Organisation et fonctionnement d'un service comptable au sein d'une entreprise publique. Cas de l'office des routes sud Kivu.

II.3. Organisation financière de l'Office des Routes

II.3.1 Le patrimoine de l'Office des Routes et son financement

Selon l'article du Décret n^o 09/ 47 du 03/12/2009 fixant les statuts d'un établissement public dénommé « OFFICE DES ROUTES », le patrimoine de l'Office des Routes est constitué de tous les biens, droits et obligations qui lui sont reconnus conformément à l'article 2 de ce même décret qui stipule que l'ensemble des biens corporels et incorporels ainsi que les créances nettes constituent la dotation de l'Office ; des équipements, matériels et autres biens acquis dans le cadre de l'exécution de son objet.

a. Les ressources matérielles

L'Office des Routes a des matérielles vieilles et un nouvel équipement offert par l'Union Européenne : le parc matériel, engins routiers, équipements divers, véhicules légers, etc.

b. Ressources financières

Elles proviennent de deux sources essentielles qui sont les financements internes et externes. Pour le financement interne, le gouvernement Congolais constitue le principal bailleur de fonds dans le cadre du budget de l'Etat. L'office des Routes doit bénéficier des subventions de l'Etat pour fonctionner.

En ce qui concerne les bailleurs de fonds extérieurs qui sont des organismes internationaux et ce dans le cadre de la coopération multinationale et des pays amis ils signent des accords. L'élaboration du programme de l'Office des Routes est tributaire de la conjoncture économique international car les services du FMI jouent un rôle primordial dans l'élaboration du programme annuel de l'Etat.

II.3.2 Organisation des services financiers

L'organisation comptable d'une entreprise et la régularité de la tenue de sa comptabilité s'inscrivent dans l'organisation administrative d'ensemble de cette entreprise, quant à la collecte des faits comptables à enregistrer, quant aux circuits d'informations, quant aux vérifications des faits d'exactitude et de vraisemblance, quant aux supports matériels mise en oeuvre.

L'exercice comptable de l'Office des Routes commence le 1^er Janvier et se clôture le 31 Décembre de la même année.

La mission de la finance de l'Office des Routes relève de la responsabilité du département financier qui collecte, traite et restitué toutes les informations de gestion à caractère financier et comptable, générées par l'activité globale de l'Etablissement.

Le département financier est dirigé par un Directeur, chef de Département et comprend deux directions : la Direction Comptabilité et Budget et la Direction de Trésorerie.

Les missions générales du département financier sont^17(*) :

- Gérer les flux liés à l'activité de l'Office des Routes : Ressources propres, aides et financements extérieurs, subvention de l'Etat, financement FONER, ...

- Coordonner les activités d'élaboration des prévisions budgétaires et assurer le suivi budgétaire ;

- Assurer la production des états financiers ;

- Suivre et évaluer les activités financières de la Direction Générale et des Provinces ;

- Participer au processus de passation des marchés ;

- Préparer le plan d'activité et les rapports d'évaluation périodiques y afférentes.

1. Direction Comptabilité et Budget

Cette direction comprend deux divisions (Comptabilité et Budget) et cinq services dont trois pour la Division de Comptabilité (service comptabilité de la Direction Générale, service comptabilité des provinces, service comptabilité analytique) et deux pour la division Budget.

Dirigée par le Directeur de la Comptabilité et Budget, sous la dépendance hiérarchique et fonctionnelle du Directeur, Chef de département financier. La direction comptabilité et Budget a pour mission :

- Collecter les informations relatives à l'élaboration du budget et préparer les documents nécessaires pour les organes de décision ;

- Animer l'élaboration et la mise en oeuvre des budgets en liaison avec les entités de travail concernés et le suivi des dépenses engagées par rapport aux prévisions ;

- Consolider les prévisions budgétaires sectorielles et verifier leur cohésion avec les objectifs du contrat programme ainsi que leur conformité aux procédures en vigueur ;

- Affecter et communiquer aux différentes entités les crédits budgétaires alloués ;

- Tenir les tableaux de bord de l'exécution des budgets ;

- Tenir à jour la comptabilité de l'Office des Routes ;

- Assurer la gestion du système d'informations comptables ;

- Proposer les règles de fonctionnement à soumettre à l'approbation des organes de décision ;

- Elaborer les états financiers ;

- Analyser et interpréter les informations issues des services comptables et faire les rapports et propositions utiles aux organes de décision ;

- Assurer la conservation des archives comptables.

a. La division budget

La division Budget joue les rôles de (d') :

- Collecter les informations susceptibles de préparer les budgets ;

- Elaborer le budget annuel de l'office des Routes ;

- Préparer les tableaux de bord de l'exécution des budgets ;

- Suivre et réguler l'exécution du budget en fonction des ressources disponibles ;

- Assurer l'établissement des documents de suivi budgétaire ;

- Appuyer la préparation du budget et son suivi prévisionnel ;

- Assurer le contrôle et le suivi de l'exécution du budget ;

- Procéder aux imputations budgétaires ;

- Elaborer les rapports d'activité ;

Les deux services de la division budget sont :

1. Service budget chargé de la programmation

Ce service collecte les informations relatives à l'élaboration du budget et prépare les informations nécessaires pour les organes de décision ; anime l'élaboration et la mise en oeuvre des budgets en liaison avec les entités de travail concernés ; et enfin il consolide les prévisions budgétaires sectorielles et vérifie leur cohérence avec les objectifs du contrat programme ainsi que leur conformité aux procédures en vigueur.

2. Service budget chargé de suivi et de contrôle

Ce service tient les tableaux de bord de l'exécution des budgets ; assure le contrôle et le suivi de l'exécution du budget ; suit et régule l'exécution du budget en fonction des ressources disponibles  et procède aux imputations budgétaires.

* ¹⁷ Manuel des procédures comptables et financier de l'Office des Routes, Août 2013, p.4