II : Les tâches effectuées
Dans cette partie nous parlerons des activités que nous
avons effectuées et des difficultés rencontrées au cours
de notre stage.
A - Les activités effectuées
Ce sont les tâches quotidiennes effectuées au
secrétariat comme :
v Accueil des visiteurs : Le visiteur
est reçu à son arrivée par le secrétariat
administratif. La secrétaire administrative discute avec lui pour
connaître le motif de sa visite et la manière dont elle peut
l'aider. Si la personne recherchée, est présente la
secrétaire l'avertit et mène le visiteur à elle. Dans le
cas contraire, elle note les renseignements sur la fiche
préétablie.
v Téléphone : un appel
retentit, la secrétaire décroche et annonce : FODEFCA,
Bonjour ! Après avoir obtenu des renseignements sur
l'interlocuteur, on lui passe oriente son appel vers le service concerné
à l'aide de l'interphone.
Dans le cas où l'intéressé n'est pas
présent la présente fiche est remplie et déposée
sur son bureau. Celle-ci est valable pour l'accueil également.
Exemple de fiche de visite et d'appel
utilisée au FODEFCA
FODEFCA-COTONOU
FICHE DE VISITE / APPEL
Destinataire :..........................................................................
Date : ..................................
Heure :........................................
Identité :.................................................................................
Société :..................................................................................
Contact :.................................................................................
A téléphoné : A
été de passage :
Rappellera : Vous prie de le rappeler :
MESSAGE LAISSE :
...............................................................................................................................................................................................................................................................................................................
v Traitement du courrier : Le traitement
du courrier varie selon qu'il s'agisse d'un courrier confidentiel ou non.
Si le courrier est
confidentiel il est directement envoyé au destinataire. Dans le cas
contraire, il est dépouillé puis enregistré dans un
registre " courrier arrivée". Après l'enregistrement et
l'annotation l'ensemble du courrier classé dans le parapheur est
envoyé au Secrétariat Exécutif. Après leur
étude, le Secrétariat Exécutif les transmet au
secrétariat. Ce dernier les transmet par l'intermédiaire du
cahier de transmission au service concerné après avoir fait des
copies.
En ce qui concerne le courrier départ, la
rédaction est faite soit par le Secrétaire Exécutif, soit
par la secrétaire ou par les services concernés. Avant son envoi
au destinataire sous pli fermé, soit par fax, soit par Internet selon
l'urgence, la secrétaire lui attribue un numéro, puis fait une
photocopie pour le classement et le courrier est envoyé au destinataire
soit par l'agent de liaison, ou l'intéressé lui-même est
appelé pour effectuer le retrait du courrier.
Vu l'importance du courrier, on fait au destinataire un
message téléphoné, en attendant qu'il reçoive la
copie.
Format du registre Courrier arrivée
utilisé au FODEFCA
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DATE D'ARRIVEE
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DATE ET N°
DE LA CORRESPONDANCE
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EXPEDITEUR
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OBJET
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DATE ET N° DE LA REPONSE
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Format du registre Courrier départ
utilisé au FODEFCA
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NUMEROS D'ORDRE
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NOMBRE DE PIECES
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DATE DU DEPART
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DESTINATAIRE
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OBEJT
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N° ARCHIVES
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OBSERVATIONS
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