B. Netexplorer
Netexplorer est une plateforme qui permet de sécuriser
les fichiers des entreprises, mais aussi de faciliter la lecture des documents
dans notre bureau ou alors même en déplacement. Il est possible de
télécharger l'application sur votre Smartphone et d'avoir un
accès à tout moment et n'importe quand et cela va donc faciliter
les échanges avec les collaborateurs ou les clients. Cette plateforme se
trouve sur internet, mais peut être aussi mis sous la forme de serveur
sur les ordinateurs et sous la forme d'application.
La plateforme va donc synchroniser chaque nouveau document qui
sera déposé par un employé.
Cela permet donc d'avoir des échanges plus simple et plus
rapide entre collaborateurs. Si un
salarié ou un client demande un dossier ou un
fichier, nous aurons juste à nous rendre sur
Netexplorer pour le récupérer. En cas d'absence
d'un collaborateur au sein de l'entreprise,
nous pouvons donc retrouver rapidement le fichier grâce
à cette plateforme qui possède aussi
un système de
recherche. Nous pouvons rechercher un fichier en saisissant son nom ou des mots
clés.
De plus, comme nous l'avons évoqué
précédemment, il est possible de paramétrer la plateforme
Netexplorer avec le logiciel de paie Silaexpert. Si nous paramétrons la
partie bulletin de paie, et les charges sociales, celles-ci iront directement
s'enregistrer à l'endroit où nous avons indiqué.
Grâce à cette plateforme, le collaborateur aura
juste à scanner les documents papiers et de les rangers sur cette
plateforme. À tout moment il est possible de retrouver ce document, ce
qui peut permettre d'éviter de le perdre. Si nous comparons ce
système avec le papier nous remarquerons que le collaborateur passera
plus de temps à chercher une feuille, alors que sur cette plateforme il
est possible grâce à la barre de recherche, de trouver un document
grâce au nom du fichier ou alors grâce à la date de
l'enregistrement.
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C. Google Drive
Après avoir vu la plateforme Netexplorer, nous allons
maintenant voir le programme Google Drive. Ce programme a été
lancé par Google afin de faciliter le stockage et le partage de fichier.
Ce programme appelé Google Drive permet aux entreprises de se faciliter
le partage de dossiers ou de fichiers entre les collaborateurs ou/et les
clients/salariés. Notre cabinet utilise google drive afin de se partager
des fichiers Googledocs comme par exemple des listes d'échéances
clients. Si une personne est absente, il est donc possible de voir la liste des
bulletins de paie non réalisés, des contrats de travail à
faire ou alors des avenants de celle-ci. De plus, en cas de
télétravail nous ne sommes plus obligés de prendre nos
différents dossiers papiers, nous avons maintenant quasiment tous les
documents sur notre Google drive ou alors Netexplorer. Cela permet d'être
beaucoup plus réactif, de répondre plus facilement aux attentes
et de retrouver plus facilement des fichiers, et de ne pas oublier des
tâches à réaliser chaque mois.
1. Les avantages de Google Drive
L'un des avantages de Google Drive est de partager des
fichiers volumineux entre collaborateurs. De plus chaque membre de ce logiciel
possède un stockage de 15Go. Le logiciel permet de retrouver ses
fichiers depuis un autre ordinateur ou un autre appareil mobile. Les risques de
pertes des données et documents sont limités. Pour finir, cette
plateforme possède un moteur de recherche qui va permettre de retrouver
plus facilement les dossiers.
2. Les inconvénients
Malheureusement, Google Drive présente des
inconvénients. Le stockage peut devenir juste si le collaborateur ne
gère pas l'enregistrement de ses documents. Afin d'avoir un stockage
plus élevé, l'entreprise devra alors souscrire à un
abonnement afin que le membre puisse continuer à se servir de google
drive. Cela pourrait représenter un coût supplémentaire
pour l'entreprise.
D. EC+
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Nous allons voir le site internet EC+. EC+ est un site qui
regroupe la globalité des conventions collectives. Il propose aussi des
calculs d'indemnités comme par exemple, le calcul d'une rupture
conventionnelle ou alors d'un départ en retraite. Il suffit juste de se
rendre sur la convention collective de l'entreprise et lorsque nous sommes sur
la partie calcule, il
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suffira de renseigner les informations du salarié.
Afin qu'EC+ puisse faire le calcul, il faudra renseigner :
· L'âge du salarié(e) (en fonction des
conventions collectives) ;
· Date de début du contrat de travail ;
· La date potentielle de fin du contrat de travail ;
· L'ancienneté va se calculer automatiquement en
année(s) et en jour(s) ;
· Les 12 derniers mois de salaires en prenant en compte
des primes ;
· Les 3 derniers mois de salaires en ne prenant pas en
compte les primes ;
· Les primes des 3 derniers mois.
En remplissant les informations ci-dessus, le site va
analyser la convention collective et va calculer l'indemnité de
fin de contrat en fonction du code du travail et en fonction des
barèmes de la convention. Les collaborateurs
évitent les éventuelles erreurs et vérifient rapidement et
facilement leurs calculs.
E. Gmail
Après avoir vu le site concernant les conventions
collective, nous allons
voir la boîte de messagerie Gmail qui est utilisé
par notre cabinet. Gmail
est une messagerie électronique. Cette messagerie se
présente sous la
forme de conversations. Elle facilite la visibilité des
différents mails et des réponses que nous recevons ou alors que
nous envoyons. Celles-ci seront associés à tous les messages
précédents. Cette conversation forme un seul et unique mail et
non plusieurs mails. Cet espace de conversation permet d'être plus
productif et de ne pas interrompre notre travail. Elle permet aussi de ne pas
retourner à chaque fois sur le précédent mail.
De plus, grâce à Gmail si nous avons une
question, ou une information à donner, il nous suffit d'envoyer un mail.
Nous n'avons pas besoin de chercher la personne en question pour lui dire ce
qu'on doit lui dire. Par exemple, il est possible de faire un mail
groupé avec la possibilité de cacher les adresses mails des
clients.
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1.
La messagerie accessible à n'importe quel
endroit
Nous pouvons maintenant avoir un accès à notre
messagerie professionnelle à tout moment, sur notre ordinateur
professionnel ou même privé et sur notre Smartphone. Cet aspect
est un gros avantage si nous devons nous déplacer de bureau en bureau,
ou alors si nous avons un déplacement professionnel. Nous aurons
toujours accès à notre messagerie.
2. Un filtre anti-spam
Contrairement à de nombreuses autres messageries, Gmail
ne laisse filtrer absolument aucun spam.
En effet, cette messagerie a même créé
différents onglets afin de pouvoir filtrer les mails plus facilement
:
Un onglet dédié pour les mails concernant les
réseaux sociaux ;
L'autre réservé aux promotions (newsletters
auxquelles on peut être inscrits, par exemple, l'URSSAF envoie
régulièrement des notes d'informations).
Nous retrouvons les mails les plus importants sur l'onglet
principal et nous évitons l'apparition de virus sur notre outil
informatique, ce qui permet de renforcer la sécurité des
données.
1.
Outil de recherche
Comme avec google drive, la messagerie électronique
Gmail a mis en place une barre de recherche pour retrouver un mail particulier
grâce à des mots clés. Le collaborateur va gagner du temps
sur la recherche des précédents mails. Ou alors il est possible
de retrouver les différentes conversations avec une personne en
recherchant son adresse mail. Cette messagerie ressortira alors toutes les
conversations.
4. Des services complémentaires (Agenda, carnet
d'adresses)
En plus d'avoir une boite mail, il est possible d'avoir en
complément, un Agenda électronique. L'employé pourra
s'organiser plus facilement, il aura juste à renseigner sur son agenda
ses différents rendez-vous et activités, lorsque que celui-ci
sera en congés ou alors absent. De plus, il est possible de partager son
agenda à différents collaborateurs afin qu'il ait un
aperçu et qu'il puisse remplir aussi les autres agendas.
Ensuite il y a la possibilité de créer son
carnet d'adresses, avec toutes les informations des contacts possibles. Par
exemple en ajoutant tous les moyens de contact concernant les salariés
de l'entreprise. Le carnet papier n'est plus nécessaire, car l'adresse
mail est aujourd'hui privilégiée.
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Partie 3 : Les points à améliorer afin de
favoriser la digitalisation au
sein du cabinet
Nous allons voir les points à améliorer dans le
cabinet afin de faciliter la gestion et de favoriser la digitalisation au sein
de nos locaux. Car comme nous l'avons précisé
précédemment, la digitalisation devient de plus en plus
importante dans les entreprises. Si l'entreprise n'innove pas, et ne profite
pas de cette nouvelle génération Y alors celle-ci pourrait voir
son avenir incertain sur son marché.
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