Organisation et fonctionnement d'un service comptable au sein d'une entreprise publique. Cas de l'office des routes sud Kivu.

II. Fonctionnement et organisation d'un service comptable

La comptabilité doit être absolument fiable, non seulement pour informer correctement le chef d'entreprise, mais aussi, et c'est primordial, parce qu'elle est toute sa force probante et sa valeur juridique vis-à-vis de tous les tiers avec qui l'entreprise est en relation^7(*).

Un système comptable est une organisation du travail de la comptabilité caractérisée par :

- un enregistrement exhaustif au jour le jour sans retard des informations comptables ;

- Un traitement en temps opportun des données enregistrées ;

- La mise en place des documents requis dans les délais légaux.

La production des états financiers nécessite la mise en place d'une organisation cohérente et rigoureuse du point de vue tant fonctionnel que matériel appelé organisation comptable. C'est ainsi que l'organisation d'un service comptable doit reposer sur certaines valeurs et principe comptables et cela grâce à un système comptable bien spécifié à l'avance.

I.2.1 Historique des systèmes comptables8(*)

La comptabilité, sous son premier aspect de comptes ouverts à des personnes, sur un registre appelé grand-livre, a pris corps vers l'an 1000 après introduction en Europe des chiffres arabes, du système décimal et du papier, permettant l'écriture à la "plume".

C'est en 1494, que le système classique voit le jour avec l'apparition de la comptabilité à partie double qui a été décrite par un moine franciscain d'Italie LUCA PACIOLI. Chaque opération donnait lieu à deux écritures d'égal montant, l'une portée sur le côté gauche du registre, dans la partie doit ou débit, l'autre sur le côté droit dans la partie avoir ou crédit.

Régulièrement, on établissait le relevé de tous les comptes débits et crédits devant être égaux, ces relevés étaient appelés "Balance". Peu à peu, ces balances prenaient la forme des états de synthèse d'aujourd'hui après rectification de tous les soldes.

Vers la fin du 18ème siècle, Edmond DEGRANGE, un français, imagina le journal grand-livre, réunissant toute la comptabilité sur un registre unique. De ce fait, on était obligé de réunir en un seul compte les clients d'une part, les fournisseurs d'autre part, le compte collectif était inventé.

Sous l'influence de l'augmentation des opérations à comptabiliser, on inventa vers la fin du 19^ème siècle le système centralisateur avec journaux divisionnaires centralisés au journal général.

Ainsi, au début du 20^ème siècle, trois systèmes étaient déjà couramment utilisés :

- Le système Italien de PACIOLI appelé système classique.

- Le système de DEGRANGE appelé système Américain.

- Le système centralisateur appelé système de comptabilité Française.

Au cours du 20ème siècle, la comptabilité a connu de profonds changements tant techniques que théoriques. Considérée pendant des siècles comme un art ou une technique, la comptabilité s'intégrait enfin dans les sciences humaines.

Au point de vue technique, deux dates retiendront notre attention :

- Début du vingtième siècle, on commence à utiliser le papier carbone dans les travaux comptables pour obtenir les reports par décalque. Cette technique ne cessera de se développer, le papier carbone se trouvant concurrencé par le papier autocopiant ou décalque intégré jusqu'à la généralisation de l'informatique vers la fin des années 70 ;

- Vers la fin de la deuxième guerre mondiale, le travail comptable se trouve de plus en plus automatisé ; c'est le début de l'ère informatique qui s'étendra au point de réduire l'utilité des autres systèmes comptables aux seuls aspects de la pédagogie pour l'apprentissage de la comptabilité.

Tout d'abord, la mécanographie qui s'est propagée rapidement avant de laisser la place aux ordinateurs qui ne cesseront de métamorphoser la pratique comptable au point de s'accaparer une part de plus en plus étendue du travail comptable par :

- la génération automatique et intégrée des écritures ;

- la réalisation d'une large gamme de travaux de contrôle et ;

- la génération automatique des états financiers.

* ⁷ www.planeteexpertises.com; organisation comptable ; le 29 mars 2016

* ⁸ www.procomptable.com ; organisation comptable : les systèmes comptables, le 02 mai 2016