Organisation et fonctionnement d'un service comptable au sein d'une entreprise publique. Cas de l'office des routes sud Kivu.

I.2.5.2 Le système centralisateur

Le système centralisateur a pour but de permettre la division du travail comptable de l'entreprise. Les principes comptables restent les mêmes, seule l'organisation du travail diffère.

Le système centralisateur présente donc un progrès par rapport au système classique. Bien que dépassé par la généralisation de l'informatique, ce système reste encore de nos jours utilisé chez certains cabinets comptables et certaines petites et moyennes entreprises en nombre de plus en plus réduit.

Dans ce système, les opérations sont triées, classées et regroupées par nature et enregistrées dans les journaux auxiliaires quotidiennement. Par période, l'entreprise procède à la centralisation, c'est-à-dire au versement des écritures figurant dans les journaux auxiliaires dans un journal appelé journal général, avant le report dans le grand-livre général. Dans tous les cas, ce système utilise les mêmes supports comptables.

1. Les journaux auxiliaires (journaux divisionnaires)

L'entreprise peut avoir autant de journaux auxiliaires que nécessite son organisation comptable. On crée plusieurs journaux en fonction de la nature des opérations. Dans cette technique, chaque journal auxiliaire justifie son nom par l'existence d'un compte support.

Les journaux les plus utilisés sont les suivants :

- Journal d'achats, Journal des avoirs sur achats : peuvent être regroupés dans un seul journal ;

- Journal de ventes, Journal des avoirs sur ventes : peuvent être regroupés dans un seul journal ;

- Journal de caisse dépenses et Journal de caisse recettes : Peuvent être regroupés dans un seul journal de caisse ;

- Journal de banque dépenses et Journal de banque recettes : Peuvent être regroupés dans un seul journal de banque ;

Le journal de caisse et celui de banque peuvent être regroupés dans un livre de trésorerie.

- Journal d'opérations diverses : Salaires, déclarations sociales et fiscales et écritures de rectification, redressement et inventaires ;

- Journal des effets à payer peut être remplacé par un suivi extra comptable : échéancier ;

- Journal des effets à recevoir peut-être remplacé par un suivi extra-comptable : échéancier.

Lorsqu'une opération concerne deux journaux, il est fait recours aux comptes de virement interne afin d'éviter un double enregistrement.

2. Les grands livres auxiliaires

Les opérations des journaux auxiliaires sont transcrites dans les comptes individuels des tiers groupés en grands livres auxiliaires. De cette manière, on peut avoir un grand livre auxiliaire clients, un grand livre auxiliaire fournisseur.

3. Livre journal centralisateur ou journal général^12(*)

Périodiquement, on procède à la centralisation. On résume les écritures des journaux auxiliaires à raison d'un article du livre journal par journal auxiliaire. Les comptes du journal des opérations diverses ne sont pas concernés ; le journal des opérations fera l'objet d'un dépouillement.

4. Grand livre général^13(*)

Après l'opération de centralisation, les écritures comptables se trouvant dans le livre journal centralisateur, sont reportées dans le grand livre général où les comptes individuels sont regroupés dans un compte collectif. On aura ainsi, par exemple, un grand livre général client, un grand livre général fournisseur, etc.

SCHEMA DU SYSTEME CENTRALISATEUR^14(*)

Pièces justificatives

Etc.

Journal division-naire des OD

Journal division-naire trésorerie

Journal division-nairedes achats

Journal division-nairedes ventes

Grand-livre auxiliaire clients

Grand-livre auxiliaire fournisseurs

Journal général

Grand-livre général

Balance

Etats de synthèse

Source : http://www.procomptable.com

* ¹²Mapapa& Robert. Op.cit., p26

* ¹³Mapapa& Robert, ibidem p.26

* ¹⁴ www.planeteexpertises.com/ organisation comptable ; le 25 mai 2016