II : Les insuffisances de la circulation de
l'information.
Il s'agit des problèmes qui affectent la meilleure
circulation de l'information au FODEFCA. Ils s'observent à deux niveaux.
La circulation de l'information et les problèmes d'ordre
personnel
A - La circulation des documents et de
l'information
1- Au niveau de la circulation des
documents
Le problème se trouve au niveau du traitement de la
demande, de la transmission des documents et du classement du courrier.
a) Le traitement du
courrier
La manière de traiter le courrier est longue, voire
fastidieuse pour un jeune établissement qui cherche à innover.
b) La transmission et le classement du
courrier
On observe une lenteur dans la transmission du courrier, ce
qui entraîne des pertes de temps pour l'établissement.
Pour faciliter les recherches, les informations devraient
être rangées suivant un mode et un ordre de classement
déterminés car ceux appliqués à FODEFCA sont
inadéquats.
Par exemple, le courrier est classé soit au
secrétariat administratif soit au secrétariat exécutif. Au
moment de leur utilisation, la recherche est parfois difficile.
Ces insuffisances ne s'observent pas seulement au niveau de la
circulation des documents, on les retrouve également dans la circulation
de l'information elle-même.
1- La circulation de
l'information
Deux éléments gênent la circulation de
l'information au FODEFCA :
- les rumeurs
- les bruits.
Les rumeurs sont des informations qui circulent de bouche
à oreille à FODEFCA. Elles véhiculent souvent de fausses
informations et rendent difficile la prise de décision.
D'un autre côté, les bruits étant des
communications entre deux employés de service différents pour
coordonner leurs actions, ne sont pas choses du genre à faciliter la
circulation de l'information.
En plus de tout ceci, des insuffisances d'ordre professionnel
existent également.
B - Les insuffisances d'ordre professionnel
Les facteurs personnels agissent également sur le
rendement et la vie de l'établissement. Ils proviennent des situations
professionnelles ou privées.
1 - Les sources
professionnelles
Elles relèvent du domaine des relations existant entre
les agents et leurs supérieurs hiérarchiques. La communication
est parfois difficile entre le supérieur et son subordonné.
Cette situation ou la crainte du supérieur influence les agents et les
empêche parfois d'engager de vraies discussions sur le plan
professionnel. Toutes ces choses nuisent à la qualité de
l'information dans l'entreprise surtout quand on sait que seuls les
échanges d'idées favorisent l'élaboration d'une politique
cohérente.
2- Les sources
privées
Ce sont les ressentiments, les frustrations nourris par
certains à l'endroit de leurs collègues ou de leurs
supérieurs et qui ne peuvent pas être dévoilés au
grand jour.
En plus de ces frustrations, il règne une
atmosphère de suspicion dans l'établissement.
Après avoir parlé des atouts et des
insuffisances observés dans la circulation de l'information au FODEFCA,
nous proposons à présent des solutions pour son
amélioration.
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