3.2.2 La revue de sommaires
Elle propose aux agents de prendre connaissance du contenu des
documents (périodiques et quelquefois ouvrages) en regroupant les
photocopies de leurs sommaires. Ils consultent ainsi les titres des articles et
leurs auteurs, les divers paragraphes et le fil de la thèse d'une
monographie, des actes de colloques. Sur la base, ils peuvent venir consulter
les documents qui leur apparaissent les plus pertinents, en demander le
prêt ou la copie, selon les choix effectués par les
documentalistes. Selon la périodicité des périodiques
qu'elles couvrent, les revues de sommaires sont généralement
hebdomadaires, bimensuelles ou mensuelles, pour permettre aux utilisateurs de
bénéficier d'une information régulière et
fraîche. Elles remplacent avantageusement le système de
circulation des périodiques à l'intérieur des services
parce que les agents connaissent rapidement les contenus du dernier
numéro paru, tandis que le périodique reste au service de
documentation, à la disposition de tous. La formule permet aussi de ne
pas multiplier le nombre des abonnements. L'abonnement est souscrit pour le
service de documentation mais les informations qu'il contient sont
diffusées aux agents de plusieurs services. Les revues de sommaires
peuvent désormais être électroniques et proposées
dans la rubrique « Documentation » de l'intranet, devenant ainsi
accessibles à la totalité des agents. Elles se composent des
images des sommaires numérisées par les soins des
documentalistes.
3.2.2 Les dossiers documentaires
Leur objectif est de rassembler une sélection de
documents sur un même sujet, de façon à permettre au
lecteur de prendre rapidement connaissance de ses divers aspects comme des
données statistiques, des textes de loi. En consultant un dossier
documentaire, l'agent ou l'élu peuvent appréhender rapidement une
question. Sa valeur est liée à la fiabilité et à la
fraicheur des documents qu'il contient. C'est le résultat certes, d'un
empilement de documents, mais surtout l'aboutissement d'un travail de
sélection et d'organisation du documentaliste. Sa couverture est
fréquemment thématique comme compétence territoriale,
politique nationale ou européenne. Elle peut aussi être
géographique. Son contenu est constitué d'articles de presse et
de périodiques, d'extraits de rapports ou de monographies, de textes
officiels, de données statiques. Ils sont réalisés sur
mesure pour répondre à la demande précise d'un agent ou
d'un élu.
En résumé, cette structure documentaire
remplisse toutes les missions qui ont assignées à celle d'un
Conseil Général. Elle est reconnue par les agents des services et
des élus comme nécessaire au bon fonctionnement de cette
administration. Son rattachement hiérarchique explique l'importance
qu'on lui attribue. Les champs pertinents de l'information pouvant être
utiles aux conseils généraux sont gérés et
traités avec harmonie. Avec une équipe pas assez nombreuse, le
Service de Documentation réalise des produits documentaires regorgeant
des atouts pour ses publics, interne comme externe. Prenant conscience de
l'impossibilité d'évoluer seul, il a décidé de
travailler en réseau afin de satisfaire les besoins du public.
| 
