2.1.2. LES SUPPORTS DE LA COMMUNICATION FORMELLE
Les supports de la communication formelle au sein du P.P.R.D
ont été classés parmi tous les types de communication qui
peuvent être utilisés dans chacun des secteurs qui viennent
d'être décrits, pour faire comprendre la suite voici les supports
de communication formelle que le P.P.R.D utilise.
a. La procédure d'accueil ; l'accueil
est par définition un instant privilégié de transmission
d'informations aux nouveaux membres, ces informations ont pu être
engagées en phase de recrutement et relevant alors d'avantage d'un
mécanisme de communication bilatérale. Au moment de son
arrivé dans le nouveau parti, le membre peut entendre et enregistre des
messages
spécifiques concernant le règlement
intérieurs du parti, l'historique, les objectifs, en fin de ne pas taper
à coté.
b. Les tableaux de bord ; un parti politique
à besoin d'information sur ellemême et sur son environnement,
aussi se dote telle d'indicateurs de suivi, de synthèse ou de
contrôle pour recueillir et traiter les informations.
Le tableau de bord peut avoir une triple vocation
· Celle de recueillir des informations sur l'environnement
externe.
· Celle d'agrégée des données internes
et de servir d'outil de pilotage et de comparaison pour différents
niveaux de responsable.
· Celle de transmettre des informations structurées
à des interlocuteurs internes ou externes
Généralement, les tableaux de bord
véhiculent ainsi des informations réservées à des
destinataires ciblés dans un parti politique.
c. Les entretiens : l'entretien individuel
« formel » est un lieu ou support de communication
privilégié, ces entretiens formels mettent fréquemment en
scène un supérieur hiérarchique et son collaborateur, mais
peuvent aussi concerner deux collègues du parti ou un membre d'un
service fonctionnel du P.P.R.D.
Ils ont souvent l'occasion d'aller plus loin que ne le permet
l'échange informel, au hasard d'une rencontre, en principe il se
prépare et donne lieu à des résolutions pour le futur, il
sert à confronter les informations détenues par chacun des
protagonistes et à susciter des réactions directes sur le sujet
abordé.
d. Les réunions ; la réunion
est une forme de support de communication très répandue au sein
du P.P.R.D, il existe cependant des cas ou la réunion n'est qu'un
vecteur d'information et non pas de communication, c'est le cas par exemple des
réunions d'information descendante ou un supérieur
hiérarchique réunit ses collaborateurs pour les transmettre
collectivement des informations nouvelles, ou leur commenté des
informations qui ils ont déjà reçues. En sens inverse, il
peut exister des réunions d'information ascendante ou le même
supérieur hiérarchique cherche à recueillir des
opinions ou des idées sur un thème donné.
cependant, la plupart du temps, la réunion est faite d'échanges
multilatéraux ; elle est donc communicante, il en existe de plusieurs
types au sein du P.P.R.D
· La réunion de travail
· La réunion
régulière
· La réunion de bilan et d'échange
d'information
· La réunion de coordination
· La réunion de formation
· La réunion du comité
exécutif.
Chacun des membres savent désormais que, pour qu'une
réunion soit efficace, elle doit répondre à certains
principes de base, tels que ;
· Un objet explicite.
· Un ordre du jour défini.
· Une préparation par ses initiateurs.
· Des rôles identifiés.
· Un horaire précis et suivi.
· La réalisation d'un compte rendu.
Par ailleurs, le P.P.R.D est conscient du risque des
réunions « alibis » pour compenser des lacunes de
fonctionnement, de telles choses peuvent conduire en effet à une
tendance à la « réunionite » qui par effet de lassitude
face à l'inefficacité, conduira inévitablement à
l'absentéisme ou à l'inattention en réunion, et sera de ce
fait génératrice de temps perdu et d'effets pervers.
E .le téléphone
C'est un système de télécommunication
que le P.P.R.D utilise à travers un numéro permettant de
transmettre la parole ou d'autres sons entre deux points distants. Dans le
langage courant, le téléphone désigne aussi bien le
réseau téléphonique que le terminal
individuel des usagers. Le dernier, appelé aussi combiné ou poste
téléphonique, contient un diaphragme, membrane flexible qui vibre
au contact des ondes sonores.1
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