B. Fonctionnement de PRCG/ Sud-Kivu
Elles fonctionnel comme ses relais dans les provinces.
Ces unités composées de trois personnes :
(i) un coordinateur provincial et (ii) un Assistant en Administration et
Finance (iii) un Assistant en passation des marchés.
I). Coordinateur Provincial
Sous l'autorité du coordinateur national du projet, le
coordinateur provincial du projet exécute les tâches suivent sans
que celles-ci soient limitatives :
v Animer la mise en oeuvre des activités du projet au
niveau provincial et suivre les reformes soutenues par le projet ;
v Exécuter les décisions ou directives du
comité de pilotage au niveau de la province ;
v Superviser et diriger les activités de l'ensemble de
volets du projet à partir des objectifs assignés ;
v Coordonner le réseau de consultant et les
activités de terrain ;
v Coordonner et superviser le travail de l'équipe de
gestion du projet au niveau provincial ;
v Assister les Administration provinciales dans la
rédaction de termes de référence de consultant ;
v Rédiger le rapport final des activités du
projet dans les provinces ;
II). Assistant en Administration et
Finances
Sous la supervision du coordinateur provincial dont il
dépend hiérarchiquement et du chargé de gestion
Financière dont il dépend fonctionnellement, l'Assistant en
Administration et Finance assure les responsabilités et les tâches
ci-après :
Tâches liées à la
comptabilité
ü Analyser les pièces justificatives des
opérations ;
ü Prés comptabiliser ou imputer les pièces
comptables ;
ü Saisir les écritures dans le logiciel
TOMPRO ;
ü Editer et analyser les journaux, les grands-livres et
les balances ;
ü Préparer les prévisions
budgétaires de l'UPP ;
ü Etablir le rapport financier de l'UPP ;
Tâches liées à la gestion de
la trésorerie
ü Préparer le plan de trésorerie mensuel,
de l'UPP ;
ü Effectuer les paiements et les encaissements par
caisse ;
ü Etablir les titres de paiement et effectuer les
paiements par banque ;
ü Assurer l'exécution financière des
activités du PRCG en collaboration avec les initiateurs ;
ü Retirer les relevés des comptes, les carnets des
chèques, les carnets d'ordre de paiement et tout autre document à
la banque.
Tâches liées à
l'Administration
ü Assurer le suivi de la gestion du personnel de l'UPP
c'est-à-dire les mouvements do personnel, prestation, paie,...
ü Assurer le suivi de stock des fournitures de bureau et
des consommables informatiques ;
ü Assurer la gestion des biens affect »s
à l'UPP (matériels de bureau, mobiliers de bureau,
matériel roulants,...) toute autre tâche à caractère
administratif.
III). Assistant en passassions de
Marchés
ü Assurer le suivi et mettre à jour les plans de
passation des marchés des travaux, fournitures et services de concernant
la province à soumettre à la coordination national qui
l'orientera à l'Expert international en passation de
marchés ;
ü Préparer les dossiers d'appel d'offres et les
appels à manifestation d'intérêt, assurer la publication de
ceux-ci conformément au plan de passation des marchés ;
ü Assurer le suivi des tableaux de bord appropriés
de tous les contrats et des marchés conclus en province ;
ü Elaborer les fiches de suivi des contrats et
d'évaluation des prestations : services ;
ü Effectuer toute autre tâche en relation avec ses
fonctions à la demande de la hiérarchie ; etc.
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