Conception et implémentation d'une application de gestion des ressources humaines, cas de l'I.S.P.T.-Kin

II.1.2. DESCRIPTION

a)Familles

On distingue néanmoins deux familles de produits :

Ø les outils de type PSA (ProfessionalService Automation) qui s'adressent à des activités de service qui nécessitent une organisation en mode projet : ils sont centrés sur le service des fonctionnalités de gestion de projet et éventuellement sur celles du GRC/ CRM, ce qui ne couvre donc pas l'ensemble des fonctions de l'entreprise à la manière d'un PGI.

Ø les outils de type ESA (EnterpriseService Automation) plus conformes à la définition d'un PGI. Les solutions d'ESA sont en effet capables de servir les fonctions usuelles d'un outil de GRC/ CRM, (comme la prise de commande ou l'élaboration d'une proposition commerciale) mais également la plupart des fonctions de gestion administrative d'une entreprise.

Le principe fondateur d'un PGI est de construire des  applications informatiques :

Ø de manière modulaire et intégrée au niveau des traitements offerts (les différents modules qui le composent sont indépendants mais parfaitement compatibles entre eux) ;

Ø de manière rigoureuse et cohérente au niveau des données gérées (partage d'une  base de données unique et commune).

II.1.3. EVALUATION DE L'EMPLOI D'ERP

a)Mise en oeuvre des ERP

Un projet PGI est un projet de transformation. Pour qu'un PGI soit un succès il faut une mobilisation complète de l'entreprise.

Ø La DG ou les directions métiers sont mobilisées dès la phase de choix d'un PGI avec l'élaboration d'un  business case qui vise à partager largement dans l'entreprise, les raisons de la mise en place, le périmètre visé et les gains attendus ;

Ø Une phase de sélection permet à l'entreprise de trouver les partenaires qui vont l'accompagner, généralement un éditeur (du PGI), un intégrateur (ou  SSII spécialisée) pour la mise en oeuvre et parfois un  cabinet de conseil pour la refonte des processus et l'accompagnement des changements ;

Ø Les PGI sont mis en place dans les organisations en « mode projet ». La méthodologie utilisée s'appuie sur les démarches et outils de  gestion de projets, de  gestion des risques et surtout de  conduite de changement nécessaire pour les projets de transformation et donc essentielle pour les projets PGI ;

b)Avantages

Les PGI (opposés aux  applications dédiées) présentent plusieurs avantages :

Avantages natifs des PGI :

Ø Intégration des  processus de gestion, largement exploitée par les entreprises pour optimiser le suivi financier et le contrôle de gestion ;

Ø Cohérence et homogénéité des informations (un seul fichier articles, un seul fichier clients, etc.) ;

Ø Intégrité et unicité du  Système d'information ;

Ø Partage du même système d'information facilitant la communication interne et externe ;

Ø Fiabilité. Une entreprise optant pour un PGI bénéficie généralement d'un outil éprouvé par de nombreuses entreprises de son secteur d'activité et par conséquent en fiabilisation continue au titre de la maintenance éditeur ;

Ø Évolutivité, garantie par la cohérence du modèle de données qui constitue le socle de tous les processus / fonctionnalités SI couverts par le PGI. Le PGI permet une implémentation adaptée et progressive de ces processus / fonctionnalités ;

Ø Rationalisation de l'architecture applicative et technique : diminution du nombre d'outils et par conséquent des interfaces entre ces outils, potentielle diminution ou optimisation des machines et serveurs supportant le système d'information.

Ø Minimisation des coûts : pas d'interface entre les modules, synchronisation des traitements, maintenance corrective simplifiée car assurée directement par l'éditeur et non plus par le service informatique de l'entreprise (celui-ci garde néanmoins sous sa responsabilité la maintenance évolutive : amélioration des fonctionnalités, évolution des règles de gestion, etc.) ;

Ø Globalisation de la formation (même logique, même ergonomie) ;

Ø Diminution du nombre de salariés ayant pour mission principale la saisie comptable (aide-comptable);

Ø Maîtrise des coûts et des délais de mise en oeuvre et de déploiement ;

Ø Disponibilité et maturité (au niveau coûts, délais, qualité) des prestations de service dédiées au PGI.

Opportunités liées à l'implémentation d'un PGI

Ø Favoriser l'intégration entre les départements, matérialiser la stratégie et les politiques de gestion de l'entreprise dans le système d'information ;

Ø Rapprochement des métiers et de la DSI, appropriation du système d'information par les métiers. Les PGI étant nativement calqués sur les processus métier et flexibles, ils favorisent l'émergence d'une population métier sensibilisée aux aspects techniques du PGI et d'une population DSI sensibilisée à ses aspects métier ;

Ø Étendre l'intégration du système d'information à la supplychain amont et aval (fournisseurs et clients) ;

Ø Standardiser les processus SI et déployer les standards sur l'ensemble des organisations de l'entreprise.

Ce dernier point est essentiel et la mise en oeuvre d'un PGI dans une entreprise est fréquemment associée à une révision en profondeur de l'organisation des tâches et à une optimisation et standardisation des processus, en s'appuyant sur le « cadre normatif » du PGI.

c)Désavantages

Les PGIs ne sont cependant pas exempts d'inconvénients :

Ø La mise en oeuvre peut s'avérer complexe si le périmètre fonctionnel est mal déterminé ou trop mouvant ou le projet mal piloté ;

Ø coût élevé de 300 000 € minimum pour un progiciel fiable et de qualité, mais pouvant rapidement monter beaucoup plus haut, en fonction de l'industrie et de la complexité du projet. L'option fonctionnellement riche des solutions de  logiciels libres si elle réduit les coûts de licence, ne supprime pas les coûts d'accompagnement et de formation. Le paramètre coût est également fonction de la lourdeur et de la rigidité de mise en oeuvre de l'outil qui peuvent être accrues par les difficultés de son appropriation par les utilisateurs ;

Ø périmètre fonctionnel non adapté au besoin réel de l'organisation : le progiciel peut être surdimensionné et donc sous-utilisé s'il est plus large que les besoins effectifs de l'organisation, ou au contraire être sous-dimensionné s'il n'est pas capable de couvrir l'ensemble des besoins avérés ;

Ø nécessité d'une bonne connaissance des  processus de l'entreprise (par exemple, une petite commande et une grosse commande nécessitent deux processus différents : il est important de savoir pourquoi, de savoir décrire les différences entre ces deux processus de façon à bien les paramétrer et à adapter le fonctionnement standard du PGI aux besoins de l'entreprise) ;

Ø captivité vis-à-vis de l'éditeur : le progiciel choisi ne peut pas toujours s'adapter à l'organisation qui s'équipe. Le choix d'une solution devient fortement structurant pour l'entreprise, et, au-delà d'un simple paramétrage, ce sera à l'organisation de s'adapter au progiciel (et non l'inverse). Par ailleurs, l'outil PGI risque d'être extrêmement lourd et couteux à gérer notamment s'il nécessite une maintenance continuelle et s'il rend la moindre adaptation (voire son abandon pour un autre produit) très difficile.

L'émergence récente de plusieurs PGI  libres permet de minimiser les inconvénients de coût (liés à l'acquisition des licences logicielles), de rigidité et surtout de captivité. L'utilisation de  formats ouverts facilite également les échanges de données, en interne et vers l'extérieur.

Pour finir, la pérennité de l'éditeur est un élément majeur à vérifier avant de s'engager dans un projet PGI. Le vrai coût est celui du temps passé en interne, plus que celui de l'achat des licences. La validité du modèle économique du partenaire retenu, dans le temps, est un critère fondamental. Quel que soit le produit retenu, à méthode de travail égale et périmètre fonctionnel identique, les coûts ne sont pas forcément très éloignés d'une société à l'autre quand on compare les acteurs historiques qui durent dans cet environnement très concurrentiel.