Contribution pour une amélioration du délai de mise à FOB des produits d'ADM COCOA UNICAO S. A

SOMMAIRJ

DEDICACE I

REMERCIEMENTS II

AVANT PROPOS III

INTRODUCTION GENERALE . p1

PARTIE I : ETUDE DE L'EXISTANT p5

CHAPITRE I : PRESENTATION DU SERVICE LOGISTIQUE . p5

CHAPITRE II : LE PROCESSUS DE MISE A FOB DES PRODUITS p7

I- LA MISE A FOB p7

I.1- LA CHAINE DE TRANSPORT INTERNATIONAL p7

I.2- LES INCOTERMS .....p8

I.3- L'INCOTERM FOB p9

II- LES ETAPES DU PROCESSUS p10

II.1- LE CIRCUIT FINANCIER p10

II.2- LE CIRCUIT DOCUMENTAIRE p12

II.3- LE CIRCUIT OPERATIONNEL ..p14

II.4- LA DECLARATION EN DOUANE ..p16

II.5- LE CIRCUIT PHYTOSANITAIRE ..p17

PARTIE II : ANALYSE ET PROPOSITIONS p20

CHAPITRE I : ANALYSE DU PROCESSUS p20

I.- LE CIRCUIT FINANCIER p20

II- LE CIRCUIT DOCUMENTAIRE .p22

III- LE CIRCUIT OPERATIONNEL p22

IV- LA DECLARATION EN DOUANE p23

V- LE GRAPHE MPM ....p24

CHAPITRE II : POSSIBILITES D'AMELIORATION ET PROPOSITIONS......p36

I- LES GRANDES POSSIBILITES p36

I.1- POSSIBILITE 1 : ANCIENNE ORGANISATION p39

I.2- POSSIBILITE 2 : LE TRANSITAIRE ACCOMPLIT

UNIQUEMENT LA DECLARATION EN DOUANE ...p43

I.3- POSSIBILITE 3 : CREATION D'UNE EQUIPE DE TRANSIT p46

II.2- PROPOSITIONS p50

II.2.1- A COURT TERME p50

II.2.2- A MOYEN TERME p51

II.2.3- A LONG TERME p51

CONCLUSION GENERALE p53

BIBLIOGRAPHIE p54

TABLE DES ANNEXES p55

ANNEXES

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REMERCIEMENTS

Après ce stage que nous avons effectué à ADM COCOA UNICAO S.A, nous ne saurions rédiger un mémoire sans adresser nos profonds remerciements à tous ceux qui ont contribué à la réalisation de ce mémoire, nous pensons à la direction du personnel, au service logistique et aux financiers. C'est donc un vibrant remerciement que nous adressons à M. GBOTTA et ses collaborateurs du service logistique. Nous tenons également à remercier M. TRAORE Siaka, ancien élève de l'ex-INSET qui a été d'un apport très important dans la réalisation de ce stage.

Aussi, exprimons nous notre gratitude à la direction de l'ESCAE et à tous nos enseignants qui ont assuré notre formation aussi bien à Yamoussoukro qu'à Abidjan. A ce effet, un remerciement spécial est adressé à qui n'a
ménagé aucun effort pour apporter son apport à la réalisation de ce mémoire.

Nous avons une haute pensée à l'endroit de tous ceux qui de près ou de loin, d'ici et d'ailleurs ont contribué à la réalisation de ce stage et à la finalisation de ce mémoire.

AVANT PROPOS

La jeunesse représente cette partie de la population à qui l'avenir confie la lourde responsabilité de diriger les activités politiques et économiques d'une nation. Conscient de ce fait, l'Etat de Côte d'Ivoire s'est doté de grandes écoles dont la mission commune est de former des cadres compétents pour relever les différents défis de développement aux quels il fait face.

Ainsi, les grandes écoles de Yamoussoukro (ENSA, ENSTP et INSET) et l'Institut d'Agronomie de Bouaké (IAB) ont été crées. Tous ces centres de formations ont été fusionnés par le décret n°96-678 du 04 septembre 1996 pour donner naissance à l'Institut National Polytechnique Félix Houphouet Boigny (INP-HB).

Cet institut est composé de six grandes écoles que sont :

· L'Ecole Supérieure d'Agronomie (ESA)

· L'Ecole Supérieure d'Industrie (ESI)

· L'Ecole Supérieure de Mine et de Géologie (ESMG)

· L'Ecole Supérieure de Travaux Publics (ESTP)

· L' Ecole de Formation Continue et de Perfectionnement de Cadre (EFCPC)

· L'Ecole Supérieure de Commercer et d' Administration des Entreprises (ESCAE)

L'ESCAE à laquelle nous appartenons a la charge de former des techniciens supérieurs (DUT) et des ingénieurs dans le domaine du tertiaire. Au nombre de ses différentes filières, figure le cycle Ingénieur en logistique et Transports (ILT). La formation d'ingénieur en logistique et transports que nos aptitudes et nos voeux nous ont permis de bénéficier offre une formation de trois années dont deux années théorique et une année de pratique à l'issue de laquelle un mémoire de fin de cycle est rédigé et soumis à l'évaluations de nos chers maîtres.

C'est dans le cadre de notre stage de fin de formation que nous avons été accueillis au service logistique d'ADM COCOA UNICAO S.A.

INTRODUCTION GENERALE

Sur le plan historique, l'on est passé de l'époque classique à l'époque du commercial pour arriver à l'importance de la logistique dans le commerce.

A l'époque classique, l'offre était inférieure à la demande. On produisait un bien parce que la demande existait déjà. La fonction technique dans la production supplantait toutes les autres. C'est à cette époque que WINSLOW TAYLOR (1856-1925) élaborait les grands principes qui régissent le travail à travers l'organisation scientifique du travail (OST) notamment la division rationnelle du travail, la spécialisation, la formation etc.

Par la suite, à l'époque du commercial, il fallait intégrer les exigences du marché : c'est l'ère du marketing. On recherche à satisfaire les exigences des consommateurs.

La demande devient inférieure à l'offre. Il faut donc donner une image de marque à son produit pour mieux le vendre. Dans cette volonté continue de satisfaire les besoins et exigences du marché, on fait un peu plus attention aux critères de choix des clients. Aujourd'hui, les clients achètent un produit pour sa qualité intrinsèque, la qualité du service précède et suit l'achat du produit et les avantages en terme d'économie réalisée au cours de la transaction commerciale. C'est ainsi que l'on a découvert que la logistique peut jouer un rôle important dans le commerce. En effet, la logistique consistant à mettre à la disposition du consommateur la quantité exacte du bon produit au bon endroit et au bon moment apparaît aujourd'hui comme une science qui permet à l'entreprise d'optimiser le fonctionnement de ses activités. C'est en cela que toutes les entreprises qui exercent dans le commerce international mettent un accent sur le développement des solutions logistiques pour accroître la rentabilité de leurs opérations.

UNICAO (Unité de traitement du cacao) ne reste pas en marge de cette recherche de la perfection et de l'optimum. Cette société anonyme au capital de six milliards de FCFA pour un effectif de deux cents (200) employés, est une filiale du groupe ADM COCOA qui détient 100% du capital. Créée en 1978 par l'Etat de Côte d'Ivoire sous la dénomination de PROCACI (production cacaoyère de côte d'ivoire), la société a été privatisée en 1986. Avec un outil industriel rénové et une capacité nominale de quatre vingt cinq mille (85 000) tonnes par an, ADM COCOA UNICAO S.A fabrique tous les produits issus de la première transformation du cacao. En effet UNICAO propose à sa clientèle trois types de produits répondant aux normes internationales d'où la certification ISO 9001 dont elle bénéficie. Ces produits sont les tourteaux naturels, le beurre naturel ou désodorisé et la masse en bloc ou sous forme de kibbled (en morceau). Le groupe ADM est le numéro un mondial de la transformation des fèves de cacao. Ses produits sont commercialisés dans plus de soixante dix (70) pays à destinations des entreprises agroalimentaires des confiseurs, des boulangers, des transformateurs de produits laitiers etc.

Compte tenu du caractère international de ses activités ADM COCOA UNICAO S.A dispose d' un service logistique qui s'occupe de la mise à FOB des produits et de trouver des solutions pour une meilleure rentabilité des activités de la société. Dans le cadre de notre mémoire de fin de cycle, il nous a été demandé d'apporter notre contribution à l'amélioration du délai de mise à FOB des produits de la société. Qu'est ce que la mise à FOB des produits?

Les opérations internationales, concernant plusieurs pays, elles mettent en confrontation des normes juridiques différentes. Pour résoudre ces problèmes, en 1936, la chambre de commerce internationale a élaboré et diffusé la première édition des incoterms (international commerce terms) qui signifient les termes du commerce international. Le rôle des incoterms est de proposer des modèles standard de contrats qui situent le transfert des charges et des responsabilités liées aux dommages subies par les marchandises entre le vendeur et l'acheteur

lors d'une opération commerciale à l'international. Depuis 1936, les incoterms ont connu des modifications et sont passés de dix en 1936 à treize en 2000. Parmi les incoterms version 2000, nous avons l'incoterm FOB (free on board, mise à bord en français). Cet incoterm limite la responsabilité du vendeur au passage du bastingage du navire par la marchandise. En d'autres termes lorsque la marchandise passe le bastingage du navire, elle est automatiquement sous la responsabilité de l'acheteur. Donc tout dommage subit par la marchandise après le franchissement de cette étape relève de la responsabilité de ce dernier ainsi que les charges liées au transport de la marchandise.

Ainsi, améliorer le délai de mise à FOB des produits d'ADM COCOA UNICAO S.A, c'est améliorer le temps mis par la société pour placer les marchandises à bord du navire.

L'objectif de cette étude est alors d'identifier les étapes du processus à améliorer en vue de rendre plus efficiente la mise à FOB des produits.

Vu la concurrence sur le marché international, pour s'y maintenir les entreprises sont à la recherche de facteurs de compétitivité. C'est la recherche de cette compétitivité qui constitue l'intérêt de cette étude pour l'entreprise qu'est UNICAO S.A. En effet, force est de constater qu'une réduction des délais de mise à FOB chez UNICAO sera un atout important pour accroître ses ventes sur le marché international.

Comme nous le constatons le problème ici est de savoir quels sont les voies et les moyens à améliorer pour rendre plus efficient les activités de la société.

Pour résoudre ce problème nous sommes amenés à répondre aux interrogations suivantes :

- Quelles sont les différentes étapes du processus de mise à FOB chez UNICAO ?

- Quelles sont les ressources humaines, matériels et financières utilisées ? - Quel est le temps mis par les différents intervenants du processus ?

Etant donné qu'il n'existe pas de moyens automatiques d'obtention des délais d'accomplissement des tâches à ADM COCOA UNICAO S.A, nous avons procédé à des entretiens libres qui constituent un moyen scientifique de collecte de données auprès des personnes qui interviennent dans le processus.

PARTIE I: ETUDE DE L'EXISTANT

CHAPITRE I : PRESENTATION DU SERVICE LOGISTIQUE

Pour une meilleure compréhension du processus nous avons jugé nécessaire de faire une brève présentation du service logistique. Le service logistique d' ADM COCOA UNICAO S.A est dirigé par un responsable logistique qui dirige les activités des deux divisions qui composent le service à savoir la division des stocks et opérations et la division facturation et embarquement (voir figure 1).

La division des stocks et opérations est dirigée par un responsable des stocks et opérations a pour collaborateurs un magasinier emballage, un analyste logistique et une équipe d'empotage de sept (7) membres. Cette division a pour mission de gérer les stocks de produits et d'emballages. Elle est également chargée de l'organisation des opérations d'empotage.

La division facturation et embarquement est également sous la responsabilité d'un chef facturation et embarquement et comprend quatre (4) autres membres qui sont des assistantes logistiques. La division s'occupe de l'obtention de l'ensemble des documents nécessaires à l'exportation des produits de la société ADM COCOA UNICAO S.A. Comme l'indique sa dénomination, aussi, est elle chargée de facturer la vente des produits de la société.

Les activités de ces deux structures concourent à la bonne réalisation de la mission du service logistique qui consiste à gérer le magasin où sont stockés les produits et les emballages de la société d'accomplir les formalités administratives et commerciales nécessaires à l'exportation des produits d'ADM COCOA

UNICAO S.A. A cet effet, il est important de noter que le service logistique joue un rôle important dans la commercialisation des produits d'ADM COCOA UNICAO S.A. En effet, la structure commerciale du groupe ADM COCOA est située à Amsterdam (Pays-Bas) et a pour dénomination ADM BV. C'est cette structure qui assure la commercialisation des produits d'ADM COCOA UNICAO S.A à travers le monde entier. Le service logistique assure donc l'interface entre la structure commerciale ADM BV et la société ADM COCOA UNICAO S.A. Une gestion rigoureuse et rationnelle des activités du service est donc nécessaire. Le service logistique apparaît ainsi comme une fonction clé pour la société ADM COCOA UNICAO S.A dans la mesure où la compétitivité de l'entreprise sur le marché et au sein du groupe dépend de la qualité des produits et des aptitudes de la société à mettre la quantité exacte des produits commandés à la disposition des clients dans les délais voulus. Ainsi une maîtrise du processus et du délai de mise à disposition des produits apparaît nécessaire. Etant donné que les contrats sont essentiellement conclus selon l'incoterm FOB qui consiste à limiter la responsabilité du vendeur à l'embarquement. Il s'agit donc pour ADM COCOA UNICAO S.A de maîtriser le processus et les délais de mise à FOB des produits.

RESPONSABLE LOGISTIQUE

DIVISION FACTURATION ET
EMBARQUEMENT

- 1 Responsable facturation et embarquement

- 4 assistantes logistiques

DIVISION STOCKS ET
OPERATIONS

- 1 Responsable des stocks et opérations - 1 assistant logistique

- 1 gestionnaire des stocks

- 1 équipe d'empotage de 7 membres

Figure 1 : Présentation du service logistique

Après la présentation du service logistique qui a en charge la mise à FOB des produits, il nous paraît nécessaire de présenter les étapes du processus de mise à FOB à UNICAO S.A.

CHAPITRE II : LE PROCESSUS DE MISE A FOB DES PRODUITS

Avant une présentation du processus de mise à FOB des produits, il est important de savoir ce qu'est l'incoterm FOB et la signification de la mise à FOB.

I- LA MISE A FOB

I.1- La chaîne de transport international

La chaîne de transport international est l'ensemble des différentes étapes du transport d'une marchandise d'un Etat vers un Etat B. Etant dans le contexte du transport maritime, nous ferons la description de la chaîne de transport international par la mer.

Lorsque le vendeur et l'acheteur concluent le contrat de vente des marchandises, il faut acheminer les produits des magasins du vendeur au magasin de l'acheteur. Pour cela, ils ont recours au transporteur terrestre qui acheminent les produits aux ports. A l'entrée du port du port les produits sont confiés généralement au transitaire les fait stocker dans un magasin du manutentionnaire terre et accomplit les formalités administratives nécessaire pour la sortie des produits. Ce dernier a la responsabilité de la marchandise le temps qu'elle passera dans ses magasins. Au moment de l'embarquement, le

manutentionnaire terre déplace la marchandise du magasin au sous-palan c'est-àdire à l'endroit exact où elle doit être pour être embarquée. C'est alors qu'interviendra le manutentionnaire bord qui se chargera de mettre la marchandise en cale ou en pontée. Une fois positionnée à bord du navire les marchandises le transporter maritime déplace la marchandise jusqu'au port de déchargement où le processus inverse de l'exportation est réalisé afin que la marchandise soit livrée à l'acheteur.

I.2- Les Incoterms

Ils signifient International Commerce Terms ou termes du commerce international en français. Ils ont pour finalité de réglementer aussi clairement que possible toutes les charges et tous les faits qui naissent entre le vendeur et l'acheteur au plan international. L'exportateur et l'importateur devront, ensemble, déterminer laquelle des deux parties assumera les frais, supportera les risques liés à la vente et au transport des marchandises. Etant donné que les solutions aux préoccupations des deux parties ne sont pas évidentes, les INCOTERMS tentent d'apporter des solutions aux différents points qui pourraient être source de litige à savoir : les frais et risques liés au pré acheminement, aux opérations de manutentions terre et bord, au transport maritime, aux opérations de dédouanement etc.

C'est en 1936 que la chambre de commerce internationale composée des professionnels et usagés des échanges internationaux a mis en place une codification des termes de vente et conditions de transport au plan international. Il y a eu plusieurs réformes des incoterms en 1953, 1980, 1990 et 2000.

Face aux nombreuses préoccupations, les incoterms définissent dans le cadre du commerce international, les obligations réciproques du vendeur et de l'acheteur au triple plan des risques, des frais et des documents. Ainsi, en adoptant un incoterm précis, le vendeur sait exactement les frais et les risques

liés au transport qu'il supporte. A l'inverse, l'acheteur connaît de façon précise le moment et l'endroit exact où les frais et les risques liés au déplacement passent à sa charge.

Les incoterms 2000 sont au nombre de treize et repartis dans quatre grandes familles qui sont:

- la famille E (Ex) : EXW

- la famille F (Free): FAS, FCA, FOB

- la famille C ( Carriage ou Cost) : CPT, CIP, CFR, CIF

- la famille D (Delivered): DAF, DES, DEQ, DDU, DDP

Comme nous le constatons, il existe 13 incoterms qui délimitent les responsabilités de l'acheteur et du vendeur. Pour éviter toutes les contestations possibles sur le lieu, les parties devront faire suivre l'incoterm choisi du nom du lieu considéré pour le transfert des charges (voir annexe 1).

Aussi, est il important de noter qu'en cas de conflit majeur, les incoterms ont force de lois devant les juridictions compétentes en la matière.

I.3- L'incoterm FOB

Cet incoterm est essentiellement appliqué au transport maritime. Il stipule que l'acheteur désigne le transporteur maritime et a la charge de la marchandise lorsque celle-ci aura dépassé le bastingage du navire.

Ainsi, tous les frais et les risques liés à la marchandise avant le passage du bastingage du navire sont à la charge du vendeur. Il s'agit essentiellement des frais et risques liés à la production, au conditionnement, au transport de pré acheminement, aux formalités administratives à l'export, aux opérations de manutention terre et opérations de manutention bord avant le passage du bastingage du navire.

Après avoir présenté la chaîne transport international, les incoterms et leurs rôles et la particularité du FOB, nous pouvons nous intéresser au processus de mise à FOB chez UNICAO.

II- LES ETAPES DU PROCESSUS

Au sein du service logistique, le processus débute par la réception des instructions d'expéditions de la structure commerciale ADM BV. Dès la réception des instructions le chef facturation et embarquement établit un nouveau planning d'expédition (voir annexes 2) qui comprend toutes les expéditions que doit effectuer le service logistique. Après la diffusion du nouveau planning, tous les circuits concernés par les expéditions sont mis en marche par les différents intervenants. Il s'agit du circuit financier, du circuit documentaire, du circuit opérationnel et du circuit phytosanitaire

II.1- Le Circuit Financier

Avant toute expédition de produits cacaoyers les structures qui animent le secteur doivent délivrer une autorisation d'exportation. Cette autorisation d'exportation est indispensable pour la déclaration en douane des produits.

Cette autorisation d'exportation est la résultante d'une parafiscalité qui a été mis en place par l'Etat de Côte d'Ivoire pour permettre au pays de bénéficier de la production du cacao et de contribuer au développement et à la promotion des activités des producteurs de ce secteur.

Ainsi, toutes les fois que la société doit exporter des produits, elle saisit les numéros des chèques destinés aux structures de la filière au guichet unique de la BCC qui est un système informatique installé chez les différents exportateurs de produits fabriqués à base du cacao. Les numéros saisis permettent au guichet

unique d'établir une formule provisoire. L'exportateur retire la formule

provisoire à laquelle il joint les chèques afin de retirer la formule définitive de l'autorisation d'exportation.

II.1.1- A ADM COCOA UNICAO S.A

A la réception de nouvelles instructions d'expédition, une assistante logistique de la division facturation et embarquement du service logistique est chargée d'établir des demandes de chèques. Elle dépose la demande de chèques à la trésorerie. Le trésorier vise et remet la demande au comptable qui établit les chèques et les fait signer par deux directeurs parmi les trois habilités à savoir le directeur général, le directeur d'usine et le directeur comptable et financier. Les chèques signés sont traités par la comptabilité et remis à la secrétaire commerciale. Elle saisit les numéros de chèques au système informatique du guichet unique et remet les chèques au coursier qui les déposera chez le transitaire. Dans le cadre de notre travail, il est important de préciser que la secrétaire commerciale dispose d'un délai de quarante huit (48) heures pour obtenir les chèques et les remettre au transitaire. Aussi, faudrait il ajouter que dans la pratique , les chèques s'obtiennent en vingt quatre (24) heures. Donc de l'élaboration de la demande de chèques à la saisie des numéros de chèques au guichet unique de la BCC, la secrétaire commerciale met au moins vingt quatre (24) heures et au plus quarante huit (48) heures.

II.1.2- CHEZ LE TRANSITAIRE

Le transitaire d'ADM COCOA UNICAO S.A est SIVOM TRANSIT. C'est la seule société de transit qui accomplit des tâches pour le compte d'ADM COCOA UNICAO S.A.

SIVOM TRANSIT reçoit les chèques du coursier d'ADM COCOA UNICAO S.A. Il a un agent à la BCC qui est chargé de récupérer les formules définitives émises par le guichet unique de la BCC. L'agent de SIVOM TRANSIT retourne au siège de sa société pour prendre les chèques et les joindre à la formule définitive. Il les dépose au guichet unique de la BCC qui effectue un contrôle de la quantité à exporter et la quantité déclarée en début de campagne. Après cette vérification, le guichet unique remet à l'agent de SIVOM TRANSIT l'autorisation d'exportation qui va servir pour la déclaration en douane. Pour l'exécution de cette prestation qui consiste à obtenir une autorisation d'exportation pour le compte d'ADM COCOA UNICAO S.A, SIVOM TRANSIT met au mois quarante huit heures (48) heures et au plus soixante douze (72) heures.

II.2- Le Circuit Documentaire

Le commerce international s'effectue toujours avec des documents qui garantissent la bonne exécution des transactions. Ainsi, à ADM COCOA UNICAO S.A, avant d'effectuer des exportations, il faut réunir des documents qui sont souvent imposer par les autorités administratives (engagement de change, numéro de domiciliation, EUR1...) ou par les clients (certificat de fumigation). La constitution de ces documents qui sont nécessaires au bon déroulement des exportations se fait de concert avec le transitaire. Dans ce point, nous nous attèlerons à présenter les différentes parties qui interviennent dans le circuit documentaire et les tâches qu'elles accomplissent.

II.2.1- A ADM COCOA UNICAO S.A

A la réception du planning, une assistante logistique élabore une demande de banque. Cette demande est adressée par courrier électronique à un

correspondant qui se trouve à la trésorerie de la SIFCA. Dans les minutes qui suivent l'émission de la demande, elle reçoit le nom de la banque où la domiciliation devra être effectuée. Par la suite, elle édite les factures pro forma.

Après l'élaboration des factures, elle constitue le dossier d'exportation. Ce dossier comprend : un certificat d'origine, un engagement de change, une autorisation de circulation des marchandises (EUR1 pour les pays de l'U.E). L'engagement de change s'obtient au ministère de l'industrie et la délivrance de ce document se fait en une demi journée.

Une fois le dossier export constitué, le chef facturation et embarquement effectue un contrôle des documents qui constituent le dossier et y appose son visa. Elle transmet alors les documents au transitaire qui effectue la domiciliation proprement dite.

L'accomplissement de ces tâches se fait au moins en vingt quatre (24) heures et au plus en quarante huit (48) heures.

II.2.2- CHEZ LE TRANSITAIRE

SIVOM TRANSIT reçoit les documents pour la domiciliation de la part du coursier d'ADM COCOA UNICAO S.A. Le transitaire dépose les dossiers à la banque dont le nom a été communiqué par la trésorerie de la SIFCA. En fonction de la banque un rendez vous dont le délai varie lui est donné pour le retrait des dossiers avec un numéro de domiciliation.

Cette tâche est accomplie par SIVOM TRANSIT au minimum en vingt quatre (24) heures et au maximum en quarante huit (48) heures.

En somme, en tenant compte des durées d'exécution des différents intervenants, la durée minimale de réalisation du circuit documentaire est

quarante huit (48) heures et la durée maximale est de quatre vingt seize (96) heures.

II.3- Le Circuit Opérationnel

Ce circuit comprend toutes les opérations de manutention des produits et les actions administratives qui contribuent à la réalisation de ces opérations. En effet, il ne peut avoir d'exportation des produits d'ADM COCOA UNICAO S.A sans des opérations de manutention terre et bord. Et ces opérations sont précédées et suivis de flux d'informations qui sont du ressort des administrateurs. Dans ce point, il, s'agit pour nous de présenter les différentes étapes du circuit opérationnel, les différents intervenants et les durées d'exécutions des différentes tâches qui constituent ce circuit.

II.3.1- ADM COCOA UNICAO S.A

A ADM COCOA UNICAO S.A, toutes les opérations partent de la diffusion du planning. En effet, c'est la diffusion du planning qui déclenche le processus opérationnel. Mais avant toute action de manutention il faut nécessairement, au préalable, une circulation d'information. Ainsi, dès la réception du nouveau planning le responsable logistique élabore une demande de bulletin d'embarquement qu'il adresse au transitaire. Cette demande contient des informations nécessaires à l'accomplissement du booking et à la réalisation des opérations de manutention.

Dans l'attente des conteneurs pour procéder à l'empotage des produits à exporter, le responsable logistique établit un document comprenant les numéros des palettes qui seront empotées. A ce sujet, il est important de signaler que les codes sont affectés en fonction de la disponibilité des produits exportables. Notons que les produits exportables sont ceux dont la qualité intrinsèque est

reconnue par le laboratoire du service contrôle qualité de la société. C'est donc le service contrôle qualité qui autorise le responsable logistique à affecter des codes à l'empotage. Après avoir effectuer l'affectation des codes des différentes palettes, le responsable logistique transmet le document au chef de l'équipe d'empotage qui se charge de l'organisation pratique de l'empotage.

Ainsi, dès le positionnement des conteneurs sur le site d'ADM COCOA UNICAO S.A, l'équipe d'empotage accomplit sa mission en procédant au repérage des produits dans le magasin avant de procéder à l'empotage en palettes filmées à l'aide de chariot à fourche ou en vrac de façon manuelle. Notons que les empotages en vrac ou en palettes filmées s'opèrent en fonction des instructions que le client a transmises à la structure commerciale d'ADM COCOA.

Après avoir effectué les empotages, le chef de l'équipe d'empotage relève les numéros des conteneurs et des plombs qui y sont affectés. Il remplit le cahier de la douane qui devra servir plus tard pour la déclaration en douane (voir annexe 3). Il transmet alors, par la suite, le cahier de douane au transitaire qui l'utilise pour la déclaration au SYDAM (système de dédouanement automatisé).

Une fois les empotages terminés, il faut passer au relevage des conteneurs. Le chef de l'équipe d'empotage ou l'un de ses préposés procède à une demande de relevage chez le manutentionnaire qui a réalisé le positionnement des conteneurs.

Aussi, faudrait il ajouter que chaque conteneur qui sort de la société doit nécessairement passer par le pont bascule qui se charge du pesage de tous les véhicules qui entrent et sortent de la zone de stockage des produits.

Du positionnement des conteneurs et la réception des affectations à la remise de la fiche de douane au transitaire, l'équipe d'empotage prend au mois vingt quatre (24) heures et au plus quarante huit (48) heures.

II.3.2- CHEZ SIVOM TRANSIT

SIVOM TRANSIT débute ces tâches à partir de la réception de la demande de bulletin d'embarquement. Elle établit un bulletin d'embarquement en tenant compte de la compagnie maritime, du navire sur lequel les produits seront embarqués, du tonnage des produits et de leurs destinations. Avec ce bulletin d'embarquement il réalise le booking qui est la réservation à bord du navire.

Cette réservation se fait chez le transporteur maritime.

Après la réalisation du booking, le transitaire se rend chez le manutentionnaire du transporteur maritime concerné pour y effectuer une demande de positionnement de conteneurs pour le compte d'ADM COCOA UNICAO S.A. C'est cette demande qui permettra au manutentionnaire d'effectuer le positionnement chez ADM COCOA UNICAO S.A.

Le transitaire interviendra encore après la déclaration en douane en présentant le bon à enlever de la douane au manutentionnaire terre qui mettra la marchandise au terminal puis sous palan. Le manutentionnaire bord se chargera par la suite de l'arrimage en cale ou en pontée de la marchandise.

II.4- La Déclaration en Douane

C'est un noeud très important du processus dans la mesure où toutes les autres tâches ont pour finalité la déclaration. En effet, il ne peut y avoir d'opérations d'exportation ou d'importation sur le territoire d'un Etat sans qu'il y ait un passage en douane pour effectuer une déclaration des objets concernés et liquider les droits et taxes conformément aux lois en vigueur dans cet Etat. Ainsi, pour effectuer des déclarations en douane au port autonome d'Abidjan, il faut être préalablement être agréée en douane sinon avoir recours à une personne agréée en douane. C'est dans ce cadre qu'ADM COCOA UNICAO S.A a conclu

un contrat avec SIVOM TRANSIT, société agréée en douane, qui donne la responsabilité à cette dernière d'accomplir les déclarations pour le compte d'ADM COCOA UNICAO S.A.

Pour l'exécution de sa tâche, SIVOM TRANSIT attend les documents nécessaires à la déclaration à savoir :l'engagement de change, l'autorisation d'exportation du guichet unique de la BCC, l'autorisation de circulation (EUR1) pour les pays de l'Europe, la fiche d'empotage et le numéro de domiciliation à la banque.

Lorsque ces documents sont réunis, le transitaire effectue la saisie au SYDAM, et édite la déclaration au SYDAM après la validation. Ensuite, il saisit les numéros de conteneur au SYDAM. C'est alors qu'il pourra réaliser le passage en douane. Le passage en douane consiste à faire contrôler les documents et obtenir les visas successifs du service BCC,du chef de bureau de douane, du service recevabilité de la douane, du service DPOD et de l'inspecteur des douane qui délivre le bon à enlever. Ce sont dons ces différentes étapes que le transitaire traverse pour le compte d'ADM COCOA UNICAO S.A.

Pour la réalisation de la déclaration en douane, le transitaire met au moins vingt quatre (24) heures et au plus quarante huit (48) heures.

II.5- Le Circuit Phytosanitaire

Avant l'exportation de produits agroalimentaire, il est indispensable d'obtenir un certificat phytosanitaire qui donne l'état dans lequel se trouve le produit. En effet, le certificat phytosanitaire nous situe sur la possibilité d'exporter les produits après des analyses. Vu son importance, il nous paraît important de présenter le circuit phytosanitaire même s'il n'influence pas véritablement le processus de mise à FOB des produits.

En effet, comme tous les autres circuits qui concourent à la mise à FOB, les étapes du circuit phytosanitaire se déclenchent à partir de la réception du planning. Dès la réception du planning, la secrétaire commerciale qui élabore la demande de chèques établit également une demande de contrôle phytosanitaire. Ce contrôle est effectué par le service phytosanitaire de la société qui transmet par la suite une autorisation de mise à quai. La secrétaire commerciale récupère l'autorisation de mise à quai qu'elle transmet au service phytosanitaire de Vridi terminal. Le service phytosanitaire de Vridi terminal appose son visa sur l'autorisation et la retourne au service logistique d'ADM COCOA UNICAO S.A. L'autorisation visée sera remise au transitaire pour obtenir une attestation phytosanitaire. L'attestation phytosanitaire est délivrée quarante huit heures après le départ du navire.

Cependant, nous notons que de l'élaboration de la demande de contrôle phytosanitaire à la remise au transitaire le service logistique d'ADM COCOA UNICAO S.A prend vingt quatre (24) à quarante huit (48) heures.

Au terme de cette première partie, nous estimons avoir présenté toutes les étapes du processus de mise à FOB avec les différents intervenants à chaque étape. Dans la suite, il s'agira pour nous de mener une analyse du processus dans sa globalité et d'apporter des propositions en vue d'une réduction du délai de la mise à FOB des produits.

Nous ne saurions terminer cette première partie sans présenter une synthèse du processus.

-Récupération de la

d'une attestation

-Demande de phyto

-Contrôle phyto

-Elaboration d'une

-Récupération de la

-Remise au service

-Visa du service

-Remise au transitaire

mise à quai

mise à quai

phyto de VT

phyto de VT

mise à quai visée

pour l'obtention

phytosanitaire

Circuit Phytosanitaire (24/48)

Certificat phytosanitaire

-Retrait de la formule
définitive à la BCC

-Remise des chèques

-Autorisation du trésorier

-Demande de chèques

-Remise des chèques à

-Retrait de l'autorisation

d'exportation

-Saisie des chèques à la

-Elaboration des chèques

-Signature des chèques

-Remise au trésorier

-Vérification des chèques

-Récupération par le

au transitaire

la BCC et de la formule définitive

BCC (guichet unique)

service logistique

FORMULE BCC

Circuit financier

(24/48)

(48/72)

DIFFUSION DU PLANNING

-Dépôt à la banque -Retrait des documents (n° domiciliation)

-Edition d'une attestation

-Déclaration SYDAM -Saisie des n° de TC -Passage en douane

- Obtention d'un BAE -Dépôt du BAE chez l'acconier pour la mise

à quai

d'exportation

-Remise des dossiers

-regroupement des

-Contrôle et visa des

-Saisie du planning

-Envoi d'une

demande de banque

-Edition des factures

-Constitution du

pro forma après la

dossiers par destination

réception des banques

dossier d'export

dossiers

au transitaire

Circuit documentaire

(24/48)

Domiciliation

Déclaration
(24/48)

(24/48)

(24/48) -Elaboration d'une demande de BE(RLO) -BE + booking -Manutentionnaire BE

(24/48) -Réception des codes -Isolement des palettes -Réception des TC -Empotage

-Relevage des TC -Pesage

EXPORTATION

Circuit opérationnel

(48/96)

PARTIE II : ANALYSE ET PROPOSITIONS

CHAPITRE I : ANALYSE DU PROCESSUS

Le projet que nous menons, vise une amélioration du délai de mise à FOB des produits d'ADM COCOA UNICAO S.A. C'est donc pour cette raison que notre analyse du processus sera orientée sur l'aspect délai que nous entendons réduire à travers les propositions qui seront faites par la suite. Mais avant, nous analyserons chacun des circuits qui forment le processus.

Par ailleurs, il est important de signifier que le circuit phytosanitaire est certes important pour l'exportation des produits, mais il n'influence pas le délai du processus de mise à FOB. Par conséquent, nous n'en ferons pas cas dans l'analyse du processus.

I- LE CIRCUIT FINANCIER

Le circuit financier débute par la demande de chèques et a pour finalité l'obtention d'une autorisation d'exportation à la BCC. Il comprend deux parties assurées successivement par ADM COCOA UNICAO S.A et la société de transit SIVOM TRANSIT.

A ADM COCOA UNICAO S.A, l'exécution de la première partie du circuit vise à saisir les numéros de chèques à la BCC et à remettre les chèques au transitaire pour l'obtention de l'autorisation d'exportation. Dans l'organisation de la société, le service comptable dispose d'un délai de quarante huit heures pour émettre les chèques. Cette durée a été fixée par la direction de la société. Cependant, dans la pratique tous les chèques sont remis au service logistique vingt quatre heures après la réception de la demande de chèques. Ainsi, il apparaît indubitablement que l'efficacité du service comptable à émettre les

chèques est un atout dont l'entreprise doit tenir compte dans son fonctionnement. Ceci signifie alors que l'obtention des chèques se fait en vingt quatre heures à ADM COCOA UNICAO S.A. Une approche plus approfondie nous permet alors d'affirmer que la première partie se fait au moins et au plus en vingt quatre heures. Le délai de quarante huit heures est donc une simple décision administrative qui n'est pas atteint dans la pratique.

Après la saisie des numéros de chèques au guichet unique de la BCC, les chèques sont remis au transitaire par un coursier. Le problème qui se pose à ce niveau est celui de la disponibilité de ce dernier. En effet, le coursier travaille pour tous les services de la société. Ce qui cause un véritable problème dans le transfert des documents. Quand il est occupé à accomplir une mission pour le compte d'un autre service, les chèques sont conservés par le service pendant que le transitaire les attend pour entamer la deuxième partie du circuit.

Lorsque le transitaire reçoit les chèques, il attend que son représentant qui se trouve à la BCC récupère les formules définitives avant de lui remettre les chèques qu'il déposera par la suite au guichet unique de la BCC. Le correspondant du transitaire, ne disposant pas de véhicule propre attend toujours un passage du coursier de sa société dans la zone où il se trouve avant de transmettre les documents au siège. A défaut, c'est le lendemain qu'il prendra les chèques pour les déposer à la BCC. Nous constatons également que le problème de transfert des documents est un fait réel pour le transitaire qui ne dispose pas d'un coursier uniquement destiné à suivre les dossiers d'ADM COCOA UNICAO S.A.

C'est surtout l'absence de moyen de locomotion qui constitue un problème au niveau de ce circuit. Comme nous le constatons, que ce soit à ADM COCOA UNICAO S.A ou à SIVOM TRANSIT, les intervenants, même avec leur grande motivation dans l'accomplissement des tâches qui leurs sont confiées, ils restent tous confrontés au même problème de retard dans le transfert des documents.

II- LE CIRCUIT DOCUMENTAIRE

Le circuit documentaire a pour objectif de réunir les documents nécessaires à la déclaration. Il comprend également deux parties dont les tâches sont accomplies par ADM COCOA UNICAO S.A et SIVOM TRANSIT.

A ADM COCOA UNICAO S.A, l'assistante logistique qui s'occupe des documents met vingt quatre heures pour réunir les documents. Cependant, il arrive souvent qu'elle déborde faisant ainsi trente six (36) heures voire quarante huit (48) heures dans l'exécution de cette tâche.

Après cette étape, il faut transmettre les documents au transitaire. A ce niveau, le même problème de locomotion se pose car le coursier n'est pas souvent disponible.

Chez le transitaire, la domiciliation doit être opérée à la banque en tenant compte des contraintes relatives aux heures d'ouverture et de fermeture des banques. Ceci influence la durée de la domiciliation qui s'étend souvent sur quarante huit heures lorsque les documents sont transférés à SIVOM TRANSIT après le départ du représentant à la banque.

Dans ce circuit, tout comme le circuit précédent, le problème de transfert des documents est un frein à la bonne exécution des tâches.

III- LE CIRCUIT OPERATIONNEL

Le circuit opérationnel a pour objectif de mettre les produits à bord du navire. A ce niveau, il existe des problèmes d'ordre pratique liés au retard dans le positionnement des conteneurs, dans l'affectation des codes de palettes à empoter. En effet, quelques fois l'équipe d'empotage reste immobiliser par manque de conteneurs disponibles ou par manque de codes affectés à l'empotage. Ceci est d'autant plus regrettable que cela aboutit à des changements de navire.

Or, un changement de navire a des incidences financières. De plus, notons que malgré ces retards le circuit opérationnel n'excède pas quatre vingt seize heures.

IV. LA DECLARATION EN DOUANE

La déclaration en douane est une étape exclusivement révolue aux personnes agréées en douane. Les personnes agréées en douane peuvent effectuer pour leur propre compte ou à titre d'activité ( les commissionnaires agrées en douane).

Dans notre cas, la société UNICAO S.A n'est pas agréée en douane. Elle a donc opté pour une sous-traitance de cette tâche. Ceci a pour conséquence une grande impossibilité à influencer la durée d'exécution des tâches par le transitaire. Le constat est que le transitaire accomplit souvent cette tâche en deux jours.

L'avantage de la sous-traitance est de confier l'accomplissement de la tâche à une personne qui en fait son activité. La tâche est donc accomplie par des professionnels du métier. Cependant, force est de reconnaître que nous n'avons pas la maîtrise du temps d'exécution des tâches par notre sous-traitant.

Au terme des différentes analyses, il convient de retenir que nous avons constaté qu'UNICAO bénéficie d'une personnel dynamique et qui est tenu à une obligation de résultat qui traduit une forte motivation de leur part, comme nous avons eu l'opportunité de le constater lors de notre séjour à leurs côtés. Cependant, il existe deux véritables obstacles au gain du temps dans le processus. Il s'agit :

- du problème de moyen de transfert des documents qui constitue une entrave au bon déroulement du processus.

- du problème de répartition des tâches avec une très grande responsabilité assignée au transitaire qui accomplit ses tâches sur une longue durée. Sachant qu'il a une obligation de moyen, nous estimons que les tâches à lui confiées sont importantes et UNICAO S.A ne peut avoir la maîtrise de la durée d'exécution des tâches alors que la logistique est une fonction clé pour la société au regard de la nature de ses activités.

Nous estimons que la résolution de ces deux problèmes nous permettra d'atteindre nos objectifs de délai à savoir un maximum de cinq jours pour la mise à FOB des produits.

V- GRAPHE MPM

Pour faire une analyse globale du système, nous avons opté pour une présentation sous la forme d'un graphe MPM.

Le graphe MPM est un outil de gestion qui permet de déterminer et de gérer le temps global de réalisation de tâches qui contribuent à une même finalité. Pour aboutir à ce graphe, nous utilisons l'algorithme de Marimont qui établit clairement les liens d'antériorité entre les tâches.

> PRESENTATION DE L'ALGORITHME

1. Détermination des tâches

2. Détermination des durées d'exécution des tâches

3. Elaboration des relations d'antériorité entre les différentes tâches (utilisation du tableau des précédents)

4. Détermination du niveau de chaque tâche

5. Elaboration du graphe ordonné

> DEROULEMENT DE L'ALGORITHME 1. Détermination des tâches

De l'étude de l'existant, nous constatons qu'il existe plusieurs tâches élémentaires. Nous avons donc décidé d'effectuer un regroupement de ces tâches en fonction de l'objectif visé dans la réalisation de ces différentes tâches. Ainsi, il existe douze (12) tâches qui concourent à la mise à FOB des produits d'ADM UNICAO S.A. Il s'agit de :

A : Début du processus phytosanitaire

B: Obtention des chèques

C: Préparation des documents export

D: Obtention du bulletin d'embarquement et positionnement des conteneurs

E: Diffusion du planning

F: Obtention de la formule BCC

G: Domiciliation à la banque

H: Empotage et relevage des conteneurs

I: Déclaration en douane

J: Mise à quai et arrimage

P: Obtention du certificat phytosanitaire S: Exportation

2. Détermination des durées d'exécution des tâches

A partir des différentes tâches qui ont été énumérées précédemment et des entretiens que nous avons eu avec les différents intervenants, nous avons établit les durées d'exécution minimales et maximales des différentes tâches. D'où la conception du tableau suivant :

Tâches	Durées minimales	Durées maximales
A: Début du processus phytosanitaire	24	48			B: Obtention des chèques
24	48
C:Préparation des documents export	24	48
D: Obtention du bulletin d'embarquement et positionnement	24	48				E: Diffusion du planning
0	0	F: Obtention de la formule BCC
48	72	G: Domiciliation à la banque
24	48	H: Empotage et relevage
24	48	I: Déclaration en douane
24	48	J: Mise à quai et arrimage
m	m
S : Exportation	Durée du transport maritime	Durée du transport maritime
P:Obtention du certificat phytosanitaire	-	-

NB : Le certificat phytosanitaire s'obtient quarante huit (48) heures après le départ du navire.

La mise à quai et l'arrimage se font quand le navire accoste et n'influencent pas le délai de mise à FOB dans la mesure où ces tâches élémentaires sont réalisées par les manutentionnaires du transporteur maritime. Nous avons donc affecté une durée fictive considérée comme étant négligeable dénommée : m.

3. Elaboration des relations d'antériorité

De l'état des lieux qui a été fait dans la première parti , nous pouvons établir des relations d`antériorité et d'indépendance des tâches. Nous avons alors le tableau suivant :

Tâches	Tâches précédentes
A :Début du processus phytosanitaire	E
B :Obtention des chèques	E
C :Préparation des documents export	E
D : Bulletin d'embarquement et positionnement	E
E :Diffusion du planning	-
F :Obtention de la formule BCC	B
G :Domiciliation à la banque	C
H : Empotage et relevage	D
I :Déclaration en douane	G,F,H
J :Mise à quai et arrimage	I
S :Exportation	J
P:Obtention du certificat phytosanitaire	A,S

TABLEAU DES PRECEDENTS

4. Détermination du niveau de chaque tâche

> Niveau 0

Le niveau 0 comprend les tâches qui n'ont pas de précédent. Dans notre cas, il n'y a que la diffusion du planning qui n'est pas précédée d'une autre tâche.

On a donc une seule tâche pour ce niveau : Niveau 0 = {E} Cette tâche constituera l'entée du graphe.

> Niveau 1

En retirant la tâche E des tâches précédentes les autres, on obtient de nouvelles tâches qui n'ont pas de précédents. Il s'agit des tâches qui sont précédées de la tâche E seulement, notamment les tâches A, B, C et D. Ce sont ces tâches qui constituent le niveau 1.

Nous notons donc : Niveau 1 = {A; B; C; D}

> Niveau 2

En retirant les sommets des niveaux 0 et 1 de la liste des précédents, on a le second niveau. Il comprend les sommets F, G et H.

Nous retenons alors : Niveau 2 = {F; G; H }

> Niveau 3 - Niveau 4 - Niveau 5 - Niveau 6

Nous les obtenons en retirant du tableau des précédents les sommets qui

appartiennent déjà à un inférieur. On a ainsi :

- Niveau 3 = {I} - Niveau 4 = {J} - Niveau 5 = {S} - Niveau 6 = {P}

D

H

G

C

J

I

F

B

A

E

S

P

5. Elaboration du graphe ordonné

GRAPHE 1: GRAPHE ORDONNE DU PROCESSUS

> GRAPHE MPM

Un graphe MPM est constitué de sommets qui représentent les différentes tâches ou étapes d'un processus et d'arcs qui sont valués (dans notre cas la valuation des arcs est la durée d'exécution des tâches).

Pour une meilleure contribution à l'amélioration du délai de mise à FOB des produits d'ADM COCOA UNICAO S.A, nous présentons un graphe à partir des durées maximales et un autre, qui sera la référence pour les propositions, obtenu à partir des durées minimales d'exécution des tâches.

Remarque : Sur le graphe, les durées d'exécution des tâches sont marquées sur les arcs.

A

A : représente la tâche

á : représente la date de début au plus tôt de la tâche A â : représente la date de début au plus tard de la tâche A

0

168	168
+m	+m
S

C

48

48

D

Chemin critique

H

48

24

0

72

G

48

24

0

72

48

J

48

m

0

168

168

120

120

48

72

F

B

0

0

48

48

48

A

0

E

P

Contribution pour une amélioration du délai de mise à FOB des produits d'ADM COCOA UNICAO S.A

GRAHE 2: GRAPHE DU PROCESSUS DE MISE A FOB DES PRODUITS
(Durée maximale d'exécution des tâches 7 jours)

96	96
+m	+m
S

C

24

24

D

Chemin critique

H

24

24

0

48

G

24

24

0

48

24

J

24

m

0

96

96

72

72

24

48

F

B

0

0

24

24

24

0

E

GRAHE 3: GRAPHE DU PROCESSUS DE MISE A FOB DES PRODUITS
(Durée minimale d'exécution des tâches 4 jours)

Nous constatons que la durée maximale d'exécution des tâches est de cent soixante huit (168) heures soit sept (7) jours. Il s'agit ici de sept jours ouvrés. Ce qui signifie que dans la pratique le processus peut atteindre dix jours calendaires. Et la durée minimale est de quatre vingt seize heures (96) heures soit quatre (4)

jours. Il s'agit donc pour nous de faire des propositions en vue d'une réduction de la durée maximale du processus pour tendre vers la durée minimale, si possible l'atteindre.

Egalement, force est de constater que le chemin critique est composé des sommets E, B, F, I , I et J. La détection du chemin critique nous permet d'orienter nos propositions en vue d'une réduction des délais d'exécution des tâches qui le composent. Ainsi, une réduction du délai de mise à FOB revient à agir sur le chemin critique, c'est à dire le chemin sur lequel un gain de temps entraîne automatiquement une réduction du délai de mise à FOB.

Pour une meilleure efficacité, nous fondons notre étude sur les délais pratiques de réalisation des tâches. C'est donc pour cette raison que nous considérerons pour la suite du projet une durée minimale et maximale de vingt quatre heures pour l'obtention des chèques et la saisie des numéros au guichet unique.

Ainsi, nous avons élaboré un tableau présentant les différentes tâches, leurs durées minimales et maximales d'exécution et les personnes qui sont chargées de leurs exécutions.

e à FOB des poduits d'ADM COCOA UNICAO SA DEFINITION DES DIFFERENTES TACHES
Tâches	Réalisées par	Durées minimales	Durées maximales	Tâches précédentes
A :Début du processus Phytosanitaire	SLO	24	48	E
B :Obtention des chèques	SLO et Comptabilité	24	24	E
C :Préparation des documents export	SLO	24	48	E
D : nt et positionnement	SLO et SIVOM	24	48	E
E :Diffusion du planning	SLO	0	0	-
F :Obtention de la formule BCC	SIVOM	48	72	B
G :Domiciliation à la Banque	SIVOM	24	48	C
H : Empotage + Relevage	SLO et Manutentionnaire.	24	48	D
I :Déclaration en douane	SIVOM	24	48	G,F,H
J :Mise à quai et Arrimage	Manutentionnaire	m	M	I
S :Départ du navire	Transporteur	Durée du transport maritime	Durée du transport maritime	J
P:Obtention du certificat phytosanitaire	SIVOM	-	-	A

Contribution pour une amélioration du délai de mise à FOB des produits d'ADM COCOA UNICAO S.A

0

168	168
+m	+m
S

C

48

48

D

Chemin critique

H

48

24

0

72

G

48

0

24

72

48

J

I

48

m

144

144

96

96

48

0

72

F

B

0

0

24

24

24

A

0

E

P

GRAHE 4: GRAPHE DU PROCESSUS DE MISE A FOB DES PRODUITS

(Durée maximale d'exécution des tâches 6 jours)

Ce graphe nous montre que la durée maximale d'exécution des tâches dans le processus de mise à FOB des produits est de six jours. Et tous les circuits ont une durée maximale de quatre jours. Ce qui signifie que tous les chemins sont critiques. Donc, un gain de temps sur un chemin n'est pas suffisant pour réduire la durée globale du processus. Il faudra agir sur tous les circuits à la fois pour réaliser une réduction du temps global des délais de mise à FOB.

Au terme de cette analyse, il, convient de retenir que l'analyse des différents circuits nous a conduit à un problème de moyen de locomotion qui constitue une entrave au bon déroulement du processus. Par ailleurs, le graphe 4 nous montre que le sous graphe constitué des sommets B, C, D, F, G et H est la partie du graphe qui nous conduirait à une amélioration du processus étant donné que tous les chemins du graphe sont critiques. En effet, il faut agir en priorité sur les sommets susmentionnés car la déclaration émane du transitaire en tant que personne agréée en douane. Les propositions seront donc concentrées sur les sommets de ce sous graphe avec un objectif maximal de cinq jours pour la mise à FOB des produits..

CHAPITRE II : POSSIBILITES D'A~ELIORATION ET PROPOSITIONS

I- LES GRANDES POSSIBILITES

Pour une contribution à l'amélioration du délai de mise à FOB, nous avons opté pour des propositions allant dans le sens de l'organisation des tâches au lieu de tabler sur la manière de réaliser les tâches élémentaires. Ainsi, nous estimons que trois grandes possibilités peuvent nous conduire à une réduction de délai.

La première, beaucoup complexe pour ADM COCOA UNICAO S.A, consiste à maintenir l'organisation actuelle du processus et d'y apporter des restrictions de

délai de sorte à motiver l'efficience dans l'accomplissement des tâches. Elle vise une réduction du délai d'un jour.

La seconde possibilité vise à récupérer les prestations qui étaient accomplies par le transitaire et lui laisser uniquement la déclaration comme tâche à accomplir pour le compte d'ADM COCOA UNICAO S.A afin de gagner un jour sur le temps de déroulement du processus avant la déclaration en douane.

Enfin la dernière possibilité qui préconise une indépendance totale d'ADM COCOA UNICAO S.A, c'est à dire la création d'un service transit à ADM COCOA UNICAO S.A et l'accomplissement de toutes les tâches du processus de mise à FOB par les services de la société.

Dans la suite de notre étude, nous présenterons plus clairement les différentes possibilités c'est à dire les avantages, les risques, les coûts à supporter et les moyens à mobiliser pour chacune des propositions.

Toutefois, l'objectif visé est d'obtenir un gain d'un jour pour aboutir à un délai maximal de cinq jours. (Voir graphe 5)

0

0

P

E

0

0

0

0

A

D

B

C

0

0

0

36 36

24

36

24

36

36

H

G

F

24

36

36

48 48

36

48

72

I

72

48

120

J

120

m

120+

Chemin critique

S

120+m

GRAPHE 5 : GRAPHE DU PROCESSUS DE MISE A FOB DES PRODUITS
(Durée maximale d'exécution des tâches avec un gain de 24heures la durée du processus) 5 jours

MEMOIRE DE FIN DE CYCLE INGENIEUR EN LOGISTIQUE ET TRANSPORTS 43

I.1- Possibilite 1 : Ancienne Organisation

I.1.1 Organisation des tâches

~ Circuit Financier

> A UNICAO S.A

Obtention des chèques en 24 heures : Ceci est un acquis dans la pratique.

> CHEZ LE TRANSITAIRE

Retrait de l'autorisation d'exportation à la BCC au plus en 48 heures

~ Circuit Documentaire

A ce niveau deux cas se présentent selon que le début du processus a lieu le matin ou l'après-midi

> A UNICAO S.A

Lorsque la diffusion du planning a lieu le matin, UNICAO S.A dispose de 24 heures pour remettre les documents au transitaire afin que celui-ci accomplisse la domiciliation.

Dans le second cas, UNICAO S.A disposera de 36 heures dans la mesure où la plupart des banques ne fonctionnent pas après 15 heures alors que le transitaire reprend le service à partir de 14 heures.

> CHEZ LE TRANSITAIRE

Il disposera d'un délai de 36 heures pour effectuer la domiciliation à la banque. Ce délai est valable quelque soit la période de la journée à laquelle débute le processus.

· Circuit opérationnel

> CHEZ LE TRANSITAIRE

Il dispose d'un délai maximal de 36 heures pour le booking et le positionnement des conteneurs. Vu les relations commerciales existantes entre ADM COCOA UNICAO S.A et les transporteurs maritimes, la mise en place de cette proposition ne sera pas un véritable problème.

> A UNICAO S.A

L'affectation des codes doit se faire après la diffusion du planning de façon à permettre la remise de la fiche de douane au plus en 36 heures.

· La déclaration en douane

Comme nous l'avons mentionné plus haut, elle est entièrement réalisée par le transitaire. Il aura donc un délai maximal de 48 heures pour effectuer cette tâche.

I.1.2 Mesures à prendre

· En interne

- Formaliser l' obtention des chèques et la saisie des numéros de
chèques en 24 heures par une décision de l'administration.

- Exiger la remise des documents au transitaire en 24 ou 36 heures selon le cas. Cette mesure devra faire partie de l'évaluation du personnel du SLO. Ainsi, l'obligation de résultat auquel est tenu le personnel l'amènera à travailler dans ce sens. Ceci après avoir expliqué à tout le personnel du SLO l'importance de cette mesure qui concourra à l'amélioration des performances de la société UNICAO S.A.

- Définir des méthodes optimales de gestion des stocks (produits finis, emballages, palettes) de façon à éviter tout arrêt des activités. Ces méthodes de gestion des stocks devront prendre en compte les contraintes liées au SCQ (sortie des produits finis et entrées des emballages et palettes).

~ Conditions à imposer au transitaire

- Imposer le respect des délais d'accomplissement des tâches à travers la mention de clauses visant une obligation de résultat dans le cahier de charges du transitaire.

- Imposer au transitaire de désigner un coursier qui suivra en priorité les dossiers de la société.

Remarque : Il sera plus intéressant pour l'entreprise de négocier ces conditions pour les mêmes coûts qui sont actuellement supportés par la société dans la mesure où SIVOM TRANSIT est la seule personne agréée en douane qui accomplit des prestations relatives aux exportations pour le compte d'ADM COCOA UNICAO S.A.

I.1.3 Ressources à mobiliser

Pour cette proposition d'amélioration du délai de mise à FOB, une nouvelle organisation n'est pas à mettre en place dans la mesure où l'ancienne organisation nous paraît bien structurée et bien outillée pour travailler dans les nouvelles conditions de délai.

Les moyens matériels à utiliser seront toujours les mêmes à savoir le téléphone, le fax et un moyen de locomotion.

Ici, le véritable apport devra être un coursier accomplissant essentiellement les transferts de documents du service logistique et le déplacement du personnel de ce service.

I.1.4 Avantages et risques encourus

· Avantage

Cette proposition a un seul avantage qui est la réduction du délai de mise à FOB des produits de la société ADM COCOA UNICAO S.A.

· Risques encourus

Les risques encourus sont d'un nombre plus important que les avantages. Nous notons que :

-Près de 60% des tâches ne dépendent pas d'UNICAO S.A alors que la production est destinée à l'exportation (la logistique étant une fonction clé, il faut la maîtriser)

-Le retard dans le transfert des informations peut empêcher le service logistique de faire preuve de diligence en cas de problème au niveau des tâches qui sont à la charge du transitaire.

-Une grève ou tout autre événement pouvant empêcher le transitaire d'accomplir ses prestations aura une conséquence immédiate sur les activités de la société UNICAO S.A.

-Le transfert des documents peut être la cause d'un retard (Coursier d'UNICAO S.A ou de SIVOM indisponible)

II.1.5 Coûts à supporter

Il s'agit des coûts qui sont actuellement supportés par la société.

En menant une étude sur les factures du transitaire et les activités de la société, nous avons pu réaliser une évaluation des coûts supportés par l'entreprise.

Après les calculs effectués sur les dépenses opérées par la société dans le cadre du règlement des factures du transitaire pour le compte des débours, de la gestion du crédit douane et les honoraires d'agrées en douane, nous avons un montant approximatif de deux cent millions par an (200 000 000 /an).

I.2 POSSIBILITE 2 : Le transitaire accomplit uniquement la

déclaration en douane

Dans cette option, il s'agira pour ADM COCOA UNICAO S.A de mettre en place une nouvelle organisation lui permettant de gérer une grande partie du processus et de remettre les documents au transitaire pour qu'il effectue la déclaration en douane. En effet, ADM COCOA UNICAO S.A devra accomplir toutes les tâches qui sont accomplies par le transitaire hors mis la déclaration en douane. Et ceci dans les conditions de délai recherchées par la société.

I.2.1 Organisation des tâches

> UNICAO S.A :

- Obtenir les chèques et saisir les numéros au guichet unique de la BCC en vingt quatre heures

- Obtenir l'autorisation d'exportation en quarante huit heures au plus - Réunir les documents pour la domiciliation et la déclaration en

vingt quatre heures ou en trente six heures selon le cas.

- Effectuer la domiciliation à la banque en trente six heures au plus - Réaliser le booking, réaliser les opérations de manutention et en

soixante douze heures au plus

> LE TRANSITAIRE :

- Effectuer la déclaration en douane en quarante huit heures au plus.

I.2. 2 Mesure à prendre

-Réorganiser le service de sorte à pouvoir effectuer la domiciliation, le retrait de l'autorisation d'exportation, le suivi du circuit opérationnel.

L'équipe de facturation sera l'interface entre le transitaire et la société. Elle

s'occupera des circuits documentaires, financiers et phytosanitaires.

L'équipe des stocks et opérations s'occupera du circuit opérationnel.

-Avoir un coursier spécial pour le service logistique.

A cet effectif, il faudra ajouter un moyen de locomotion.

I.2.3 Ressources à mobiiser

· Les ressources humaines à mobiliser seront celles qui existent déjà. Il suffira au responsable logistique de déterminer une nouvelle description

des tâches à effectuer par le personnel que comprennent les différentes équipes et d'embaucher un coursier spécial pour le service logistique. Ainsi, UNICAO S.A aura la possibilité de suivre la domiciliation, l'obtention de l'autorisation d'exportation et du visa du service

phytosanitaire de Vridi terminal et pourra résoudre le problème du transfert des documents.

· En ce qui concerne les moyens matériels à mobiliser, il s'agit essentiellement d'un véhicule de transport qui assurera le transfert des documents avec la banque, la BCC, le service phytosanitaire de vridi terminal et le transitaire.

I.2.4 Avantages et risques encourus

· Avantages

A travers cette organisation, le premier avantage que nous pouvons observer est la maîtrise de 85% des tâches du processus. Ce qui permet à l'entreprise de mieux gérer les informations qu'elle recevra en temps réel. Aussi, les retards dans les transferts de documents n'allongeront plus la durée globale du processus dans la mesure où le seul transfert qui a lieu le long du processus est la remise des documents au transitaire pour la déclaration en douane. A cela, il faudra ajouter la possibilité pour ADM COCOA UNICAO S.A d'être compétitive sur le marché avec un délai de cinq jours pour la mise à FOB.

· Risques encourus

S'il existe des avantages pour ADM COCOA UNICAO S.A en optant pour cette proposition, il est important de préciser que la société reste toujours dépendante de la SIVOM TRANSIT en ce qui concerne la déclaration en douane qui est la finalité de toutes les actions entreprises dès la diffusion du planning.

I.2.5 Coûts à supporter

Dans ce cas, on note que l'entreprise ne paiera plus de HAD, mais paiera les charges liées à l'exploitation du véhicule. Les estimations faites nous conduisent à un montant sensiblement égal au montant des charges supportées aujourd'hui.

I.3 Possibilité 3 : Création D'une Equipe De Transit

II.3.1 Organisation du processus

Dans ce cas, la société est agréée en douane. Elle accomplit donc les formalités administratives relatives aux passages en douane. Nous aurons donc une organisation comme suit :

-La division facturation et embarquements qui comprendra l'équipe de transit réunira tous les documents nécessaires à la déclaration et effectuera le passage en douane.

-La division transit s'occupera des déclarations en douane. Elle aura un délai maximal de quarante huit heures pour l'effectuer. A ce niveau, il faut noter que l'équipe de transit n'accomplira que les déclarations de la société UNICAO S.A, elle aura donc une forte possibilité d'exécution de ces tâches en vingt quatre heures.

I.3.2 Mesure à prendre

A ce niveau, il y a deux mesures à prendre qui consistent à créer un pool transit et à obtenir l'agrément en douane. Ces deux mesures suffiront pour la mise en place de cette proposition.

I.3.3 Ressources à mobiiser

· En terme de ressources humaines à mobiliser le service logistique devra accroître son effectif pour accomplir les déclarations en douane. Ainsi pour le pool transit, la société devra recruter deux agents de transit pour réaliser les déclarations en douane. Ces agents pourront également en tant que membre du service participer à la préparation des documents en cas d'urgence.

· En ce qui concerne les moyens matériels à mobiliser, il s'agit de : -Un véhicule pour le transfert des documents et le déplacement du personnel pour les passages en douane

-Des documents nécessaires à la pratique des opérations de transit (code de la douane, positions tarifaires...)

I.3.4 Avantages et risques encourus

· Avantages

A travers cette organisation, la société maîtrise toutes les étapes du processus. Il s'agira donc d'une gestion en temps réel du processus, ce qui permettra à l'entreprise d'être beaucoup plus prompte à réagir en cas de difficultés dans la réalisation d'une étape du processus.

Aussi, faut il préciser que l'objectif de réduction des délais de mise à FOB à une durée maximale de cinq jours est atteinte et pourra être de quatre jours si le service transit fonctionne de façon efficiente. Ceci permettra à l'entreprise d'être très compétitive sur le marché.

De plus, une telle organisation permettra à l'entreprise d'accomplir ses déclarations à l'import sans payer des honoraires d'agrée en douane, étant donné qu'elle sera agréée en douane.

· Risques encourus

Le véritable problème qui se pose est le choix des intervenants dans le service. En effet, les intervenants doivent maîtriser la mission qui leur sera confiée car toute erreur lors d'une déclaration en douane est passible d'une sanction financière avant toute autre décision punitive. Ce qui signifie qu'un personnel non qualifié engendrera des coûts que l'entreprise aurait pu éviter.

I.3.5 Coûts à supporter

Dans l'impossibilité de fournir le détail des informations utilisées pour le calcul des coûts, nous tenons à préciser que ces coûts prennent en compte la rémunération de deux agents de transit et toutes les charges liées au fonctionnement de la structure de transit comme nous l'avons décrit plus haut. Ces coûts s'élèvent à cinquante millions par an (50 000 000 /an).

TABLEAU SYNOPTIQUE

PROPOSITIONS	CRITERE 1 (Respect des délais de mise à FOB)	CRITERE 2 (Qualité du service)	AVANTAGES	RISQUES ENCOURUS ou INCONVENIENTS		COUTS	P1 ANCIENNE ORGANISATION
Permet d'atteindre les objectifs de délai maximal de 5 jours pour la mise à FOB	Dépend à 60% du prestataire	Compétitivité sur le marché	Réception différée des informations Risque élevé de retard dans l'exécution des tâches (amendes, changement de booking)	Environ 200 millions		P2 UN TRANSITAIRE POUR LA DECLARATION
Permet d'atteindre les objectifs de délai maximal de 5 jours pour la mise à FOB	Dépend à 85% d'UNICAO S.A	Maîtrise de 85% du service Suivi de l'évolution du processus en temps réel Compétitivité sur le marché	Montant de 160 millions élevés pour la déclaration en douane	Environ 200 millions		P3 SERVICE TRANSIT
Permet d'atteindre les objectifs de délai maximal de 5 jours pour la mise à FOB	Dépend à 100% d'UNICAO S.A	Maîtrise totale du processumise à FOB Contribution à l'amélioratl' Idm Compétitivité d'UNICAO S.A sur le marché Moins coûteux	s de L'activité de transit étant un domaine on de nouveau, il faut un spécial de la part de la société.	50millions

Au terme de la présentation des différentes possibilités qui se présentent à UNICAO S.A, nous constatons que la possibilité la plus avantageuse est la troisième qui permet à la société de réduire ses délais à un maximum de cinq jours avec une forte réalisation du processus en quatre jours. A cela il faut ajouter que cette possibilité permet à UNICAO S.A de maîtriser toutes les étapes du processus en ayant une main mise totale sur les animateurs du processus. Aussi, cette possibilité apparaît comme étant la plus rentable par rapport aux autres vues l'estimation prévisionnelle des charges. Enfin, remarquons que cette possibilité offre un autre avantage à la société qui est d'effectuer des économies sur les dépenses opérées pour le compte du transitaire dans le cadre des importations. En effet, étant agrée en douane, UNICAO S.A pourra effectuer ses propres déclarations à l'import.

Ainsi, la possibilité 3 apparaît comme la proposition idéale qu'il faille faire à UNICAO S.A dans le cadre du projet que nous avons mené. C'est ainsi que nous organisé nos propositions comme suit.

II- PROPOSITIONS

Pour atteindre nos objectifs de réduction des délais, nous avons étalé nos propositions sur le court, le moyen et le long terme pour aboutir à une mise en oeuvre de la troisième possibilité. Aussi, avons nous jugé que les propositions devront permettre à l'entreprise de réduire les coûts supportés pour la mise à FOB des produits.

II.1- A Court Terme

Dans l'optique de résoudre le problème pressant du transfert de document qui empêche souvent la réalisation du passage en douane dans les délais légaux par ricochet le report des expéditions, la société ADM COCOA UNICAO S.A

devra doter le service logistique d'un véhicule et un coursier qui pourra assurer le déplacement du personnel de ce service et le transfert des documents vers le transitaire aussitôt que le service logistique aura achevé l'exécution des tâches qui lui incombent.

II .2- A MOYEN TERME

Après la résolution du problème de transfert des documents, UNICAO devra se pencher sur la répartition des tâches qui confient une grande partie du processus au transitaire. Pour cela, il faut passer à la possibilité n°2 qui consiste à permettre au transitaire en temps que commissionnaire agrée en douane d'effectuer uniquement les opérations de déclaration en douane.

Nous estimons qu'en ayant une forte implication dans le processus de mise à FOB, UNICAO S.A pourra maîtriser toutes les étapes en amont de la déclaration. Elle pourra ainsi influencer les délais de réalisation de ces tâches en cas d'urgence.

II.3- A LONG TERME

Vu les objectifs croissant de la société, nous estimons que les performances du service logistique devront être à la hauteur des objectifs fixés par la direction générale. C'est en cela que les deux propositions précédentes devront aboutir à la réalisation de la possibilité n°3 qui est la meilleure en ce sens qu'elle résout à la fois les problèmes de transfert de document et de répartition des tâches. En effet, dans le long terme, UNICAO S.A devra assumer la réalisation de toutes les étapes du processus de mise à FOB pour éviter d'être soumis à tout événement externe liés au fonctionnement des commissionnaires agrées en douane.

Après les deux premières étapes l'entreprise aura réduit ses délais de mise à FOB des produits. A cette étape, nous estimons que l'objectif de cinq jours sera parfaitement acquis car la déclaration en douane aura une forte possibilité d'être

effectuée en une journée donnant ainsi une réduction du délai de mise à FOB au temps minimal de mise à FOB des produits au moment de la conduite de ce projet.

CONCLUSION GENERALE

Au terme de nos travaux, il convient de retenir que notre séjour à ADM COCOA UNICAO S.A nous a permis de rédiger ce mémoire qui présente les différentes étapes du processus de mise à FOB des produits et les délais de réalisation des différentes tâches qui concourent à cette fin. Nous avons constaté que la réalisation du processus durait six jours dans la pratique et devions faire des propositions au responsable logistique, à travers lui la direction générale de la société, en vue de réduire ce délai d'un jour. Après avoir ressorti le problème crucial de la répartition des tâches dans la réalisation de la mise à FOB des produits, nous avons fait des propositions qui vont dans le sens de l'objectif de notre mission tout en permettant à l'entreprise de préparer les échéances futures. C'est ainsi que nous avons estimé qu'en plus des objectifs de délais, il serait judicieux pour UNICAO S.A une organisation qui pourra faire face à la concurrence au sein du groupe ADM et sur le marché en général. Alors, nos propositions ont été faites en tenant compte de deux facteurs clés de compétitivité en plus de la qualité, il s'agit du délai et du coût. Comme vous l'avez constaté, nos propositions visent la mise en place d'une organisation d'indépendance de la société dans les meilleures conditions de délai et de coût.

Nous estimons ainsi avoir contribué à une amélioration du service proposé par ADM COCOA UNICAO S.A au marché mondial de la vente des produits issus de la première transformation du cacao et attendons la mise en application de ces propositions qui permettront certainement à UNICAO d'être très compétitif sur le marché international.

BIBIOGRAPHIE

· OUVRAGES

J. Paveau et F. Duphil, EXPORTER 18^eme édition, 31 rue des fleuris 75006 Paris, Août 2003, EDITION FOUCHER, 655pages.

· COURS

COURS DE TRANSPORT MARITIME Professeur : M. GBEI Jean Patrice

COURS DE LOGISTIQUE INTERNATIONAL Professeur : M. DOWO

COURS DE RECHERCHE OPERATIONNELLE Professeur : M. KOUADIO Olivier

TABLE DES ANNEXES

ANNEXES	TITRES
Annexe 1	Les Incoterms
Annexe 2.1	Planning d'expédition
Annexe 2.2	Planning d'expédition (suite)
Annexe 2.3	Planning d'expédition (suite et fin)
Annexe 3.1	Codes affectés aux contrats
Annexe 3.2	Codes affectés aux contrats (suite)
Annexe 4	Extrait du cahier de douane