Evaluation de la maitrise des risques liés au processus d'achat par appel d'offres: Cas de l'UNFPA au Sénégal

2.2.2 Risques opérationnels liés au processus d'appel d'offres

A partir de la revue ci-dessus effectuée sur la notion de risque, nous tenterons dans le paragraphe suivant de donner une définition du risque opérationnel lié au processus d'AO.

2.2.2.1 Définition du risque opérationnel spécifique au processus d'AO

Partant de la définition du Bâle II, il existe quatre (04) composantes de risques:

D'abord, les risques liés au système d'informations, telle que la défaillance matérielle, l'obsolescence des technologies (matériel, langages de programmation, système de gestion de la base de données). Ensuite, les risques liés aux processus, tels que les saisies erronées, le non respect des procédures. Aussi, les risques liés aux personnes, comme l'absentéisme, la fraude, la corruption, les réclamations sociales, ... Mais aussi la capacité de l'entreprise à assurer la relève aux postes stratégiques. Enfin, les risques liés aux événements extérieurs, tels que le terrorisme, la catastrophe naturelle, l'environnement réglementaire, les grèves.

Dès lors nous pouvons définir le risque opérationnel lié au processus d'AO, comme le risque de pertes liées au processus d'achat par appel d'offres qui résultent des défaillances ou d'inadéquation des procédures (saisie erronée des données de prospection, non respect des procédures d'AO), des ressources humaines (formation inadéquate des acheteurs au métier d'acheteur), événements extérieurs (les grèves, les nouvelles décisions de l'Etat) et/ ou des systèmes d'information (absence de base de données fournisseurs).

Cependant, quels sont les risques opérationnels spécifiques au processus d'AO? Nous essayerons de répondre cette question au paragraphe suivant.

2.2.2.2 Identification des risques opérationnels spécifiques au processus d'appel d'offres

L'évaluation de la maîtrise des risques opérationnels commence par la description du processus, Anarisk (2006: 2), et son découpage en des tâches élémentaires (Renard, 2006 :178). On dit qu'elle est très utilisée par les auditeurs internes (AI) dans l'exercice d'une mission d'audit (Renard, 2006:178). Cette étape permet à l'auditeur de collecter toutes les informations nécessaires à l'identification des risques (Anarisk, 2006:319). C'est la prise de connaissance du processus d'AO. La connaissance étapes du processus d'appel d'offres a déjà fait l'objet de l'étude du chapitre premier du présent mémoire.

Cette description est facilitée par l'utilisation des outils et techniques de description à savoir : l'observation physique, la narration, l'organigramme fonctionnel, la grille des tâches, le diagramme de circulation, la piste d'audit (Renard, 2006 :319), les entretiens (Maders, 2006 :55). Le choix d'un outil dépend de l'objectif visé par l'auditeur interne (Renard, 2006 :319).

Ainsi, identifier les risques et s'adresser aux acteurs de l'entreprise peut être en soi une source de progrès pour celle-ci. De plus, identifier n'est pas une activité qui doit être ponctuelle ou cachée; c'est tout un processus qui couvre toutes les activités de l'entreprise. Nous allons maintenant identifier les risques possibles pouvant surgir à chaque étape ou tâche élémentaire du processus d'appel d'offres. Cette liste est non exhaustive.

Tableau 4: risques opérationnels liés au processus d'appel d'offres

Etapes	Risques opérationnels encourus
Présélection des fournisseurs	· mauvaise supervision des différentes étapes de l'AO, absence et réexamen périodique de fichier fournisseurs, · répartition inadéquate des tâches dans le processus d'AO, · fixation du prix par rapport à celui antérieurement établi sans référence au prix du marché · absence de challenge entre les fournisseurs existants et nouveaux pouvant apporter des nouvelles solutions et conditions tarifaires, · absence ou mauvaise définition des critères de présélection des fournisseurs, · choix de fournisseurs incomparables, collusion avec des fournisseurs récurrents, · présélection de fournisseurs inappropriés, absence de connaissance des fournisseurs clés,
Réalisation du dossier d'appel d'offres	· participation de l'un des fournisseurs présélectionnés à l'élaboration du DAO, · rédaction orientée du cahier des charges techniques pour qu'un seul fournisseur soit sélectionné, · inexistence de certains éléments importants dans le DAO (délai de réponse du fournisseur par rapport à la demande, adresse du lieu de remise de l'offre), · incompétence de l'acheteur à réaliser le DAO, · collusion entre l'acheteur et le fournisseur au détriment de l'intérêt de l'entreprise,
envoi du DAO ou publication du DAO	· réduction du délai de publicité et de dépôt des offres afin de favoriser un fournisseur informé du contenu du DAO à être le seul en mesure de répondre à l'AO, · diffusion d'informations incomplètes ou imprécises du DAO à un fournisseur de façon à le privilégier, · absence de publicité, publication tardive du DAO et frustration du fournisseur, · modification des dates limites de remise des offres, · absence de liste émargée des fournisseurs ayant procédé au retrait du DAO,
Réception et conservation des offres	· inexistence de bureau de réception des offres, · inexistence de responsable chargé de la réception, · confusion des offres avec les autres courriers de l'entreprise, · absence de liste émargée par les soumissionnaires au dépôt des offres,
Dépouillement des offres et attribution du marché au fournisseur	· non respect de la procédure de comparaison des offres, · absence de critères de comparaison des offres (comme le prix, les conditions de paiement, le transport), · mauvaise pondération des éléments techniques du dossier d'appel d'offres (DAO), · risques liés au dépouillement des offres pour éliminer arbitrairement un ou des fournisseurs, · absence de comité de dépouillement, · non sélection des fournisseurs offrant le meilleur ratio qualité/prix, · non prise en compte de tous les paramètres lors de la sélection des fournisseurs, · absence de listes de fournisseurs interdits, absence de publication de l'attribution du marché, · non maîtrise du DAO par les membres de la commission de dépouillement,

Source : à partir de Bernard & al (2008 :229-230), Bécour & al (1996 :138), Blanchard (1999 : 55-59), Schick & al (2001 :15-16), Lefebvre (1995 :286).

Identifier les risques, c'est prendre en compte les risques internes et extérieurs à l'entreprise (Vaurs & al, 2006: 23). En plus de ceux identifiés à majorité internes, les risques économiques (inflation), politiques (nouvelles lois), sociaux (soulèvement populaire) sont des risques externes qui peuvent influencer à tout moment le processus d'appel d'offres.

L'identification des risques opérationnels s'effectue par l'utilisation des outils ou techniques suivants: le questionnaire, le brainstorming, l'analyse de la documentation existante, le tableau d'identification (le tableau des forces et faiblesses apparentes ou le tableau d'identification des risques), l'appel à des experts (Lemant, 1995 :40; Renard, 2006:183 ; Chevassu, 2008 :30). On dit que ces techniques et outils peuvent être combinés pour identifier plus de risques.