2.3. Description des documents
utilisés
L'établissement des documents et des rapports varie non
seulement d'un pays à un autre, d'une région à une autre,
d'un territoire à un autre mais aussi d'une Coopérative d'Epargne
et de Crédit à une autre. Les normes d'établissement ici
sont déterminées par l'administration générale de
la COOPEC NYALUKEMBA.
2.3.2. Documents
utilisés par le (la) caissier (ère)
Au niveau de la caisse il y a exécution des
opérations d'encaissement et de décaissement lorsque
demandées et assurer la garde des fonds encaissés. On y assure
aussi les services des membres (dépôts et retraits).
- Le bordereau de dépôt
A travers ce bordereau, la caissière y passe des
écritures conforment au montant qu'un membre doit déposer. Ce
dernier est toujours élaborer en plusieurs copies dont une copie
originale à remettre au membre qui a déposé et une souche
à garder dans les archives de la COOPEC.
- Le bordereau de retrait
Pour ce bordereau, la caissière établie ce
dernier sur base du montant en solde dans le compte d'un membre donné
pour éviter des manquants éventuels. Ce bordereau est aussi
élaborer en deux copies pour chacune des parties.
Les opérations se passant sur les deux documents
décrits ci-haut sont donc assurées par la caissière. On y
fait aussi référence pour exécuter les opérations
d'encaissement et de décaissement lorsque demandée.
- Carte d'adhésion
La carte d'adhésion constitue la validation et
l'admission d'un membre au sein de la COOPEC. Donc à l'ouverture d'un
compte, cette carte constitue un élément indispensable et comme
les rubriques l'indiquent, le membre doit se munir des pièces connexes
telles que la carte d'identité, parrain (membre reconnu par la COOPEC),
....
Le verso de la carte d'adhésion reprend les rubriques
à compléter pour préciser l'héritier du compte en
cas de décès du membre.
Carnet de membre :
Le carnet des membres constitue la référence de
l'évolution du solde d'un compte entre la COOPEC et un membre
donné. Cette première figure constitue la page de garde avec des
rubriques qui donnent l'information sur l'identité d'un membre titulaire
d'un compte au sein de la COOPEC
Cette figure indique alors l'évolution proprement dite
de l'épargne d'un membre ou c'est repris la date de dépôt
ou de retrait, le numéro de la quittance, le montant
déposé ou retiré et en fin le solde restant en compte.
2.4. Logiciels existants au
sein de la COOPEC
Un logiciel est un programme ou un ensemble
de programmes informatiques assurant un traitement particulier de
l'information. Le mot logiciel est la traduction de l'anglais
software.
Les applications utilisées dans la plus part des
activités des coopératives sont faites en Microsoft Excel. Pour
utiliser une application de ce genre on doit l'adapter à la politique de
l'entreprise (de la COOPEC) avant toute utilisation. Au sein de la COOPEC
NYALUKEMBA, nous avons pu retrouver que dans leur gestion, il y a implication
d'un progiciel nommé FINA, conçu sous Microsoft Office Excel. Ce
progiciel gère l'ensemble des balances comptables de chaque membre, mais
avec un très grand risque car lors de la saisie des
éléments de dépôt ou de retrait, l'utilisateur peut
accéder facilement aux formules et il suffit seulement de perde ou de
modifier une formule pour que la balance soit erronée. En plus un seul
utilisateur est autorisé à y travailler par manque d'un
système fiable autorisant plusieurs utilisateurs et par manque du
réseau également.
Voici en capture d'écran quelques feuilles de calcul
conçu sous Microsoft Office Excel qu'on y utilise :
- Balance âgée par mois
Explication : Sur cette balance
âgée le comptable ou le caissier y reprend l'ensemble des
opérations que tout membre effectue au cours de chaque mois, ici haut en
image nous avons la situation pour le mois de Juillet 2012
- Ventilation des dépôts de la
clientèle des membres
Explication : Au niveau de la
ventilation de la clientèle des membres on essaye de spécifier le
type de compte par rapport à l'ensemble des épargnes, des
dépôts à termes soit on est membre autonome, soit on est
membre d'un groupe solidaire ou autres tel que repris sur l'image ci
-dessus.
| 
