3.3. Tâches et
processus du contrôle de gestion à la SOBEMAP.
3.3.1. Les tâches.
Le SBCG est chargé selon le manuel de procédure
élaboré en 1995 de :
v Tenir la comptabilité analytique en procédant
à la ventilation des différentes factures qui lui sont
envoyées par le service comptabilité selon un
procédé bien défini par ledit manuel.
v Elaborer le budget par une centralisation des budgets des
différents services, les analyser pour produire le budget de l'exercice
suivant, effectuer le suivi et le contrôle budgétaire des
différents services et de l'ensemble de l'organisation.
On peut affirmer que les tâches qui sont
assignées au service par le biais de ce manuel répondaient
à un besoin puisque le service a été mis en place à
la suite de l'installation du progiciel comptable encore utilisé, la
Gestion Intégrale (GI).
Mais, les temps ont passé et ce manuel est devenu
caduc, puis le SBCG à l'instar de nombres de services voire de
directions n'ont pas procédé à l'actualisation du manuel
même s'ils se sont adaptés au changement de l'organisation et que
les tâches assignées à ces services n'ont pas vraiment
été redéfinies et pour exemple certains des comptes de
ventilation précisés par ce manuel ont évolué,
été corrigés, voire remplacés.
Cependant, les fonctions précédemment
citées sont toujours exécutées. En sus de ces fonctions,
il y a l'exécution de nouvelles tâches à savoir :
v Effectuer les études particulières
demandées par la direction Générale ;
v la gestion du patrimoine à travers la gestion des
stocks, des immobilisations.
3.3.2. Processus
Tenue de la
comptabilité Analytique
Reconnue comme un outil efficace de gestion, la
comptabilité analytique facilite la gestion prévisionnelle et la
mesure des performances de toute structure en lui fournissant des
éléments de nature à éclairer ses prises de
décisions et à orienter ses actions.
Chargé d'assumer la fonction de la comptabilité
analytique, le responsable à ce poste reçoit de la
comptabilité générale les factures à ventiler, les
ventile selon les comptes de la comptabilité analytique qui eux sont
relatifs soit à chaque service ou direction, soit aux charges
d'exploitation ou aux charges administratives. Ceci en vue de permettre le
suivi et le contrôle budgétaire de chaque service et/ou directions
et enfin de l'organisation.
Une codification alphanumérique permet de faire ce
travail de ventilation (par exemple H 70 pour désigner les charges
relatives à la direction de l'Exploitation). La ventilation se fait sur
une fiche analytique jointe à la pièce comptable envoyée
par le service comptabilité.
La pièce envoyée par le service n'est qu'une
copie de la pièce originale, cette dernière est conservée
au service financier.
Les factures ainsi ventilées sont renvoyées au
service comptabilité pour être enregistrées dans le
logiciel comptable qui sert de tremplin pour la comptabilité analytique
et générale.
a. Elaboration des budgets ou méthode
budgétaire.
Le processus de l'élaboration du budget de la SOBEMAP
comprend les étapes suivantes :
· Fixation du cadre budgétaire
· Pré budget
· Budgets fonctionnels
· Arbitrage budgétaire
· Consolidation budgétaire
· Mensualisation
La fixation du cadre budgétaire
La campagne budgétaire est généralement
lancée par la direction générale, assistée par le
service chargé du budget, le SBCG. On procède à cette
étape à la définition du cadre et de l'esprit dans lequel
les différents budgets doivent être préparés et
élaborés c'est-à-dire soumettre et expliciter aux
principaux responsables, les objectifs tant quantitatifs que qualitatifs de la
période budgétaire. Ceci en fonction des facteurs internes et
externes à la structure.
C'est à ce niveau que s'établit le calendrier de
la procédure budgétaire, laquelle débute
généralement dans le mois de juillet de chaque année pour
terminer vers fin octobre.
Le pré budget
L'étape précédente achevée, le
SBCG établit un budget, le pré budget en prenant
en compte les différentes réalisations des années
antérieures et de l'année en cours. Ceci permet d'avoir une vue
globale sur ce que sera le budget définitif en partant essentiellement
du cadre budgétaire. Ce pré budget sera présenté
sous la forme d'un tableau complété par des commentaires.
Les budgets fonctionnels.
C'est ici que les différents responsables
opérationnels sont impliqués dans le processus budgétaire.
Chaque responsable propose son budget. Le SBCG peut apporter son aide lors du
chiffrage. A ce stade, les budgets sont globaux.
Dans le cadre de la SOBEMAP, il est prévu
d'établir les budgets suivants :
· le budget de fonctionnement ou
d'exploitation qui comprend les prévisions des
produits, des charges et du résultat obtenu à partir des tableaux
des soldes caractéristiques de gestion.
· le budget d'investissement : Les
demandes d'investissement sont présentées par chaque direction.
Le SBCG regroupe ces demandes, détermine les ressources maximales dont
dispose la structure sur fonds propre et sur financement de la Caisse
Française de Développement (CFD) pour ses investissements. La
commission budgétaire décidera des choix à effectuer et du
montant à y consacrer.
· le budget de trésorerie est
obtenu à partir des éléments de prévision des
produits et des charges de même que les décaissements à
effectuer sur les engagements pris vis-à-vis des fournisseurs de biens
d'équipements et de services.
La consolidation des budgets fonctionnels
Au terme des étapes précédentes, les
budgets fonctionnels sont centralisés et consolidés par le SBCG
de façon à obtenir un budget de synthèse qui est soumis
à la Direction Générale. Cette consolidation doit
s'accompagner d'une synthèse qui permet d'apprécier les grands
équilibres financiers (résultats, cash flow) et donc d'en valider
le réalisme.
L'arbitrage budgétaire
L'arbitrage, mené par la Direction
Générale peut conduire à la réactualisation,
à la correction et à l'ajustement de certains postes
budgétaires. Le budget ainsi élaboré par le SBCG est
présenté à la commission budgétaire qui est
composée de :
ü la Directrice Générale,
ü tous les autres directeurs,
ü chef SBCG et de son adjoint,
ü chef division financière et son adjoint,
ü un représentant des travailleurs.
La commission étudie le budget avant sa
présentation au Conseil d' Administration.
La mensualisation
Après accord de la Direction Générale,
les directions opérationnelles procèdent à une
mensualisation des prévisions physiques.
La valorisation des budgets d'exploitation et la
mensualisation des autres budgets seront préparées par le SBCG en
accord avec les différentes directions concernées. La fin de la
mensualisation permet d'établir le budget de trésorerie de la
société et de préparer le dossier du budget pour
présentation au Conseil d'Administration. Le budget adopté par le
CA est transmis à la Direction de l'assistance aux PME pour avis du
MMFPMEEJF avant son approbation en Conseil des Ministres.
b. Le contrôle budgétaire à la
SOBEMAP
L'exécution du budget
A la SOBEMAP les dépenses correspondent à trois
(03) catégories de charges que sont les charges variables (charges du
personnel occasionnel, celles des matières et fournitures
consommées), les charges fixes (les loyers, les frais d'entretien, les
primes d'assurances, les honoraires contractuels, les salaires du personnel
permanent et les dotations aux amortissements) et les frais divers qui
regroupent les autres charges. Quant aux recettes, on pourra distinguer les
recettes liées au trafic et les recettes hors trafic qui proviennent des
locations du matériel, d'engins, de magasin, des produits financiers, et
autres produits.
Le contrôle
budgétaire
Ceci s'observe essentiellement par le biais de la
comptabilité analytique qui par sa technique de ventilation permet de
suivre la consommation de chaque service ou direction et de la structure
entière.
c. Gestion des stocks et des
immobilisations.
Par cette fonction, le SBCG devient ainsi le garant du
patrimoine de la SOBEMAP. Il s'occupe de l'inventaire des immobilisations, des
stocks, de leur comptabilisation à l'entrée et à la sortie
de stock.
L'une des spécialités de ce service, c'est
l'accès entier et libre qu'il dispose sur les progiciels de la SOBEMAP,
ceci a pour avantage de lui permettre de disposer des informations
financières, comptables et d'exploitation lui permettant de remplir les
tâches assignées.
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