Quelles sont les impacts de la transformation du digital sur la fonction des ressources humaines ?

BIBLIOGRAPHIE

v Vincent DUCREY et Emmanuel VIVIER, 2019, « Le guide de la transformation digitale » ;

Vincent DUCREY est un auteur, entrepreneur et a été conseiller digital du gouvernement français.

Emmanuel VIVIER est auteur et expert en transformation digitale, il accompagne les entreprises dans leur transformation digitale. Il est également co-auteur du livre « La transformation digitale ».

v Tannenbaum, S.I. (1990), « Human Resource Information Systems: User group implications », Journal of Systems management, n°41, pp. 27-32.

v Jean-Marie PERETTI, 1993, « G.R.H.A.O Gestion des Ressources Humaines par ordinateur » ;

Jean-Marie PERETTI est un professeur en Ressources Humaines mais c'est aussi un chercheur. De plus, Jean-Marie PERETTI fait partie des 50 auteurs les plus influents sur le management.

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https://www.cnil.fr/fr/rgpd-de-quoi-parle-t-on https://www.silaexpert.fr/ https://www.studylease.com/ https://www.primobox.com/ https://e-paye.com/

https://www.edoc.fr/

https://www.netexplorer.fr/ https://www.journaldunet.com/

https://le-consultant-digital.com/

https://www.itgovernance.eu/

WEBOGRAPHIE

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ANNEXES

A. Annexe 1 : La digitalisation dans votre vie professionnelle

B. Annexe 2 : Paramétrage du logiciel

C. Annexe 3 : Mise en place des virements

D. Annexe 4 : L'utilisation du logiciel Primobox

E. Annexe 5 : L'utilisation de l'espace Hangouts

G. Annexe 7 : Utilisation de la plateforme eDocGroup

F.

Annexe 6 : Plateforme de « e-learning »

H. Annexe 8 : Création d'une fiche de guide

Lien du questionnaire : La digitalisation dans votre vie professionnelle

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A. Annexe 1 : La digitalisation dans votre vie professionnelle

Nous avons en première partie les questions basiques. La première question posée est sur l'âge. J'ai décidé dans un premier temps de mettre « moins de 29 ans » afin d'avoir une visibilité sur la génération Y, ensuite « entre 30 ans et 49 ans » pour la génération X et ensuite les « plus de 50 ans » les « baby-boomers ».

Ensuite j'ai posé la question du poste au sein de l'entreprise. Cela me permettra de visualiser à quel poste les participants occupent au sein de leur entreprise ou cabinet comptable.

Et pour terminer cette première partie du questionnaire, la dernière question qui va orienter la suite des questions en fonction de la réponse. Nous allons différencier les participants qui travaillent dans un cabinet comptable et les participants travaillant dans une entreprise. Cela va permettre de voir la différence entre les deux.

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Ensuite en deuxième rubrique, j'ai posé la question suivante : « Quel outil utilisez-vous le plus souvent ? » afin de savoir si les participants utilisent plus le papier ou alors le numérique dans leur vie professionnelle. Et ensuite pourquoi il préfère utiliser cet outil.

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Les deux dernières questions pour cette rubrique sont les différents équipements les plus utilisées et combien de temps les participants sont connectés à internet.

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En ce qui concerne la troisième rubrique, et avant de passer aux questions importantes, j'ai mis la définition de la digitalisation afin que les participants aient la même représentation de ce terme.

Après cette définition, j'ai posé la question sur les avantages et les inconvénients concernant la digitalisation. Ensuite la moyenne de temps consacrez par les participants dans leur vie professionnelle. Et de savoir s'il est nécessaire de mettre ce système en place.

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Ensuite pour ce qui est de la question 11, j'ai voulu savoir si les participants souhaitez avoir un espace d'archivage de leurs documents sociaux, après est-ce que cela est le cas dans leur entreprise et pour terminer en question 13 de classer les qualités d'un bon gestionnaire de paie.

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Et pour terminer avec les 3 dernières questions qui vont concerner l'avenir, c'est-à-dire de comment les participants voient la digitalisation dans l'avenir, ensuite s'ils seraient prêts à réaliser une formation sur la digitalisation et si oui soit sur une formation en « e-learning » ou alors une formation en présentiel.

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B. Annexe 2 : Paramétrage du logiciel

Dans un premier temps, il va falloir renseigner dans la fiche du salarié, son adresse mail personnel.

Ensuite il faut se

rendre dans la partie paramétrage de Silaexpert, et sélectionner le mode de

distribution « Aux salariés par mail ».

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C. Annexe 3 : Mise en place des virements

Après avoir renseigné le RIB dans la fiche entreprise, voir ci-dessous :

Il suffit ensuite d'aller cocher dans la fiche de chaque salarié :

Ensuite de remplir les coordonnées bancaires du salarié.

Lorsque les fiches de paie seront réalisées, et envoyées aux salariés, la bulle concernent les virements va apparaitre :

Clic droit sur la bulle

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Ensuite sur la page qui va s'afficher (voir-ci-dessous) il faudra cocher les cases des salariés pour lesquels on souhaite générer un virement.

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D. Annexe 4 : L'utilisation du logiciel Primobox

Dans un premier il va falloir que chaque salarié crée son espace directement sur le site de Primobox.

Après que le salarié a finalisé son inscription en remplissant, son nom, prénom, une adresse mail et choisit un identifiant et un mot de passe alors celui-ci recevra un mail afin de finaliser son inscription.

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Ci-dessous, l'interface de l'espace Myprimobox.

1) Liste des différents espaces de classement

2) Barre d'outils

3) Emplacement des documents

4) Zone d'accès à votre compte

5) Barre d'outils des fonctionnalités relatives aux documents

6) Fonctionnalités EY (fiches de paie, attestation, ...)

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E. Annexe 5 : L'utilisation de l'espace Hangouts

Si vous avez un compte gmail, alors vous avez un compte hangouts. Cette application va s'intégrer sur votre interface de messagerie, sous la forme de groupe. Il est possible à tout moment d'envoyer un message à un contact.

On peut aussi retrouver cette application juste ici :

Cela va permettre aux salariés ou alors entre les collaborateurs de s'envoyer rapidement des messages.

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F. Annexe 6 : Plateforme de « e-learning »

Afin de mettre en place et d'organiser des formations en e-learning, nous pourrions utiliser la plateforme Microsoft Teams qui est une application qui permet de pouvoir organiser des groupes, des réunions afin de pouvoir organiser des réunions à distance, des formations, ...

Pour cela, en cas de la mise en place d'une formation, les collaborateurs ou alors même les salariés auront juste à télécharger l'application sur leur ordinateur.

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G. Annexe 7 : Utilisation de la plateforme eDocGroup

L'entreprise doit envoyer à chacun de ses salariés, un code d'activation par mail. Grâce à ce code le salarié, celui-ci va pouvoir se connecter en cliquant sur le lien dans le mail. Il y aura juste à saisir son Nom, son prénom ainsi que le code d'activation.

Après avoir rempli les renseignements, le salarié aura un accès privé afin d'avoir ses fiches de paie ou autres documents sociaux. Cela se trouvera dans la partie 1, ensuite dans le 2.

Il sera possible de créer des fichiers afin d'enregistrer par exemple les bulletins de paie, mais aussi des documents personnels. De plus, il sera possible de télécharger l'application sur le smartphone afin d'y avoir accès à tout moment.

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H. Annexe 8 : Création d'une fiche de guide (à envoyer et expliquer aux collaborateurs)

CLASSEMENT DES DOCUMENTS DANS LES DOSSIERS

A		PLANNING, CORRESPONDANCE
1	Premier contact, correspondances à caractère permanent
2	Fiche d'identification
3	Remise des dossiers
4	Lettre de mission et avenants
B		APPROCHE GÉNÉRALE
1 2	Activité de la société, description générale, historique, brochure... Organigramme du groupe, de la société

C

JURIDIQUE

1	Extrait Kbis, INSEE, création
2	Historique capital, liste des associés, résumé des PV d'AG, dirigeants (fonctions, rém., conv.)
3	Statuts, modification (crée sous répertoire daté à chaque modification)
4	Existence des registres légaux
5	PV des conseils d'administration ou de surveillance
6	PV des AG
7	Conventions réglementées

3

Leasing

D

		CONTRATS IMPORTANTS
1	Baux
2	Emprunts

E

1	et cautionnements
	Dépôts
2	Titres de participation
3	Fonds de commerce, droit au bail (actes d'acquisition)
4	Immeubles, Terrains (actes d'acquisition)
5	Autres immobilisations corporelles (copie des factures)
6	Conseils - prévisions - autres travaux exceptionnels

COMPTABILITE, CONTRÔLE INTERNE

4 Assurances

F		FISCAL
1	Documentation spécifique au client
2 3	Contrôles fiscaux Calculs d'optimisation - conseils
G		SOCIAL
1 2	Documentation spécifique au client - Convention collective - Code AT - Code APE Responsables : IR+TNS : déclarations, avis d'imposition
1			IR - 2042
2			TNS (dossier permanent EIC, cotisations par caisse, DSI, ...)
3	Salariés (un sous dossier par salarié comportant 4 dossiers :)
1 2			Contrat - DPAE - modifications/avenants - Adhésion mutuelle Échanges (avec le client concernant le salarié)
3 4			Arrêts - attestations de salaires - relevés IJ Fin de contrat (démission/rupture conventionnelle/licenciement, ...)
4	Contrôles URSSAF

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LES TITRES DES DOCUMENTS

Nom de fichier : XXXX AAAAMMJJ Bail xxdétailxx

Nom de fichier : XXXX AAAAMM Emprunt montant n°_contrat Nom de fichier : XXXX ######## nom_matériel

Nom de fichier : XXXX AAAA fournisseur type_contrat

Nom de fichier : XXXX ######## fournisseur xxxdétailxxx

Nom de fichier : XXXX ######## nom_société

Nom de fichier : XXXX AAAAMMJJ type_acte

Nom de fichier : XXXX AAAAMMJJ type_acte

Nom de fichier : XXXX n°immo_Milec Fournisseur xxxdétailxxx

Nom de fichier : XXXX AAAAMMJJ xxxdétailxxx

Nom de fichier : XXXX fiche d'identification

Nom de fichier : XXXX AAAAMMJJ remise dossier AAAA-AAAA Nom de fichier : XXXX AAAAMMJJ lettre mission/avenant

Nom de fichier : XXXX xxdétailxx

Nom de fichier : XXXX AAAAMM Organigramme

Nom de fichier : XXXX AAAAMMJJ K-bis/INSEE

Nom de fichier : XXXX AAAAMM Historique capital/résumé pv d'ag Nom de fichier : XXXX AAAAMMJJ statuts

Nom de fichier : XXXX AAAAMMJJ PV CA(ou CS) xxxdétailxxx Nom de fichier : XXXX AAAAMMJJ PV AGO(ou AGE) xxxdétailxxx Nom de fichier : XXXX AAAAMMJJ CR xxdétailxx

Nom de fichier : XXXX AAAA nature

Nom de fichier : XXXX AAAAMM contrôle fiscal xxxdétailxxx

Nom de fichier : XXXX AAAA nature

Nom de fichier : XXXX AAAA nature

Nom de fichier : XXXX nom_associé(xxxx) AAAA nature

Nom de fichier : XXXX nom_associénom_caisse AAAA xxdétailxx

Nom de fichier : XXXX nom_salarié AAAAMMJJ nature_document Nom de fichier : XXXX nom_salarié AAAAMMJJ xxdétailxx Nom de fichier : XXXX nom_salarié arrêt travail/attestation/relevé IJ AAAAMMJJ

Nom de fichier : XXXX nom_salarié AAAAMMJJ nature_document Nom de fichier : XXXX AAAAMM contrôle urssafxxxdétailxxx

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