2. Le Service de Documentation du Conseil
Général de Tarn-et-Garonne dans le réseau documentaire
2.1 Quelle est sa place et quelles sont ses
activités au sein du réseau documentaire ?
Le Service de Documentation du Conseil Général de
Tarn-et-Garonne est chargé
d'alimenter les revues de la
bibliographie. Il joue un rôle capital au sein du réseau.
Il
est un des fournisseurs d'informations. Il reçoit de nombreuses
demandes
27 Annexe 5 : Liste des revues exploitées par
les différentes entités du réseau SIDOCA
d'informations émanant des autres membres. Il est le
dernier à adhérer à ce réseau documentaire. Il ne
fait pas partie des initiateurs. Il est actif en ce qui concerne l'alimentation
de la base documentaire du réseau. Les agents de cette unité
documentaire sont présents aux rencontres organisées sur la
révision du thésaurus, aux séances de réflexion sur
l'avenir du réseau et à diverses séances de travail.
L'équipe du Service de Documentation s'est mobilisée pour
contribuer à la modernisation, à l'harmonisation et au bon
fonctionnement du réseau. La taille de l'équipe et les nombreuses
tâches à effectuer à l'interne justifient l'attribution du
thème de la bibliographie. Les revues ne sont pas très nombreuses
par rapport à celles des autres thèmes. Le public de la structure
documentaire comme les élus trouve également un
intérêt à ces publications. L'acquisition des documents se
fait par le budget alloué au service par le Conseil
Général.
2.2 Quels sont ses problèmes dans ce réseau
documentaire ?
L'accroissement du volume de travail en raison de la
réalisation de tâches d'intérêt collectif est le
souci du Service de Documentation au sein de ce réseau. Les agents
passent beaucoup de temps à alimenter la base documentaire. Pour les
profils documentaires, les besoins communiqués par les usagers
s'intéressent le plus souvent à la bibliographie. Leur
réalisation prend beaucoup de temps. Sur le plan technique, de 1988
à 2005, la base documentaire était installée dans le
logiciel Flex de la société Logica. Le Service de Documentation
de même que toutes les autres
entités du réseau rencontraient beaucoup de
problèmes techniques. Il était devenu obsolète et son
évolution n'était pas assurée. L'utilisation de
l'interface professionnelle de la base documentaire était peu
instinctive. La navigation au sein de la base n'était pas aisée.
La qualité et la fréquence de la maintenance n'était pas
satisfaisante. Ces difficultés se sont atténuées depuis
2006 avec la mise en place du logiciel AIRS de la société
DIGITECH pour faire fonctionner la base. Des problèmes subsistent
toujours car elle n'est accessible qu'à travers l'Intranet du Conseil
Général et il n'est pas possible de l'exporter. Le Service de
Documentation utilise l'ancienne version de Wyse, matériel informatique
qui permet au service informatique d'administrer, de mettre à jour et de
maintenir plus facilement leurs postes de travail à partir d'un service
central. Avec cet outil, la connexion sur Internet et même sur l'Intranet
pour accéder à la base est parfois difficile.
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