4.2.2.5 Procédures de
comparaison des offres et d'attribution du marché au fournisseur
Le dépouillement des offres débute sur
l'autorisation d'Operations Manager. Ainsi, il se déroule comme suit:
Une liste des fournisseurs est établie par la
responsable administrative dès lors que les offres sont reçues de
la représentante de l'UNFPA. Ensuite, elle établie une liste
formelle des critères objectifs d'évaluation. Cette liste est
validée par l'OM. Il est à noter que ces critères
d'évaluation sont propres à chaque type d'achat effectué
en vue d'une sélection rationnelle. Les critères sont, en plus de
la capacité technique des fournisseurs, la qualité des produits,
le délai de livraison, la garantie...etc, aussi l'expérience,
l'habitude à travailler avec le système des nations unies.
Une grille d'analyse des offres est ensuite
élaborée par la responsable administrative. Celle-ci comporte les
exigences techniques du produit, les noms des fournisseurs, la note
d'adéquation de la réponse technique de chaque fournisseur.
Deux situations se présentent après:
a) Pour les achats de biens, un comité de
dépouillement composé de 05 à 06 personnes essentiellement
des opérationnelles des agences des NU effectue cette tâche. Ce
comité se réuni d'abord avec les soumissionnaires pour s'assurer
de l'existence de la garantie de la caution bancaire et de toutes les autres
pièces y afférentes. Le procès verbal d'ouverture des plis
est ensuite engagé par le même comité avec les offres
à travers la grille d'analyse qui n'est pas standard. A la fin du
dépouillement des offres, le procès verbal est
émargé par le président et un membre du comité.
Ainsi, le marché sera attribué au fournisseur techniquement le
moins disant.
b) Pour les achats de services, les offres financières
sont séparées des offres techniques. Un procès verbal (PV)
de dépouillement est aussi ouvert par le comité en
présence des consultants externes pour faire l'évaluation des
offres techniques. A la suite de l'évaluation des offres techniques,
deux situations se présentent:
ü les fournisseurs qui ont moins de 50 points,
ü les fournisseurs qui ont plus de 50 points.
Les premiers sont d'office éliminés, et le
comité procède à l'évaluation des offres
financières des seconds groupes. Le premier techniquement conforme parmi
les fournisseurs qui ont plus de 50 points a 100 points. A la suite de
l'évaluation des offres financières, le moins disant de ce
même groupe a aussi la note 100. Par la suite, il est appliqué la
règle de 80/20. Cette règle consiste à coter l'offre
technique à 80% et l'offre financière à 20%.
Dans les deux situations ci-dessus citées, le PV de
dépouillement est transmit à la représentante de l'UNFPA
au Sénégal par la responsable administrative pour ses
observations quand au choix du fournisseur attributaire du marché. La
représentante approuve le choix du fournisseur si elle est d'accord sur
le contenu du PV de dépouillement. Dans ce cas, le fournisseur est
informé de l'attribution du marché soit par
téléphone soit par mail. Dans le cas où le choix du
fournisseur est rejeté par la représentante, l'appel d'offres est
appelé infructueux (qui n'apporte pas le résultat
escompté) et le processus d'AO est relancé.
Pour faire un choix objectif des fournisseurs, il existe au
sein de l'UNFPA au Sénégal une charte d'éthique qui est
suivie par la responsable chargée des achats. L'un des
éléments les plus importants de cette charte, est le traitement
égal des fournisseurs (exemple: tous les fournisseurs doivent recevoir
de la part de la responsable administrative les mêmes réponses
suite à une question posée par l'un d'eux concernant le contenu
du DAO).
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