Contribution à l'amélioration de la procédure d'échange documentaire dans une société de consignation: cas de GETMA- Bénin

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

Introduction

D

u jour où l'homme est monté sur une planche de bois, flottant sur la mer, s'en servant ainsi pour aller d'un point à un autre, le voyage maritime est né. Certes, depuis, les techniques ont évolué

mais le principe est resté le même ; quitter un port pour rejoindre un autre en suivant le meilleur parcours.

Le mode maritime demeure le plus utilisé dans le transport des marchandises, car sur les longues distances, il est, pour les charges importantes, le plus économique et parfois, le seul disponible. Il a connu une croissance en tonnage au cours de ces dernières années.

Les demandes actuelles se sont accrues, du fait de l'accroissement de la population et exigent donc des acteurs de la chaîne des transports et en particulier des agences de consignation de nouvelles stratégies de travail. De ce fait, la qualité des services dans le domaine de la consignation de navires est devenue un impératif sur le plan commercial. La concurrence entre les agences de consignation les oblige à répondre au mieux à la demande des clients.

Ainsi, ces agences, soucieuses de la satisfaction de leurs clients recherchent des itinéraires présentant des prestations meilleures.

Le défi d'offrir des services de qualité s'impose aux agences de consignation dans un schéma de mondialisation affectant tous les secteurs d'activités. Plusieurs difficultés se présentent à la gestion de la procédure des échanges documentaires.

En effet, plusieurs sociétés interviennent au port pour offrir diverses prestations de service aux opérateurs économiques et aux armateurs. Parmi ces sociétés, on retrouve GETMA-BENIN qui intervient au port de Cotonou en offrant ses services en consignation et en transit.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

Notre passage au sein de cette société anonyme nous a permis de recenser certaines faiblesses que nous avons regroupées en diverses problématiques.

Compte tenu de la complexité que revêt chacune de ces problématiques et compte tenu de la durée de notre temps de passage dans cette structure, nous ne saurions prétendre aborder tous ces problèmes et suggérer des solutions dans un seul mémoire.

Aussi, avions nous tenu compte de notre formation en Gestion des Transports et Logistique pour mener notre étude sur la problématique liée à l'amélioration de la procédure d'échange documentaire.

En effet, il est d'une importance capitale que les entreprises visent la satisfaction de leurs clients car c'est à travers celle-ci qu'elles sont qualifiées de performantes. Ainsi le non respect des besoins des clients entraîne leur perte et donc une baisse du chiffre d'affaires.

Le non respect des exigences des clients étant lié à toutes les dispositions que doivent prendre les consignataires de navires dans le but de bien accomplir leurs opérations commerciales (opérations de chargement, de déchargement et d'échanges documentaires), nous avons jugé opportun de formuler notre thème de la façon suivante :

« Contribution à l'amélioration de la procédure d'échange documentaire dans une société de consignation: cas de GETMA-BENIN »

La première partie de notre étude portera sur la présentation de la structure d'accueil et de la définition de la problématique. Dans une seconde partie nous présenterons et analyserons les résultats de nos recherches. Enfin, nous apporterons nos suggestions pour une amélioration du système de fonctionnent de cette société.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

CHAPITRE I : LA PRESENTATION DU CADRE

DE L'ETUDE.

1- La présentation de l'entreprise

1-1- La genèse

1-1-1- Le GETMA INTERNATIONAL

La société GETMA (Groupement d'Entreprises de Transports Maritime et Aérien) a vu le jour en 1978 en Guinée à l'initiative du groupe DAHER. Sa mission était de gérer le contrat conclu par DAHER dans le cadre du sommet de l'OUA de 1979. Depuis ce temps, GETMA est devenu le partenaire privilégié des autorités portuaires de Conakry et a largement participé au développement du port autonome de Conakry. GETMA, en Guinée est connu sous la dénomination de TRANS AFRICA.

Au début de la décennie 90, un bureau commercial et d'exploitation fut créé à Paris après que GETMA Guinée fut repris par l'homme d'affaires Richard TALBOT. Ce dernier a eu pour ambition de fonder un réseau d'agences de consignation et de transit afin d'offrir aux armateurs et entreprises de négoce un choix alternatif face aux multinationales françaises installées le long de la côte ouest africaine.

GETMA prit ainsi son envol en s'installant :

- en 1993 : au Cameroun, au Gabon et en République Démocratique du Congo

- en 1994 : au Bénin, au Libéria et au Togo

- en 1995 : en Angola et en Côte d'Ivoire

- en 1998 : au Sénégal et au Congo (Brazza)

- en 2000 : en Afrique du Sud

- en 2004 : au Niger et au Burkina-Faso

- en 2005 : au Nigéria et au Ghana

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

Actuellement, GETMA dispose en Afrique de 21 agences, dans 15 pays, créées sur autofinancement. Les filiales africaines et le bureau de coordination sont regroupés sous la société GETMA International au capital privé de 7.623.000 euros.

Avec un chiffre d'affaires de plus de 100 millions d'euros déjà en 1999, GETMA a su se donner une place importante sur la côte ouest africaine grâce au savoir-faire de plus de 700 personnes qu'elle emploie.

Ce savoir-faire technique, sa structure financière solide et son expérience font qu'aujourd'hui, GETMA se présente comme un véritable professionnel du transport international. GETMA s'est surtout spécialisé dans la consignation (agent maritime), la manutention et la commission de transport.

Cet essor lui permit de s'implanter par autofinancement dans plusieurs pays dont le BENIN en 1994.

1-1-2- Le GETMA-BENIN

1-1-2-1- L'historique

L'agence béninoise de GETMA ne devient pas immédiatement autonome dès sa création ; elle fit d'abord partie d'un groupement d'entreprises de transports maritime et aérien appelé GETMA SIMTRAM BENIN en 1994. Ce n'est qu'après la dissolution de ce groupe que GETMABENIN fut créé le 12 novembre 1998, mais les activités proprement dites n'ont débuté qu'en octobre 2000, où il accueillit son premier navire du nom de KOTA ADAYAT.

Ainsi, il débuta avec la consignation. Mais la nécessité d'opérer dans le domaine du transit se fit sentir et en 2001, la direction transit fut créée.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

Dans le cadre des opérations de Consignation, GETMA se présente comme le représentant des armateurs PIL (Pacific International Lines) et LINEA MESSINA. PIL en effet est un service de ligne qui s'occupe de l'acheminement de marchandises en conteneurs depuis le continent asiatique vers le continent africain. C'est un acteur important du commerce Asie Afrique puisqu'il achemine plus de 200.000 conteneurs par mois vers l'Afrique. LINEA MESSINA assure les liaisons maritimes entre le sud de l'Europe et les principaux pays du bassin méditerranéen, l'Afrique, le Moyen Orient et le sous continent de l'Inde. La ligne MESSINA est un réel pont sur l'océan qui assure le transport rapide de marchandises diverses et variées. Quant à HANJIN, c'est la dernière ligne commerciale acquit par GETMA- BENIN qui débuta ses activités en mars 2010 par l'arrivée de son premier navire du nom de « NORD DRIVER ». Il assure la liaison entre l'Afrique Occidentale et les ports de VALENCE et d'ALGECIRAS situés en Espagne avec une rotation « LAGOS-COTONOU-TEMA-ABIDJAN ».

Mais en dehors de cette activité de consignation, fruit des partenariats PIL-GETMA, LINEA MESSINA-GETMA et HANJIN-GETMA, GETMABENIN assure aussi la consignation des navires tramps, c'est-à-dire n'assurant pas de lignes régulières. Ici, il s'agit surtout des vraquiers qui transportent souvent du riz de Thaïlande, du sucre du Brésil et aussi des tankers spécialement conçus pour le transport de pétrole, de butane...

De l'autre côté, GETMA exécute des missions de transitaire pour divers clients tant au Bénin que vers les pays enclavés comme le Niger et le Burkina-Faso. A ce titre, GETMA est en partenariat avec la société française NECOTRANS, commissionnaire de transport, qui organise des groupages en conteneur qu'elle achemine sur le Bénin.

Les opérations de transit concernent aussi bien le domaine maritime que celui aérien.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

1-1-2-2- La situation juridique

Située dans la rue de la Grande Gare OCBN au quartier GUINKOMEY, lot 544 parcelle K, la société GETMA-BENIN est une société filiale de GETMA International. Elle a comme principales activités le Shipping (Consignation) et le Transit.

GETMA-BENIN est une société anonyme au capital de 100.000.000 FCFA versés par cinq actionnaires de nationalité française. Le principal actionnaire est GETMA INTERNATIONAL.

Comme toute société de nationalité béninoise, GETMA-BENIN est enregistré au registre de commerce sous le numéro 23656 B. Son personnel est déclaré à la Caisse Nationale de Sécurité Sociale sous le numéro 22182, son numéro IFU étant 2957191085445.

1-2- L'organisation et le fonctionnement de GETMA-
BENIN

La société GETMA-BENIN est décomposée en divers centres de responsabilités ou diverses directions, qui sont reliées par des rapports fonctionnels et hiérarchiques. Ainsi, nous pouvons présenter son organigramme de la façon suivante :

1-2-1- La Direction Régionale

Elle assure la supervision du travail exécuté par la direction d'agence. Elle effectue le contrôle de la procédure de travail de tout le personnel. La Direction Régionale contrôle l'action de toute la société. Le siège de la direction régionale est à Lomé (TOGO).

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

1-2-2- La Direction d'Agence

La direction d'agence, à laquelle est directement rattaché le secrétariat de direction joue localement le rôle de Directeur Régional et assure également les fonctions de Directeur d'exploitation. Elle regroupe les directions shipping, transit, commercial et le secrétariat de direction.

1-2-2-1- La Direction Administrative et Financière

Cette direction gère toutes les activités administratives et financières de l'entreprise. Elle s'occupe de tout ce qui concerne la gestion du personnel et les prises de décisions relatives au fonctionnement de la société, qui relèvent de son ressort ; elle ne s'immisce pas dans l'aspect technique relatif aux différents services. Elle est donc en relation avec toutes les structures de la société.

La direction administrative et financière coordonne le travail des différentes structures financières telles que la caisse, la facturation, la comptabilité et le recouvrement.

A cette grande direction sont rattachés deux services : les ressources humaines et l'informatique.

· Les ressources humaines

Le service des ressources humaines est une entité administrative dont le rôle consiste fondamentalement à fournir des conseils et assistance technique et administrative, de façon à permettre aux chefs hiérarchiques d'assumer leurs responsabilités en matière de gestion des ressources humaines.

Elle a pour activité spécifique, la planification, le recrutement, la formation, la motivation, la rémunération, le contrôle et l'évaluation des ressources humaines.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

· L'informatique

La société GETMA-BENIN est un système complexe par lequel transitent de nombreux flux d'informations et documentaires. L'enjeu de toute entreprise, qu'elle soit de négoce, industrielle ou de prestation de services, consiste donc à mettre en place un système destiné à collecter, mémoriser, traiter et distribuer l'information en temps réel.

Ainsi, le service informatique de GETMA-BENIN a pour mission le suivi et la maintenance du parc informatique de la société. Il dispose des machines et des logiciels modernes qui répondent aux critères de la technologie actuelle. Il veille à la bonne utilisation des machines par le personnel. Il a aussi pour mission de veiller à l'utilisation de l'Internet dans le strict cadre professionnel.

Le service informatique est en relation avec tous les départements de la société.

1-2-2-2- La Direction Shipping

Le principal rôle de cette direction est la consignation des navires. Sa mission commence par des formalités administratives relatives à tout navire. Elle se poursuit avec le chargement ou le déchargement des marchandises, »opérations de quai». Spécialement dans le cadre de ces opérations, elle loue les services de la Société de Manutention du Terminal à Conteneurs (SMTC) pour la manutention des navires porte-conteneurs, et de la Société Béninoise de Manutention Portuaire (SOBEMAP) pour la manutention des navires tramps. Elle s'achève avec la délivrance des documents à savoir le bon à délivrer (BAD), l'autorisation de dépotage conteneur (ADC) ou l'autorisation de sortie de conteneur (ASC).

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

1-2-2-3- La Direction Transit

La direction transit s'occupe des formalités administratives et douanières pour l'enlèvement et l'expédition des marchandises pour le compte de son client, tant sur le plan maritime qu'aérien et est en interconnexion avec NECOTRANS pour des chargements de groupages maritime et aérien. Elle s'occupe également des opérations de réacheminement des marchandises vers les pays de l'hinterland.

1-2-2-4- La Direction Commerciale

Entité très importante de la société, elle a pour mission d'aller à la recherche des clients potentiels, de consolider les liens avec les différents clients de la société afin de les fidéliser. Elle joue un rôle prépondérant dans le remplissage des navires en essayant d'octroyer des conditions de chargement attrayantes aux chargeurs par la négociation du fret, d'éventuelles réductions de surestaries. Elle transmet les doléances des clients aux armateurs.

2- Les ressources, les activités et les performances de
l'entreprise
2-1- Les ressources de l'entreprise.

2-1-1- Les ressources humaines

GETMA-BENIN dispose d'un personnel qualifié et dévoué, dont l'effectif total est de 52 personnes, qui mettent leurs compétences et leur savoir-faire à sa disposition pour son bon fonctionnement. Toutes les catégories socioprofessionnelles y sont représentées. Le tableau ci-dessous

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

présente l'effectif et la part en pourcentage de chaque catégorie socioprofessionnelle dans l'effectif total du personnel.

Tableau n°1 : Classification des agents de GETMA par catégorie socioprofessionnelle

CATEGORIES SOCIO- PROFESSIONNELLES	EFFECTIFS	POURCENTAGE (%)
Cadres supérieurs	6	11 .54
Cadres moyens	17	32.69
Agents d'exécution	29	55.77
TOTAL	52	100

Source : Service des Ressources Humaines

GETMA-BENIN dispose d'un personnel nécessaire et adéquat.

2-1-2- Les ressources matérielles et financières

Il s'agit ici des moyens matériels dont dispose l'entreprise pour la réalisation de ses activités. En comptabilité, ils sont appelés des immobilisations.

On distingue deux sortes d'immobilisations à savoir les immobilisations incorporelles et les immobilisations corporelles.

Les ressources matérielles de l'entreprise sont recensées dans le tableau ciaprès :

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

Tableau n°2 : Tableau d'immobilisation et d'amortissement de GETMA-

BENIN

Postes (éléments)	Valeur d'origine	Amortissement (31/10/2010)	VNC (31/10/2010)
Immobilisations	20 706 926	19 536 160	1 170 766
incorporelles (I)
Logiciels	20 706 926	19 536 160	1 170 766
Immobilisations	413 572 206	285 929 804	127 642 402
corporelles (II)
Aménagements bureaux	102 028 795	49 566 582	52 462213
Matériel industriel	39 727 842	29 077 009	10 650 833
Matériels informatiques mobiliers et matériels de Logement	31 691 543 129 875 792	27 991 327 103 787 749	3 700 216 26 088 043
Matériels de transport (véhicules)	103 248 234	70 272 616	32 975 618
Matériels de transport (motos)	7 000 000	5 234 521	1 765 479
Total (I) + (II) :	434 279 132	305 465 964	128 813 168

Source : Service Comptabilité de GETMA-BENIN

En matière de ressources financières, GETMA-BENIN dispose des avoirs en caisse et dans quatre banques de la place à savoir, Ecobank, la BSIC (Banque Sahélo Sahélienne pour l'Industrie et le Commerce), la SGBBE (Société Générale des Banques du Bénin) et la Bank Of Africa.

2-2- Les activités et les performances de l'entreprise

2-2-1- Les activités de l'entreprise

GETMA-BENIN est subdivisé en deux grandes directions : le shipping et le transit.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

2-2-1-1- Le shipping (La consignation)

Le shipping offre deux prestations de service : l'échange documentaire et l'assistance aux navires.

L'échange documentaire est une opération au cours de laquelle le destinataire de la marchandise ou son mandant apporte des preuves pour justifier de son droit de propriété sur la marchandise. GETMA en contrepartie l'autorise à rentrer en possession de la marchandise.

GETMA facture les frais d'échange documentaire dans les conditions où le client se présente au guichet dans un délai bien précis. Au-delà de ce délai, il lui facture les frais de surestaries.

L'assistance aux navires est une opération par laquelle l'agent maritime assiste les navires dans leurs opérations. Ainsi, il accomplit les formalités administratives nécessaires à l'accostage et à l'appareillage des navires, veille sur les navires et assiste les membres de l'équipage tout au long de leur séjour à quai.

A la fin des opérations, toutes les dépenses engagées pour l'assistance aux navires y compris les différentes commissions sont facturées à l'armateur. Les clients de cette direction étant de deux sortes, nous passons à présent aux commis échangistes.

Les clients de GETMA-BENIN recherchent une bonne prestation de services, et très bref délai. Ainsi, ces derniers souhaitent une réduction de leur temps d'attente devant les guichets de l'échange documentaire, et la suppression des tracasseries et de la lenteur administrative nuisible.

GETMA-BENIN a de nombreux concurrents dont les plus redoutables sont MAERSK, GROUPE BOLORE, MSC.

La direction shipping de GETMA-BENIN a plusieurs prestataires de services, notamment pour son activité d'assistance aux navires, au nombre desquels, la capitainerie du port de Cotonou pour les formalités relatives à

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

l'accostage, à l'appareillage et au ravitaillement en eau des navires, les shipchandlers pour le ravitaillement des navires en vivres, les hôtels (BENIN MARINA HOTEL, HOTEL DU PORT, HOTEL DE L'ENTENTE) pour l'hébergement des navigants et certaines compagnies aériennes (AIR France, AIR MAROC).

2-2-1-2- Le transit

La principale prestation de service que la direction de transit offre est l'accomplissement des formalités administratives relatives à l'enlèvement des marchandises à l'importation et leur acheminement à l'exportation aussi bien dans le maritime que dans l'aérien.

A la fin de chaque opération, GETMA facture ses clients. Cette facture prend en compte les débours et les différentes commissions.

Les clients de cette direction trouvent abordables les coûts relatifs à l'enlèvement de leurs marchandises mais souhaitent un respect des délais de livraison.

Par rapport à cette prestation, GETMA a de nombreux concurrents dont les plus redoutables sont MAERSK, le groupe BOLLORE, GRIMALDI et MSC.

Les principaux fournisseurs de cette direction de transit sont la douane les transporteurs routiers, le Port Autonome de Cotonou, les différents manutentionnaires, les sociétés de consignation etc.

Dans le but de fournir une bonne prestation de services à sa clientèle et de faire face à la concurrence, GETMA-BENIN dispose de logiciels et équipements informatiques modernes pour la gestion des flux d'information tels que les logiciels Thalia et Winspot. Le logiciel Thalia est utilisé par le service comptabilité.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

Le logiciel Winspot gère les flux import et export permettant de récupérer un manifeste export à l'origine pour en faire un manifeste import à destination.

Il gère les dossiers avec un suivi détaillé de la documentation. Il est capable de prendre en compte les débours pour un calcul de marge instantané. Débarquement, sortie de conteneurs pleins ou vides, entrée de pleins ou de vides, transfert, embarquement sont saisis en quelques clics de souris.

Le Winspot est un puissant outil de recherche qui permet de connaître à tout moment la situation d'un conteneur sur un terminal à conteneurs.

2-2-2- Les performances de l'entreprise

L'évolution du nombre d'escales par année pour la direction de shipping et l'évolution du nombre des dossiers traités par année au niveau de la direction de transit sont plus illustratifs comme critères de performance.

2-2-2-1- La performance de la direction de shipping L'évolution du nombre d'escales par type de navire, de 2006 à décembre 2010 est mentionnée dans le tableau suivant :

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

Tableau n°3 : Tableau de l'évolution du nombre d'escales par année depuis 2006 jusqu'au 29 décembre 2010

Type Années Navires	2006	2007	2008	2009	2010
Portes conteneurs	82	86	90	115	125
Vraquiers et tankers	42	28	32	40	50
Total (nombre d'escales)	124	114	122	155	175

Source : Direction Commerciale de GETMA-BENIN

L'évolution du nombre d'escales enregistrées depuis l'année 2006 jusqu'au 29 décembre 2010 est représentée par la courbe ci-après :

200 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0

Série 1

2006 2007 2008 2009 2010

Figure n°1 : Courbe de l'évolution du nombre d'escales par année depuis 2006 jusqu'au 29 décembre 2010

La courbe représentée montre une augmentation continue du nombre d'escales de 2006 à 2010, avec une légère diminution relevée en 2007.Ensuite

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

on constate une augmentation du nombre d'escales à partir de 2007 jusqu'au mois de décembre 2010, et cela se justifie par la nouvelle ligne (HANJIN) qui s'est ajouté aux deux autres existant c'est-à-dire PIL et LINEA-MESSINA. Ceci témoigne de la performance de la direction shipping.

2-2-2-2- La performance de la Direction du Transit L'évolution des dossiers traités par la direction du transit du 1^er janvier 2006 au 29 décembre 2010 est mentionnée dans le tableau suivant :

Tableau n°4 : Tableau de l'évolution du nombre de dossiers traités par année depuis 2006 jusqu'au 29 décembre 2010

Période	Nombre de dossiers
2006	902
2007	896
2008	723
2009	694
2010	856
Total	4071

Source : Service Comptabilité de GETMA-BENIN

La courbe ci-après montre l'évolution du nombre de dossiers traités par année depuis 2006 jusqu'au 29 décembre 2010.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

1000

900

800

700

600

500

Série 1

400

300

200

100

0

2006 2007 2008 2009 2010

Figure n°2 : Courbe de l'évolution du nombre de dossiers traités par année depuis 2006 jusqu'au 29 décembre 2010

La courbe représentée montre une diminution continue du nombre de dossiers traités de 2006 à 2009, avec une augmentation relevée en 2010. Ce constat observé en 2010 est dû à la signature des contrats entre GETMA et le groupe AREVA à la signature des contrats entre GETMA et le groupe AREVA d'une part et une entreprise chinoise d'autre part.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

CHAPITRE II: DES OBSERVATIONS DU STAGE

A LA FORMULATION DE LA PROBLEMATIQUE.

Ce chapitre sera consacré à la restitution des observations du stage, à l'identification des problématiques possibles et à la spécification du sujet.

1- La restitution des observations du stage

Nous avons effectué notre stage pendant deux mois dans les deux directions de GETMA-BENIN. Nous avons observé le fonctionnement de ces directions dont nous faisons la restitution des travaux effectués.

1-1- Les travaux effectués

Le stage a commencé par une prise de contact avec l'ensemble du personnel des différents services de la société. Après quoi, fut mis en application le programme qui ordonna le passage dans les deux directions composant l'entreprise.

1-1-1- Le transit

A direction transit, il nous a été permis de suivre les différentes opérations : depuis la réception des dossiers jusqu'à la remise de la marchandise au destinataire. Nous avons plus été occupés par le transit maritime où les tâches étaient plus considérables que par le transit aérien.

Les opérations de transit commencent dès réception des documents relatifs à la marchandise :

· Un ordre de transit ;

· Les originaux de connaissement ;

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

· Les factures commerciales ;

· le Certificat de Renseignement sur les Prix ;

· Le certificat d'assurance ;

· La liste de colisage.

L'ordre de transit se présente comme le contrat entre GETMA-BENIN et son client. Il s'agit d'un document dans lequel celui-ci définit exactement la mission qu'il entend.

Une fois l'ordre de transit reçu avec les documents y afférents, GETMA-BENIN est garant de la marchandise pour ce qui concerne l'enlèvement jusqu'à la livraison. Il engage donc les opérations de transit en procédant d'abord à l'échange documentaire. Pour faire l'échange documentaire, on rassemble les documents suivants :

· les originaux du connaissement ;

· La carte d'importateur du client en cours de validité si la marchandise est destinée à la commercialisation ;

· La carte professionnelle en cours de validité de l'enleveur ;

· La carte d'identité en cours de validité de l'enleveur.

Sur les originaux de connaissements on met la mention suivante : `' Pour acquit, Cotonou le (date) .» Puis l'on appose le cachet de la société, la signature et le numéro de la carte d'identité de l'enleveur.

En général, les frais d'échange documentaire diffèrent d'une société à une autre mais généralement avoisinent les 32500 FCFA pour les connaissements des marchandises conteneurisées.

Après avoir payé les frais de d'échange, on reçoit les documents

suivants :

· le Bon à délivrer ;

· l'autorisation de dépotage ou de sortie ;

· le titre de transport ;

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

· la facture de paiement des frais de l'échange.

Puis intervient la saisie de la déclaration douanière qui est une opération très délicate puisque l'agent de transit a ici la responsabilité de déclarer à la douane toutes les spécifications concernant la marchandise et qui figurent sur le connaissement, notamment le poids, le nombre de colis, la description de la marchandise. C'est en fonction de ces informations que le logiciel de déclaration automatique de la douane indique le montant des droits et taxes à payer.

Après le paiement des droits de douane, on reçoit les documents suivants :

· la quittance de la douane ;

· le bon à enlever ;

· la copie de la déclaration.

Avant de procéder à l'étape de la saisie de la déclaration et au paiement des frais de douane, pour gagner du temps, on paie en même temps l'acconage. Les documents nécessaires pour le paiement de l'acconage sont :

· le bon à délivrer (l'original) ;

· l'autorisation de dépotage ou de sortie (la copie) ;

· la copie du connaissement.

Les redevances d'acconage varient selon d'une part le type de conteneur et d'autre part le manutentionnaire.

Ensuite, on procède au paiement des frais relatifs au port. A ce niveau, les documents exigibles sont les suivants:

· la copie de la déclaration (photocopie) ;

· le bon à délivrer (photocopie) ;

· le connaissement (photocopie).

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

Au verso de la photocopie du connaissement est apposé le cachet et la signature de la société et on notifie la date probable de l'enlèvement. Après le paiement de ces frais on prend la facture du port.

Ensuite, des droits et taxes sont versés au Conseil National des Chargeurs du Bénin (CNCB), après fourniture des pièces ci-après:

· la photocopie de la déclaration ;

· la photocopie du connaissement ;

· la copie du bordereau de suivi de la cargaison.

Les frais du CNCB sont calculés en multipliant la valeur commerciale de la marchandise par 0.18% plus une redevance annuelle de 50.000 FCFA au titre de cotisation de la société importatrice lorsqu'elle est à sa première opération de l'année en cours. Après le paiement des frais du CNCB, on reçoit juste la facture du CNCB.

Après toutes ces formalités, on rassemble certains documents pour passer à l'enregistrement au terminal à conteneurs. Les documents nécessaires sont :

· la quittance de la douane (photocopie) ;

· le bon à enlever (photocopie) ;

· l'autorisation de sortie ou de dépotage (photocopie) ;

· la facture de l'acconage (l'original) ;

· la facture du port (l'original) ;

· la carte d'identité professionnelle de l'enleveur en cours de validité ;

· le connaissement (photocopie).

Après l'enregistrement, on va sur le parc où se trouve la marchandise et on la charge sur camion pour sa sortie.

A la livraison, on prend soin de délivrer au client le bon de livraison, le document qui atteste que le client a pris possession de sa marchandise.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

Une seule omission de l'une des formalités et le transitaire se retrouvera responsable des déconvenues éventuelles. Il doit donc faire preuve de professionnalisme.

Notre passage dans ce service nous a permis aussi d'avoir une connaissance sur le groupage et le dégroupage. En effet, lorsqu'un commerçant ne dispose pas suffisamment de volume de marchandises pouvant remplir un conteneur, il confie ses colis à un commissionnaire de transport qui se charge de regrouper les marchandises de diverses personnes à destination d'un même port dans un conteneur.

A priori, le groupage se présente comme une opération simple, mais elle peut s'avérer très complexe compte tenu du nombre de personnes qui ont pu faire empoter leurs marchandises dans le conteneur.

Le commissionnaire de transport réceptionne les marchandises. Il en a la charge de la marchandise jusqu'à la livraison aux clients. Le transporteur aura la charge de la marchandise pendant la durée du transport. Le transitaire sera engagé pour les opérations d'enlèvement et de livraison des marchandises aux divers clients. Pour un dommage survenu à n'importe quel moment de la chaîne de transport, le commissionnaire de transport reste responsable puisque ayant en charge l'organisation du transport de bout en bout.

1-1-2- Le shipping

Le shipping désigne ici la mission d'agent maritime qui est confiée à la société par les armateurs qui font appel à ses services. L'agent maritime peut être également manutentionnaire ou commissionnaire de transport.

En matière de consignation, il existe deux types de consignataires :

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

- le consignataire de cargaison dont la mission principale est de prendre livraison de la marchandise pour le compte de l'ayant droit. A ce titre, il doit en cas de nécessité, prendre des réserves contre le bord, spécialement en cas de dommages ou de pertes.

- le consignataire de navire : mandataire de l'armateur et choisi par ce dernier dans les ports où la compagnie n'a pas de succursale, il effectue, pour les besoins et le compte du navire et de l'expédition, les opérations que le capitaine n'accomplit pas lui-même.

GETMA-BENIN intervient en tant que consignataire de navire .

En effet, tout au long de notre stage, nous avons vu les réalités d'un consignataire de navire. Dans ce rôle, GETMA-BENIN est le représentant des armateurs PIL, LINEA MESSINA et HANJIN. A ce titre, cette société se charge de réaliser toutes les formalités administratives nécessaires à l'escale des navires de ses mandants.

Les navires accostent selon leur ordre d'arrivée en rade et en fonction de la disponibilité des quais.

Au nombre des formalités administratives à remplir avant l'accostage du navire, nous avons à :

· adresser une demande d'accostage au Commissariat Spécial du Port (CSP) ; c'est un formulaire à remplir en trois exemplaires dont un exemplaire est transmis à la capitainerie après autorisation du commissariat.

· adresser à la capitainerie, 48 heures avant la date d'accostage du navire, l'AVAN (l'Avis d'Arrivée du Navire).

· adresser à la société de manutention, une demande d'équipe à laquelle on adjoint le manifeste de la cargaison.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

A la date d'accostage du navire, le Port Autonome dépêche un pilote pour conduire le navire à quai. Une fois le navire accosté, l'agent ou le consignataire monte à bord. Il se charge d'aider le capitaine à remplir les formalités administratives, notamment l'arraisonnement du navire.

Les formalités administratives concernent certaines informations et ont pour objectif de recueillir directement du commandant de bord certains renseignements :

· la douane pour vérifier la cargaison;

· la police de l'immigration, pour retirer les passeports de l'équipage du navire, contre les shore passes à délivrer ;

· le service sécurité de la capitainerie, pour vérifier l'état du navire, avoir des renseignements sur les produits dangereux et autres ;

· La marine marchande pour vérifier la validité des certificats du navire ;

· Les services sanitaires pour vérifier la validité des carnets de vaccination de l'équipage.

Une fois les activités de déchargement et de chargement du navire terminées, un certain nombre de formalités doivent être également remplies par l'agent consignataire, en vue de l'appareillage du navire. Au nombre de ces formalités, nous avons à:

· Adresser une demande d'appareillage au Commissariat Spécial du Port pour autorisation de sortie dont une copie est déposée à la capitainerie ;

· remettre au bord, le Port Clearance visé par la douane.

Le Port Clearance est un document délivré par la douane et qui atteste que le navire est en règle vis-à-vis du port d'où il s'apprête à appareiller. Le capitaine doit présenter ce document dans son prochain port d'escale, sans quoi, il ne pourra accoster son navire.

Toujours, dans son rôle d'agent consignataire du navire, GETMA a aussi la charge de procéder à l'approvisionnement en eau, en gaz du navire,

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

de veiller à la bonne santé des marins..., bref de préparer le navire à subir les aléas du voyage jusqu'à sa prochaine escale.

Par rapport à la cargaison, GETMA s'occupe non seulement de la réception et de la livraison des marchandises débarquées mais aussi de l'embarquement de marchandises à destination d'autres ports.

Pour ce qui concerne les marchandises à embarquer, GETMA dispose du pouvoir de négocier les contrats de transport, d'encaisser éventuellement les frets, d'émettre et de signer les connaissements correspondants.

Quant aux marchandises débarquées, elles sont remises aux destinataires après que ceux-ci eurent accompli un certain nombre de formalités dont le but principal est de vérifier qu'ils sont réellement les destinataires des marchandises.

Pour prendre possession de la marchandise, le destinataire doit se présenter au guichet des échanges documentaires pour effectuer les formalités nécessaires.

Le connaissement comme nous le savons, lui confère le titre de propriétaire de la marchandise et aussi sert de titre de transport. Il lui sera délivré, compte tenu de la conformité de ses documents, un bon à délivrer et une autorisation de prendre possession de la marchandise qu'il devra présenter sur le parc de la SMTC.

En effet, GETMA ne disposant pas d'un terminal à conteneurs dans l'enceinte du Port de Cotonou, elle loue les services de la SMTC pour la manutention de ses conteneurs. Ce n'est que sur présentation du Bon à Délivrer et de l'autorisation de prendre possession de la marchandise que la SMTC la relâche.

Bien que paraissant très simple, cette opération donne souvent lieu à réflexion puisqu'elle met en jeu la responsabilité de l'une ou de l'autre partie. Ici, l'enjeu est de remettre la marchandise à son propriétaire réel, parce

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

qu'aujourd'hui l'univers du commerce est gangrené par l'escroquerie internationale.

Mis à part ces activités de représentation des armateurs PIL, LINEA MESSINA et HANJIN, GETMA est aussi souvent sollicité par d'autres armateurs pour des activités de consignataire. Il s'agit souvent des trampings qui sont des navires vagabonds. Ils ne font pas une ligne régulière et servent souvent au transport de produits pétroliers, de céréales (surtout les sacheries).

Pour ces navires, GETMA ne joue qu'un rôle de consignataire du navire, c'est-à-dire qu'il veille à l'accomplissement de toutes les formalités administratives relatives à l'entrée et à la sortie des navires dans l'espace géographique béninois et règle les problèmes post départ du navire.

1-2- L'analyse des forces et des faiblesses et définition de
la problématique

Nous avons effectué notre stage dans la structure d'accueil pendant deux mois. Cette période nous a permis de relever certains constats dans le fonctionnement de cette entreprise. Nous les avons regroupés en deux ordres : les uns qui peuvent fragiliser le fonctionnement de l'entreprise (faiblesses) et les autres qui contribuent à sa fiabilité (forces).

1-2-1- L'analyse des forces et des faiblesses

1-2-1-1- L'analyse des forces

Une force par définition est un élément caractéristique d'un système ou d'une structure qui lui apporte sa solidité, sa pérennité ou son efficacité. A cet effet nous distinguons des atouts qui sont des forces internes et des opportunités qui sont des forces externes à l'entreprise.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

Nous pouvons noter une gestion efficiente des outils de communication.

Les employés ont la possibilité de s'appeler entre eux. Cette communication se fait à partir de l'interphone. Cette facilité évite les déplacements de bureau en bureau et fait gagner du temps. La transmission des informations entre le personnel et la direction générale se fait par intranet. Cette connexion réduit les dépenses notamment celles du papier et d'encre et fait gagner du temps.

Disponibilité d'une technologie de pointe pour la gestion des flux d'informations.

Pour la gestion des nombreux flux d'informations qui transitent dans l'entreprise, GETMA-BENIN dispose des logiciels comme Thalia et Winspot qui permettent de collecter, mémoriser, traiter et distribuer l'information avec un temps de réponse suffisamment bref. Il dispose également d'un pack informatique assez moderne.

Une croissance soutenue grâce à une bonne prestation de services de la direction shipping

Grâce à la qualité des services offerts à travers sa direction shipping, un nouvel atout s'ouvre à GETMA-BENIN, par l'entrée d'une nouvelle ligne du nom de HANJIN SHIPPING qui s'est ajoutée aux deux lignes déjà existantes que sont PIL et LINEA MESSINA.

Une croissance soutenue grâce à une bonne prestation de services de la Direction Shipping

Grâce à la qualité des services offerts par GETMA-BENIN à travers sa direction shipping, un nouvel atout s'ouvre à GETMA-BENIN, par l'entrée

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

d'une nouvelle ligne du nom de HANJIN SHIPPING qui s'est ajouté aux deux lignes déjà existantes que sont PIL et LINEA MESSINA.

Une croissance soutenue grâce à une bonne prestation de services de la Direction Transit

Nouveau contrat signé avec AREVA et une entreprise chinoise pour le transport des matériels sensibles destinés à la construction d'une turbine à gaz au BURKINA FASO, d'une raffinerie de pétrole et pour l'extraction de l'uranium au NIGER.

1-2-1-2- l'analyse des faiblesses

La faiblesse par définition est un élément catalyseur qui perturbe, fragilise, affaiblit et déforme le système.

Les faiblesses que nous avons pu relever dans le fonctionnement de la structure sont les suivantes :

· Un milieu de travail peu favorable à un meilleur rendement.

Le travail se fait dans un environnement peu favorable à la concentration et à la réflexion. Les deux directions Transit et Shipping sont concentrées dans un même hall. Les bruits de téléphones, de photocopieur et du télécopieur atteignent tous les employés travaillant dans le hall. Ceci agit sur la concentration des employés et influence leur rendement.

· Une forte dépendance énergétique de l'entreprise.

On note des coupures momentanées et répétées du courant électrique. Ceci plonge le hall dans le noir et rend le travail pénible car GETMA ne

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

dispose pas d'un groupe électrogène automatique. La mise en marche de ce groupe électrogène nécessite un laps de temps.

· Absence de programme de renforcement de capacité des agents. Les employés recrutés au sein de la société ne suivent aucune formation professionnelle pour s'adapter aux diverses évolutions.

· Une secrétaire de Direction surchargée.

La Direction de Shipping et celle de Transit ne disposant pas de secrétariat, toutes les tâches administratives de la société sont envoyées à la secrétaire de direction qui les exécute toutes. Elle se retrouve surchargée dans ses fonctions.

· Une longue file d'attente des commis échangistes

Le service Echange Documentaire est juste composé de deux personnes à savoir le chef service et son assistant. Or, c'est un service qui assure l'échange des documents pouvant permettre aux propriétaires de prendre possession de leurs marchandises, il est donc un service très sensible en ce sens qu'il doit s'assurer que le porteur des documents est le vrai. De plus, vu le nombre de navires que traite GETMA-BENIN, ces deux personnes n'arrivent pas à contenir toute la clientèle (les commis échangistes) dans le hall qui grouille de monde.

· Long et lent processus d'établissement des factures

Les factures sont établies aux commis échangistes pour le paiement à la caisse des frais d'échange documentaire, de surestaries ou même du fret. Lorsque les factures provisoires sont établies par le service Echange Documentaire, elles sont envoyées au service Audit. Celui-ci vérifie l'exactitude des montants d'une part et la conformité entre les informations se

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

trouvant sur les dossiers et celles se trouvant sur les factures d'autre part.

Les dossiers sont ensuite envoyés au service Facturation. Celui-ci se chargera de l'impression des factures définitives. Une fois imprimées, les factures sont transmises au Directeur Shipping pour signature et sont retournées au service Echange pour être remises aux clients.

Aussi, nous notons une défaillance du logiciel Winspot. En effet, ce logiciel qu'utilise le service Echange Documentaire pour l'impression des bons à délivrer et des autorisations de dépotage ou de sortie est aussi utilisé par le service Facturation pour l'établissement des factures. Or, il faut noter que des blocages répétés du logiciel s'observent lors de son utilisation. Ces dysfonctionnements ne sont pas de nature à fidéliser la clientèle de GETMABENIN.

· Un espace de travail exigu.

Les échanges documentaires se font dans un genre de kiosque. Ceci ne permet pas une bonne exécution des tâches surtout avec les nombreux dossiers que traite et classe cette entité qu'est l'échange documentaire.

· Lenteur dans la délivrance des documents. (bon à délivrer, titre de transport et autorisations de dépotage ou de sortie).

La signature des documents à savoir le bon à délivrer et l'autorisation de prendre possession des marchandises par les commis échangistes se fait obligatoirement par le directeur shipping. Pour des raisons, de service tel que les réunions internes ou externe, on note des absences momentanées et répétées de ce dernier. Ceci ne permet pas de vite libérer les commis échangistes.

Le titre de transport est un document remis par le consignataire au transitaire sur présentation des originaux de connaissement. Ce document

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

permet aux commissionnaires agréés en douane d'effectuer les formalités douanières. La lenteur dans la délivrance de ce document freine le processus des formalités à effectuer pour la réception des marchandises.

1-2-1-3- L'inventaire des forces et faiblesses et le regroupement
des faiblesses par centre d'intérêts.

+ L'inventaire des forces et des faiblesses

Les observations que nous avons faites ci-dessus nous ont permis de dégager les atouts (forces) et les insuffisances (faiblesses) que présente notre structure d'accueil.

· LES FORCES

On peut considérer comme forces les éléments suivants :

1) Disponibilité d'une technologie de pointe pour la gestion des flux d'informations ;

2) Une gestion efficiente des outils de communication ;

3) Une croissance soutenue grâce à une bonne prestation de services de la direction shipping.

4) Une croissance soutenue grâce à une bonne prestation de services de la direction transit.

· LES FAIBLESSES

Au nombre des faiblesses, nous pouvons citer :

1) Le milieu de travail peu favorable à un meilleur rendement ;

2) Une forte dépendance énergétique de l'entreprise ;

3) L'absence de programme de renforcement de capacité des agents ;

4) Une secrétaire de Direction surchargée;

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

5) La longue file d'attente des commis échangistes ;

6) Le long et lent processus d'établissement des factures;

7) La lenteur dans la délivrance des documents ;

8) L'espace de travail exigu.

L'analyse des différentes faiblesses relevées à GETMA-BENIN laisse percevoir un certain nombre de défis que cette structure devra résolument relever en vue de l'amélioration de son fonctionnement et de l'optimisation de son rendement.

+ Le regroupement des faiblesses par centre d'intérêts

Tableau n°5 : TABLEAU DE REGROUPEMENT DES PROBLEMES PAR CENTRE D'INTERETS

Centres d'intérêts	Problèmes spécifiques	Problèmes généraux	Problématiques
Conditions de travail	Un milieu de travail peu favorable à un meilleur rendement.	Les conditions de travail sont peu satisfaisantes	Problématique de l'amélioration des conditions de travail

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

Procédure	-La longue file d'attente des commis	La lenteur dans la	Problématique de
d'échange	échangistes.	procédure	l'amélioration de la
documentaire	-Le long et lent processus	d'échange	procédure d'échange
	d'établissement des factures.	documentaire	documentaire
	-La lenteur dans la délivrance des documents (bon à délivrer, titre de transport et autorisation de dépotage ou de sortie de conteneur).
	-L'espace de travail exigu.
Ressources	L'absence de programme de	Défaillance dans la	Problématique de la
humaines	renforcement de capacité des agents.	gestion des ressources humaines	gestion efficace des ressources humaines
Organisation	- Une secrétaire de Direction	Mauvaise	Problématique d'une
interne de la	surchargée.	organisation dans	meilleure
société	- Une forte dépendance énergétique de	l'exécution des	organisation interne
	la société.	tâches	de la société

1-2-2- La définition de la problématique

Compte tenu de l'importance que revêt chacune des problématiques identifiées, nous ne pouvons prétendre à leur résolution dans un seul mémoire. Aussi, avons-nous décidé de porter notre choix sur une problématique qui nous permettra non seulement de mettre en application nos connaissances acquises en matière de Gestion des Transports et Logistique, mais encore d'apporter notre contribution à la structure d'accueil à travers les approches de solutions que nous suggérerons.

En effet, les problématiques relatives à l'amélioration des conditions de travail, à la gestion efficace des ressources humaines et à une meilleure organisation interne de la société ne rentrent pas dans nos compétences en tant que techniciens des transports.

Ainsi, retenons-nous la problématique relative à l'amélioration de la procédure d'échange documentaire dont le thème est :

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

« Contribution à l'amélioration de la procédure d'échange documentaire dans une société de consignation : cas de GETMA-BENIN »

Nous avons porté notre étude sur la Direction Shipping compte tenu de la part d'activités qu'il effectue dans la société. En effet le shipping à lui tout seul représente 80% et le transit 20% des activités de la société

La problématique se libelle à travers le problème général de la lenteur dans la procédure d'échange documentaire et les problèmes spécifiques ciaprès :

· La longue file d'attente des commis échangistes.

· Le long et lent processus d'établissement des factures.

· La lenteur dans la délivrance des documents. (bon à délivrer, autorisation de dépotage ou de sortie et titre de transport)

· L'espace de travail exigu.

1-2-2-1- La spécification de la problématique

La problématique choisie revêt deux aspects à savoir d'une part la lenteur dans les formalités administratives et d'autre part, la lenteur dans les opérations techniques.

Le non respect des délais de livraison des marchandises est une conséquence directe de la lenteur dans la procédure d'échange documentaire.

L'objectif de cette recherche est d'apporter des solutions aux problèmes spécifiques liés à la problématique retenue. Ces problèmes spécifiques sont les suivants :

· La longue file d'attente des commis échangistes;

· Le long et lent processus d'établissement des factures;

· La lenteur dans la délivrance des documents (bon à délivrer, autorisation de dépotage ou de sortie, titre de transport) ;

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

· L'espace de travail exigu.

Le problème spécifique relatif à l'espace de travail exigu nous semble se rapprocher de la problématique d'une meilleure organisation interne de la société.

L'espace de travail exigu ralentit les opérations et ne favorise pas une rapidité dans l'introduction des dossiers vers les autres acteurs de la chaîne. Ce problème sera résolu une fois que la société réorganisera son cadre de travail.

De ce fait, nous allons l'éliminer et centrer notre réflexion sur les 03 problèmes spécifiques que sont :

· La longue file d'attente des commis échangistes ;

· Le long et lent processus d'établissement des factures ;

· La lenteur dans la délivrance des documents. (bon à délivrer, autorisation de dépotage ou de sortie, titre de transport)

1-2-2-2- La détermination des séquences de résolution de la

problématique

La résolution de cette problématique nécessitera une démarche méthodologique constituée de deux grandes étapes.

Nous allons dans un premier temps fixé les objectifs de notre recherche, identifier les causes supposées être à la base de ces problèmes en vue de formuler les hypothèses, puis construire le tableau de bord de l'étude et enfin nous ferons référence aux apports antérieurs des auteurs à travers la revue de littérature.

Dans un second temps, nous définirons la méthodologie de recherche et analyserons les données recueillies lors des enquêtes afin de déboucher sur les approches de solutions et les conditions de leur mise en oeuvre.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

Les séquences de la résolution de la problématique se présentent comme suit :

· la fixation des objectifs ;

· l'identification des causes supposées être à la base des problèmes ;

· la formulation des hypothèses ;

· la construction du tableau de bord de l'étude (T.B.E) ;

· la revue de littérature ;

· la méthodologie de recherche ;

· la présentation et l'analyse des résultats des enquêtes ;

· la vérification des hypothèses ;

· l'établissement du diagnostic ;

· la proposition des approches de solutions ;

· les conditions de mise en oeuvre.

La présentation du cadre physique et la définition de la problématique déboucheront sur la fixation des objectifs de l'étude.

2- Le cadre théorique de résolution de la problématique.

Il sera question pour nous dans cette section de fixer les objectifs que nous désirons atteindre à travers la rédaction de ce mémoire, d'identifier les causes possibles, d'élaborer les hypothèses et de faire la synthèse sur les approches des différents auteurs.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

2-1- Les objectifs de l'étude, les causes possibles et les

hypothèses.

Les objectifs que nous nous sommes assignés sont de deux ordres conformément aux problèmes identifiés : un objectif général et des objectifs spécifiques.

2-1-1- De l'objectif général aux objectifs spécifiques.

L'objectif général dans le cadre de cette étude est de rendre plus rapide, dynamique le processus d'échange documentaire à GETMABENIN.

Pour atteindre cet objectif, nous avons formulé des objectifs spécifiques en fonction des problèmes spécifiques que nous avons déterminés plus haut. Ces objectifs sont :

Objectif spécifique n°1 : Réduire le temps d'attente des commis échangistes.

Objectif spécifique n°2 : Rendre plus rapide l'établissement des factures.

Objectif spécifique n°3 : Accélérer la délivrance des documents. (Le bon à délivrer, l'autorisation de dépotage ou de sortie et le titre de transport)

Une fois les objectifs formulés, nous procéderons à l'élaboration des hypothèses.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

2-1-2- Les causes supposées et les hypothèses.

La détermination des causes supposées être à la base des problèmes en résolution précédera l'élaboration des hypothèses de la recherche.

Cause générale : Une mauvaise gestion du temps.

Hypothèse générale : La mauvaise gestion du temps serait à la base de la lenteur dans la procédure d'échange documentaire.

Cause supposée n°1 : Le manque de personnel et le manque de dynamisme dans la gestion des commis échangistes (les clients).

Hypothèse n°1 : Le manque de personnel ainsi que le manque de dynamisme seraient à la base de la longue file d'attente des commis échangistes.

Cause supposée n°2 : Le nombre élevé d'intervenants et le procédé manuel d'établissement des factures.

Hypothèse n°2 : Le nombre élevé d'intervenants et le procédé manuel d'établissement des factures seraient à la base du long et lent processus d'établissement des factures.

Cause supposée n°3 : La non stabilité des signataires des documents au poste. Hypothèse n°3 : La non stabilité des signataires des documents au poste serait à la base de la lenteur dans la délivrance des documents.

Le tableau de bord ci-dessous représente une récapitulation de la dimension théorique de l'étude :

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

Tableau n°6 : TABLEAU DE BORD DE L'ETUDE (TBE)

Niveaux d'analyse		Problèmes	Objectifs	Causes supposées		Hypothèses	Niveau général
Problème général		Objectif général	Cause générale	Hypothèse générale
		Rendre plus rapide, dynamique le processus d'échange documentaire à GETMA- BENIN.	La mauvaise gestion du temps.	La mauvaise gestion du temps serait à l'origine de la lenteur dans la procédure d'échange documentaire.		Niveaux Specifiques
1	Problème spécifique n°1	Objectif spécifique n°1	Cause supposée n°1	Hypothèse n°1
		Réduire le temps d'attente des commis échangistes.	-Le manque de personnel. -Le manque de dynamisme dans la gestion des commis échangistes.	Le manque de personnel ainsi que le manque de dynamisme seraient à la base de la longue file d'attente des commis échangistes.
	Problème spécifique n°2	Objectif spécifique n°2	Cause supposée n°2	Hypothèse n°2
		Rendre plus rapide l'établissement des factures.	- Le nombre élevé d'intervenants -Le procédé manuel d'établissement des factures.	Le nombre élevé d'intervenants et le procédé manuel d'établissement des factures seraient à la base du long et lent processus d'établissement des factures.
	Problème spécifique n°3	Objectif spécifique n°3	Cause supposée n°3	Hypothèse n°3
		Accélérer la délivrance des documents. ((bon à délivrer, titre de transport et autorisation de dépotage ou de sortie de conteneur)	La non stabilité des signataires des documents au poste.	La non stabilité des signataires au poste serait à la base de la lenteur dans la délivrance des documents.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

2-2- La revue de Littérature.

Le but de cette revue est de faire le point des connaissances antérieures ayant trait aux problèmes en résolution. Nous voudrions rappeler que dans la vision globale de résolution de la problématique spécifiée, nous avons retenu des thématiques précises par rapport aux différents problèmes spécifiques.

Notre problème général est la lenteur dans la procédure d'échange documentaire à GETMA-BENIN. Ce problème général étant la résultante des problèmes spécifiques, nous avons retenu de faire le point des contributions antérieures liées à ce problème général à travers chaque problème spécifique.

Mais avant tout, il convient de clarifier certains concepts.

2-2-1- La clarification des concepts.

· Contribution

Dans l'encyclopédie libre et collaborative wiktionnaire nous pouvons lire deux différentes définitions de contribution.

La première est : ce que chacun donne pour sa part d'une dépense, d'une charge commune.

La deuxième quant à elle dit : tribut que paient les habitants d'un pays occupé par l'ennemi pour se garantir du pillage.

Exemple : Lever des contributions sur les vaincus.

Mettre tout le pays à contribution.

La définition recueillie sur le site www.linternaute.com va un peu dans le sens de la première définition de wiktionnaire. Ainsi selon ce site, la contribution est l'action de contribuer à la réalisation de quelque chose.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

Le dictionnaire de l'informatique pour sa part définit le mot contribution comme étant tout élément composé par un individu et destiné à s'insérer dans un projet commun.

La contribution est la participation financière que supporte chacune des personnes qui partagent un intérêt commun. Ainsi, par exemple, la contribution des époux aux charges du ménage, ou encore, la part de dette au paiement de laquelle sont tenus des coobligés, autre exemple, la contribution des copropriétaires aux charges communes.

Dans les procédures collectives, la contribution est la part revenant à chacun des créanciers dans les sommes qui proviennent de la liquidation des biens du débiteur commun.

En droit maritime, dans le cas d'" avarie commune", c'est la part qui pèse sur chacun des chargeurs devant participer aux "sacrifices et aux dépenses extraordinaires exposées pour le salut commun " en proportion de la valeur des marchandises embarquées qui ont été sauvées. ( www.dictionnaire-juridique.com)

· Amélioration

L'amélioration consiste à prendre quelque chose pour le transformer en le rendant meilleur, résultat de cette action.

Exemple : Il s'opéra dans les moeurs une amélioration sensible ( www.wiktionary. org)

L'amélioration, c'est aussi un investissement dans un fonds de terre ou dans une maison pour les mettre en état et pour en augmenter le revenu. Exemple : On est obligé de payer les améliorations à un possesseur de bonne foi que l'on dépossède. ( www.wiktionary.org)

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

L'amélioration est encore les dépenses engagées pour moderniser les habitations ou les mettre aux normes d'habitabilité et de confort. ( c-mfinance.fr/index.php)

L'amélioration des plantes est une technique qui consiste à rendre les variétés mieux adaptées aux besoins des utilisateurs.( www.google.fr)

Selon le dictionnaire wiktionnaire la procédure est une méthode, une marche à suivre pour obtenir un résultat.

· Procédure

En droit, la procédure désigne l'ensemble des formalités requises pour la validité d'un acte ou du déroulement d'une action en justice; c'est aussi l'ensemble des actes qui ont été faits dans une instance civile ou criminelle

En programmation informatique, une procédure, aussi appelée routine ou sous-routine, est une fonction qui ne renvoie pas de résultat.

· Echange

L'échange est l'acte par lequel on abandonne une chose à quelqu'un pour en recevoir une autre en contrepartie. Exemple : En échange de son domaine, il lui a donné des rentes, une maison.

En biologie l'échange est le passage et la circulation de substances entre une cellule et le milieu extérieur. ( www.wiktionnaire.com)

· Document

Dans son acception courante un document est généralement défini comme le support physique d'une information. Plus précisément on peut le définir comme un ensemble de données informatives présentes sur un

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

support, sous une forme permanente et lisible par l'homme ou par une machine (permanent par opposition à volatil).

· SociétéSur le site www.linternaute.com, nous pouvons lire trois différentes

définitions de société.

La première est : Etat des êtres vivants qui vivent dans un groupe organisé. Exemple : Les fourmis vivent en société.

La deuxième est : Groupe contractuel de personnes réunies par des intérêts communs d'ordre économique. Exemple : Société commerciale.

La troisième est : Groupe de personnes entre lesquelles existent des rapports durables et organisés. Exemple : Société secrète.

· Consignation

Dans l'encyclopédie libre et collaborative wiktionnaire nous pouvons

lire :

En électricité : La consignation d'un appareil de réseau électrique ou la consignation d'un circuit électrique est la suite chronologique d'opérations indispensables et réglementées, afin d'assurer la sécurité du personnel et du matériel avant d'intervenir sur un appareillage, une installation électrique, ou simplement un circuit électrique

En droit maritime : Le consignataire est le représentant d'une ligne qui cherche du fret pour celle-ci et à qui l'armateur a délégué des pouvoirs de négociation. Il est rémunéré par l'armateur qu'il représente.

Nous pouvons donc dire qu'à travers notre thème « La contribution à l'amélioration de la procédure d'échange documentaire : Cas de

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

GETMA-BENIN», nous voulons rendre plus rapide, dynamique les opérations à travers une amélioration dans la procédure d'échange des documents adoptée par notre structure d'accueil.

La procédure d'échange documentaire constitue l'ensemble des formalités à accomplir en vue de l'établissement du Bon à Délivrer (BAD) et de L'Autorisation de Dépotage Conteneur (ADC) ou de l'Autorisation de Sortie Conteneur (ASC), pour la poursuite des opérations d'enlèvement des marchandises.

Le délai de délivrance des documents est étroitement lié à la durée d'enlèvement des marchandises.

Connu encore sous l'appellation de retard de remise ou de Sursis, le délai est avant tout, le temps accordé pour faire une chose.

Ainsi, une gestion efficiente de temps dans la procédure d'échange documentaire est indispensable au respect des délais de livraison des marchandises et par conséquent à la satisfaction du client.

2-2-2- Les contributions antérieures à la résolution de la

problématique.
2-2-2-1- Les contributions antérieures à la résolution des
problèmes liés à la longue file d'attente des clients et de la

lenteur dans la délivrance des documents.

Lors de nos recherches, nous avons constaté l'existence d'une relation étroite entre les problèmes spécifiques ci-dessus énoncés. Cette relation se matérialise à travers le facteur temps.

Le temps selon (SIMON et JOFFRE, 2è édition, p.304)

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

peut être appréhendé de plusieurs points de vue :« il est dimension constitutive de l'organisation,( en tant que coût de transaction), il fixe l'horizon de la décision (l'urgence)... »

Emmanuel VIERA va un peu plus loin en affirmant : « La gestion du temps s'énonce comme la planification et l'organisation de notre relation au temps par rapport aux activités que nous réalisons. ». Il apparaît donc que gérer son temps suppose à priori que le temps est une propriété. Mais le temps ne peut être une propriété puisqu'il est inélastique. Nous nous devons donc de bien organiser notre temps, car nos productions sont calées sur des échéances données. Nos performances en entreprise étant mesurées à notre capacité à effectuer d'importantes tâches en peu de temps, il serait peu probable de nous attendre à l'efficacité de nos capacités en gérant mal notre temps.

Ainsi pour une bonne gestion du temps il suggère :

« Il faut que nous arrivions à faire la part des choses entre le temps de travail, de loisirs et le temps à consacrer à la famille et aux amis. Il faut ensuite que nous évaluions le temps que nous avons de disponible, lister nos activités et les objectifs à atteindre, tout en les classant par ordre de priorité et les caler dans notre planning, et enfin veiller au respect de ce planning. Il serait également intéressant d'éviter ce que j'appelle les dévoreurs du temps qui sont : les visites non programmées, les longues discussions au téléphone sur des sujets d'ordre personnel ... etc. Se dire à chaque fois, qu'un objectif non atteint dans le délai est une contre performance latente »

En plus de la gestion du temps, il faut une bonne qualité de prestations de service pour qu'une entreprise soit compétitive.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

C'est ainsi que la norme (ISO 8402-94) définit la qualité comme suit : « ensemble des caractéristiques d'une entité qui lui confèrent l'aptitude à satisfaire des besoins exprimés et implicites ».

La norme (ISO 9000 :2000) la définit comme ceci : « Aptitude d'un ensemble de caractéristiques intrinsèques à satisfaire des exigences »

Pour Welch, l'ancien PDG de Général Electric cité par (KOTLER et al. 2006) : « la qualité est la meilleure source de fidélité de la clientèle, le principal atout vis-à-vis de la concurrence et le seul axe possible pour présenter la croissance et la rentabilité ».

La qualité selon (AFNOR, 2è Édition p.106) cité par Claude DEMEURE : « est l'aptitude d'un produit ou d'un service à satisfaire les besoins (exprimés ou potentiels) des utilisateurs. » En effet, pour améliorer la qualité, et tendre vers la notion de qualité totale, la méthode des sept zéro olympiques a été élaborée. Par cette méthode, tout le personnel de l'entreprise doit entreprendre la chasse aux sept (07) zéros olympiques.

· Le zéro défaut : aux services issus de l'entreprise indique l'impérieuse nécessité de bien faire dès le premier coup ;

· Le zéro délai : rester dans les délais raisonnables en fournissant le service à l'heure prévue ;

· Le zéro papier : peu de formalité ;

· Le zéro stock : avoir un stock de sécurité de consommables bureautiques et éviter toute action inutile ;

· Le zéro panne : aux installations de l'entreprise interdit les arrêts volontaires dus à l'absence de compétences ;

· Le zéro problème de sécurité : veut dire que le service soit livré en toute sécurité et assurance ;

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

· Le zéro mépris : donne une grande importance à la sécurité des biens et personnes.

Une bonne gestion du temps et une bonne qualité de services fournis, concourent à l'objectif de l'entreprise qu'est la satisfaction des clients. Selon (KOTLER et DUBOIS, 13ème édition, p. 195) :

« La satisfaction résulte d'un jugement selon lequel les performances de l'entreprise atteignent et vont même au-delà des attentes. Un client satisfait reste fidèle plus longtemps, achète davantage, se détermine moins à partir des prix et s'exprime favorablement sur l'entreprise »

2-2-2-2- Les contributions antérieures à la résolution du problème lié au long et lent processus d'établissement des

factures.

Selon M. Boubacar TRAORE, ingénieur statisticien économiste et M. Roland Olivier KYEDREBEOGO, ingénieur informaticien dans leur « étude sur l'usage des TIC par les entreprises au Burkina-Faso », il faut une volonté manifestée des dirigeants d'entreprises à disposer d'une technologie de pointe pour le traitement des données. Cette volonté doit être accompagnée du financement nécessaire à son acquisition.

« Le souci pour les entreprises de maîtriser et d'accélérer la régulation des flux, quel que soit le niveau complexe du marché, conduit ces dernières à améliorer constamment leurs systèmes d'informations. Elles passent donc progressivement des systèmes manuels aux systèmes mécanisés, puis aux systèmes partiellement ou quasi totalement automatisés.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

L'automatisation d'un système d'information fait référence à un système dans lequel, toutes les opérations portant sur les informations sont assurées par les machines électroniques (ordinateurs) effectuant des traitements automatiques. Ce système limite éventuellement l'intervention humaine à une phase de préparation du travail des machines. Ainsi, optimiser la gestion des flux documentaires au sein du département shipping de SAGA, revient à automatiser les opérations telles que : enregistrement, établissement des factures, classement et archivage des dossiers navires. En effet, la pratique de ces opérations de façon manuelle ralentit la manipulation des données. » Selon Jean Philippe NSOME NLEME dans son mémoire intitulé « Optimisation de la gestion des flux d'informations et documentaires: cas du département shipping de SAGA GABON ».

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

CHAPITRE I: LA PRESENTATION DE LA

PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE

DE GETMA-BENIN ET LA METHODOLOGIE

DE RECHERCHE.

1- La présentation de la procédure d'échange
documentaire de GETMA-BENIN et les inconvénients.

Nous commencerons cette section par la présentation de la procédure d'échange documentaire de GETMA-BENIN, suivra ensuite la présentation des inconvénients de la lenteur de ladite procédure.

1-1- Présentation de la procédure d'échange documentaire de
GETMA-BENIN.

La procédure d'échange documentaire constitue l'ensemble des formalités à accomplir en vue de l'établissement du Bon à Délivrer (BAD) et de l'Autorisation de Dépotage Conteneur (ADC) ou de l'Autorisation de Sortie Conteneur (ASC), documents qui participent au processus d'enlèvement des marchandises.

L'établissement de ces documents nécessite un certain nombre d'étapes:

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

V1 Au niveau de l'Echange Documentaire

Le chef Echange Documentaire assure la coordination de toutes les opérations relatives aux échanges de connaissement, aux retraits de titres de transport et aux paiements des frais d'échange et de surestaries. Les clients se présentent devant le chef Echange Documentaire et lui remettent un dossier complet comprenant : les trois connaissements originaux, la photocopie de la carte d'importateur du chargeur, celles de la carte professionnelle et d'identité de la personne ayant acquitté le connaissement, de même que celle de la carte d'identité du client.

Le chef Echange Documentaire, dès réception des dossiers, vérifie si les documents sont au complet et en cours de validité. Il vérifie également si c'est le véritable destinataire des marchandises, c'est-à-dire le chargeur qui se trouve sur les connaissements endossés par celui-ci. Lorsque toutes ces informations sont exactes, il recherche le manifeste correspondant au dossier. Il appose ensuite son visa, marque le montant à payer et transmet le dossier à la facturation.

Le montant à payer diffère selon que ce soit un simple échange de connaissement ou un échange avec lettre de garantie.

V1 Au niveau de la Facturation

La Facturation est une entité de la direction Shipping qui se charge d'établir toutes sortes de factures aux clients.

Dans le cas d'espèce, elle établit la facture échange sur la base des données du connaissement et en fonction du montant transmis par le service Echange Documentaire. Une fois la facture imprimée, elle est transmise au Directeur Shipping.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

V1 Au niveau de la direction Shipping

Le directeur Shipping est le premier responsable de la direction. ^Iiappose sa signature sur les factures après vérification.

V1 Au niveau de l'Echange Documentaire

L'assistant Chef dudit service rapporte les factures à l'Echange Documentaire et les remet aux clients.

V1 Au niveau de la caisse

Les factures sont payées et les montants se répartissent comme suit selon le cas:

Tableau n^o7 : Répartition des frais d'échange.

ELEMENTS		MONTANT (en F CFA)
		Échange avec lettre de garantie	Échange B/L
25000		25000	Timbre connaissement
3000		3000	Frais de banalité
2700		2700	Lettre de garantie
-		12500	TVA
4500		6750	TOTAL
35200		49950

Source : Réalisé par nous-mêmes.

NB: La TVA s'applique uniquement aux frais d'échange B/L et à la lettre de garantie le cas échéant.

V1 Au niveau de L'Echange Documentaire

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

Une fois les factures payées, le client apporte le reçu de la caisse accompagné du dossier à l'Echange Documentaire. Ce service la conformité entre le dossier et le reçu de caisse. Après cette vérification, le chef Echange Documentaire joint le manifeste au dossier et tire le BAD correspondant, avec l'ADC ou l'ASC (si le client n'est pas en surestarie). Le BAD, une fois tiré, doit prendre par le service Audit.

~ Au niveau du service de l'Audit Interne

Le service Audit Interne est chargé de contrôler la régularité et la conformité des dossiers. Dans le cadre de l'établissement des bons et autorisations, il vérifie la concordance entre le BAD tiré et le dossier correspondant. Après ceci, il appose son visa et son cachet.

~ Au niveau de la Direction Shipping

Le Directeur Shipping signe les documents à savoir BAD, ADC ou ASC après vérification.

~ Au niveau de l'Echange Documentaire

Tous les dossiers sont ramenés ici après signature. On procède alors à leur dépouillement, c'est-à-dire qu'il faut dissocier les pages originales des souches. Les souches sont alors agrafées aux dossiers, lesquels seront conservés dans les archives du Shipping. Les BAD sont joints aux autorisations de dépotage ou de sortie. Toutes ces étapes achevées, le BAD ainsi que l'ADC ou l'ASC sont alors remis aux clients sur nouvelle présentation du reçu de caisse.

Si le client est en surestarie, c'est-à-dire qu'il n'a pas effectué le dépotage ou la sortie du conteneur dans le délai de franchise, et désire

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

obtenir l'ADC ou l'ASC de nouveau, il faudra qu'il paye les frais de surestaries. Elles sont calculées soit par le chef Echange Documentaire ou son assistant. Il en sort une facture appelée facture provisoire de surestaries. Cette facture passe par l'Audit pour contrôle, puis va à la Facturation pour impression.

Lorsque le client n'est pas en possession des connaissements pour une raison ou une autre, mais désire néanmoins obtenir le BAD et l'ADC ou l'ASC, il établira une lettre de garantie dans laquelle il s'engage à fournir les connaissements dans les meilleurs délais possibles et s'engage aussi à garantir le consignataire contre toutes réclamations qui pourraient être faites contre lui suite à la livraison des marchandises. Le client payera alors en plus des frais d'échange, une somme de douze mille cinq cents FCFA (12500 FCFA) correspondant à la lettre de garantie.

Il faut préciser que lorsqu'il s'agit d'une ASC, un contrat de location de conteneur est établi entre l'armateur et le client. Les signataires sont : le Directeur Shipping, agissant pour le compte de l'armateur et le client agissant pour celui du chargeur.

Le contrat est établi au service Echange Documentaire. Il est aussitôt signé par le client. Le dossier est transmis à l'Audit Interne qui vérifie la conformité entre le dossier d'échange, l'ASC imprimée et le contrat qui est en train d'être conclu. Lorsque tous les éléments sont exacts, il les transmet au Directeur Shipping pour signature. Après ceci, la Facturation établit une facture appelée facture Deposit Location Conteneur. Le client se présentera à la caisse avec cette facture pour payer une caution qui varie d'un conteneur à un autre et d'un armateur à un autre.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

La procédure d'échange documentaire ainsi présentée, nous passerons à la présentation des inconvénients de leur lenteur tant sur la société que sur les clients.

1-2- La présentation des inconvénients de la lenteur dans la
procédure d'échange documentaire de GETMA-BENIN.

Il faut dire que les inconvénients de la lenteur dans la procédure d'échange documentaire de GETMA-BENIN se situent à deux niveaux.

Nous avons premièrement, les inconvénients sur les clients et deuxièmement les inconvénients sur la société.

1-2-1- Les inconvénients sur les clients.

Nous nous sommes basés ici sur le temps mis par GETMA pour commencer les opérations d'échange.

Pour ce faire, nous avions relevé le nombre de navires traités en six semaines par GETMA-BENIN et le temps mis pour rendre disponible les documents ( manifestes et titres de transport) au service Echange Documentaire.

Après traitement des données, nous les avons regroupées suivant trois modalités et consignées dans le tableau ci-après :

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

Tableau n°8 : Le tableau représentatif du temps mis pour rendre disponible les documents (manifestes et titre de transport) sur la période considérée.

Temps nécessaire (xi) en heure	Nombre de navires (ni)		Fréquences (fi) en %	[5-25[
05	26,32		[25-45[
03	15,79		[45-72]
11	57,89		Total
19	100

Source : Etudes statistiques

La représentation graphique des fréquences donne ce qui suit :

70 60 50 40 30 20 10 0
		Fréquence en %

[5-25[ [25-45[ [45-72]

Figure n°3 : Représentation graphique du temps mis pour rendre disponibles les documents (manifestes et titres de transport) au service Échange Documentaire.

Nous remarquons que seuls 26,32% des documents sont disponibles dans un délai relativement court pour commencer les échanges.

Au total 73,68% des documents sont disponibles avec du retard, ce qui est une contre performance pour l'entreprise.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

La figure ci-dessus montre que pour la plupart des navires environ (57,89%), les documents n'ont pas été disponibles dans les plus brefs délais.

Le retard observé dans le démarrage du procesus d'enlèvement des marchandises dans les délais de livraison est donc une conséquence de la lenteur dans la procédure d'échange documentaire. Il handicape les transitaires, ne leur permettant pas de satisfaire leurs clients au moment voulu et convenu.

1-2-2- Les inconvénients sur la société.

La perte de clients qui va se traduire par une diminution progressive du nombre de chargeurs sur les navires consignés par GETMA-BENIN. Cet état de chose est une conséquence de la lenteur dans la procédure d'échange documentaire sur la société.

2- La méthodologie de recherche.

Nous entendons par méthodologie, le mode de confrontation des idées issues à la fois de l'expérience et de l'imagination, dérivées de l'observation en vue de confirmer, de nuancer ou de rechercher ces idées de départ. Notre méthodologie se basera sur la définition des techniques de collecte des données d'une part, et d'autre part sur l'organisation et la réalisation de nos enquêtes.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

2-1- La dimension théorique de la recherche.
2-1-1- Les outils de collecte des données.

Dans cette partie, il s'agira pour nous de définir les techniques de collecte des données auxquelles nous nous sommes référés et qui nous ont permis de faire nos observations et de procéder à la vérification des hypothèses émises. Nous pouvons citer :

2-1-1-1- L'observation directe.

Elle se définit comme le regard attentif que l'on porte sur un phénomène ou une personne dans le but de percevoir ou de sentir afin de transcrire. Elle sert à recueillir des informations.

Nous avons donc utilisé notre sens d'observation durant notre stage pour déceler les différents problèmes de la société.

2-1-1-2- L'enquête.

C'est la méthode de collecte des informations par laquelle le chercheur pose des questions à la population de son étude pour avoir les informations qu'il désire. Nous nous sommes basés sur l'enquête par entretien pour mener notre recherche.

- L'enquête par entretien

C'est un entretien entre deux personnes, l'interviewer et l'interviewé. Cet entretien est conduit et enregistré par l'interviewer. C'est un outil de communication orale qui permet de recueillir des informations d'une

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

personne dans le cadre d'une recherche. L'entretien se fait à un nombre restreint de personnes.

2-1-1-3- La recherche documentaire.

Elle consiste à rassembler les documents pertinents et procéder à l'analyse de leur contenu; c'est aussi l'opération par laquelle les documents sont choisis dans un stock à la demande de l'utilisateur.

2-1-2- l'organisation de l'enquête.

Il s'agit ici de préciser d'abord l'objectif de l'enquête, d'identifier ensuite le cadre et la population de l'enquête et de déterminer l'échantillon de l'étude.

2-1-2-1- L'objectif de l'enquête.

Les données à recueillir de cette enquête serviront à infirmer ou confirmer les hypothèses élaborées parallèlement aux objectifs que nous nous sommes fixés. Il s'avère alors nécessaire qu'une cohérence soit observée entre les hypothèses émises et les données à recueillir.

2-1-2-2- Le cadre et la population de l'étude.

Le cadre choisi pour la réalisation de l'enquête est la direction de Shipping de GETMA-BENIN et les personnes concernées par l'étude sont

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

les clients, les agents de l'Echange Documentaire, le Chef Audit, l'Assistant du Directeur Shipping.

2-1-2-3- L'échantillonnage.

La méthodologie en matière d'échantillonnage préconise le choix d'un 10^ème de la population mère. Pour évaluer les inconvénients de la lenteur dans la procédure d'échange documentaire sur les clients, nous nous sommes basés sur un échantillon de 200 clients du mois de décembre 2010.

Aussi avons-nous élaboré un guide d'entretien pour l'ensemble des personnes concernées.

2-2- La dimension empirique de la recherche.

La vérification empirique consiste à rassembler les données par les techniques citées ci-dessus à des fins à la fois descriptive et d'administration de preuve.

2-2-1- La réalisation de l'enquête.

Pour la réalisation de l'enquête, nous avons élaboré un projet de l'outil de collecte qu'est le guide d'entretien. C'est suite à cette étape que nous avons procédé à la réalisation de l'enquête proprement dite.

L'enquête a été réalisée sur la base d'un guide d'entretien (annexe).

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

Nous avons réalisé une enquête interne à partir d'un guide d'entretien avec les clients, le service Echange Documentaire, le service Audit, et l'Assistant du Directeur Shipping.

Les résultats des enquêtes nous permettront d'avoir des informations sur les causes des problèmes et de confirmer ou d'infirmer les hypothèses émises.

2-2-2-Les difficultés rencontrées et la limite des données.

2-2-2-1- Les difficultés rencontrées.

La réalisation de l'enquête n'a pas été aisée.

Ainsi, nous avons été confrontés à certaines résistances parmi lesquelles :

- l'indisponibilité des dirigeants à répondre à nos questions ;

- la méfiance de certains agents à satisfaire nos préoccupations ;

- la durée d'attente très longue avant d'avoir les réponses à certaines requêtes ;

- la difficulté d'accès aux archives.

2-2-2-2- La Limite de données.

La première limite est que nous n'avons pas pu avoir les avis du Directeur d'Agence et du Directeur Shipping sur le sujet. Dans ce cas, il nous aurait manqué des informations importantes qui auraient peut-être apporté plus d'éléments à notre étude.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

Une autre limite est que nous n'avions pas pu interroger tous les clients de la direction Shipping de GETMA-BENIN. Cette étude menée à leur niveau aussi nous aurait peut-être permis de recueillir d'autres éléments d'information.

Quels sont alors les résultats de cette enquête et à quoi serviront-ils ?

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

CHAPITRE II : LA PRESENTATION ET

L'ANALYSE DES RESULTATS, LES

APPROCHES DE SOLUTIONS ET LEURS

CONDITIONS DE MISE EN OEUVRE.
1- La présentation et l'analyse des résultats.

Nous procéderons ici à la présentation des données recueillies et à leur analyse, ensuite à la confirmation ou à l'infirmation de nos hypothèses émises avant d'établir notre diagnostic.

1-1- La présentation des résultats.

Il sera question pour nous de présenter les résultats issus de notre enquête et d'en faire une interprétation objective. L'outil de collecte de données utilisé est le guide d'entretien. Suite aux entretiens que nous avions eus avec les personnes concernées par notre recherche, nous avons obtenu par rapport aux problèmes spécifiques, les réponses ci après :

> Problème spécifique relatif à la longue file d'attente des

clients.

A la question de savoir si la longue file d'attente a un impact sur les activités des clients, voici les réponses obtenues :

· pour les clients, c'est une situation qui ralentit énormément leurs activités, leur fait perdre beaucoup de temps et ne leur permet pas de respecter leurs engagements vis-à-vis de leurs mandataires.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

· Pour le chef Echange Documentaire, il reconnaît l'existence d'un inconvénient mais notifie que c'est pour des raisons de prudence que les dossiers subissent tout le long processus, le monde étant gangrené par l'escroquerie et la fraude.

A la question de savoir à quoi est due la longue file d'attente, ^voiciles réponses obtenues :

· Pour les clients, cette longue file d'attente est due à leur mauvaise gestion par le personnel.

· Pour l'assistant du directeur Shipping, cette file d'attente est due à un manque de personnel.

· Pour le chef service Audit, cette situation est due à un manque de personnel et de dynamisme de ce dernier.

· . Synthèse des données du problème spécifique n°1.

100% des personnes interrogées affirment que la longue file d'attente des clients observée dans le processus d'échange documentaire, ralentit énormément le démarrage des opérations d'enlèvement des marchandises.

80,07% des personnes interrogées affirment que la longue file d'attente est due à un manque de personnel et de dynamisme de ce dernier, tandis que 19,93% affirme qu'il y a mauvaise gestion de la clientèle par le personnel de l'Echange Documentaire.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

> Problème spécifique relatif au long et lent processus

d'établissement des factures.

La question de savoir comment s'opère l'établissement des factures, a été principalement adressé au chef service Echange Documentaire. Voici la réponse obtenue :

Les factures sont établies de façon manuelle et provisoire. Il en sort une facture appelée facture provisoire. Cette facture est transmise à la facturation pour impression.

A la question de savoir à quoi est dû le long et lent processus d'établissement des factures, voici les réponses obtenues :

· Pour l'assistant du chef Echange Documentaire, c'est pour des raisons de transparence sur les réels montants à payer.

· Pour le chef Echange Documentaire, c'est le procédé manuel.

· Pour les clients, c'est le procédé manuel et le nombre élevé d'intervenants.

+ Synthèse des données du problème spécifique n°2.

Les 78,34% des personnes interrogées affirment que le procédé manuel est à la base du long et lent processus d'établissement des factures alors que 21,66% affirment que c'est le nombre élevé d'intervenants.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

> Problème spécifique relatif à la lenteur dans la délivrance

des documents (bon à délivrer, autorisation de dépotage ou de sortie et titre de transport)

A la question de savoir s'il est observé une lenteur dans la délivrance des documents. Voici les réponses obtenues :

· Pour les clients, la délivrance des documents met du temps comparativement à certaines agences.

· Pour l'assistant, il reconnaît une certaine lenteur dans le processus.

A la question de connaître la source de la lenteur dans la délivrance des documents, voici les réponses obtenues :

· Pour le Chef Echange Documentaire, la source de cette lenteur est la non stabilité des signataires au poste.

· Pour certains clients, c'est la légèreté dans le processus qui est à la base de cette situation tandis que pour d'autres c'est la non stabilité des signataires au poste.

La question de savoir pourquoi la non stabilité des signataires au poste a été spécialement adressée au Chef Echange Documentaire, voici la réponse obtenue :

Cette situation est due à leurs participations à des réunions internes ou externes à l'entreprise. Elle s'explique aussi par l'immensité des tâches à eux affectées.

+ Synthèse des données du problème spécifique n°3

100% des personnes interrogées affirment qu'il y a retard dans le processus de délivrance des documents.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

87,33% des personnes interrogées affirment que c'est la non stabilité des signataires au poste qui est à la base du retard observé dans le processus de délivrance des documents alors que 12,67% affirment qu'il y a légèreté dans le processus.

Il ressort également des divers entretiens que nous avions eus, que la non stabilité des signataires au poste est due à leurs participations répétées à des réunions internes ou externes à l'entreprise.

1-2- L'analyse des résultats.
1-2-1- La vérification des hypothèses.

Nous avons décidé de résoudre tous les problèmes spécifiques en fixant comme seuil de décision, tout item qui aura réuni un poids supérieur ou égal à 60%.

1-2-1-1- Vérification de l'hypothèse n°1.

L'analyse des données obtenues lors de l'enquête devrait nous révéler que le manque de personnel et de dynamisme dans la gestion des commis échangistes sont à la base de la longue file d'attente de ces derniers.

De l'analyse des données, il ressort que pour 87,07% des personnes interrogées, la longue file des commis échangistes est dû à un manque de

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

personnel et de dynamisme de ce dernier alors que 12,93% affirment que c'est une mauvaise gestion de la clientèle.

Nous déduisons donc que la longue file d'attente des commis échangistes est due à un manque de personnel et de dynamisme ; ce qui confirme l'hypothèse n°1.

Cette hypothèse est donc validée car le seuil de décision est largement dépassé.

1-2-1-2- Vérification de l'hypothèse n°2.

Il s'agit ici de vérifier si le nombre élevé d'intervenants et de procédé manuel sont à la base du long et lent processus d'établissement des factures.

De l'analyse des données, il ressort que pour 78,34% des personnes interrogées, le procédé manuel est à la base du long et lent processus d'établissement des factures alors que 21,66% affirment que c'est le nombre élevé d'intervenants; ce qui vient par conséquent confirmer notre hypothèse n°2 qui stipule que le nombre élevé d'intervenants et le procédé manuel d'établissement des factures seraient à la base du long et lent processus d'établissement des factures.

Cette hypothèse est donc validée car le seuil de décision est largement dépassé.

1-2-1-3- Vérification de l'hypothèse n°3.

L'hypothèse n°3 est que la non stabilité des signataires au poste serait à la base de la lenteur dans la délivrance des documents(bon à

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

délivrer, autorisation de sortie ou de dépotage conteneur et titres de transport).

De l'analyse des données, il ressort pour 87,33% des personnes interrogées que la non stabilité des signataires au poste est à la base de la lenteur observée dans le processus de délivrance des documents alors que 12,67% affirment qu'il y a légèreté dans le processus.

Il découle de ce qui précède que la troisième hypothèse selon laquelle la lenteur dans la délivrance des documents résulterait de la non stabilité des signataires au poste est aussi vérifiée car le seuil de décision est dépassé.

Toutes nos hypothèses étant ainsi validées, nous allons à présent établir le diagnostic.

1-2-2- L'établissement du diagnostic.

Après la réalisation de l'enquête et la vérification des hypothèses, nous pouvons dire qu'il existe des problèmes internes propres à la direction shipping de GETMA-BENIN, plus précisément au service Echange Documentaire qui ne lui permettent pas d'offrir à sa clientèle un service de qualité.

Les divers problèmes spécifiques sont dus à :

> Le manque de personnel et de dynamisme.

En effet, le manque de personnel et de dynamisme justifie la longue file d'attente des commis échangistes. Or, cette longue file d'attente des commis échangistes rend le processus long ce qui finalement retarde les opérations.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

Les personnes interrogées affirment que la longue file d'attente des commis échangistes observée à GETMA-BENIN est une situation qui ralentit énormément leurs activités. Elle leur fait perdre également beaucoup de temps et ne leur permet pas de respecter leurs engagements vis-à-vis de leurs mandataires. Aussi, les opérations d'échange documentaire vont au ralenti.

Il serait donc nécessaire que les dirigeants prennent des dispositions pour réduire le temps d'attente des commis échangistes.

> Le long et lent processus d'établissement des factures.

Les commis échangistes ne peuvent rentrer en possession de leurs documents sans avoir au préalable payé les factures correspondantes. La délivrance des factures constitue donc une étape non négligeable du processus.

Il est donc impérieux que des mesures soient prises pour accélérer leur établissement.

> La lenteur dans la délivrance des documents.

La délivrance des documents nécessite la présence effective au poste des signataires. Il serait donc souhaitable qu'ils revoient leur agenda.

Une fois le diagnostic établi, nous allons suggérer des solutions en vue de la résolution des problèmes identifiés.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

2- La présentation des approches de solutions et leurs
conditions de mise en oeuvre.

Cette section sera consacrée aux diverses solutions que nous suggérerons par rapport aux problèmes identifiés et aux conditions de leur mise en oeuvre.

2-1- Les approches de solutions.

Les approches de solutions se feront par rapport à chaque problème spécifique.

2-1-1- Approches de solutions liées au problème spécifique
relatif à la longue file d'attente des commis échangistes.

Pour trouver une solution au problème de la longue file d'attente des commis échangistes dont la cause est le manque de personnel et de dynamisme, voici ce que nous suggérons :

· Le recrutement d'un agent qualifié.

· La motivation du personnel au poste à la section Echange Documentaire.

2-1-2- Approches de solutions liées au problème spécifique relatif au long et lent processus d'établissement des factures.

Pour la résolution du problème spécifique relatif au long et lent processus d'établissement des factures, nous suggérons :

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

~ L'établissement informatisé des factures.

~ La signature des factures directement par le facturier.

2-1-3- Approches de solutions liées au problème spécifique
relatif à la lenteur dans la délivrance des documents.

La cause réelle de ce problème de la lenteur dans la délivrance des documents est la non stabilité des signataires au poste.

Pour remédier à ce problème, nous suggérons :

~ La délégation du pouvoir de signature à l'Assistant du Directeur Shipping en absence de son Directeur.

2-2- Les conditions de mise en oeuvre des approches de
solutions.

La mise en oeuvre des approches de solutions suggérées nécessite qu'un certain nombre de conditions soient remplies.

Il s'agit donc de formuler les conditions que nous jugeons

nécessaires en vue de la mise en oeuvre des approches de solutions ^quipourraient être envisagées pour la résolution des problèmes spécifiques de notre étude.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

2-2-1- Les conditions de mise en oeuvre des approches de
solutions au problème spécifique n°1.

La gestion du temps est très importante au sein d'une entreprise. Elle permet d'atteindre les objectifs dans un bref délai.

Pour éviter la longue file d'attente des commis échangistes qui leur fait perdre du temps dans l'exécution de leur activité, l'administration doit envisager le recrutement d'un agent pour le renforcement de la capacité de la structure.

2-2-2-Les conditions de mise en oeuvre des approches de
solutions au problème spécifique n°2.

Les approches de solutions suggérées pour la résolution du problème spécifique relatif au long et lent processus d'établissement des factures sont l'établissement informatisé des factures et leur signature par le facturier.

Cette informatisation d'établissement des factures doit nécessairement passer par la mise en réseau de l'ordinateur du Chef Echange Documentaire à celui du facturier. Une fois cette mise en réseau effectuée, le Chef Echange Documentaire aura seulement à envoyer les informations nécessaires et les frais d'échange de chaque dossier au facturier qui se chargera d'imprimer les factures et de passer automatiquement à leur signature.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

2-2-3-Les conditions de mise en oeuvre des approches de
solutions au problème spécifique n°3.

L'approche de solution suggérée pour la résolution du problème spécifique relatif à la lenteur dans la délivrance des documents (BAD , ADC,ASC et titres de transport) est la délégation du pouvoir de signature à l'Assistant du Directeur Shipping en absence de son Directeur.

La prise en compte de ces approches de solutions permettra nous en sommes certains, à la société GETMA-BENIN de rendre plus efficace ce service névralgique et ferait accroître davantage son chiffre d'affaires, la recherche de profit étant le credo de toute unité de production.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

Tableau n°9: Tableau de synthèse de l'étude(TSE)

Niveaux d'analyse		Problèmes	Objectifs	Causes réelles	Hypothèses	Approches de solutions
Niveau général		La lenteur dans la procédure d'échange documentaire.	Rendre plus rapide, dynamique le processus d'échange documentaire à GETMA-BENIN.	Une mauvaise gestion du temps.	La mauvaise gestion du temps est à la base de la lenteur dans la procédure d'échange documentaire.
Niveaux Specifiques	1	La longue file d'attente des commis échangistes.	Réduire le temps d'attente des commis échangistes.	-Le manque de personnel. -Le manque de dynamisme dans la gestion des commis échangistes.	Le manque de personnel ainsi que le manque de dynamisme seraient à la base de la longue file d'attente des commis échangistes.	-Le recrutement d'un agent. -La motivation du personnel de l'échange documentaire.
	2	Le long et lent processus d'établissement des factures.	Rendre plus rapide l'établissement des factures.	-Le nombre élevé d'intervenants. -Le procédé manuel d'établissement des factures.	Le nombre élevé d'intervenants et le procédé manuel d'établissement des factures seraient à la base du long et lent processus d'établissement des factures.	-L'établissement informatisé des factures. -La signature des factures par le facturier.
	3	La lenteur dans la délivrance des documents(bon à délivrer, autorisation de sortie et titres de transport)	Accélérer la délivrance des documents.	La non stabilité des signataires au poste.	La non stabilité des signataires au poste serait à la base de la lenteur dans la délivrance des documents.	La délégation du pouvoir de signature à l'assistant du directeur shipping en absence de son directeur.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

CONCLUSION

L

e délai de livraison est l'une des composantes essentielles de la performance logistique d'une entreprise. Le respect rigoureux des délais de livraison conformément aux termes du contrat par une

entreprise est un facteur décisif dans le choix des clients. Il revient donc à GETMA-BENIN de redynamiser ses opérations d'échange documentaire afin de permettre à ses clients de respecter leurs engagements vis-à-vis de leurs mandataires.

Le thème de notre étude : « CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE SOCIETE DE CONSIGNATION: CAS DE GETMA-BENIN » nous a permis d'identifier certains dysfonctionnements auxquels est confrontée la Direction Shipping et plus précisément le service Echange Documentaire de GETMA-BENIN.

Il s'agit :

o de la longue file d'attente des commis échangistes ;

o du long et lent processus d'établissement des factures ;

o de la lenteur dans la délivrance des documentaires (BAD, ADC, ASC et titres de transport).

Nous nous sommes fixés comme objectif de rendre plus rapide, dynamique le processus d'échange documentaire à GETMA-BENIN.

Une fois l'objectif fixé, des hypothèses ont été formulées et une enquête a été menée auprès des clients, du service Echange Documentaire, le service Audit, l'Assistant du Directeur Shipping.

L'enquête a été réalisée à partir d'un guide d'entretien dont les résultats ont conduit à la vérification des hypothèses et à l'établissement du diagnostic.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

Des approches de solutions ont été apportées à chaque problème suivi de leurs conditions de mise en oeuvre pour l'amélioration de la performance de la direction shipping de GETMA BENIN. .

Nous pensons que l'administration tiendra compte de nos suggestions pour améliorer la performance de cette direction.

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

Sommaire

Introduction 2

CHAPITRE I : LA PRESENTATION DU CADRE DE L'ETUDE. 5

1- La présentation de l'entreprise 5

1-1- La genèse 5

1-1-1- Le GETMA INTERNATIONAL 5

1-1-2- Le GETMA-BENIN 6

1-1-2-1- L'historique 6

1-1-2-2- La situation juridique 8

1-2- L'organisation et le fonctionnement de GETMA- BENIN 8

1-2-1- La Direction Régionale 8

1-2-2- La Direction d'Agence 9

1-2-2-1- La Direction Administrative et Financière 9

1-2-2-2- La Direction Shipping 10

1-2-2-3- La Direction Transit 11

1-2-2-4- La Direction Commerciale 11

2- Les ressources, les activités et les performances de l'entreprise 11

2-1- Les ressources de l'entreprise. 11

2-1-1- Les ressources humaines 11

2-1-2- Les ressources matérielles et financières 12

2-2- Les activités et les performances de l'entreprise 13

2-2-1- Les activités de l'entreprise 13

2-2-1-1- Le shipping (La consignation) 14

2-2-1-2- Le transit 15

2-2-2- Les performances de l'entreprise 16

2-2-2-1- La performance de la direction de shipping 16

2-2-2-2- La performance de la Direction du Transit 18

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

CHAPITRE II: DES OBSERVATIONS DU STAGE A LA FORMULATION DE LA
PROBLEMATIQUE. 20

1- La restitution des observations du stage 20

1-1- Les travaux effectués 20

1-1-1- Le transit 20

1-1-2- Le shipping 24

1-2- L'analyse des forces et des faiblesses et définition de la problématique 28

1-2-1- L'analyse des forces et des faiblesses 28

1-2-1-1- L'analyse des forces 28

1-2-1-2- l'analyse des faiblesses 30

1-2-1-3- L'inventaire des forces et faiblesses et le regroupement des faiblesses par centre
d'intérêts. 33

1-2-2- La définition de la problématique 35

1-2-2-1- La spécification de la problématique 36

1-2-2-2- La détermination des séquences de résolution de la problématique 37

2- Le cadre théorique de résolution de la problématique. 38

2-1- Les objectifs de l'étude, les causes possibles et les hypothèses. 39

2-1-1- De l'objectif général aux objectifs spécifiques. 39

2-1-2- Les causes supposées et les hypothèses. 40

2-2- La revue de Littérature 42

2-2-1- La clarification des concepts. 42

2-2-2- Les contributions antérieures à la résolution de la problématique. 46

2-2-2-1- Les contributions antérieures à la résolution des problèmes liés à la longue file
d'attente des clients et de la lenteur dans la délivrance des documents. 46

2-2-2-2- Les contributions antérieures à la résolution du problème lié au long et lent
processus d'établissement des factures. 49

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

CHAPITRE I: LA PRESENTATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DE GETMA-BENIN ET LA METHODOLOGIE DE RECHERCHE. 52

1- La présentation de la procédure d'échange documentaire de GETMA-BENIN et les inconvénients. 52

1-1- Présentation de la procédure d'échange documentaire de GETMA-BENIN. 52

1-2- La présentation des inconvénients de la lenteur dans la procédure d'échange documentaire de GETMA-BENIN. 57

1-2-1- Les inconvénients sur les clients. 57

1-2-2- Les inconvénients sur la société. 59

2- La méthodologie de recherche. 59

2-1- La dimension théorique de la recherche. 60

2-1-1- Les outils de collecte des données. 60

2-1-1-1- L'observation directe 60

2-1-1-2- L'enquête 60

2-1-1-3- La recherche documentaire. 61

2-1-2- l'organisation de l'enquête. 61

2-1-2-1- L'objectif de l'enquête. 61

2-1-2-2- Le cadre et la population de l'étude. 61

2-1-2-3- L'échantillonnage. 62

2-2- La dimension empirique de la recherche. 62

2-2-1- La réalisation de l'enquête. 62

2-2-2-Les difficultés rencontrées et la limite des données. 63

2-2-2-1- Les difficultés rencontrées. 63

2-2-2-2- La Limite de données. 63

CHAPITRE II : LA PRESENTATION ET L'ANALYSE DES RESULTATS, LES APPROCHES DE SOLUTIONS ET LEURS CONDITIONS DE MISE EN OEUVRE. 65

1- La présentation et l'analyse des résultats. 65

CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

1-1- La présentation des résultats. 65

1-2- L'analyse des résultats. 69

1-2-1- La vérification des hypothèses. 69

1-2-1-1- Vérification de l'hypothèse n°1. 69

1-2-1-2- Vérification de l'hypothèse n°2. 70

1-2-1-3- Vérification de l'hypothèse n°3. 70

1-2-2- L'établissement du diagnostic. 71

2- La présentation des approches de solutions et leurs conditions de mise en oeuvre. 73

2-1- Les approches de solutions. 73

2-1-1- Approches de solutions liées au problème spécifique relatif à la longue file d'attente
des commis échangistes. 73

2-1-2- Approches de solutions liées au problème spécifique relatif au long et lent processus
d'établissement des factures. 73

2-1-3- Approches de solutions liées au problème spécifique relatif à la lenteur dans la
délivrance des documents. 74

2-2- Les conditions de mise en oeuvre des approches de solutions. 74

2-2-1- Les conditions de mise en oeuvre des approches de solutions au problème spécifique
n°1. 75

2-2-2-Les conditions de mise en oeuvre des approches de solutions au problème spécifique
n°2. 75

2-2-3-Les conditions de mise en oeuvre des approches de solutions au problème spécifique
n°3. 76

CONCLUSION 79