Evaluation de la maitrise des risques liés au processus d'achat par appel d'offres: Cas de l'UNFPA au Sénégal

4.2 Description des dispositifs de maîtrise des risques liés au processus d'appel d'offres de l'UNFPA au Sénégal

L'une des attributions^9(*) de l'assistante administrative est l'achat de matériels lourds, de petits achats ainsi que de toutes les consultations des fournisseurs. A cet effet, elle coordonne toutes les opérations d'achats et doit comme tous les responsables chargés des achats de l'UNFPA de façon générale, respecter les principes suivants:

ü la maximisation de l'économie et de l'efficience,

ü la promotion de la compétition en encourageant la sollicitation du maximum de propositions,

ü l'incitation à inclure les sources d'approvisionnement situées dans les pays bénéficiaires de l'aide et donateurs moins utilisés,

ü la promotion de l'équité et de l'intégrité en préservant la transparence dans tout le processus d'achat.

A travers l'analyse documentaire, le guide d'entretien ( Annexe VI : guide d'entretien) et la narration, nous ferons la description de la généralité sur les achats de l'UNFPA au Sénégal avant de décrire ses procédures d'appel d'offres.

4.2.1 Généralités sur les achats de l'UNFPA au Sénégal

La mission fondamentale de l'UNFPA est de permettre aux populations d'accéder au développement durable. Pour cette raison, elle consacre 70% de ses activités à la santé de la reproduction et les 30% sont reparties entre les questions de la population et de genre. Ceci fait que ces achats de biens et services concernent de plus les matériels et fournitures médicaux, les préservatifs, et autres fournitures pour la santé.

Par ailleurs, UNFPA applique le code des marchés publics du Sénégal, pour les achats effectués pour le compte du ministère de la santé publique du Sénégal. Pour les achats effectués pour le compte de l'UNFPA, ses propres procédures sont appliquées même si le comité formé en son sein s'assure que le processus n'est pas en divergence avec le code des marchés publics du Sénégal. Toutes les deux procédures ayant pour objectif final, la transparence.

Ainsi, les achats de l'UNFPA au Sénégal sont catégorisés en fonction du montant ainsi qu'il suit:

a) Les achats de biens et services compris de 0 à 4999 dollars

La procédure d'achat consiste à chercher trois factures pro formats auprès de fournisseurs différents. Cette condition qui est non obligatoire est par contre fortement recommandée. Elle montre que des meilleures conditions d'achats ont été cherchées par la responsable chargée des achats.

b) Les achats de biens et services compris de 5000 à 29999 dollars

Dans cette catégorie d'achats, il est obligatoire de chercher trois factures pro formats auprès de trois fournisseurs différents. En général, il est ouvert un procès verbal de dépouillement des offres par un comité composé du personnel du bureau des différents services et de la responsable des achats. La mise en place de ce comité est faite pour s'assurer de l'efficacité et de la transparence pour l'achat effectué.

c) Les achats de biens et services compris de 30 000 à 99 999 dollars

Pour ces achats, la procédure exige un appel d'offres. Cet appel d'offres sera étudié par un comité composé du personnel des services de l'UNFPA ainsi que d'autres agences des NU tels que le PNUD, l'UNICEF^10(*), .....

Il peut arriver que cette procédure d'AO ne soit pas respectée par le bureau de l'UNFPA au Sénégal, dans ce dernier cas; la procédure prévoit d'informer le siège et de motiver son choix avant d'attribuer le marché à un fournisseur. Celui-ci par son comité de revue des contrats (CRC) et à travers les documents importants afférents à l'achat qui lui seront envoyés par le bureau, donnera sa décision finale sur le dossier.

d) Les achats de biens et services dont le montant est égal ou supérieur à 100 000 dollars

A cause de l'importance du montant, la procédure prévoit que l'achat soit systématiquement approuvé par le CRC au siège avant d'engager le processus d'achat.

Dans le cas où l'achat a été effectué sans informer à l'avance le CRC, une approbation poste facto doit être faite juste après et lui être envoyée en donnant toutes les justifications nécessaires. Cette situation ne doit être qu'exceptionnelle.

Les achats de l'UNFPA sont effectués dans la monnaie locale c'est-à-dire le Franc CFA (communauté financière africaine) pour le Sénégal. A cet effet, chaque mois la branche finance de l'UNFPA au siège définit un taux de change du dollar en franc CFA. Ainsi, pour le mois de septembre par exemple, le dollar équivalait à 421 francs CFA. Les procédures des différentes étapes de l'appel d'offres à l'UNFPA sont décrites ci après.

* ⁹ L'UNFPA est un organisme international de développement durable, les attributions des responsables stratégiques et opérationnels qui y travaillent sont d'autant plus confidentielles. Nous nous sommes donc limitées à la seule attribution qui nous a été communiquée lors de notre passage au sein de l'UNFPA au Sénégal.

* ¹⁰ United nations international children's emergency fund