Memoire Online - L'analyse du système de gestion de stock dans une organisation. Cas d'ACTED (Agence d'Aide à la Coopération et au Développement ) en RDC

L'entreprise à caractère humanitaire achète des matières consommables et les emballages pour les repartir dans les différents services suivants leurs besoins respectifs pour afin répondre aux objectifs fixés selon le projet en cours.

En effet, le succès des projets dépend en très grande partie de la gestion efficace des achats et des livraisons des produits dont le projet a besoin.

A la base de l'ACTED se trouve donc le service d'approvisionnement qui achète le nécessaire à l'activité de l'organisation.

Afin d'avoir des procédures transparentes en interne et en externe et de pouvoir tracer tous les articles achetés, ces derniers doivent transiter par les locaux d'entreposage d'ACTED avant d'être mis en usage.

Ainsi donc la logistique nous incite à penser qu'il faut commander le maximum d'articles pour ne pas en manquer, mais plus le stock augmente plus on dépense de l'argent.

C'est ainsi que s'oppose le problème d'approvisionnement et de gestion de stock car s'approvisionner et gérer le stock ne sont pas des activités séparées mais deux activités d'une même fonction.

S'il veut avoir un système de gestion de stock efficace, le magasinier doit garder en tête les principes suivants :

- Pour le mouvement d'entrée de stock, l'enregistrement des articles doit prendre en compte l'origine de ceux-ci ;

- Pour le mouvement de sortie de stock, l'enregistrement des articles doit prendre en compte leur destination et leur usage final ;

En conséquence, en aucun moment, il ne doit y avoir de différence ou d'écart entre la réalité physique du stock et le cahier d'entrée et de sortie de stock ;

- Toute réception conforme au détail de la commande est consignée soit sur une fiche de réception spécifique, soit sur un exemplaire du bon de commande destiné ultérieurement à assurer une liquidation ou une réquisition.

Ainsi le sujet est abordé, dans le cadre de cette étude s'intitule : « L'analyse du système de gestion de stock dans une organisation ».

Le choix de ce sujet s'explique par la nécessité d'étudier les directives standards concernant la réception, l'enregistrement régulier des mouvements de stock et de sa gestion.

L'étude a pour objectif de comprendre le mécanisme de gestion de stock et déceler le disfonctionnement dans le mécanisme de gestion de stock.

Pour atteindre cet objectif, la problématique de l'étude se résume à la question suivante « Les méthodes de gestions de stock utilisées garantissent-elles une gestion efficace ? »

L'étude se base sur la recherche documentaire et la méthode analytique. La recherche documentaire a permis de collecter les informations sur la gestion de stock. Par contre la méthode analytique a permis d'analyser les informations collectées en vu de proposer des solutions aux insuffisances constatées.

Première partie : Le système de gestion de stock

L'organisation des différents magasins dépend essentiellement de la taille de la structure, des capacités de stockage qu'il possède et de la décentralisation.

Il existe alors de directives standards permettant le passage de commande, de livraison, d'enregistrement, de mouvement de stock et d'inventaire.

Ainsi donc, nous examinons successivement la technique de gestion de stock dans le premier chapitre et l'approche méthodologique dans le second chapitre

CHAPITRE I : LA TECHNIQUE DE GESTION DE STOCK

La gestion de stock dans l'ACTED représente les quantités de matières et fournitures commandées, maintenues au magasin et par après livrées en vue de satisfaire les besoins des différents utilisateurs dans sa mission en république du Congo.

A cet effet, nous allons voir les différents niveaux de gestion de stock dans la première section et dans la seconde, les méthodes de gestion de stock.

SECTION 1 : LES DIFFERENTS NIVEAUX DE GESTION DE STOCK

Le stock représente les quantités des matières ou des marchandises qui sont maintenues en magasin, il se diffère alors de ce dernier qui est l'endroit ou les articles achetés ou fabriqués sont reçus, rangés et distribués selon leurs qualités.

Dans cette section noud définissons le stock dans le premier paragraphe et dans le suivant, les indicateurs de la gestion de stock.

PRAGRAPHE 1 : Définition de stock

Le stock est des bien et services entrants dans le cycle d'exploitation de l'entreprise pour être vendus ou utilisés en l'état ou après production ou transformation ou être consommés à la première utilisation.

Ils doivent appartenir à l'entreprise et celle-ci doit en être propriétaire au moment de l'inventaire, ce qui signifie en particulier que doivent être compris dans les produits en cours d'acheminement ou reçus, mais dont les factures n'ont pas été comptabilisées et l'inverse doit être exclus les produits qui ont été livrés aux clients mais non encore facturés.

Le stock proprement dit (approvisionnement, matières premières, matières consommables et fournitures consommables, produits : produits intermédiaire, produits finis, produits résiduels, marchandises) doit être distingué des produits en cours de transformation à travers d'un processus de production.

La qualification de stock pour un bien ne dépend pas de la nature d'un bien mais de sa destination.

Es t considéré comme le stock, les biens destinés à être vendus ou liquidés et non à être conservés dans l'entreprise pour être utilisés (immobilisations).

Exemple : Dans une entreprise d'achat et de vente de matériel informatique, les ordinateurs sont des éléments de stock sauf ceux qui sont mis en service pour ses propres besoins qui sont des immobilisations.

- « Matières premières » : Objet, matière ou fournitures acquis par l'entreprise est destinés à être revendus ou utilisés en l'état.

- « Matières consommables » : Tous produits, matières ou fournitures acquis par l'entreprise, qui concurrent par leur consommation d'une manière indirecte à la fabrication ou à l'exploitation.

Ce compte peut comprendre les pièces de recharge, le petit outillage et, le cas échéant, le matériel mobile dont la destination définitive (immobilisation entretien n'est pas exactement connu.

Le stock représente les quantités de matières ou marchandises qui sont maintenu en magasin en vue de satisfaire les besoins des utilisateurs

Généralement, l'entreprise est maîtresse de sa périodicité et du nombre de commande à passer dans l'année.

L'entreprise pour s'approvisionner doit tenir compte d'un certain nombre de critères tel que :

Les besoins en consommation ; la capacité de stockage ; etc. C'est autant dire que l'entreprise pour atteindre ses objectifs doit pratiquer un système de gestion rationnelle en :

- Connaissant pour chaque service des besoins dès qu'ils se sont manifestés en vue de les satisfaire.

Afin, la direction générale doit pratiquer une politique d'achat qui répond aux questions :

PARAGRAPHE 2 : Les indicateurs de la gestion de stock

L'objectif de la gestion de stock est de réduire le coût de possession (stockage gardiennage,...) et de passation des commandes, tout en conservant le niveau de stock nécessaire pour éviter toute rupture de stock pouvant entraîner une perte d'exploitation préjudiciable.

Pour cala, l'entreprise doit définir des indicateurs précis et contrôler le mieux possible le mouvement de stock et leur état réel.

Pour alors une bonne maîtrise de se stock, l'entreprise utilise les différents indicateurs de gestion de stock :

- Stock de sécurité : c'est la quantité en dessous de laquelle il ne faut pas descendre ;

- Stock d'alerte : c'est la quantité qui détermine le déclanchement de la commande, en fonction du délai habituel de livraison ;

- Stock minimum : c'est la quantité correspondant à la consommation pendant le délai de réapprovisionnement, donc stock minimum =stock d'alerte - stock de sécurité ;

- Stock maximum : il est en fonction de l'espace de stockage disponible, mais aussi du coût d'achat par avance du stock.

Pour une bonne suivie des mouvements de stock, l'entreprise utilise des documents plus ou moins normalisés. L'organisation des magasins comportera alors :

- un bordereau des entrées qui est constitué par la réunion des différents bordereaux qui ont été au cours de l'année ;

- Des fiches de magasin correspondant au code des matières stockées (une fiche par article).

Lors de chaque livraison, les responsables de chaque magasin l'enregistrent sur le bordereau des entrées qui comportent la date de commande, les numéros de bon de commande, la provenance des produits et les quantités livrées. Cette procédure ne concerne bien évidemment que les articles dont le suivi a été décidé par l'ordonnateur dans la comptabilité de stock en cours.

Toute réception au délai de la commande est consignée, soit sur une fiche de réception spécifique, soit sur un exemplaire de bon de commande destiné ultérieurement à assurer la liquidation de la facture.

Le bon de livraison remis par le fournisseur ou le livreur, les fiches de réception et de tout autre document d'entrée sont régulièrement contrôlés par le responsable des services économiques ou son représentant à l'appui du bordereau mensuel des entrées.

Chaque service établit ses besoins en général hebdomadaire sur un bordereau de sortie à usage interne, document dûment visé par le responsable des services économiques ou un agent désigné à cet effet, qui est ensuite adressé aux magasins.

Dès réception de ce document, les livraisons sont effectuées aux services demandeurs et les quantités sont enregistrées sur le bordereau des sorties, les quantités en stock sont ensuite dégagées sur les fiches de magasin à la suite de chaque mouvement ou de sortie.

Cette inscription doit également rappeler le numéro du bon ou de bordereau de sortie, la date de distribution et le service destinataire du produit sorti.

SECTION 2 : LES METHODES DE GESTION DE STOCK

Le but de la gestion de stock est de réduire les coûts de possession et de passation afin du bon fonctionnement de la firme.

Ainsi donc, pour cette section nous allons largement parler sur des méthodes de suivis administratifs de stock et les méthodes d'évaluation de stock.

PARAGRAPHE 1 : Les méthodes de suivis administratifs du stock

Pour réduire ses coûts de gestion, l'entreprise peut mettre en place des méthodes globales de suivis administratifs de stock en classant les articles stockés selon les quantités et les chiffres d'affaires pour chaque article.

- Méthode de 20/20 : des articles en nombre représentant 80% des articles en valeur seront suivi de façon approfondie, les autres seront suivis de façon plus souple.

- Méthode ABC : Trois groupes sont distingués, le groupe A représente 10% des produits (les plus utilisés) pour un chiffre d'affaire de 60 à 70% sera très contrôlé, le groupe de B (25à 30% des produits pour 25 à 30 du chiffre d'affaires sera géré de façon plus souple, et pour le groupe C (60% des produits du chiffre d'affaire) l'entreprise évitera tout simplement la rupture de stock.

L'entreprise peut également, dans le cadre de certains types d'activités, ou de production essayer de faire quasiment disparaître les coûts de stockage en pratiquant des méthodes du : « juste à temps »également nommées flux tendu ou zéro stock », en utilisant les fournitures ou matières de leurs livraisons.

Pour cela les entreprises passent des accords avec leurs fournisseurs pour être livrées juste à temps à l'aide d'une information de production et un déclanchement des livraisons par un système télématique.

Le fonctionnement régulier du cycle d'exploitation est assuré par la détention de stock qui assure l'écoulement continu des biens.

La modification de la structure de l'entreprise qui entraîne l'allongement ou le raccourcissement de la durée d'écoulement des biens a des répercussions sur le cycle d'exploitation.

En effet : Si cette modification entraîne un allongement de la durée d'écoulement, celle-ci influence directement la trésorerie et le résultant d'exploitation.

Il convier de surveiller en quantité et en valeur l'évolution de stock ; cette surveillance doit s'exercer au rythme de temps plus rapide que les articles en stock sont sujets de l'obsolescence.

D'autres articles se détériorent facilement si l'on met trop de temps à les vendre ou à les distribuer.

De se faire, la direction de l'entreprise peut être amenée à imposer une réduction du volume de chaque commande.

Si cette modification entraîne un raccourcissement de la durée d'écoulement, la direction de l'entreprise peut imposer une augmentation des quantités à commander, ceci à l'entreprise de dépenser moins, car en achetant par grande quantité on bénéficie en général d'une réduction du prix unitaire ; on constitue également un stock pour profiter de cet avantage.

L'augmentation de la quantité à commander permet à l'entreprise de faire face aux besoins des consommateurs et d'éviter à tout moment les ruptures de stock qui peuvent amoindrir l'image de marque de l'entreprise.

Cette option nous permet de connaître le nombre de fois que peut s'approvisionner l'entreprise dans le mois, trimestre ou l'année.

C'est ce qu'on appelle la vitesse de rotation de stock qui est trouée par la formule suivante :

- VR (matières premières) = --------------------------------------------------

Le stock est onéreux pour l'entreprise en raison de coût de possession (lieu de stockage, besoin en fonds de roulement,...), ainsi que de gestion administrative (passation des commandes,...)

PARAGRAPHE 2 : Les méthodes d'évaluation de stock.

Toute matière ou marchandise sort du magasin de stock au coût du quel elle est y entrée (coût d'achat ou de production).

Mais, ceci n'est possible que lorsqu'on à faire à des articles facilement identifiables et dont les prix ne varient pas sur le marché d'une période à une autre.

Pour le cas des articles dont le prix subit des variations d'une période à une autre, la valorisation des articles qui sortent pose alors problème.

L'inventaire : L'entreprise doit obligatoirement procéder à l'inventaire physique extracomptable de stock, c'est-à-dire récolement matériel des existants. C'est l'inventaire intermittent. Elle peut aussi faire un suivi comptable à tout moment de son stock par l'inventaire permanent. A leur date d'entrée dans le patrimoine de l'entité, les biens acquis à titre onéreux sont évalués à leurs coûts d'acquisition et les biens produits par l'entité sont comptabilisés à leurs coûts de production.

A l'inventaire, le stock est évalué par l'application d'un mode de calcul sur la base du coût moyen pondéré calculé à chaque entrée ou sur une période n'excédent pas la durée moyenne de stockage ou en présumant que les articles existant en stock sont les derniers entrés.

Périodes	Mouvement	Total des entrées			Total des sorties			Stock final
Périodes	Mouvement	Q	P.UHT	Montant	Q	P.UHT	Montant	Q	P.UHT	Montant
01 - Mai	Stock initiale							8	32	256,00
7- Mai	Entrée0705	10	34,00	340,00				18	33,111	596,00
12-Mai	Sortie1205				5	33,111	165,56	13	33,111	430,44
15-Mai	Sortie1505				8	33,111	264,89	5	34,110	165,55
18-MAI	Entrée1805	10	34,50	345,00				15	34,037	510,55
22-Mai	Entrée2205				6	34,037	204,22	9	34,037	306,33
25-Mai	Entrée2505				4	34.037	136,15	5	34,036	170,18
28-Mai	Entrée2805	15	35,00	525,00				20	34,759	695,18
31-Mai	Sortie3105				4	34,759	139,04	16	34,759	556,14
Totaux		35		1 210,00	27		909,86

Le coût moyen unitaire pondéré est calculé après chaque entrée en divisant la valeur du stock restant, majorée du montant de l'entrée, et diviser par la quantité du stock restant majorée de la quantité entrée.

Toutes les quantités sont effectuées à cette valeur jusqu'à l'entrée suivante.

Particularités : La valeur initiale du stock reste inchangée tant qu'il n'y a pas d'entrée.

Dans ces méthodes se sont seulement les entrées qui modifient le coût moyen unitaire pondéré, les sorties ne le modifient pas.

Périodes	Mouvement	Total des entrées			Total des sorties			Stock final
Périodes	Mouvement	Q	PUHT	Montant	Q	PUHT	Montant	Q	PUHT	Montant
01-mai	Stock initiale	8	32,00	256,00				8	32,00	256,00
O7-mai	Entre0705	10	34,00	340,00
12-mai	Sortie1205				5	34,093	170,47
15-mai	Sortie1505				8	34,093	272,74
18-mai	Entrée1805	10	34,500	345,00
22-mai	Sortie2205				6	34,093	204,56
25- mai	Sortie2505				4	34,093	136,37
28-mai	Entrée2805	15	35,000	525,00
31-mai	Sortie3105				4	34,093	136,37	16	34,093	545,49
Totaux		43	34,093	1466,00	27		920,51

Le coût moyen pondéré est calculé à la fin de la période en divisant la valeur du stock de début de période majoré du montant des entrées de la période, et divisé par la quantité du stock initial majoré des quantités entrées dans la période.

Particularités : Toutes les sorties de stock de la période se font à la même valeur, et ne peuvent être calculées qu'à la fin de la période.

La méthode du premier entré - premier sorti (PEPSP) (en anglais First In First Out - FIFO

Périodes	Stock Initial	Total des entrées			Total des sorties			Stock final
Périodes	Stock Initial	Q	PUHT	Montant	Q	PUHT	Montant	Q	PUHT	Montant
01-mai	Stock initial							8	32,000	256,00
O7-mai	Entre0705	10	34,00	340,00				8 10	32,000 34.000	256,00 340,00
12-mai	Sortie1205				5	32,000	160,00	3 10	32,00 34,000	96,00 340,00
15-mai	Sortie1505				3 5	32,000 34,000	96,00 170,00	5	34,500	/170,00
18-mai	Entrée1805	10	34,50	345,00				5 10	34,000 34,500	170,00 345,00
22-mai	Sortie2205				5 1	34,000 34,500	170,00 34,50	9	34,500	310,50
25- mai	Sortie2505				4	34,500	138,00	5	34500	172,50
28-mai	Entrée2805	15	35,00	525,00				5 15	34,500 525,00	172,50 525,00
31-mai	Sortie3105				4	34,093	136,37	1 15	34,500 525,00,	34,50 525.00
Totaux		35		1210,00	27		906,50	16		559,50

La méthode « premier entré - premier sorti » est d'une grande simplicité est nécessite aucun calcul préalable pour la valorisation des soties, puisque celles-ci se font dans l'ordre chronologique des entrées sans mélanger les éléments entrés à des dattes différentes dans le stock.

Les sorties sont parfois composées des éléments à des prix unitaires différents. C'est une méthode qui s'applique plutôt à des produis périssables car on conserve la mémoire de l'antériorité dans le stock et on élimine en premier les éléments les plus anciens.

CHAPITRE II : LA COMPTABILILISTION DE STOCK

La méthode du plan comptable prévoit la possibilité pour la valorisation de stock d'utiliser une des méthodes indiquées dans le premier chapitre.

Cette liberté de choix de calcul, l'entité doit se préoccuper tout simplement de respecter l'image fidèle des comptes), dans l'obligation de conserver la méthode choisie d'un exercice à l'autre conformément aux principes de permanence des méthodes.

Par ailleurs, comme pour l'ensemble des éléments d'actif présentés à l'inventaire au bilan en fin d'exercice, l'évaluation des actifs doit être sur la base de leur valeur actuelle en appliquant le principe de permanence.

Pour ce faire nous allons nous intéresser sur le budget des approvisionnements dans la première section et les principes comptables dans la seconde section.

SECTION 1 : LEBUDGET DES APPROVISIONNEMENTS

S'approvisionner, C'est apporter à l'entreprise les biens dont elle a besoin en quantité et en qualité voulues au bon moment et au moindre coût.

En effet, nous traitons l'organisation du service des approvisionnements et le programme d'approvisionnement.

PARAGRAPHE 1 : L'organisation du service des approvisionnements

La fonction achat a pour objet d'acquisition des meilleurs produits aux meilleures conditions du fournisseur.

Le stockage quant à lui porte sur le contrôle qualitatif et quantitatif des commandes, la manutention et le gardiennage, la distribution des produits aux services utilisateurs et la tenue d'une comptabilité matière.

La fonction achats et stockage génèrent des frais qu'il est possible de prévoir à partir des données des années antérieures.

La recherche de la rentabilité en matière d'approvisionnement consiste à trouver un équilibre d'emploi optimal entre les services d'utilisation achat et stockage.

D'un point de vue économique on peut penser que, plus l'entreprise passe des commendes au cours d'une période, plus le stock moyen est faible.

Quelque soit le nombre de commendes que passe l'entreprise, elle supporte un coût de commande et un coût de stockage.

Pour obtenir la cadence d'approvisionnement optimal qui est le nombre de commandes qui devait permettre de minimiser le coût total, on utilise la relation suivante.

La cadence d'approvisionnement peut également être obtenue par un tableau ou une représentation graphique.

Une fois déterminée la cadence, deux contraintes méritent d'être prises en compte

Dans le cas le plus courant tout achat nécessite un délai de livraison. Il faut donc commander à une date telle que le stock existant à ce moment la permettra de faire face à la consommation prévue pendant le délai.

Le stock minimum est alors le niveau de stock où il faut déclencher la commande.

En gestion prévisionnelle, tout n'est prévisible avec précision. En matière d'approvisionnement deux risques sont possibles :

- Cas où le fournisseur réduit son délai de livraison ou livre plus que la quantité commandée ;

- Cas où le fournisseur allonge son délai ou livre moins que la quantité commandée ;

Dans le cas de surinvestissement, l'entreprise adapte par la suite ses approvisionnements

Il est donc convenable d'avoir un volant de stock qui permettra de faire face à la rupture : le stock de sécurité.

PARAGRAPHE 2 : Le programme d'approvisionnement.

Faire le programme des approvisionnements revient à valoriser les volumes à commander et à les repartir dans le temps.

Si la consommation est régulière tout au long de l'année, on peut découper les quantités à commander en tranches égales

C/N= lot économique (cadence d'approvisionnement sur la consommation annuelle)

On peut également découper le temps en tranches égales : semaine, mois trimestre, etc....

Ainsi si C=1000 unités à 16F l'unité et N=4, le long économique à commander est de 1000/4=250 unités.

Le problème est tout à fait différent lorsque la consommation est irrégulière.

- Commander des quantités égales (lot économique) mais à des périodes variables

- Commander à des intervalles réguliers des quantités dont le montant changera à chaque fois

Dans les deux cas précis, la budgétisation des approvisionnements exige l'établissement des budgets ou programmes des commandes, de livraisons, de consommations et des montants de stock en quantités.

La budgétisation par quantité constante consiste à déterminer les quantités économiques et à déterminer et programmer les dates de passation de commande en tenant compte du stock initial et des contraintes de l'entreprise :

Le service « approvisionnement » d'une société cherche à établir les programmes d'une matière première M, pour l'année à venir. Les caractéristiques sont les suivants.

Période

Entées

Sortie

Stock

Stock rectifié

Date de commande

Décembre

Janvier

Février

Mars

Avril

Mai

Juin

Juillet

Août

Septembre

Octobre

Novembre

Décembre

250

120

100

150

200

160

110

-70

100

-50

300

250

280

180

350

250

350

200

Début décembre

Début mai

Début juillet

Début septembre

On voit d'après cette fiche que le stock de départ est de 200, s'annule début Mars.

Une commande passe trois mois avant (début décembre) est donc livrée début Février. Le stock de fin février 50 passe donc au niveau de 50+200=300, celui de fin Mars devient 300 - 50= 250 (consommation de Mars) : 250, et On en déduit les quatre budgets demandés.

Période considérée	D	J	F	M	A	M	J	J	A	S	O	N	D
Commande début du mois	250					250		250		250
Livraison début du mois			250					250		250		250
Sortie début du mois		120	30	50	50	40	50	80	100	80	100	150	150
Stock début du mois	200	80	300	250	200	160	110	280	180	350	250	350	200

Dans la budgétisation par période régulière, on se fixe les délais de commande et on calcule les quantités à commander.

Pour une matière M, les prévisions de consommation en quantité pour l'année à venir s'établissent ainsi par mois.

Le stock initial étant de 350 et compte tenu de consommation dès le 1^er mois, il y a risque de rupture fin février.

Il est donc probable pour respecter la marge de sécurité de prévoir une livraison début février tous les deux chaque mois.

SECTION 2 : LES PRINCIPES COMPTABLES.

A la fin de l'exercice comptable, l'entreprise doit enregistrer dans sa comptabilité la valeur de son stock à la clôture des comptes, sur la base de l'inventaire physique réalisé.

Si elle fonctionne tout au long de l'année en inventaire permanent, elle n'aura qu'ajuster éventuellement la valeur du stock calculé avec le stock réel constaté.

En inventaire intermittent, le stock n'est mouvementé comptablement que lors des écritures comptables d'inventaire par un double imputation, l'annulation du stock initial (de début d'exercice) et la constatation du stock

Final de fin d'exercice afin les comptes de résultant enregistrent l'ensemble de ses pertes et profits réalisés par une entreprise aux cours d'un exercice.

Cette étude nous conduit à constater les écritures comptables dans le premier paragraphe et le compte de résultant de l'exercice dans le second paragraphe.

PARAGRAPHE 1 : Les écritures comptables

C'est le stock correspondant au bilan à la fin de l'exercice (N-1), qui a été repris à la réouverture des comptes au début de l'exercice (N) et qui n'a pas été mouvementé durant tout exercice comptable en inventaire permanent. Ce stock initial doit être annulé par l'écriture suivante

Débit VARIATION DE STOCKS (603 pour les stocks achetés et 730 pour les stocks produits)

Crédit STOCKS (31, 32 ,33) pour les stocks achetés et (34, 36, 37) pour les stocks produits).

C'est le stock correspondant à l'inventaire à la fin de l'exercice (N) et qui sera donc porté au bilan correspondant. Ce stock final doit être constaté par l'écriture suivante :

Débit : STOCK (31, 32,33) pour les stock achetés, (34, 35,36) pour les stocks produits.

Crédit : VARIATION DE STOCKS (603 pour les stocks achetés 710 les stocks produits)

PARAGRAPHE 2 : Stock et résultat de l'exercice

Comme le montre l'exemple relatif aux « cartouches d'encre couleur AB/25» présenté dans l'évaluation des stocks, la méthode de valorisation a pour conséquence une valeur de stock final différente selon la méthode utilisée, ce qui se traduira par un résultant différent dans chaque cas.

Si l'entreprise arrête ses comptes au 31 mai (N) en prenant pour l'hypothèse que la valeur du stock au 1^er juin (N-1) était de 550 euros, on aura la situation

En fonction de la méthode choisie, la valeur du stock au bilan et le résultant de l'exercice ne sont pas les mêmes .On a ici un différentiel maximum des méthodes les plus divergentes. C'est pourquoi les entreprises n'ont pas la liberté de changer de méthode d'évaluer leur stock au gré de leurs envies, et en particulier selon le résultant ainsi dégagé.

Par application du principe de permanence des méthodes, elles ne peuvent en changer qu'exceptionnellement, en raison en particulier de modification importante dans leur situation et dans le souci de donner une image fidèle des comptes, avec la nécessité en ce cas de justifier dans l'annexe cette décision et d'en présenter les conséquences au niveau du résultant.

Lors de l'inventaire physique, si l'entité constate une dépréciatrice de valeur de certains éléments de stock (que ce soit de stock acheté par rapport à leur coût d'achat, ou de stock produit par rapport à leur coût de production), l'amoindrissement est constaté par une dépréciation par l'application du principe de prudence. Cette provision fera donc l'objet, à la date de clôture, d'une dotation aux provisions pour dépréciation au stock en-cours.

Deuxième Partie : ACTED en république du Congo.

ACTED (Agence d'Aide à la Coopération et au Développement) est une organisation non gouvernementale qui vise à couvrir les multiples aspects des guerres et crises humanitaires, et de développer à travers une approche à la fois globale et locale, c'est-à-dire multidisciplinaire adaptée à chaque contexte.

Elle a à son sein, un service logistique qui s'occupe de la gestion des entrepôts afin de satisfaire sa mission en république du Congo.

A cet effet, dans ce troisième chapitre, nous allons nous intéresser sur le fonctionnement de l'ACTED en République du Congo et dans le second, l'approche méthodologique de la gestion de stock.

CHAPITRE III : FONCTIONNEMENT DE L'ACTED

Comme une organisation internationale et humanitaire, cette organisation existe au Congo après la guerre civile qu'a connu ce pays de l'Afrique centrale.

De ce fait, nous allons, présenter l'organisation de l'ACTED logistique dans la première section et dans la suivante nous aurons la gestion de stock de l'ACTED.

SECTION I : PRESENTATION DE L'ACTED

La vulnérabilité des hommes qui sortent dans des situations des guerres a incité les hommes de bonne volonté à travailler pour l'après guerre afin de venir en aide à toutes ces populations au monde qui sont parfois obligées de reprendre tout à zéro

Cette section va être traitée en deux paragraphes à savoir : L'historique de l'ACTED et cette organisation en République du Congo.

PARAGRAPHE 1 : Historique de l'ACTED

L'Agence d'Aide à la Coopération et au Développement (ACTED) est une organisation non gouvernementale, humanitaire, apolitique et non confessionnelle créée en Afghanistan.

Les premiers actes ont été mis en oeuvre à Kaboul en 1993 afin de porter assistance aux populations touchées par plus de 15 années de conflit.

Très rapidement, ACTED a élargie ses activité à l'assemble du pays, puis aux pays voisins à partir de 1996(Tadjikistan, Ouzbékistan et Kirghizistan), afin de développer une véritable stratégie d'intervention régionale à travers l'Asie Centrale.

ACTED a poursuivi son développement avec l'ouverture d'un nouveau bureau en Afrique centrale en 1997 pour venir en aide aux populations affectées par la guerre au Congo Brazzaville, en Amérique Centrale en 1998 suite au passage de l'ouragan Mitch dans les Balkans après les conflits au Kosovo et au moyen orient depuis 2003 pour oeuvrer auprès des populations en Irak

ACTED a poursuivi son engagement en Afrique Centrale en 2004 en oeuvrant des missions au Tchad et Soudan en réponse à la crise du Darfour.

En 2005, ACTED est intervenus sur des opérations d'urgence en Asie du sud suite aux ravage du Tsunami, et travailler encore aujourd'hui auprès des populations en Inde, en Indonésie et au Sri Lanka.

Ils sont présents au Proche Orient depuis 2007avec des programmes d'aide d'urgence et de réhabilitation pour les populations au Liban et dans les territoires Palestiniens.

Depuis 2008, ACTED intervient en République Centrafricaine au Kenya et en Somalie.

Ses équipes sont présentes auprès des populations au Myanmar touchées par le cyclone margis et mènent des projets au Vietnam depuis 2008.

ACTED est aujourd'hui présente sur 5 zones dans 24 pays (Afghanistan, Kirghizistan, Ouzbékistan, Tadjikistan, Nicaragua, Congo Brazzaville, Congo RDC, Irak, Tchad, Haïti, Soudan, République Centrafricaine, Ouganda, Kenya, Somalie, Myanmar, et met en oeuvre près de 260 projets chaque année dans huit domaines.

L'organisation s'efforce lorsque les conditions le permettent, de développer une approche régionale aux problématiques de crises dans les mouvements transfrontaliers importants.

Cette approche régionale est doublée d'une approche intégrée permettant de l'association d'oeuvre notamment dans des domaines comme les micros crédit, la santé publique ou l'action culturelle.

L'association emploi près de 160 Staffs internationaux et plus de 2800 travailleurs nationaux. Le siège de l'association est basé à Paris.

La mission de l'ACTED est d'apporter une réponse adaptée à des besoins précis

La vocation d'ACTED est de soutenir les populations vulnérables de par le monde et de les accompagner dans la construction d'un avenir meilleur.

Les programmes mis en oeuvre par l'ACTED ont pour finalité de répondre aux besoins des populations touchées par les guerres, les catastrophes naturelles et/ou les crises économiques et sociales.

Ses interventions visent à couvrir les multiples aspects des crises humanitaires et de développer à travers une approche à la fois globale et locale, c'est-à-dire multidisciplinaire et adapter à chaque contexte.

La vision de l'ACTED est d'assurer les biens entre l'urgence, réhabilitation et le développement.

Les zones dans lesquelles, ont lieu ses interventions étant généralement les plus pauvres au monde, une fois les besoins immédiats couverts, les conditions de vie de populations demeurent critiques.

Pour cette raison, l'axe d'intervention d'ACTED réside dans les lieux entre urgence, réhabilitation et développement.

En d'autres termes, afin de garantir que les interventions affectées en temps de crise soient utiles et durables, seul un soutien sur le long terme en demeurant sur place après l'urgence et en impliquant les communautés, permet de rompre le cycle de pauvrette et d'accompagner les populations sur la voie du développement.

PARAGRAPHE 2 : Place d'ACTED en République du Congo

En République du Congo avec le Programme d'Urgence de Relance et d'Appui aux Communauté (PURAC) né d'un partenariat entre la banque

Mondiale, le Ministère de l'économie des finances et du budget (MEFB) congolais et ACTED, un cahier de charge précis et exigeant a été signé sur cinq ans de travail avec 14.000.000 d'euros de budget.

Le principe du projet est de sorte que chacun de dix départements du pays (hors mis) les agglomérations de Brazzaville et de Pointe Noire) s'est vu attribuer une enveloppe budgétaire en fonction de population.

Des débats démocratiques se sont alors engagés au sein des communautés, sous la supervision des préfectures et d'ACTED, et on a débouché sur la désignation par les conseils départementaux.

Ces projets devaient respecter certaines critères, telle que contribuer à l'amélioration des conditions de vie des populations locales, valoriser les compétences et les ressources naturelles locales, organiser des travaux à haute intensité de main d'oeuvre afin de créer le maximum d'emplois possibles et être accompagnés de l'engagement des bénéficiaires à mettre en place des mécanismes pérennes pour l'exploitation et l'entretien des infrastructures.

Une fois le respect de ses critères et la faisabilité technique des projets sélectionnés vérifiés par ACTED et le MEFB, ACTED a été chargé de la réalisation des ouvrages en qualité de maître d'oeuvre et de maître d'ouvrage délégué (réalisation des études techniques, lancement des appels d'offres, supervisions des chantiers des entreprises sélectionnés).

Le projet a répondu à trois objectifs distincts, le premier était de promouvoir les mécanismes participatifs de prise de décision au niveau local.

La population et les élus locaux n'avaient pas l'habitude d'être ainsi au coeur des décisions politiques les affectant.

La sensibilisation des populations aux mécanismes participatifs du projet a été donc essentielle, bien qu'ACTED n'ait pas disposé de moyen à la hauteur pour remplir ce rôle dans chacun des dix départements. Cela explique sans doute l'échec à consolider la participation de 5% des populations aux projets, ainsi qu'à l'absence de mécanisme de pérennisation de certaines réalisations.

Néanmoins, pour une première, ce fût indéniablement un succès, loué par les autorités locales qui souhaiteraient que cette expérience de démocratie locale ne reste pas sans le lendemain.

En suite le projet devait créer des opportunités d'emplois pour la population rurale congolaise, dûment touchée par les conflits des années 90

De ce point de vu, le projet est allé au delà des résultats escomptés, le recrutement parmi les populations locales d'ouvriers non qualifiée a ainsi insufflé une quantité importante de liquidité dans un contexte de grande précarité financière.

Le projet a également permis les capacités de nombreuses entreprises, auparavant dotées de moyens humains, techniques et financières très limités.

Les entreprises ont bénéficiées des ingénieurs d'ACTED et de procédures de suivis rapprochées (allant de pénalité de retard à la mise sous tutelles des chantiers lorsque l'entreprise se trouve en grande quantité difficulté).

La mise en service progressive de ses procédures au cours du projet a permis de réduire les retards accumulés qui menaçaient achèvement de nombreux projets.

Le mécanisme d'appel d'offre, méconnu au début du projet, a fait ses preuves (une étude 2006 révélait que les écoles réalisées dans le cadre du PURAC coûtait quasiment la moitié moins cher que les écoles construites auparavant) et dorénavant largement rependu dans le pays.

Le projet a ainsi permis de structurer un peu le tissu économique, préalablement indispensable au développement pérenne du pays.

Finalement, le projet a permis la construction ou la réhabilitation de plus d'une centaine d'infrastructures socio-économiques de base aux quatre coins du pays.

SECTION II: GESTION DE STOCK DE L'ACTED

Afin d'avoir des procédures transparentes en interne et en externe et de pouvoir tracer tous les articles, les articles achetés ou approvisionnés transitent par les locaux d'entreposage avant d'être mis en usage.

Pour l'ACTED, la structure de la logistique constitue un pilier de ses interventions car c'est bien elle qui permet de s'approvisionner pour mieux conduire ses activités. Ainsi donc, pour un système de gestion efficace, nous allons voir le rôle de la logistique au sein de l'ACTED dans le premier paragraphe et dans le second, les méthodes sa gestion de stock.

PARAGRAPHE 1 : Le rôle de la logistique au sein de l'ACTED

Toute personne travaillant à ACTED peut passer une commande. Toute fois le chef de projet sera principalement en charge des commandes liées aux activités des programmes

Le logisticien a la responsabilité de recueillir les informations relatives aux :

- Code projet et ligne budgétaire sur lesquels les achats seront facturés, auprès du responsable financier.

- Le cas échéant, des informations supplémentaires sur les caractéristiques du matériel commandé sont requises.

Le demandeur et le logisticien / responsable des achats signent le Bon de commande.

Un achat direct peut être effectué. Toute fois le logisticien doit s'assurer que les prix ont été comparé entre différents fournisseurs, afin d'obtenir la meilleure offre.

Le logisticien est le responsable du processus d'achat, mais il peut déléguer au responsable des achats, les missions suivantes :

- Contrôle de l'adéquation entre les critères de l'offre et les critères du bon de commande.

Dès que le responsable des achats reçoit les devis, il rédige un ordre d'achat et le présente au logisticien pour approbation. Le logisticien ou le responsable des achats s'assure que le montant du devis correspond au montant du bon de commande et le signe. S'il ne correspond pas au montant du bon de commande, un autre fournisseur doit être identifié.

Le logisticien/responsable des achats présente l'ordre accompagne du ou des devis au responsable financier. Le responsable financier vérifie le ou les devis et s'assure qu'il y a un budget et une ligne de financement pour cet achat.

Le responsable financier signe l'ordre d'achat et approuve le paiement. Le logisticien ou le responsable des achats obtient une avance afin de procéder à l'achat, paie le fournisseur et reçoit une facture. Il régularise ensuite son avance avec le comptable et remet la facture au département finance pour archivage

Le responsable des achats a l'obligation d'informer le logisticien que les équipements ont été achetés et sont prêt à être livrés

Le logisticien et le responsable des transports organisent le transport des équipements jusqu'à leur destination en préparant un contrat (si nécessaire) avec un transporteur, un bordereau de livraison et une liste précisant le contenu

PARAGRAPHE 2 : Les méthodes de gestion de stock de l'ACTED :

L'entrepôt ou magasin d'ACTED est une zone d'accès restreint, ainsi personne ne doit pas être autorisé à pénétrer dans les locaux sans l'autorisation préalable du logisticien et sans l'accompagnement du magasinier, sauf si celui-ci est absent du lieu de travail.

Le logisticien doit s'assurer que celui-ci respecter les standards minimums de sécurité et de sûreté. Par ailleurs, avec l'aide de coordinateur de zone, il doit tout faire pour minimiser les risques financiers associés à l'entreposage des articles.

De plus, le lieu d'entreposage d'ACTED doit prendre en compte des dispositions suivantes concernant l'aménagement de l'entrepôt. Ces dispositions peuvent être améliorées mais pas revues à la baisse :

L'expérience montre que souvent des erreurs se produisent au moment de désigner les articles rentrant dans le stock surtout lorsque les mouvements de stock sont importants et que plusieurs personnes travaillent dessus. Une procédure d'identification standard claire par article est donc le meilleur moyen de réduire les risques d'erreurs et les confusions entre des articles similaires.

C'est un bon moyen de réduire les risques d'erreurs et les confusions entre les articles similaires.

De plus, c'est un bon moyen de faciliter les contrôles pour les chefs logisticiens,

le magasinier est le responsable de la création des identifiants pour les articles nouveaux, il doit le faire sur le livre d'inventaire.

Le magasinier est le responsable de la bonne gestion physique est administratifs du stock, il/elle doit respecter les procédures et suivre les instructions du logisticien et du coordinateur de zone.

Lorsque les biens sont livrés par un fournisseur ou sont représentant, un bon de réception doit être établie par le magasinier et signé par le magasinier et par le fournisseur (ou par son représentant) une fois que toutes les conditions énumérées dans la liste de réception sont remplies.

Une minimale de vérification doit être faite par le magasinier avant de décharger le fournisseur des ses responsabilités.

Si le fournisseur n'a pas le document ou s'il y a des différences entre les documents et la livraison, le magasinier doit appeler immédiatement le responsable des achats pour clarifier la situation et résoudre le problème ;

Si les packs sont ouverts ou endommagés, une vérification plus complexe doit être effectuée. Les articles endommagés ne doivent pas être acceptés ; ils doivent être renvoyés et remplacés par le fournisseur et :

- S'assure que les porteurs s'occupent de décharger et de ranger les articles pour minimiser les risques d'endommagement ;

- Mentionner, le cas échéant, les observations ou les remarques propres ou du responsable des achats avant de signer le voucher de réception. Une fois que ce voucher est signé par le magasiner, le fournisseur est déchargé de ses les responsabilités et c'est le magasinier qui devient le responsable des marchandises ;

- Garder l'original du voucher de réception et la donner aux services des achats pour l'archivage ;

- Le titre de l'inventaire doit être rempli clairement et en entier en incluant le code projet, l'identification de l'article et toutes les autres références demandées ;

- Tout mouvement (entrant ou sortant) du stock doit être systématiquement et immédiatement enregistré

- Les mouvements doivent être indiqués en poids, volume ou unité en fonction de la présentation.

Afin d'autoriser la sortie d'un article stocké dans le magasin un document officiel appelé le bon de sortie de stock doit être présenté au magasin.

Cette commande est faite par le chef de projet, validée par le logisticien et effectuée par le magasinier.

Quant les biens sont envoyés depuis une base ACTED, la lettre de transport (et le besoin d'expédition si besoin) est signée par le magasinier une fois que des vérifications de sortie d'articles ont été menées à bien.

Le bon de sortie de stock doit être signé par le logisticien qui est la seule personne autorisée à approuver les sorties de stock et doit être contresigné par la personne qui fait la demande. Le logisticien peut déléguer le pouvoir de signer au magasinier mais il garde la responsabilité. La destination de chaque article doit être spécifiée sur le bon de commande de stock enfin que le magasinier sache dans quel magasin il doit les allouer.

- Préparer le bon d'expédition, si les articles ont été emballés au sein du magasin au moment de la préparation de la commende ;

- Demander au chauffeur de venir au magasin pour que la lettre de transport soit effectuée en sa présence.

- Mettre à jour la fiche d'inventaire (sans oublier la date de référence de la lettre de transport)

- Confirmer l'envoie, mettre à jour et marquer des commentaires éventuels dans le bon de commende du stock.

Le magasinier conserve et classe les lettres de transport en cours (et les bons d'expéditions si applicables avec une copie du bon de sortie de stock signé.

L'inventaire de stock mensuel est un comptage physique de tous les articles qui s'effectue le dernier jour travaillé de chaque mois. Cet inventaire est effectué par le magasinier, le logisticien en charge et un témoin extérieur au département logistique, dans le but de vérifier que les articles physiques en stock correspondent aux informations sur les fiches d'inventaire.

Ceci implique que lors de l'inventaire il ne s'agit simplement de compter les articles mais seulement de comparer les informations avec ce qui est écrit sur les fiches d'inventaire.

Le comptage physique du stock doit prendre en compte tous les articles stockés dans le magasin d'ACTED.

Si et seulement si, il y a trop d'articles en stock pour que le comptage puisse se faire dans un délai de temps raisonnable (4 heures maximum), le logisticien en charge peut décider de se concentre sur certaines catégorie d'articles.

Un comptage aléatoire du stock peut aussi être effectué de manière ad hoc sur un échantillon d'article en stock avec l'autorisation du coordinateur de zone ou du directeur logistique du pays.

Si des écarts existent entre les fiches d'inventaires et le comptage physique, les raisons de ces différences doivent être signalées dans la colonne des remarques.

Ce rapport doit être imprimé et signé par toutes les parties présentes au moment du comptage et par le coordinateur et en suite classé à la base.

La version électronique du rapport de stock mensuel doit être envoyée par le logisticien de la base par email au directeur pays de la logistique accompagnée d'un numéro qui justifie les écarts observés. Une copie doit être envoyée à la coordination.

CHAPITRE IV : INTERPRETATION DU SYSTEME DE GESTION DE STOCK

Les agents des services économiques et des magasins à qui sont confiés les taches d'enregistrement, de contrôle de livraison, de conservation des fournitures diverses, de distribution aux services, sont placés sous la responsabilité du comptable matière.

Ainsi donc il est indispensable que cette maîtrise doit correspondre à une connaissance méthodologique et pratique qui ne différencient pas la tenue de comptabilité et de stock physique de l'ACTED.

Pour ce faire deux sections éclaircissent ce chapitre, la première parle de la comptabilité de stock en cours et la seconde parlera de la description des opérations budgétaires.

SECTION I : LA COMPTABILITE DE STOCK ENCOUR encours

L'organisation des magasins dans l'ACTED dépend essentiellement de la taille de l'activité, de la capacité de stockage et de la décentralisation des points de livraisons, la comptabilité à son tour permettra d'appréhender le mouvement des fournitures et de permettre valoriser les consommations par services.

Dans cette section nous allons voir dans le premier paragraphe, l'organisation des magasins et dans le second, la comptabilité de stock en cours.

PARAGRAPHE 1 : L'organisation de magasin

· un bordereau des entrées qui est constitué par la réunion des différents bordereaux qui ont été tenus au cours de l'année ;

· des fiches de magasin ou fiches de casier correspondant au code de matières stockées (une fiche par article).

Lors de chaque livraison, le responsable l'enregistre sur le bordereau des entrées qui comporte la date de la commande, la provenance du produit et la quantité livrée. Cette procédure ne concerne bien évidemment que des articles dont le suivi a été décidé par l'ordonnateur dans la comptabilité de stock en-cours.

Les bons de livraison remis par le fournisseur ou les livreurs, les fiches de réception et tout autre document d'entrée, sont régulièrement contrôlés par le responsable des services économiques ou son représentant à l'appui du bordereau mensuel des entrées.

Chaque service établit ses besoins, sur un bon de sortie à usage interne, document visé par un responsable des services économiques ou un agent désigné à cet effet, qui est ensuite adressé aux magasins.

Dès réception de ce document, les livraisons sont effectuées aux services demandeurs et les quantités sont enregistrées sur les bordereaux des sorties, la quantité en stock est ensuite dégagées sur les fiches des magasins à la suite de chaque mouvement d'entrée ou sortie.

Cette inscription doit également rappeler le numéro du bon ou du bordereau de sortie, la date de distribution et le service destinateur du produit sorti.

Extrait des données de fiche d'entrée et de sortie de stock de l'ACTED pour un article

Date	Entrée	Sortie	Stock	Observation
22-02-2006	600	240	360	Projet B
25-02-2006		200	160	Projet C
02-03-2006	2300		2460	Livraison
03-03-2006		300	2160	Projet A
04-03-2006		300	1860	Projet C
06-06-2006		400	1460	Projet B
06-06-2006		400	1060	Projet A

Toute réception conforme au délai de la commande est consignée, soit sur une fiche de réception spécifique, soit sur un exemplaire du bon de commande destiné ultérieurement à assure la liquidation de la facture. Mais ici nous avons constaté la gestion d'ACTED ne se contente que de recevoir et de distribuer sans tenir en compte de l'état des fournitures et les fiches de sortie de stock ne clarifient pas les numéros des documents des fournisseurs ainsi que ceux des réquisitions par les utilisateurs.

PARAGRAPHE 2 : La comptabilité de stock

La comptabilité de stock en cours doit décrire en quantité et en valeur tous les mouvements articles en stock.

Elle s'établi à partir d'un certain nombre de documents réglementaires fournis selon une périodicité variable.

La comptabilité de stock est tenue par le responsable des services économiques, qui enregistre les mouvements des articles stockés dans l'établissement en quantité et en valeur sur les registres suivants :

Ces documents sont conçus pour être servi simultanément par écriture unique en faisant usage de la duplication ou par autre support de caractère informatique

L'ACTED peut pour faciliter l'exécution scinder le journal de stock en deux registre, l'un pour les entrée l'autre pour la sortie.

Le journal de stock est aménagé pour permettre la suivie l'emploi des crédits budgétaire autorisés que ces crédits relèvent des inscriptions figurant au budget primitif approuvé, des virements de crédits pratiqués à l'initiative de l'ordonnateur ou des décisions modificatives votées en conseil d'administration.

Une balance des comptes de stock doit être produite chaque fois est transmise au comptable de l'ACTED pour lui permettre de comptabiliser les opérations relatives à la variation de stock.

Cette balance des comptes de stock indique par compte à ouvrir à la balance des comptes du grand livre :

Il est conseillé de d'établir régulièrement, pour les besoin internes, une balance des comptes de stocks qui présente au moins par comptes divisionnaires, les entrées et les sorties réalisées au cours d'une période.

Les principaux éléments de la balance des comptes de stock sont les suivants :

La valeur du stock au dernier jour de la période (valeur du stock au dernier de la période +valeur des entrées -valeur des sorties).

Notre remarque va à conseiller à l'ACTED de faire preuve de tous ces documents à savoir le journal des stocks ; le grand livre des stocks et la balance des comptes et il est conseillé également, pour des balances des comptes de stock trop tardives en raison des retards des fournisseurs dans la transmission des différents éléments de factures, de procéder à la valorisation des sorties non encore liquidés. Cela permettra au service économique d'avoir les quantités qu'il faut pour les services et chantiers demandeurs.

SECTION II : Le rôle des services économiques dans la gestion de stock.

A la clôture de l'exercice les responsables des services économiques doivent dresser un bilan justifiant le déroulement de la gestion de stock au cours de l'année.

Ce bilan d'une part clarifiera le compte de gestion du service économique que nous exploitons dans le premier paragraphe et la description des opérations budgétaires que nous examinerons dans le tout dernier paragraphe.

PARAGRAPHE 1 : Le compte de gestion du responsable des services économiques.

A la clôture de l'exercice, le responsable des services économiques établit son compte de gestion, c'est-à-dire la balance des comptes de stock de fin de l'exercice au moyen des renseignements figurant sur l'ensemble des fiches de stock.

Le compte de gestion du responsable des services économiques fait apparaître en valeur et par comptes divisionnaires de classe 6, l'écart entre le stock initial au 1^er janvier de l'exercice et le stock final au 31décembre du même exercice.

La balance des comptes de stock de fin d'année formant compte de gestion du responsable des services économiques, peut comporter des inscriptions issues d'estimations, uniquement dans le cas de rattachement de charges à l'exercice.

Le compte de gestion du responsable des services économiques après avoir été certifié exact par celui-ci, puis visé et contrôlé par le chef, ordonnateur du budget, est ensuite adressé au comptable avant la clôture de l'exercice pour lui permettre de rapprocher les opérations de sortie de stock de ses écritures.

Ces travaux réalisés, le chef de gestion du fait l'objet d'une délibération du conseil d'administration qui devrait être transmise au directeur de l'agence régional.

Ainsi à la suite de cette délibération, trois documents annexes sont joints :

· Un état de stock au premier au 31 décembre de l'année précédente, présentant par un numéro de code matière, la liste des articles stockés, en quantité, en valeurs unitaire, et en valeur totale. Ce document est ensuite certifié conformément aux écritures de la gestion de l'exercice et doit être signé par le responsable des services économiques.

· Un procès-verbal de clôture de livre, faisant apparaître, le montant des entrées évaluatives n'ayant pas fait l'objet d'écritures complémentaires, le total général du journal de stock entré et le total général du journal de stock sorti sont signés par le responsable des services économiques.

· Un procès-verbal de récolement des différences constatées entre les écritures et les existants en magasin. Ce procès-verbal est contrôlé par l'ordonnateur.

PARAGRAPHE 2 : La description des opérations budgétaires.

La gestion de stock est une affaire de tous dans l'organisation et toutes les méthodes doivent faire l'objet de la preuve. Les entrées de stock dans l'ACTED doivent être décrites dans la comptabilité de l'ordonnateur et celle du comptable de l'agence et méthodologiquement nous avons pensé qu'il faut conseiller qu'à la fin de l'exercice, les écritures comptables concernant la variation de stock se traduisent au compte 603 par un débit du montant initial et un crédit du montant stock final.

En terme budgétaire ce mode de comptabilisation conduit évidemment à inscription en décision modificative de crédits en dépense de crédits en dépenses d'un montant égal à celui du stock initial contrebalancé en recette par le montant du stock final, la différence constituant la variation de stock.

Pour équilibre cette décision modificative, il convient donc, en cas de stockage d'ouvrir à du concurrence des crédits des dépenses qui pourront éventuellement être utilisées dans le cadre des procédures des virements des crédits. A défaut le non consommation de ses crédits des dépenses participe positivement aux résultants de la partie activité « activités subsidiaires »du budget.

En cas de déstockage, l'équilibre de la décision de la décision modificative doit être prioritairement recherché par virement de crédits et subsidiairement par l'inscription d'une recette du croupe 3, étant précise que, dans cette hypothèse la non réalisation du projet participera au négativement au résultant de la partie active subsidiaires du budget. En tout état de cause, la dépense d'exploitation résultant du déstockage ne serait être équilibrée par l'inscription d'une recette au compte 603 : celui-ci doit, en effet refléter sincèrement l'image de l'entreprise l'état de stock à la clôture de l'exercice et permettre, par solde, d'en déterminer la variation au cours de l'exercice considéré.

Compte tenu de ce mode de comptabilisation des achats en classe 6, la consommation réelle de l'exercice devant être financé sur les crédits d'exploitation dudit exercice est égale à la somme algébrique des comptes 602 et 603.

Conclusion :

Le problème de gestion de stock se pose bien dans une entreprise comme dans une organisation ou organisme

Qu'ils achètent des matières premières ou de marchandises ou autres fournitures, ceux-ci feront d'abord l'objet de stockage pour être ensuite gérés. Gérer un stock, c'est faire en sorte qu'il soit constamment apte à répondre aux demandes des utilisateurs.

Le stock est utile car il sert à parer à la pénurie, il ne faudrait pas que le stock soit trop importants car il immobilise les capitaux. Certains produits se détériorent si l'on met trop de temps à les liquider.

Pour pallier à ses inconvenants, la firme doit connaitre parfaitement le produit à acheter (qualité, date de péremption) la quantité à commander et le délai de réapprovisionnement.

Les entrées et les sorties doivent faire l'objet d'un enregistrement et d'un suivi réguliers.

La gestion de stock a énormément évoluée au cours de ces dernières années, la fonction a gagné ses lettres de noblesse. Elle participe énormément, lorsqu'elle est bien utilisée et maîtrisée au dégagement de résultat pour la structure, source d'amélioration de sa rentabilité. Bien que les organismes humanitaires ne profilent pas pour le profit, la gestion équitable doit être assurée non seulement par le gestionnaire et le magasinier mais aussi elle doit être une affaire de toute l'administration de l'organisme pour afin s'acquitter des taches qui lui a été assignées en fonction du budget alloué.

À tout instant le magasinier est tenu à informer l'administration de ses différents niveaux de stock. Sur ce, il s'agit de connaître les besoins dès qu'ils sont manifestés en vue de les satisfaire.

La nomenclature des articles stockés est une liste ordonnée donnant pour chaque article une désignation simple. En ce sens, elle facilite les relations avec les utilisateurs, les relations entre les services à l'intérieur de l'organisme et permet d'éviter les erreurs, sources de nombreux difficultés dans le travail et de retours fait par les nombreux demandeurs qui recevraient des articles ne répondant pas à l'idée qu'ils s'en faisaient.

Notre étude avait pour problématique « les méthodes de gestion de stock utilisées garantissent-elle une gestion efficace ? » et les hypothèses.

A travers cette étude, nous avons esquissé quelques solutions à n'en point douter, salvatrices pour la gestion de stock au sein de l'ACTED. Ainsi nous estimons qu'à la lumière des approches des solutions suggérées en vu de résoudre le problème identifié, sur l'application des mesures standards ou des méthodes spécifiques à ACTED, il s'avère que c'est la première hypothèse qui est vérifiée.

Bibliographie :

Annexe:

Tables des matières

Introduction : ...............................................................................1

Première partie : Le système de gestion de stock : ....................................3

Chapitre I : La technique de gestion de stock : .................................... 3

Paragraphe 1 : Définition de stock : .............................................3

Paragraphe 2 : les indications de la gestion de stocks ........................4

Section II : les méthodes de gestion de stock : ....................................6

Paragraphe 1 : les méthodes des suivis de stocks : ............................6

Paragraphe2 :Les méthodes d'évaluation de stock : ...................................8

Chapitre II : La comptabilisation des stocks : .....................................11

Section I : Le budget des l'approvisionnement : .................................11

Section II : Les principes comptables : ........................................... 16

Paragraphe 1 : Les écritures comptables : .............................. .....16

Paragraphe 2 : Stock et résultat de l'exercice : ..............................18

Deuxième partie : Place d'ACTED en République du Congo : ....................21

Chapitre III : Fonctionnement de l'ACTED : .................................... 21

Section I : Présentation de l'ACTED : ...........................................21

Section II : Gestion de stock de l'ACTED : .....................................25

Chapitre IV : Interprétation du système de gestion de stock : ..................31

Section I : La Comptabilisation des stocks: .................................... 31

Section II : le rôle des services économiques dans la gestion de stock : .....35

Paragraphe1 : Le compte de gestion du responsable des services économiques ..... ........................................................................................35

Paragraphe2 : La description des opérations budgétaires : .................36 Conclusion ............ ...................................................................3

Bibliographie.............................................................................38 Annexe : ..................................................................................39

L'analyse du système de gestion de stock dans une organisation. Cas d'ACTED (Agence d'Aide à la Coopération et au Développement ) en RDC

INTRODUCTION