4.2. ORGANISATION PROPREMENT DITE DE LA REGIDESO
4.2.1. DES LIVRES COMPTABLES ET PIECES JUSTIFICATIVES
4.2.1.1. Livres comptables
La REGIDESO utilise les livres comptables
ci-après :
1. Livre journal ou bordereau de
saisie
Le livre journal ou bordereau de saisie au sein de la REGIDESO
est un journal provisoire manuel. Il est saisi et subdivisé en deux
grandes parties : celle de la comptabilité générale
et celle de la comptabilité analytique d'exploitation.
Il y a aussi la présence de brouillard qui est un
journal provisoire qui contient des erreurs qu'il faut tout d'abord les
corriger avant de les imputer.
2. Grand-livre
Il identifie les mouvements des différents comptes
enregistrés au cours de la période des soldes reportés
à nouveau.
3. Livre d'inventaire
Le livre d'inventaire constitue la liste de tout ce qui entre
dans le cadre des effets de la REGIDESO à la fin d'année.
4. Livre de paie
Il reçoit utile toutes les informations de paie
salariale et spécifique de la période.
5. Balance
Elle est constituée des soldes de début et de
fin de période y compris les flux de la période.
En constituant les soldes, la balance peut également
les confirmer ou les faires disparaitre pour la synthèse de tous les
comptes.
6. Bilan
C'est dans le bilan que l'on présente le patrimoine ou
la situation de l'entreprise pour la synthèse de tous les comptes.
7. Le tableau de formation de résultat
(TFR)
Il recense les charges et les produits découlant de
l'activité ainsi que le résultat dégagé
(bénéfice ou perte).
4.2.1.2. Pièces justificatives
Pour une bonne organisation de sa comptabilité, la
REGIDESO utilise les pièces justificatives servant de support des
informations comptables. Ces pièces justificatives proviennent de deux
sources : Interne et externe.
1. Pièces justificatives d'origine
interne
Les pièces justificatives d'origine interne servant des
rapports pour l'enregistrement des opérations comptables à la
REGIDESO sont les suivantes :
a) Pièces de dépenses pour la
caisse
Ces documents attestent la sortie de fonds au sein de la
REGIDESO.
b) Bon de sortie magasin
Ce document est établi pour justifier toute sortie en
magasin de matières et fournitures par le service utilisateur.
2. Pièces justificatives d'origine
externe
Les pièces justificatives d'origine externe sont les
suivantes :
a) Extraits bancaires :
Ce sont des documents établis par les banquiers de la
REGIDESO pour le développement de la situation du compte banque de
l'entreprise arrêté à une date quelconque.
b) Factures fournisseur à
terme : Ce sont des factures provenant des
fournisseurs de l'entreprise REGIDESO.
c) Factures de clients :
Ce sont les factures établies par la REGIDESO pour
compter ses clients.
d) Relevés de factures :
La REGIDESO élabore un relevé de factures et
l'envoie à sa clientèle pour lui permettre de procéder
à la réconciliation de compte de client.
e) Note de débit :
La note de débit élaborée par la REGIDESO
est un document qui a pour tâche de corriger la facture établie en
cas de son estimation.
f) Note de crédit :
C'est le contraire pour la note de débit, la note de
crédit a pour but de corriger la facture émise en cas de
surfacturation.
N.B. : En ce qui concerne la
circulation des pièces comptables au sein de la REGIDESO, elles doivent
circuler avant d'être classées dans le souci du contrôle.
Il est à signaler que les documents commerciaux sont
classés dans les classeurs pour constituer les archives. Le classement
des documents commerciaux se fait verticalement dans l'ordre chronologique.
Ces documents sont conservés pendant dix ans pour
service en cas de contestation.
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