3. Quels sont les outils et instruments du
réseau documentaire ?
3.1 La présentation
Le Service de Documentation de la Ville de Blagnac, le Service
de Documentation de la Ville de Toulouse de même que le Service de
Documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne contribuent
à un traitement partagé de l'information administrative et
juridique par le biais de la base de données SIDOCA (Système
Intercollectivités de Documentation Administrative). Cette base a
été créée à l'initiative des services de
documentation des Villes de Blagnac et de Toulouse,
ainsi qu'à celle du Syndicat Intercommunal pour le
traitement de l'information dans la zone Pyrénées-Languedoc.
Depuis février 2004, certains documents sont accessibles en ligne. Le
SIPYLA en est la structure coordinatrice et le support technique. Cette base
documentaire traite toute l'information relative aux collectivités
territoriales notamment la législation, la doctrine, la jurisprudence de
même que la bibliographie de 1988 à nos jours. Elle est accessible
en ligne. SIDOCA fonctionne grâce au logiciel AIRS2
développé par la société DIGITECH. La base
génère à ce jour cent quatre vingt mille neuf cent cinq
(180 905) documents. Ils sont répartis selon les quatre(4) sous
thèmes de la base :
- neuf mille soixante neuf (9069) sur la bibliographie ;
- cent quatre mille six cent trente sept (104 637) sur la
doctrine ;
- dix sept mille trois cent quatre vingt cinq (17 385) sur la
jurisprudence ;
- quarante neuf mille huit cent quatorze (49 814) sur la
législation.
Pour se connecter à la base, il faut avoir un
identifiant et un mot de passe. La page d'accueil de la base est
organisée comme suit : la présentation de la base, le bulletin
SIDOCA, la liste des revues analysées, l'actualité locale,
nationale et internationale, la rubrique des abonnés pour s'identifier
et les conditions d'abonnement. Une
Présentation de la base
Actualités
Nombre mensuel des notices de la base
Rubrique de recherche simple
Un champ texte où il est demandé d'indiquer sa
requête apparait. Ce type de recherche au sein de la base SIDOCA porte
sur les champs titres, auteurs et/ou sujets. La recherche peut se faire en
texte intégral. Elle propose d'opérer une recherche que sur un
seul critère.
Rubrique Recherche experte
Ce mode de recherche aux utilisateurs, aux agents des membres
partenaires de la base d'effectuer la recherche sur la recherche sur des
ensembles de données. Le choix et la combinaison des opérateurs
booléens ET, OU, SANS facilitent ce type de recherche. La
mémorisation des requêtes de chaque utilisateur (durant la
connexion). La recherche experte, encore expérimentale, est
destinée à évoluer dans cette base La requête sur
l'ensemble de données "OBJET" ne couvre pas encore la totalité
des champs de la fiche OBJET.
Rubrique Recherche multicritère
Avec cette recherche multicritère, des recherches
complexes sont exécutées sur l'ensemble des produits
d'information du réseau SIDOCA. Elle se fait dans cette base par
mots-clés, dates, auteurs, titres de documents. La recherche pouvant
être exclusive, l'article, pour apparaître dans les
résultats de la recherche, doit avoir tous les mots-clés qui lui
sont liés. La recherche peut se faire par et/ou, les pages de
résultats présenteront les articles par nombres de mots
clés trouvés.
Avec un travail collaboratif, les entités du
réseau réalisent un bulletin bimensuel de
documentation. Les
informations sont entrées dans la base de données tous
les
quinze(15) jours sous forme de résumés analytiques issus
d'une sélection régulière
d'articles de revues, d'ouvrages ou de sites internet. Cette
sélection vise à obtenir une couverture aussi large que possible
de tous les sujets intéressant les collectivités territoriales.
Ces résumés sont indexés au moyen du thesaurus
thématique SIDOCA disponible en recherche documentaire.
Les notices sont organisées autour de seize (16) rubriques
de classement :
- Organisation administrative
- Collectivités territoriales/services publics
- Fonction publique
- Finances
- Elections/population/état civil/associations
- Propriété/assurances/responsabilité
- Marchés publics/ travaux publics / contrats
administratifs
- Police/ circulation/ transport/ sécurité
- Biens et équipements publics/ patrimoine
- Urbanisme/ habitat/ construction
- Hygiène/ environnement
- Social/ travail/ emploi
- Economie/aménagement
- Enseignement/sport/ culture/ loisirs
- Communication / informatique
- Actualité régionale
Il convient de signaler que quatre (4) types de textes
définissent un sous classement des documents édités.
- Législation : cette rubrique reprend les textes
législatifs et réglementaires ;
- Doctrine : cette rubrique comporte des articles, des
études, des commentaires, des projets de lois, des questions
écrites etc.
- Jurisprudence : cette rubrique regroupe les décisions
des différentes juridictions, qu'il s'agisse d'extraits ou de textes
intégraux ;
- Bibliographie : cette rubrique signale les acquisitions
d'ouvrages ou de brochures. Ces services de documentation collaborent dans
l'intérêt de leurs collectivités territoriales en utilisant
un même logiciel documentaire, en alimentant un catalogue commun, en
échangeant des informations, des documents et des savoirs-faire. Cette
collaboration s'est concrétisée à travers un
dépouillement partagé des périodiques. C'est ainsi que les
titres sont choisis en fonction des abonnements de chaque unité, les
articles retenus et indexés, en fonction des besoins de l'ensemble des
usagers des entités du réseau. Un thésaurus, disponible en
version papier et électronique a été
élaboré. Il est structuré, hiérarchisé et
normalisé, avec comme mission de concilier et de rendre harmonieux le
traitement documentaire des services de documentation du
réseau documentaire. Il est organisé en deux(2)
volumes (listes alphabétique et thématique, index
permuté). Des profils documentaires sont dégagés, des
questions permanentes sont exprimées dans un langage documentaire
définissant le champ d'intérêt des entités du
réseau. Tous les services de documentation du réseau l'utilisent
pour satisfaire les besoins de leurs usagers.
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