations approuvé et soumet un rapport mensuel d'état du budget d'immobilisations au directeur senior

de la Planification financière pour examen et soumission au premier vice-président et chef des opérations.

Directeur général (Chief Executive Officer - CEO) : il examine et approuve, pour

présentation au conseil d'administration (BOD), le budget d'immobilisations.

Vice-président exécutif et chef des finances (Chier Financial Officer - CFO) : il Communique le Budget d'immobilisations approuvé du BOD au Directeur-Planification financière et celui-ci communique à la Société et approuve la levée fonds de capital périodique.

Comptabilité : elle prépare le rapport mensuel du budget d'immobilisations pour les actifs

pétroliers et les transmet à l'Administrateur d'investissement en capital.

PSL Global Asset Coordinator (GAC) : son rôle est de gérer les besoins en immobilisations pour les « Product Service Line » (PSL) respectifs dans leur pool de budget d'immobilisations et coordonner les processus annuels de planification du capital pour leurs domaines de compétence.

Directeur principal - Planification et analyse financière): il communique les informations.

Source : Auteur

? Principaux documents de la procédure

Budget d'immobilisation

Rapport mensuel d'immobilisation

1.2.Acquisition d'actif corporel

La procédure encadrant l'acquisition s'intitule « Acquisition of Property, Plant and Equipment »

Elle décrit les mécanismes de contrôle interne ci-dessous (acteurs, rôles, contrôles, documents). Elle se décrit dans le tableau ci-après :

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? Acteurs, rôles et contrôles associes

Tableau N° 2 : Acquisition d'actif corporel

Les PSL initient le processus d'acquisition en s'appropriant le financement requis pour des acquisitions spécifiques en remplissant une demande de crédits («AR»).

L'AR est ensuite acheminé pour une approbation appropriée par le biais du flux de travail SAP appelé WBS.

Une fois que l'AR est correctement approuvé, le Propriétaire du pool de budget d'immobilisations complète un élément de structure de répartition de travail («WBS¹³») et le projet est financé par la comptabilité d'actifs.

Lorsque le WBS est financé, Le PSL établi une réquisition (PR) suivant le montant du projet financé.

Cette réquisition sera approuvée par le PSL Manager du département qui transmettra au service d'Achat (Procurement) pour établissement du bon de commande.

Une fois le bon de commande établie, celui-ci est envoyé au fournisseur sélectionné pour

livraison.

Lorsque la livraison est effectuée, le fournisseur livre le bien, envoie sa facture et

le service Matériel se charge de la réception du bien par un mécanisme interne SAP (GR) et le transmet au PSL demandeur. Tandis que la facture est également envoyée par le PSL au service Financier pour réception et traitement (IR).Ainsi l'actif en construction est envoyé pour capitalisation, au GAC. Par le PSL demandeur ou le comptable des actifs pour capitalisation. Tout ceci doit être effectué le même mois de réception et mise en service de l'actif.

Source : Auteur

? Principaux documents de la procédure

Demande de crédit : c'est un document qui indique le montant de fonds requis par le PSL pour l'acquisition d'un actif précis ;

¹³Le WBS est un mécanisme utilisé par SAP pour collecter les coûts pour les projets individuels et permettre le règlement de l'actif en construction (AUC) ou de l'actif final.

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WBS : c'est l'outil SAP qui permet de déterminer le PSL sollicitant l'actif et qui

permet de créer l'actif en construction dans le module SAP

PR (Purchase Requisition) : C'est l'élément interne de réquisition d'un actif

PO (Purchase Order) : c'est le bon de commande qu'on transmet au fournisseur

Bon de livraison établi par le vendeur et enregistré chez HALLIBURTON via le

mécanisme SAP appelé GR.

Facture : Document commercial de vente établi par le fournisseur.