2.1.2 Types de suivi
Il existe plusieurs types de suivi en Management de projets
mais, leur regroupement fait ressortir deux grandes catégories à
savoir le suivi des réalisations et le suivi du déroulement
(Verrière, 2002).
A- Le suivi des réalisations
Le suivi des réalisations consiste à
vérifier dans quelle mesure les ressources du projet sont
employées en se référant au budget alloué et au
calendrier prévu. Il vise également à savoir si les
résultats sont obtenus dans les délais et s'ils tiennent compte
de l'efficacité et de l'efficience dans la gestion. Ce type de suivi
cherche également à identifier les problèmes et à
les corriger immédiatement.
Le suivi des réalisations est lui-même
subdivisé en trois catégories de suivi à savoir : le
suivi des délais, des coûts et le suivi des aspects physiques
(Fofana, 2008).
Ø Le suivi des délais
Le suivi des délais consiste à veiller à
ce que l'ensemble des activités du projet soient réalisés
à temps, dans les délais impartis et selon le calendrier
prévu. Son objectif principal est de mesurer les écarts
(lorsqu'ils se produisent) entre les délais réels et ceux
planifiés, et d'essayer d'y apporter des explications aussi bien sur les
causes que sur les conséquences que cela pourraient avoir sur le
début et l'achèvement des autres activités.
Ø Le suivi des coûts
Le suivi des coûts sert à vérifier si
l'exécution des activités du projet est réalisée en
suivant la ligne budgétaire qui avait été prévue.
Il permet de comparer tout au long de l'exécution du projet, les
coûts effectifs avec les coûts prévus et relever les
écarts à l'attention des décideurs, expliquer les causes
et proposer des mesures correctives pour éviter ainsi tout
dérapage de coûts (Oger, 2009).
Ø Le suivi des aspects physiques
Pour ce qui est du suivi des aspects physiques, il s'occupe
de l'état d'avancement des réalisations physiques du projet. Il
couvre trois aspects essentiels à savoir : le suivi des
ressources, le suivi des approvisionnements et le suivi de la conformité
physique des réalisations (Fofana, 2008).
· Le suivi des ressources
Le suivi des ressources concerne l'élaboration et le
suivi des procédures de mise en oeuvre qui utilisent de façon
optimale les ressources disponibles. Son rôle principal est de veiller
au planning d'utilisation des ressources, de dénoncer le cas
échéant et à temps toutes les déviances et les
erreurs de gestion constatées et ceci par comparaison au planning
initial.
· Le suivi de la conformité physique des
réalisations
Le suivi de la conformité physique des
réalisations cherche à vérifier et s'assurer que
l'exécution du projet s'effectue suivant les règles de l'art,
tout en respectant scrupuleusement ce qui avait été prévu
dans le cahier de charge, en conformité avec les normes de
qualité.
· Le suivi des approvisionnements
Le suivi des approvisionnements enfin permet de
vérifier que tout les intrants nécessaires à la
réalisation sont fournis et mis à la disposition du projet en
quantité suffisante, en qualité et suivant le niveau de
coûts prévu tout au long de son exécution du projet.
L'efficacité et la crédibilité du suivi
des réalisations dépendent de la fiabilité et de la
pertinence des informations fournies par le système d'information mis
en place dans le cadre du projet ; cela dépend également de
la pertinence des indicateurs choisis. Ce problème de
crédibilité se pose avec une plus grande acuité lorsque le
processus de traitement de l'information est manuel.
Le suivi des coûts pose le problème de la
pertinence des prévisions budgétaires. Certain auteurs demandent
de s'appuyer sur les projets similaires qui ont été
réalisés dans le passé pour estimer les
réalisations à venir, d'autres par contre pensent qu'il faudrait
s'appuyer sur la situation présente pour pouvoir évaluer les
coûts à venir. Un troisième courant qui se situe au milieu
de cette logique pense qu'il faudrait utiliser les informations provenant des
projets similaires passés, ajouté aux informations provenant de
la situation présente pour effectuer une bonne estimation des
coûts prévisionnels (Oger, 2009).
Si le suivi des réalisations donne la
possibilité au manager de projet de s'assurer que les délais des
activités sont respectés, les coûts sont
maîtrisés et les aspects physiques sont bien gérés,
il ne permet pas d'avoir une visibilité sur le déroulement, avec
une analyse critique des outils et méthodes utilisés, ainsi que
de la fiabilité et de la pertinence de l'information obtenue. Il est
donc nécessaire d'envisager la mise en place d'un système de
suivi du déroulement du projet.
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