CHAPITRE II : APPORTS POUR L'AMELIORATION
DE LA CIRCULATION DE L'INFORMATION AU FONDS DE
DEVELOPPEMENT DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE CONTINUE ET DE L'APPRENTISSAGE
Eu égard à tout ce qui précède,
force nous est de noter que les informations ont besoin d'être
circulées autrement. Pour pallier les problèmes qui entravent une
meilleure circulation de l'information, des propositions seront faites pour
l'amélioration du système actuel d'une part et d'autre part pour
des innovations qui pourraient être faites.
SECTION I : Nécessité d'une
stratégie efficiente pour une
meilleure circulation de
l'information.
La stratégie efficace pour une meilleure circulation de
l'information repose sur la diminution des bruits et sur l'amélioration
du choix des canaux.
I : Diminution des bruits
L'établissement devrait procéder à la
diminution de bruits en améliorant :
v Sur le plan organisationnel : la
circulation des documents, la transmission de ces derniers et leurs
systèmes de stockage.
En ce qui concerne le traitement des courriers, nous proposons
une redistribution des tâches.
Pour la transmission de l'information, nous suggérons
l'établissement d'un bulletin de circulation.
Dans le cadre du courrier, les informations qu'ils
véhiculent doivent être conservées sur des supports pour
permettre une consultation à tout moment. Le support d'informations doit
être convenablement classé ; c'est-à-dire rangé
dans un ordre préétabli. Mais classer suppose la connaissance, la
maîtrise de certaines règles essentielles qui régissent
cette notion. Autrement dit, pour mieux exécuter les tâches, il
faut connaître les divers ordres et modes de classement.
Concernant les ordres de classement, ils sont au nombre de
sept dont trois fondamentaux (classements alphabétique,
idéologique, numérique) et quatre dérivés
(classements géographique, alphanumérique, chronologique et
décimal).
En effet, le choix d'un ordre de classement ne se fait pas au
hasard. Il faut plutôt tenir compte de la rapidité de la
recherche, la sécurité et l'extensibilité que procure cet
ordre. Un ordre de classement bien choisi doit être simple,
sécurisant, précis afin de faciliter la recherche.
Les modes de classement sont caractérisés par la
position des éléments à classer. Vous trouverez sur le
schéma en annexe N°1 les différents modes
de classements et les meubles correspondants.
Nous pensons que le classement chronologique qui se fait pour
le courrier-arrivée n'est pas adapté. Il serait souhaitable que
cet ordre soit réservé aux journaux, revues, magazines et les
copies des lettres envoyées à l'extérieur.
Les documents provenant des tiers (artisans), quant à
eux devraient être classés alphabétiquement,
c'est-à-dire en respectant l'ordre des lettres de l'alphabet. Ces
documents classés alphabétiquement devraient être
séparés par des intercalaires, signalisés afin d'indiquer
la tranche de classement.
Concernant les modes de rangement, le classement horizontal
devrait être adopté pour les différentes chemises à
sangle. Cela veut dire qu'elles doivent être posées à
plat, les unes sur les autres le dos face à l'utilisateur. Des chemises
seront mises sur le dos et porteront des indicatifs de classement et des
signalisations diverses (permettent de rendre visibles les
caractéristiques communes à un ensemble de dossiers, de fiches.
Elles peuvent être fixes : renseignements permanents ou
mobiles : renseignements temporaires ; les couleurs par exemple). Il
est souhaitable que les biblorhaptes continuent d'être classées
sur champ, le dos face à l'utilisateur et portant une inscription
à propos de la nature des documents qu'ils portent et leur année
d'établissement.
Par ailleurs, pour ce qui concerne le rangement des supports
magnétiques que sont les disquettes, il serait indiqué
qu'à l'intérieur de leur boîte, elles soient
séparées les unes des autres par des intercalaires en plastiques.
Elles seront disposées en position oblique, les unes après les
autres suivant un ordre alphabétique de leur dénomination.
Les comptes rendus et les rapports devront être
classés par types et par dates dans un dossier suspendu ou une
boîte à archives s'ils sont trop volumineux.
Enfin, nous proposons que tout document sorti d'un dossier
pour une longue durée soit remplacé par une fiche de substitution
et qu'un dossier sorti d'un meuble soit remplacé par un guide sorti
comme la montre l'annexe N°2.
v Sur le plan relationnel, il faut
éviter les attitudes et les comportements non favorables à la
circulation de l'information.
De plus, il faudrait que des mesures soient prises pour
décourager les causeries trop bruyantes dans les bureaux.
Nous exhortons le Secrétaire Exécutif à
créer un climat favorable pour mieux accueillir les stagiaires.
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