Contribution à l'amélioration de la circulation efficiente de l'information dans un établissement public: cas du FODEFCA (Fonds de Développement de la Formation Professionnelle Continue et de l'Apprentissage )- Cotonou

Section II : Structure générale et tâches effectuées

Cette section sera consacrée à montrer la façon dont les différents organes se situent les uns par rapport aux autres et à présenter les tâches réalisées au Secrétariat Administratif du FODEFCA.

I : Structure générale de FODEFCA-COTONOU

La structure de FODEFCA-COTONOU repose sur l'organisation des types d'organes existants et des relations qui les unissent.

A- les Organes de pilotage

Le pilotage du FODEFCA est assuré par deux organes.

1- Le Comité de Gestion

Il assure une fonction de pilotage stratégique consacrée par les statuts du Fonds. Cette fonction ne subit aucune modification dans le cadre du nouvel organigramme.

2- Le Secrétariat exécutif

Organe de gestion quotidienne, le Secrétariat Exécutif assure une fonction de pilotage opérationnel par le biais des différents services en liaisons hiérarchiques ou fonctionnelles. Il est dirigé par un Secrétaire Exécutif qui est chargé de la mise en oeuvre de la politique de formation du fonds telle que défini par le Comité de Gestion.

A ce titre, il est chargé notamment de :

v Préparer et instruire pour le compte du comité les dossiers d'appui du fonds du point de vue technique, économique et financier ;

v Suivre l'exécution des projets qui bénéficient du financement et des subventions du fonds et les évaluer ;

v Préparer, soumettre au comité de gestion pour approbation puis, exécuter le budget du fonds dont il est l'ordonnateur ;

v Préparer les rapports d'activités et programmes à soumettre à l'approbation du comité de gestion ;

v Représenter le fonds auprès de tous les administrations et organismes ainsi que dans les actes de la vie civile ;

v Etablir des relations de coopération avec les institutions nationales et internationales dont les activités sont similaires à celles du fonds,

v Elaborer le projet de règlement intérieur du fonds ;

v Elaborer le projet d'organigramme du fonds ;

v Organiser les services du fonds ;

v Recruter le personnel du fonds ;

v Appliquer le statut du personnel ;

v Nommer les chefs de service ;

v Proposer au comité de gestion la création des services extérieurs du fonds ;

v Assurer le secrétariat des réunions et sessions du comité de gestion et rédiger les procès verbaux et rapports d'activités de chaque exercice.

B -Les différents Services

Le Secrétariat Exécutif est composé d'un ensemble de structures qui concourent ensemble à l'atteinte des objectifs du Fonds.

1- Le Secrétariat de Direction

Ce service assiste le Secrétaire Exécutif dans la gestion de son planning et soutient au plan logistique l'ensemble des services du FODEFCA. On y retrouve la Secrétaire de Direction, deux assistantes, et un agent de liaison.

Le Secrétariat est un service de relations avec le public chargé notamment de :

v Assister le Secrétaire Exécutif dans la gestion de son planning ;

v Gérer l'agenda du Secrétaire Exécutif et planifier ses rendez-vous et réunions :

v Soutenir au plan logistique l'ensemble des services du FODEFCA ;

v Accueillir, informer et orienter les usagers et les visiteurs ;

v Gérer le standard téléphonique et assurer une parfaite communication avec les usagers ;

v Préparer et assurer l'organisation parfaite des sessions du Comité de Gestion ;

v Assurer le compte rendu des réunions et le classement des archives des différents organes du FODEFCA ;

v Veiller à une circulation efficace du courrier interne ;

v Organiser, gérer, classer et archiver les courriers ;

v Traiter, mettre en forme et classer toutes les correspondances ;

v Prendre les notes de réunions (internes et externes) et établir les procès-verbaux et comptes rendus de réunion ;

v Assurer la mise en forme, le tirage, la reprographie et la reliure de tous documents du FODEFCA ;

v Gérer la bibliothèque et le fonds documentaire du FODEFCA ;

v Toutes autres tâches connexes qui pourraient être confiées par le Secrétaire Exécutif.

2- Le Département Planification, Etudes et Suivi (DPES)

Sous la direction du Secrétariat Exécutif, le département assure la planification stratégique des activités, la production et la diffusion des statistiques et rapports périodiques et anime les relations avec le public ainsi que la coopération technique entre le Fonds et les partenaires. A ce titre, le DPES est chargé de :

v Alimenter tous les services en informations et outils méthodologiques pour leur permettre d'affiner la planification et la programmation périodiques de leurs interventions ;

v Organiser des ateliers de planification stratégique des activités du Fonds et centraliser les résultats dans un document de synthèse à soumettre à l'appréciation du Comité de Gestion ;

v Coordonner les travaux d'élaboration des plans d'opération annuels et assurer la synthèse des objectifs et résultats par service ;

v Etablir mensuellement le tableau de bord des performances du FODEFCA avec des commentaires analytiques à présenter en assemblée générale du personnel ;

v Assurer le suivi évaluation périodique des activités des services et centraliser les résultats issus de la mise en oeuvre annuelle des actions programmées ;

v Elaborer les rapports trimestriels et annuels d'activités du FODEFCA à transmettre au Comité de Gestion ainsi que tous autres rapports convenus par le Secrétaire Exécutif avec les partenaires du fonds ;

v Préparer le plan d'action annuel à soumettre à l'adoption du Comité de Gestion ;

v Réaliser des études sectorielles et sous sectorielles d'identification ou de suivi évaluation des effets/impacts des interventions du Fonds sur l'emploi, la qualification de la main-d'oeuvre et la production ;

v Réaliser des études nécessaires à une meilleure maîtrise des tendances du secteur de la formation et des caractéristiques et de l'évolution de la demande et de l'offre de formation dans les différents secteurs d'intervention du Fonds ;

v Organiser et assurer le suivi hebdomadaire des activités du département ;

v Assurer une large diffusion des résultats de suivi évaluation et des études à tous les niveaux pour une amélioration de la stratégie d'intervention du Fonds ;

v Participer aux réunions et rencontres de coordination des interventions dans le secteur de la formation emploi et contribuer à la réflexion avec les autres structures ;

v Elaborer les requêtes d'assistance technique et financière et les documents de projet convenus avec les partenaires au financement des activités du Fonds ;

v Conduire deux fois par an, les opérations d'habilitation des organismes de formation et rédiger le rapport à soumettre à l'adoption du Comité de Gestion ;

v Etablir le répertoire des centres de formation ;

v Désactiver sur ordre du Secrétaire Exécutif, les opérateurs qui ne donnent pas satisfaction au Fonds ou dont les comportements s'avéreraient contraires aux bonnes moeurs et pratiques dans le métier ;

v Assurer la mise à jour régulière des informations de la base de données ;

v Assurer la mise en réseau de la base de données et des postes ;

v Créer et animer le site web du Fonds ;

v Apporter l'appui nécessaire aux utilisateurs du système informatique ;

v Assurer le suivi-évaluation des acquis des actions de formation en vue de l'adéquation entre la demande et l'offre de formation ;

v Elaborer le plan de communication du Fonds ;

v Concevoir les différents supports et choisir les canaux d'information crédibles

v Publier un bulletin d'information sur les activités du FODEFCA

v Assurer la couverture médiatique des différentes manifestations du Fonds ;

v Assurer la communication interne et externe sur les activités du Fonds ;

v Choisir les canaux de communication appropriés et assurer une large diffusion des activités en vue de renforcer l'image institutionnelle du Fonds ;

v Proposer des projets de plaquette d'information ainsi que les supports promotionnels de fin d'année ;

v Réaliser des films documentaires ainsi que des reportages sur le FODEFCA ;

v Rédiger les articles sur les activités du Fonds à insérer dans les journaux ;

v Toutes autres tâches connexes qui pourraient être confiées par le Secrétaire Exécutif.

Le Département de la Planification, des Etudes et du Suivi comprend :

v le Service de la planification et de la Coopération,

v le Service de la Statistique et du Suivi-évaluation

3- Le Département d'Ingénierie de la Formation (DIF)

Ce département a pour mission, l'appui conseil, l'instruction, la mise en oeuvre et la supervision des projets de formation conformément aux dispositions du manuel de procédures techniques du Fonds. A ce titre il est chargé notamment de :

v Organiser la planification et le suivi hebdomadaire des activités ;

v Elaborer avec l'appui du département chargé de la planification, le plan stratégique du service à traduire en plan d'opérations annuel ;

v Effectuer des visites d'entreprises en vue d'appui conseil et assistance à apporter aux entreprises et associations dans l'élaboration des plans et projets de formation ;

v Apporter l'appui nécessaire aux promoteurs pour une meilleure présentation des demandes de formation ;

v Instruire les plans et projets de formation ;

v Procéder à l'évaluation technique et financière des demandes de formation et à la vérification de leur conformité aux critères et spécifications du manuel de procédures ;

v Assurer la mise en oeuvre des plans et projets de formation conformément aux dispositions du manuel de procédures ;

v Organiser et assurer le suivi hebdomadaire des activités du département ;

v Elaborer des rapports périodiques d'activités à transmettre au département chargé de la planification pour synthèse ;

v OEuvrer à l'amélioration continue de la qualité des formations ;

v Organiser des rencontres périodiques avec les organismes de formation en vue d'une amélioration permanente de la qualité de l'offre ;

v Concevoir des méthodes et programmes destinés à accélérer la procédure de mise en oeuvre des actions de formation ;

v Développer des outils d'analyse et de suivi propres à améliorer la méthode d'intervention du Fonds ;

v Améliorer le circuit de l'information en direction de tous les usagers du FODEFCA ;

v Rechercher et conclure des partenariats avec des structures d'appui aux groupes cibles pour une intervention efficace du Fonds ;

v Entretenir des liaisons nécessaires avec les autres services pour assurer la coordination des activités ;

v Toutes autres tâches connexes qui pourraient être confiées par le Secrétaire Exécutif.

Le Département de l'Ingénierie et de la Formation comprend :

v le Service des Entreprises et de L'insertion Professionnelle

v le Service de l'Artisanat et de l'Apprentissage et

v le Service des Organisations Paysannes.

4- Le Département Administratif et Financier (DAF)

Le département administratif et financier a pour mission, la gestion des ressources humaines, matérielles et financières du Fonds. A ce titre, il est chargé de :

v Recruter et mettre en place un système d'évaluation du personnel ;

v Gérer la carrière des agents du Fonds ;

v Elaborer et mettre en oeuvre le plan de formation du personnel avec la collaboration des autres départements ;

v Elaborer un code d'éthique de l'agent du FODEFCA ;

v Assurer la communication interne ;

v Veiller à la performance au quotidien et engager le Fonds à la démarche qualité ;

v Organiser l'accueil des usagers et des stagiaires ;

v Organiser et assurer le procès-verbal des réunions mensuelles du personnel ;

v Organiser la planification et le suivi hebdomadaire des activités du département ;

v Elaborer le plan stratégique du service à traduire en plan d'opérations annuel ;

v Préparer et faire adopter par le Comité de Gestion, le budget annuel du FODEFCA dans les délais prescrits ;

v Soumettre à bonne date le rapport d'exécution du budget à l'adoption du Comité de Gestion puis, aux structures compétentes ;

v Arrêter les états de synthèse des comptes et les faire auditer ;

v Contrôler la régularité des ordres de décaissement ;

v Assurer la tenue régulière des livres comptables et le contrôle de caisse ;

v Assurer l'organisation et la supervision des opérations de passation de marchés dans le respect des textes applicables en la matière ;

v Apporter l'appui logistique adéquat aux différents services du Fonds ;

v Assurer la gestion interne adéquate des équipements, matériels et fournitures du FODEFCA ;

v Assurer un entretien correct des bureaux et maintenir le matériel en bon état de fonctionnement et de propreté ;

v Confectionner un fichier et faire l'inventaire des immobilisations ;

v Réaliser l'étiquetage adéquat des immobilisations ;

v Soumettre des rapports mensuels et trimestriels d'activités et faire des propositions pour les plans d'action du FODEFCA ;

v Toutes autres tâches connexes qui pourraient être confiées par le secrétaire exécutif.

Le Département Administratif et Financier comprend:

v Le Service de la Comptabilité,

v Le Service du Matériel et de la Passation des Marchés

v Le Service des Ressources Humaines.

5- Agence

L'agence est la représentation du FODEFCA dans la zone territoriale d'intervention. A ce titre, elle est chargée de :

v Coordonner les activités du FODEFCA dans le ressort territorial de sa compétence et y représenter le Secrétaire Exécutif ;

v Instruire les demandes, monter les dossiers et superviser les actions de formation ;

v Instruire et acheminer les dossiers éligibles au financement du PIJA ;

v Assurer le recouvrement des crédits accordés dans le cadre du PIJA.

L'agence dispose progressivement de services et d'agents nécessaires à son fonctionnement.

6- Bureaux de liaison

Sous l'autorité du chef du Département de l'Ingénierie de la Formation, ces bureaux sont chargés de :

v Promouvoir la formation professionnelle par le conseil et l'assistance aux entreprises et aux organisations en vue de l'élaboration des plans de formation et des projets collectifs,

v Appuyer les promoteurs dans l'interprétation adéquate des renseignements demandés et prescriptions financières du fonds,

v Prospecter les bassins de formation en vue d'identifier les besoins pertinents de formation des groupes cibles et d'assister les promoteurs dans l'élaboration des demandes de financement,

v Entretenir des liaisons nécessaires avec tous les services du Fonds pour assurer la coordination des activités,

v Produire toutes les informations nécessaires aux parties prenantes (promoteurs, opérateurs, bénéficiaires),

v Assurer la supervision technique des projets de formation en cours d'exécution et le suivi post-formation,

v Améliorer au quotidien la qualité des formations,

v Assurer le suivi de l'utilisation des ressources financières liées aux activités des prestataires et partenaires sous contrat,

v Assurer la supervision régulière des activités des prestataires de services et partenaires sous contrat,

v Elaborer un rapport/compte rendu pour chaque visite de suivi sur le terrain, en identifiant des problèmes rencontrés et en proposant des mesures d'amélioration pour corriger les lacunes observées dans la mise en oeuvre,

v Elaborer des rapports mensuels d'activités,

v Toutes autres tâches connexes visant à améliorer le contenu du poste qui pourraient lui être confiées par le chef du Département.

L'organigramme du Fonds de Développement de l'Apprentissage et de la Formation Professionnelle Continue ci-après donne une présentation nette de ses différents services.

ORGANIGRAMME DU FODEFCA

Comité de Gestion

Secrétaire Exécutif

Secrétaire de Direction

Cellule de Communication

Département Ingénierie

de la Formation

Département Planification,

Etude et Suivi

Département Administratif et Financier

Agent Comptable

Service Organisations Paysannes

Service de l'Artisanat et de l'Apprentissage

Service des Entreprises et de l'Insertion

Service de la Statistique et

du Suivi-Evaluation

Service de la Planification et

de la Coopération

Service des Ressources Humaines

Service des Finances et de la Comptabilité

Service de la Passation des Marchés

Relation fonctionnelle

Relation de contrôle