Organisation et fonctionnement d'un service comptable au sein d'une entreprise publique. Cas de l'office des routes sud Kivu.

1.2.6 Exigences de la comptabilité15(*)

Les exigences de la comptabilité tenue dans les entreprises sises dans les Etats partie de l'espace OHADA sont relatives à la tenue des comptes, à la clarté, à la sincérité, à l'enregistrement, à l'archivage, à l'inventaire, à la périodicité et à l'arrimage des systèmes de présentation au niveau des activités de l'entreprise.

1. Exigences de tenue des comptes

Ces exigences se focalisent essentiellement sur l'énumération des états financiers de synthèse et leur forme de présentation, compte tenu du niveau d'activité de l'entreprise. L'article 1^er de l'acte uniforme OHADA portant organisation et harmonisation des comptabilités des entreprises stipule que toute entreprise doit mettre en place une comptabilité destinée à l'information externe comme à son propre usage. L'article 8 de cet acte énumère ces états qui constituent un tout indissociable (bilan, compte de résultat, TAFIRE, état annexé).

Les articles 26, 27 et 28 s'intéressent respectivement aux états obligatoires des systèmes normal, allégé et minimal de trésorerie.

- Le système normal comporte l'établissement du bilan, du compte de résultat de l'exercice, du Tableau financier des ressources et des emplois de l'exercice, ainsi qu'un état annexé. Ce système comporte aussi l'établissement d'un état supplémentaire statistique ;

- Le système allégé comporte l'établissement du bilan, du compte de résultat de l'exercice et de l'état annexé, simplifiés dans les conditions définies par le système comptable OHADA ;

- Le système minimal de trésorerie repose sur l'établissement d'un état des recettes et des dépenses dégageant le résultat de l'exercice, dressé à partir de la comptabilité de trésorerie que doivent tenir les entreprises relevant de ce système (les très petites entreprises).

2. Exigences de clarté, de sincérité et de régularité

Ces exigences visent la comparabilité et, par conséquent, la permanence des terminologies et méthodes utilisées. Cet acte, met en exergue le principe de prudence dans la tenue des comptes pour éviter une distribution des dividendes calculée sur un bénéfice fictif ou aléatoire. Pour ce faire, il faut exclure les produits latents même si les charges latentes sont inclues.

L'article 17 alinéas 1 indique que la comptabilité doit se tenir dans la langue officielle et dans l'unité monétaire en vigueur dans l'Etat-partie concerné. L'article 20 préconise une comptabilité sans blanc ni altération d'aucune sorte.

L'article 22 évoque les conditions de sincérité, de clarté, de régularité pour une comptabilité informatisée ; cette comptabilité doit être justifiée par des pièces sur papier conservables dans le délai précis.

3. Exigences d'enregistrement

L'essentiel ici est de saisir de façon chronologique, chaque jour de réception ou d'émission, toutes les pièces justificatives de base en précisant leur date, les lieux, leurs origines, leurs contenus. Il est, en plus, recommandé que les opérations de même nature, réalisées en même lieu et le même jour, soient récapitulées sur une même pièce justificative.

4. Exigences d'archivage

L'article 24, stipule que les livres comptables ou documents qui en tiennent lieu, ainsi que les pièces justificatives sont conservés pendant dix (10) ans au sein d'une entreprise.

5. Exigences d'inventaire ou de contrôle

Pour s'assurer de la sincérité et de la fiabilité des informations comptables, il est conseillé de mettre en place un système de contrôle interne, c'est-à-dire un ensemble de sécurités de maitrise de l'entreprise constitué d'organisation, de procédures et de méthodes qui maintiennent la pérennité de l'entreprise. L'inventaire consiste à relever tous les éléments du patrimoine de l'entreprise en mentionnant la nature, la quantité et la valeur de chacun d'eux en un moment précis.

L'article 19, en dehors des états financiers annuels, établit les autres livres comptables obligatoires parmi lesquels, notamment, le livre d'inventaire sur la base duquel sont transcrits le bilan, le compte de résultat et le résumé d'inventaire de chaque exercice.

6. Exigences de périodicité

Les états financiers de synthèse comptable doivent être établis sur la base des informations concernant une période de 12 mois correspondant à l'année civile. L'article 23 de l'acte uniforme OAHA stipule que les états financiers annuels sont arrêtés au plus tard dans les quatre mois qui suivent la date de clôture de l'exercice. La date d'arrêté doit être mentionnée dans toute transmission des états financiers.

7. Exigences d'arrimage des systèmes de présentation des états financiers au niveau d'activité

Les états financiers annuels obligatoires sont présentés en fonction de la taille de l'entreprise appréciée par son chiffre d'affaire annuel hors taxes. Pour cette fin, toute entreprise est, sauf exception liée à sa taille, soumise au système normal de présentation des états financiers et de tenue des comptes.

* ¹⁵Mapapa MBANGALA & Robert W. Op.cit., P36-P38