Memoire Online - Achats publics / MOP responsables

Les achats responsables doivent se faire dans un esprit d'équilibre, de confiance, d'émulation collective et d'entraide entre les différentes parties prenantes. Le suivi et l'évaluation des fournisseurs est donc une étape indispensable dans la création d'un processus d'amélioration continue. Faisons le point sur l'évolution de la démarche au sein de Radio France.

D'une manière générale l'analyse des « risques fournisseurs » devient de plus en plus un élément moteur dans les politiques d'achats responsables. D'après le Baromètre des Achats Responsables 2016, 34% des sociétés et organisations interrogées l'ont classée parmi leurs trois premières sources de motivation contre 24% seulement en 2015. C'est ainsi la motivation qui semble connaitre actuellement l'évolution la plus significative.

Une démarche d'évaluation fournisseurs est d'autre part nécessaire pour l'attribution de certaines certifications (certification ISO 9001de management de la qualité par exemple et visée en l'occurrence par Radio France).

Chez Radio France, l'évaluation des fournisseurs a été mise en place relativement récemment et s'inscrit dans les principaux objectifs de la Direction des Achats. En juin 2014 un document fait le point sur la démarche et en redéfini les objectifs qui sont les suivants :

- Piloter les contrats : relance d'un marché, élimination d'un candidat, pénalités. - Mettre en place des plans de progrès.

Après l'enclenchement de la démarche, des fiches d'évaluation fournisseurs dédiées aux 5 grandes familles des achats de Radio France (fournitures, prestations de service, travaux, prestations intellectuelles, fournitures / prestations « coeur de métier ») pour lesquelles des critères de notation spécifiques ont été conçus.

Un outil de compilation des grilles d'évaluation, administré par les pilotes de performance achats permet ensuite :

- et de donner une vision d'ensemble de la performance d'un fournisseur (au sein de sa famille d'achats et sur plusieurs années).

En fin 2014 un planning d'évaluations comprenant deux à trois fournisseurs par pôle est lancé. Pour chaque fournisseur stratégique identifié, une réunion est organisée avec la direction prescriptrice pour évaluer le fournisseur incluant pour chacun de ces critères une note, une appréciation ainsi que des propositions d'axes d'amélioration. Une réunion avec le fournisseur est ensuite organisée pour faire le point sur ces différentes appréciations ; le fournisseur peut alors donner son avis et proposer une échéance de mise en oeuvre de plans d'actions. Si plusieurs

réunions peuvent être organisées avec le fournisseur au cours d'une année pour évaluer la progression des plans d'actions mis en place, la fiche d'évaluation fournisseur ne sera remplie qu'une fois par an et par fournisseur, avec par la suite un suivi de la progression annuel.

Voici ci-dessous les critères et sous critères d'évaluation d'une fiche type :

Une démarche d'évaluations fournisseurs, de par sa dimension d'échanges, de confiance mutuelle et de co-développement sur le long terme, est forcément liée au Développement Durable. On remarquera cependant qu'aucun critère retenu dans cette fiche d'évaluation ne se rapporte directement aux aspects sociaux ou environnementaux du développement durable.

Pistes d'améliorations concernant le suivi et l'évaluation des fournisseurs :

Dans un esprit de collaboration et afin de responsabiliser les fournisseurs ainsi que de les inciter à développer une démarche de développement durable, Radio France pourrait facilement intégrer des questions relatives au développement durable dans ses évaluations fournisseur. Pourraient par exemple être intégrés la prise en compte et l'amélioration du cycle de vie des produits, la prise en compte du coût global, le système mis en place au sein de l'entreprise pour répondre aux enjeux environnementaux actuels, la gestion de la fin de vie des produits ou encore la responsabilité sociale de l'entreprise et son recours au secteur protégé et adapté.

Pour les fournisseurs identifiés comme étant particulièrement bons dans l'un ou plusieurs de ces domaines, il pourra être intéressant d'analyser plus en détail leur démarche afin d'identifier leurs bonnes pratiques et de nouvelles idées. Ces derniers pourront proposer des pistes d'amélioration des fiches actuelles afin par exemple de modifier certaines questions ou d'y introduire de nouvelles.

Ci-dessous un certain nombre d'exemples de questions qui pourraient être intégrées aux fiches d'évaluation :

Vers l'obtention d'un label :

Les relations entre Radio France et ses fournisseurs doivent se faire dans un esprit d'améliora-tion collective continue et ne doivent pas se limiter à de simples fiches d'évaluation souvent un peu « unilatérales ». Le terme de « fiche d'évaluation » me semble en particulier un peu gênant et pourrait être modifié pour mieux souligner le caractère bilatéral de la démarche (par exemple « fiche d'amélioration continue en collaboration avec le fournisseur ») ; dans leur contenu celles-ci pourrait d'autre part chercher à mieux intégrer le ressenti et les retours des fournisseurs.

Afin de concrétiser et compléter la démarche, Radio France pourrait ainsi chercher à se faire labéliser « Relations fournisseur responsables » ; ce dernier vise en effet à distinguer les organisations ayant fait la preuve de relations durables et équilibrées avec leurs fournisseurs. Il est le premier et le seul label en la matière remis par les pouvoirs publics et est attribué pour une période de trois ans. Il a été décerné pour la première fois le 20 décembre 2012 par la Médiation des entreprises, la Médiation des Marchés publics et la CDAF (Compagnie des dirigeants et acheteurs de France), en présence de Fleur PELLERIN, ministre chargée des Petites et Moyennes Entreprises, de

l'Innovation et de l'Economie numérique, aux entreprises Legrand, Société Générale, SNCF et Thalès. Depuis, de nombreuses organisations ont également été labellisées.

Ce label s'inscrit dans le prolongement et la mise en application des 10 engagements pour des achats responsables définis par la Charte Relations fournisseur responsables. Il repose également sur « la liste des 36 mauvaises pratiques » répertoriée dans le rapport Volot du 30 juillet 2010. Afin de consolider leur engagement de progrès en matière d'achats, toutes les organisations adhérant aux principes de la Charte Relations fournisseur responsables peuvent se porter candidates au Label Relations fournisseur responsables. Pour l'obtenir, Radio France devra au préalable se soumettre à une évaluation conduite par un des évaluateurs tiers externes neutres et indépendants qui ont été agréés par le labellisateur.

Les critères d'évaluation seront les suivants (parmi lesquels certains sont rédhibitoires) :

1 - Respect des intérêts des fournisseurs et des sous-traitants - Équité financière vis-à-vis des fournisseurs - Promotion de relations durables et équilibrées - Égalité de traitement entre les fournisseurs et les sous-traitants - Prévention de la corruption

2 - Impacts des achats sur la compétitivité économique - Aide à la consolidation des filières et au déploiement international - Appréciation du coût total de l'achat

3 - Intégration des facteurs environnementaux et sociétaux dans le processus d'achat - Intégration dans le processus d'achat des performances environnementales des fournisseurs et des sous-traitants - Contribution au développement du territoire - Intégration dans les processus d'achat des performances sociales des fournisseurs

4 - Conditions de la qualité de la relation fournisseur - sous-traitant - Professionnalisation de la fonction et du processus d'achat - Développement des relations et de la médiation commerciale.

Démarche d'amélioration continue en collaboration avec les fournisseurs :

- Encourager les fournisseurs à poursuivre et développer une démarche responsable en introduisant des questions liées au développement durable dans les actuelles « fiches d'évaluation ».

- Optimiser ces fiches en collaboration avec les fournisseurs en identifiant en particulier les « meilleurs » dans le domaine du développement durable.

- Intégrer tous les critères liés à une bonne relation entre Radio France et ses fournisseurs et ainsi viser la labélisation « Relations fournisseur responsables ».

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2.3.2 Le suivi et l'évaluation des fournisseurs :