Mise en place d'un modèle de gestion des paiements des frais scolaires. Cas de l'Institut Kyeshero en RDC

Chapitre Premier : CONSIDERATIONS THEORIQUES

I.1. GENERALITES SUR LA MISE EN PLACE D'UN MODELE DE GESTION DES PAIEMENTS DES FRAIS SCOLAIRES

I.1.1.DEFINITION DES CONCEPTS

Le dictionnaire encyclopédique encarta nous propose les définitions ci - après ^6(*):

Ø Mise en place : action de faire passer quelque chose dans un état ou une situation nouvelle ; son résultat.

Ø Modèle : ce qui est donné pour servir de référence, de type.

Ø Gestion : action ou manière de gérer, d'administrer, de diriger, d'organiser quelque chose. En informatique, le terme gestion veut dire le recueil, le stockage, le traitement et la diffusion d'une information.

Ø Payer : c'est réaliser une convention fixée par un accord ou par disposition légale entre deux parties et cela suivant un travail effectué par l'une de partie.

Ø Paiement : c'est l'action de payer.

Ø Frais : dépenses occasionnées par une opération quelconque.

Ø Ecole : établissement où l'on enseigne.

I.1.2. PREVISIONS BUDGETAIRES7(*)

Etablir les prévisions budgétaires, c'est chiffrer et coordonner pour une période à venir les charges et produits, les recettes et dépenses de l'école en fonction des objectifs bien définis et fournir les indications destinées à faciliter les actions correctives.

1. BUDGET

Le budget est une prévision où sont reprises les recettes et les dépenses. Le Chef d'établissement scolaire est tenu d'établir les prévisions budgétaires annuelles pour l'école.

Etablir les prévisions budgétaires, c'est chiffrer et coordonner pour une période à venir les charges et produits, les recettes et dépenses de l'école en fonction des objectifs bien définis et fournir les indications destinées à faciliter les actions correctives.

2. GERER/GESTION

Il s'agit de bien gérer les frais mis à la disposition de l'école pour son bon fonctionnement et son développement.

Les bases de bonne prévision sont :

- L'expérience et les leçons du passé : le Chef d'établissement doit donc se documenter ;

- La programmation : établir un programme d'action, un planning càd une ligne de conduite prévue et préparée pour l'année scolaire.

Le Chef d'établissement est un administrateur scolaire appelé à gérer directement son école avec méthode. Il doit définir au préalable des objectifs et des politiques pour bien orienter son action en rapport avec la gestion saine et transparente des ressources humaines, et financières de l'établissement.

3. GESTION DES FINANCES SCOLAIRES

Le chef de l'établissement doit bien tenir ses documents comptables :

1. le livre de caisse ;

2. le registre ou cahier de perception de différents frais ;

3. le carnet du reçu ;

4. le facturier (classement des factures)

Les bordereaux de versement ;

5. les paiements autres ;

6. les extraits de compte.

Il perçoit les frais prévus, fixes et autorises par l'autorité de tutelle. Il s'agit de ce qui suit :

1. minerval ;

2. frais d'assurance ;

3. frais des pièces scolaires 

4. frais d'administration ;

5. frais des épreuves.

Voir Arrêté interministériel 03/06/2007

4. FACTURIER

a. Définition

C'est un dossier comptable où sont classées toutes les factures établies en faveur de l'école lors de divers achats. Les factures seront classées selon l'ordre et la date des achats.

b. Importance

Les factures facilitent le travail du Chef d'établissement lors des inscriptions des dépenses engagées dans le livre de caisse.

NB :

· Il est prudent de diversifier les maisons commerciales lors des achats, pour ne pas faire penser à un arrangement avec un revendeur habituel ;

· Il est aussi recommandé de demander au préalable des factures proforma de différentes maisons commerciales afin de décider des achats après comparaison de prix compétitifs.

* 6 Dictionnaire encyclopédique Encarta 2009.

* 7 MINEPSP, GESTION FINANCIERE DE L'ECOLE PROCEDURES ET DOCUMENTS COMPTABLES, INSPECTION GENERALE, SERNAFOR-PRIMAIRE/2007/N°3, Novembre 2007.