CHAPITRE 1 : CADRE JURIDIQUE
ET OBJECTIFS DU MANUEL
DE PROCÉDURES
SECTION 1 : DÉFINITION
ET CADRE JURIDIQUE DU MANUEL DE
PROCÉDURES
1.1. Définition
d'un manuel de procédures
Le manuel de procédures est une documentation
descriptive qui doit permettre une meilleure compréhension des
systèmes d'informations et une amélioration de la gestion.
C'est un guide opératoire qui indique le circuit de
traitement des opérations tout en spécifiant :
q La tâche à faire (quoi) ;
q Le niveau de responsabilités (qui) ;
q Les différentes étapes de traitement
(quand) ;
q Les lieux de réalisation (où) ;
q Le mode d'exécution (comment).
1.2. Cadre juridique du
manuel de procédures
1.2.1 Disposition juridique du SYSCOHADA
L'établissement d'un manuel de procédures est
présenté comme une nécessité de gestion pour les
entreprises et les associations. Il est devenu une obligation depuis le 1er
janvier 1998 avec l'entrée en vigueur du système comptable OHADA.
En effet, selon l'article 16 du référentiel
juridique du système comptable OHADA « toute entreprise
établit une documentation décrivant les procédures et
l'organisation comptable. Cette documentation est conservée aussi
longtemps qu'est exigée la présentation des états
successifs auxquels elle se rapporte »
Les entreprises relevant du Système comptable OHADA
sont tenues d'établir le manuel des procédures.
Il s'agit notamment :
ï Des sociétés commerciales,
ï Des coopératives,
ï Des associations,
ï Des entreprises publiques de type privé
1.2.2 Disposition juridique de la BCEAO
Une documentation décrivant les procédures et
l'organisation comptable doit être établi et mis à jour
régulièrement par les établissements assujettis afin de
faciliter la compréhension du système comptable et la
réalisation des contrôles.
Ce manuel doit respecter les mêmes délais de
conservation que ceux exigés pour les documents comptables auxquels il
se rapporte.
1.2.3 Disposition juridique des Systèmes
Financiers Décentralisés (SFD)
(Micro-Finances)
Un système de contrôle interne assure la
protection des actifs, améliore la qualité du service financier
offert aux clients et garantit la fiabilité des informations
financières et d'adhésion du personnel aux politiques et
directives du SFD. Le manuel des procédures est un des
éléments clés constitutifs d'un système de
contrôle interne efficace. Le contrôle interne se définit
comme l'ensemble des règles de fonctionnement des SFD qui contribuent
à la réalisation des objectifs en termes de rentabilité et
de fiabilité de l'information financière diffusée à
la Direction et aux tiers.
À cet égard et pour permettre à
l'autorité de contrôle d'accomplir efficacement sa mission, les
SFD doivent se doter d'un document retraçant l'ensemble des
procédures administratives, comptables. Ce manuel doit être
actualisé régulièrement pour refléter au mieux les
règles d'organisation du SFD.
Règlement de la Commission Bancaire
Selon l'article 18 de la Commission Bancaire, « Les
Établissements de crédit élaborent et tiennent à
jour des manuels des procédures relatifs à leurs
différentes activités. Ces documents doivent, notamment,
décrire les modalités d'enregistrement, de traitement et de
restitution des informations, les schémas comptables et les
procédures d'engagement des opérations».
Dans l'article 19 de la Commission Bancaire « les
Établissements de crédit établissent dans les mêmes
conditions une documentation qui précise les moyens destinés
à assurer le bon fonctionnement du contrôle interne,
notamment :
a) les différents niveaux de
responsabilité ;
b) les attributions dévolues et les moyens
affectés au fonctionnement des dispositifs
de contrôle interne ;
c) les règles qui assurent l'indépendance de
ces dispositifs ;
d) les procédures relatives à la
sécurité des systèmes d'information et de
reporting ;
e) une description des systèmes de mesure des
risques ;
f) une description des systèmes de surveillance et de
maîtrise des risques.
La documentation est organisée de façon à
pouvoir être mise à la disposition, à leur demande, de
l'Organe exécutif, de l'Organe délibérant, des
commissaires aux comptes et du Secrétariat Général de la
Commission Bancaire ».
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