De l'optimisation de la gestion du temps et de l'amélioration de la performance dans l'organisation du travail administratif au sein d'un secrétariat de direction, cas de l'occ/Katanga.

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INTRODUCTION GENERALE

01. PRESENTATION DU SUET

L'étude que nous menons s'intitule : « DE L'OPTIMISATION DE LA GESTION DU TEMPS ET DE L'AMELIORATION DE LA PERFORMANCE DANS L'ORGANISATION DU TRAVAIL ADMNISTRATIF DANS UN SECRETARIAT DE DIRECTION » avec comme l'entreprise l'Office Congolais de Contrôle OCC/Lubumbashi.

Le domaine de secrétariat revêt plusieurs dimensions auxquelles nous ne saurions pas faire appel, mais dans le présent travail de notre étude, certaines investigations seront orientées vers l'organisation du secrétariat et d'autres vers l'optimisation de la gestion du temps sur l'amélioration de la performance du travail administratif.

La gestion du temps fait partie de la vie quotidienne d'une organisation, dans le sens que pour obtenir un bon rendement du travail il faut tenir compte de cet aspect des choses. Nous citons Fayol, qui s'est essentiellement attaché au problème lié à l'organisation administrative ou la gestion administrative.

Nous marchons vers l'avenir, là où le temps est le facteur qui décide de notre réussite ou de notre déchéance. A cet égard nous pouvons méditer sur certains aspects du temps et en faire bon usage.

Concernant l'OCC, généralement la gestion administrative est assurée dans un secrétariat de direction qui est organe générateur de tout traitement des dossiers qui y entrent, sortent et circulent en son sein, d'où son organisation implique sa structure organisationnelle.



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02. CHOIX ET INTERET DU SUJET

Opérer un choix n'est pas un fait du hasard, mais il faut avoir suivi une formation dans un domaine ; c'est pourquoi il est plutôt l'expression de notre formation en sciences et techniques de secrétariat de direction, nous sommes curieux d'approfondir cette étude de la gestion du temps et de l'organisation du travail administratif de l'entreprise pour mieux pousser les managers des entreprises à fixer un regard sur l'efficacité de production du travail.

a. Choix

Le choix de ce sujet provient d'une observation que nous avons faite dans certaines entreprises de la place et quelques difficultés liées à l'organisation du travail ainsi que ses méthodes et techniques du travail liées à la gestion du temps.

b. Intérêt

Il est évident que plus d'une personne pourraient se poser la question de savoir à quelle fin, mieux pour quel intérêt opté pour ce sujet sous étude.

S'agissant de l'intérêt, cette étude à l'avantage de présenter
succinctement l'organisation du secrétariat et du travail administratif dans la gestion du temps.

? Du point de vue scientifique : il est recommandé à tout étudiant finaliste ou chercheur de rédiger un travail scientifique de fin de cycle, ceci servira de sources de

données. C'est toujours bien de rédiger un travail
scientifique mais c'est encore mieux quand celui-ci est lu avec une attention soutenue par ceux pour qui a été rédigé. Dans cette optique, cette oeuvre servira certainement de référence aux générations futures, celles de l'institut supérieur de commerce ou d'ailleurs, nous espérons que ce travail va être une source avérée d'information dans toutes démarches scientifiques tendant à résoudre les problèmes axés sur son contexte.

? Du point de vue social : il sied de noter que ce travail scientifique pourra être utile à la société avec un bon système de gestion qui leur permettra d'atteindre non seulement l'objectif de l'entreprise mais aussi l'efficacité du travail des employés au sein de celle-ci, y compris tout l'environnement social de l'entreprise pourra subir l'amélioration de la gestion administrative.

? Du point de vue personnel : c'est un désir pour nous d'approfondir nos connaissances en sciences et techniques de secrétariat de direction et plus précisément sur la gestion du temps entant que facteur principal d'organisation du



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1 MBONGO MPASI, notes de cours d'initiation à la recherche scientifique, G2 SEDI ISC 2014-2015, inédit

travail administratif. Et rien ne se fait au hasard dit-on, nous avons voulu par la rédaction de ce travail retrouver une connaissance irréfutable sur ce qui reste encore ardu à comprendre par différentes classes scientifiques. Nous avons aussi pensé que ce travail va être l'un des plus importants que nous avons rédigé jusqu'ici. Ainsi pour sa matérialisation, nous avons été poussés par la ferme envie de tout savoir sans négliger le moindre détail sur la question de la gestion du temps et surtout une organisation du travail administratif.

03. DELIMITATION SPATIO-TEMPORELLE DU SUJET

a. Délimitation spatiale

Pour mieux appréhender le phénomène à étudier nous avons jugé nécessaire de choisir comme cadre d'investigation l'office congolais de contrôle « OCC/Lubumbashi »

b. Délimitation temporelle

Notre étude ira évidement d'une période de trois années consécutives de 2013 à 2015. Tout en voyant le rendement du travail qu'a produit l'OCC au cours de ces trois années consécutives, nous essayerons d'approfondir nos recherches sur cette étude lors de notre stage de professionnalisation qui sera d'un mois.

04. ETAT DE LA QUESTION

En effet, l'état de la question est un tour d'horizon sur la question qui englobe le but d'étude en vue d'éviter les redites et de démontrer l'originalité du travail. Scientifiquement elle se définit comme un inventaire des publications existantes dans le domaine et qui permettront aux chercheurs de se situer par rapport aux travaux antérieurs, ceci aidera de recueillir des informations générales utiles pour sa recherche.¹

De ce fait, nous ne pouvons pas déclarer être le premier à pouvoir entreprendre des recherches sur ce sujet d'étude. Plusieurs travaux et livres ont été déjà élaborés sur l'un des aspects de notre thème.

Mais toutes ces études n'abordent pas le sujet de la même façon mais il est évident que ce qui va nous différencier avec d'autres c'est la constitution du travail qui se caractérise dans le temps et dans l'espace ainsi donc, ayant consulté quelques travaux et livres cadrant avec notre sujet ceci étant dans la gestion du temps dans l'organisation du travail, nous pouvons résumer leurs travaux de la manière que voici :



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? Jean louis Servan dans son ouvrage : « le nouvel art du temps » il

dit : vie plus longue, heures plus courtes, ainsi se présente le temps du nouveau siècle. Alors que notre (( temps libre » s'accroit, comment se fait-il que l'on se plaigne plus que jamais du stress et du manque de temps ?

Dans le métro, réunions, boulot, dodo, coups de téléphone, repas,

shopping, débats, journaux à lire, notes à rédiger, courses à faire... certains craquent, d'autres s'organisent. La plupart ont du mal à leur temps et ne savent pas que cela se soigne.

L'auteur s'exprime en disant qu'à l'aube du troisième millénaire, de nouveaux instruments électroniques affluents, qui doivent nous faire gagner encore plus de temps ; alors ne sont-ils pas, à leur tour, source de stress ? Il conclut que la maitrise du temps qui nous est imparti est un enjeu personnel vital, indispensable pour retrouver la sérénité et la saveur des jours. Mais cela, aucune machine ne le fera pour nous. Ce sont de nouvelles attitudes qui nous le permettrons la bonne nouvelle est qu'elles sont à notre portée.²

? « le culte d'urgence : la société malade du temps » de Nicole Aubert fait partie de ces essais qui donnent l'impression d'être plus intelligent une fois que vous l'avez lu.

Selon Nicole Aubert, nos sociétés occidentales vivent une mutation radicale dans leur rapport à temps. Les deux nouvelles mesures du temps sont désormais l'urgence et l'instantanéité, en raison de la mondialisation économique et financière et du développement des nouvelles technologies. Ensuite il montre que l'individu face à ce culte de l'urgence oscille entre jouissance et épuisement, dans une troisième partie, NICOLE AUBERT évoque le retour du refoulé, l'urgence, les crises et les catastrophes, indicateurs de l'effondrement vital du culte de l'urgence et de la vitesse. Dans une quatrième partie, elle se demande si l'homme hypermoderne est homme sans avenir, qui aurait remplacé la quête d'éternité par la quête d'instantanéité.³

? JEAN MARIE PERETTI, dans son livre (( gestion de ressources

humaines », la gestion des emplois et des compétences, les recrutements et la gestion de carrière, l'instrument, fonction et la mise en oeuvre d'une politique de rémunération global et personnalisé, l'aménagement de temps, de conditions de travail et sécurité, la gestion de la diversité la communication et les relations sociales sont devenues des facteurs de la compétitivité des entreprises et des organisations

2 SERVANT, J.L, le nouvel art du temps, éd. Albin Michel, Paris, janvier 2000

3 AUBERT N., culte d'urgence : la société malade du temps, éd. Flammarion, Paris, mars 2003

La fonction ressources humaines recouvre l'ensemble de ces domaines au service du développement humain et de la performance de l'entreprise. Fonction partagée, elle éclate et se répartit dans l'organisation générale. Tous ceux qui assument des responsabilités dans le management y participent.⁴

? Marc loriol, dans son livre « la notion de mauvaise fatigue » elle se définit, comme une fatigue intellectuelle ou nerveuse(en opposition à la fatigue physique) et au centre de cet ouvrage qui tente de retracer la construction sociale et la diffusion des représentations de cette fatigue. Il s'appuie sur une étude multidimensionnelle mêlant approche historique et comparative à des époques et entre le secteur professionnel différents, analyse de perception et de pratiques, et propose différents modes d'explication, l'auteur analyse des catégories des pensées et de perception de la fatigue, confrontant des discours qui met en perspective avec des représentations (de la santé, de la maladie du travail...) et des pratiques.⁵

? Monsieur Amidou ADAMOU dans son ouvrage intitulé : « gestion du temps et efficacité du personnels » du 26 aout 2008 édition du Cotonou.

L'auteur conclut en disant que la gestion du temps est indispensable,

à la fois pour déployer dans l'organisation de (l'administration d'une entreprise) une efficacité maximale et pour préserver son propre équilibre. Les pertes de temps sont dues essentiellement à des défauts de comportement ou d'organisation personnelle.⁶

? ULOMB TSHINAN Charlène dans son travail de fin de cycle intitulé : (( la problématique de l'organisation du travail d'un secrétaire de direction et son impact sur l'emploi du temps du chef » cas de la DGDA 2014 2015.

L'auteur se pose la question de savoir qu'elles seraient les stratégies à

mettre en place par un secrétaire de direction pour arriver à bien gérer le temps de son chef ? à la DGDA, et il conclut en disant que les stratégies de plan de formation organiseraient le travail ainsi que la gestion du temps en vue de réaliser les taches et atteindre l'objectifs dont nous avons les méthodes de travail et en voyant l'importance du secrétaire de direction dans cette entreprise de DGDA.⁷

? KASITA BWIR Sissy dans son travail de fin de cycle intitulé : (( la dialectique de la gestion du temps et son impact sur le rendement du personnel au sein d'une entreprise » cas de l'UNILU 2011-2014. Il se

4 PERETTI, J.M., gestions des ressources humaines, 15eme édition, Paris 2008

5 LORIOL, M., la notion de la mauvaise fatigue, édition, Paris, 2000

6 AMIDOU ADAMOU, gestion et efficacité du personnel, édition Cotonou, Benin 2008

7 ULOMB TSHINAN, la problématique de l'organisation du travail d'un secrétaire et son impact sur l'emploi du temps du chef, TFC ISC 2014-2015, inédit



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pose la question de savoir : qu'est-ce qui fait que le rendement du personnel dans la gestion du temps n'atteigne pas l'efficacité et l'efficience ?

L'auteur conclut en disant que l'inapplication du système de

communication, de planification pourrait être à la base du non atteint des situations d'efficacité et d'efficience inhérente aux pratiques de gestion du temps.⁸

? MAOLE NGOY Sandy dans son travail intitulé : « la gestion du temps et son impact dans l'organisation d'une entreprise publique » cas de la SNEL.

L'auteur se demande la gestion du temps a-t-elle un impact dans l'organisation d'une entreprise ? Où quelles mesures prendraient le chef d'entreprise pour mettre à profit le temps qu'ils disposent dans la réalisation des objectifs de l'entreprise ? Il conclut en disant que les gestionnaires vivent et emploient les méthodes pour maitriser la gestion du temps. D'une part elle s'intéresse à la répartition du temps des gestionnaires ce qui permet de cibler les tâches et les activités qui occupent le plus de leur temps, d'autres part, elle vise à évaluer les approches et les outils de la gestion du temps dont ils se servent afin qu'ils puissent mieux les exploiter.

Ainsi une portion significative de temps pourrait dégagée et consacrée à des taches importantes dont l'amélioration continue.⁹

A l'instar de ce qui précède, nous nous pencherons plus sur le rendement optimal qu'apporte cette gestion du temps dans l'organisation du travail administratif, tout en démontrant les méthodes et techniques de travail et celles qui permettront une bonne gestion administrative dans l'entreprise de l'OCC.

05. PROBLEMATIQUE ET HYPOTHESE DU TRAVAIL

a. Problématique

Il est évident et connu de tous que toute entreprise prestataire de service n'agit qu'au sens rationnel, qui veut dire qu'elle poursuit comme objectif principal le lucratif, la recherche de ses intérêts au profit pouvant lui permettre de faire face à ses besoins ainsi qu'à atteindre ses objectifs.

Le dictionnaire définit la problématique comme étant un ensemble des questions posées dans un domaine de la science, de la philosophie, de politique. 10

8 KASITA BWIR, la dialectique de gestion du temps et son impact sur le rendement du personnel dans une entreprise, TFC ISC 2014-2015, inédit

9 MAOLE NGOYI, la gestion du temps et son impact dans l'organisation d'une entreprise, TFC ISC 2014-2015, inédit

10 Dictionnaire micro robert, édition le robert, paris, 1971, p. 855



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De ce fait, dans un travail scientifique elle est définit comme étant une nature des questions (problèmes) qui se posent un chercheur ou philosophe ayant un résultat douteux ou probable et le deuxième est conçu comme étant des problèmes posés c'est une réalité à découvrir scientifiquement car elle est une vision globale de l'objet même de la recherche et du domaine où elle se déroule normalement.

C'est pourquoi eu égard à ce qui précède que nous avons parlé ci-haut nous nous poserons les questions de savoir :

? La gestion du temps est-il un facteur principal pour l'organisation du travail administratif ?

? Est-il vrai que l'organisation du travail administratif est liée à la
gestion du temps ?

b. Hypothèse

Selon Rongere « l'hypothèse est une proposition des réponses de recherche formulées en des termes tels que l'observation et l'analyse puissent fournir une réponse laquelle sera confirmée où infirmée après l'investigation sur terrain.¹¹

Le professeur KITABA KYAGOYANYS le définit comme une formulation d'une supposition (liée à un problème donné) et dont on se propose de vérifier la pertinence et la non pertinence à travers la mise en oeuvre de diverses méthodes de recherche.¹²

Concernant notre travail nous pensons que la gestion du temps permettrai une bonne organisation du travail dans la planification des taches à réaliser tout en utilisant les différentes méthodes de travail, classer les taches prioritaires en premier et respecter le volume d'heure pour chaque tâche.

De ce fait, le planning du travail doit aurait été fait en rapport avec le temps. Voilà ce que nous avons tenté de proposer comme réponse ci-haut et allons approfondir d'avantage la suite des réponses dans le développement de notre travail.

06. METHODES ET TECHNIQUES DE RECHERCHE a. Méthodes

La méthode peut être appréhendée comme l'ensemble d'opérations intellectuelles par lesquelles une discipline cherche à atteindre les vérités qu'elle poursuit, les démontrer et les vérifier.

11 RONGERE P., méthodes des sciences sociales, éd. Dalloz, paris, p. 18

12 KITABA KYAGOYANYS, cours d'initiation à la recherche scientifique, G2 SCOFI ISC 2014-2015, inédit



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Selon MBUYU MUSOMBO, la méthode est définit comme étant une méthode qui consiste à expliquer les phénomènes par fonction qui assurent au sein de la société.¹³

? Méthode analytique :

Elle consiste à récolter les données en rapport avec notre étude et cela étape par étape, les analyser jusqu'en dégager les résultats de nos exemples fictifs, celle-ci nous a permis à faire une analyse adéquate en faisant ressortir l'implication de la gestion du temps dans l'organisation du travail et dans la réalisation des taches de bureau au sein du secrétariat.

? Méthode comparative :

C'est une méthode qui situe les faits passés pour voir le rendement du présent.

Etant donné que notre analyse sur l'organisation du travail dans la gestion du temps de l'OCC, cette méthode nous a servi de comparer le rendement du travail obtenu et la gestion du temps dans l'organisation que l'OCC devrait réaliser si elle appliquait la gestion administrative afin d'en dégager les écarts pendant les trois ans de notre étude.

b. Techniques

Par techniques de recherches, il faut entendre « les moyens par les quels le chercheur passe pour récolter les données indispensables à l'élaboration de son travail scientifique.

Scientifiquement, elles sont des instruments permettant au chercheur de saisir et de réparer les phénomènes sociaux. Elles amènent l'homme de science, le chercheur dans une position de force tout en lui offrant les possibilités utiles de récolter les données, quelques informations qui peuvent conduire à interpréter les phénomènes repérés.¹⁴

? Technique documentaire :

Celle-ci nous a permis d'entrer en contact avec tous les documents écrits en rapport avec notre sujet. Par là nous citerons les ouvrages sur la gestion du temps et l'organisation scientifique du travail de l'OCC, certains travaux scientifiques qui parlent aussi du même domaine, ainsi que quelques notes de cours de notre discipline.

? Technique d'interview :

Ici, à partir de notre questionnaire, nous avons eu à poser quelques questions à certains des agents de l'OCC/Lubumbashi tels que : l'assistant de direction, directeur général ainsi que les autres concernés, afin d'avoir une idée claire sur le problème.

13 MBUYU KABAMBA, cours de méthodes de recherche en sciences sociales, inédit, G3 SPA/UNILU, extension de Kolwezi

14 ASSANI MPOYO, notes de cours d'introduction à la recherche scientifique, G2 Droit, UNIKIN, 2006-2007



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07. PLAN SOMMAIRE

S'agissant de la subdivision, il est à noter qu'outre l'introduction à travers laquelle nous posons la problématique ainsi que les grandes lignes de cette oeuvre ; et la conclusion qui nous donne l'idée générale et la perspective de cette oeuvre, ce travail va s'articuler sur quatre chapitres.

Le premier chapitre sera axé sur les généralités et celles-ci sont expliquées par ces deux sections suivantes :

Section 1 : définition des concepts

Section 2 : notions sur la gestion du temps

Le deuxième chapitre présentera l'OCC

Le troisième chapitre va porter sur la gestion du temps facteur principal de l'organisation du travail administratif qui sera expliqué dans les sections suivantes :

Section 1 : organisation du travail

Section 2 : amélioration de la performance. Section 3 : gestion du temps

Le quatrième portera sur le fonctionnement et organisation du travail administratif dans le secrétariat de l'OCC et il sera démontré dans les sections suivantes :

Section 1 : organisation du secrétariat de l'OCC Section 2 : qualités du secrétaire de l'OCC

Section 3 : organisation du travail administratif Section 4 : fonctionnement du secrétariat de l'OCC.



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CHAPITRE : I GENERALITES

1. 1 Introduction

Tout travail scientifique qui veut être clair et précis, doit suivre une certaine logique dans le cheminement des idées partant des définitions des concepts de base. C'est pourquoi R. K MERTON dit : « l'une des exigences, de la recherche est que les concepts soient bien définit avec clarté suffisante afin de progresser »¹⁵.

Donc c'est ainsi que dans ce chapitre nous allons essayer de brosser un tableau succinct sur les concepts de bases et connexes dont il est question. Il s'agit de : optimisation, gestion du temps, amélioration, organisation, performance.

Section 1. Définitions des concepts

a. Concepts de bases

1. Optimisation

Le mot « optimisation » signifie dans le petit Larousse une action d'optimiser ; c'est aussi le fait d'être optimisé.

? Optimiser : c'est donner à une machine, une entreprise le rendement

optimal en créant les conditions les plus favorables ou en tirant le meilleur de leur parti possible¹⁶.

En effet, optimiser le travail administratif, c'est utiliser les différentes méthodes et techniques du travail dans la planification des taches pour avoir le bon rendement du travail administratif. Car le meilleur rendement du travail administratif est la qualité essentielle et un critère de premier ordre pour juger une organisation.

2. Gestion du temps

Seul le mot gestion signifie une manière de gérer, d'administrer, de diriger, d'organiser quelque chose.¹⁷

En parlant de la gestion du temps, nous essayerons de différencier la gestion du temps de la gestion de temps. De ce fait, nous disons que la gestion du temps a pour objectif l'optimisation de l'emploi du temps et de

15 MERTON R. K, Elément de la méthode sociologique, éd. Dalloz, Paris, 1973, p.61

16 Dictionnaire, petit Larousse, éd. Illustré paris, 2007, p. 758

17 Dictionnaire petit Larousse, op. Cit p. 51O



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son planning, or la gestion des temps est un outil de mesure des prestations effectuées par une société de service pour le compte des clients.¹⁸

NB : ne pas confondre la gestion du temps et la gestion des temps, gestion de son temps personnel.

Notons que la gestion du temps est une ressource, un facteur de production disponible en quantité limitée. Il est une mesure de performance du travail de toute entreprise.

3. Amélioration

Ce mot signifie, une action d'améliorer ou un fait de s'améliorer.

? Améliorer : (du latin melior=meilleur) rendre meilleur, améliorer les résultats ou changer en mieux.¹⁹

Certes, améliorer le travail administratif c'est le fait de se rendre d'abord meilleur tout en organisant le cadre de travail et rendre meilleur l'organisation de ce travail dans la gestion du temps.

4. Organisation

C'est une action de structurer, d'organiser ou d'arranger.²⁰

Il existe plusieurs définitions du terme « organisation » parmi celles-ci nous avons retenues quelques-unes qui répondent à notre préoccupation :

Pour le Larousse, l'organisation est un ensemble d'activités coordonnées qui ont pour objet d'établir et de maintenir les meilleures conditions du travail dans toutes entreprises publiques ou privées, qui sont fondées sur des méthodes résultant d'une recherche scientifique.

Selon Fernand BORNE, l'organisation est à la fois une science et un art :

? En tant que science, elle formule les principes qui gouvernent l'activité des entreprises ;

? En tant qu'art, elle consiste à mettre en application les lois dégagées par la science de l'organisation et à contrôler les résultats obtenus.²¹

? Organiser : selon Fayol HENRY, c'est prévoir, coordonner, contrôler, exécuter,...

18 ULOMB TSHINAN, « la problématique du travail de l'organisation du travail du secrétaire et son impact sur l'emploi du temps du chef » (cas de la DGDA), TFC, ISC, 2014-2015, inédit

19 Dictionnaire petit Larousse, op. Cit. p. 79

20 Idem p. 762

21 KIPOKE SUMAILI, notes de cours d'organisation et technique de secrétariat, G1 SEDI ISC, 2013-2014, inédit



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Bref, organiser, c'est mettre en oeuvre de méthodes pour optimiser les ressources humaines, les structures de service, les financements et coûts, les matériels et les relations avec l'environnement.

5. Performance

Ici, performance veut dire le résultat obtenu dans l'exécution d'une tâche.²²

EX : faire si vite un tel travail

En outre, la performance est le fait d'exécuter une tâche pour obtenir son résultat, la réalisation du travail administratif exige des certaines qualités auprès de celui qui l'exerce.

b. Concepts connexes

1. Entreprise

L'entreprise est définit différemment et selon les auteurs.

Pour Alain COTTA, l'entreprise est un ensemble de facteurs de production réunis sous l'autorité d'un individu (entrepreneur) ou d'un groupe, afin de dégager un revenu monétaire par l'élaboration de biens ou de services.²³

Pour J. BREMOND et A. GELADAN, l'entreprise est un lieu où s'élaborent les produits que nous consommons, ou sont réalisés les investissements, repartis les revenus, exportés les produits qui conditionnent l'équilibre commercial, crée des emplois nouveaux.²⁴

1.1. Les types d'entreprises²⁵

1. Du point de vue de la taille

Selon ce critère, on distingue les entreprises de grande taille, de petites et moyennes entreprises, les micros et petites entreprises et les toutes petites entreprises. Il n'existe pas une définition uniforme de la taille des entreprises. Chaque environnement utilise des critères qui lui sont propres. C'est ainsi qu'une petite et moyenne entreprise dans un pays donné peut être considérée comme une grande entreprise.

Quelle que soit la classification adoptée, on fait souvent référence au critère de l'effectif (nombre de personnes occupée) pour définir la taille d'une entreprise.

22 Dictionnaire petit Larousse, op. Cit, p. 805

²³COTTA A., Dictionnaire de sciences économiques, MAME, PARIS, 1968, p. 186 ²⁴BREMONDJ., et GELEDAN A., Dictionnaire économique et social, Hatier, Paris, 1981

²⁵CORHAY A., et MBANGALA A., Diagnostic financier des entreprises, éd. ULg, Liège, 2008

2.

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La nature d'activité

On distingue généralement trois formes d'entreprises selon l'activité économique : Entreprise commerciale, entreprise industrielle, entreprise prestataire de service.

3. Les secteurs d'activité

En économie libérale néo-classique, les entreprises peuvent être groupées en deux grands secteurs `activité : le secteur public et le secteur privé. La différence entre les deux secteurs est essentiellement juridique.

Le secteur public regroupe plusieurs catégories de services publics, entre autres les services publics régaliens (défense nationale, justice, ...)

Les activités du secteur privé appartiennent aux personnes privées qui ont pris l'initiative de mettre les moyens financiers à la disposition de l'entreprise et ont pour objet principal, la réalisation de lucre.

Selon KALUNGA MAWAZO, il distingue géographiquement, les entreprises locales, nationales, internationales et des entreprises multinationales.²⁶

Cependant, l'entreprise est un ensemble des moyens matériels, financiers et humains, organisé dans le but de produire des biens ou des services afin de retirer un bénéfice de leur exploitation et de leur vente dans l'atteinte des objectifs d'une organisation.

Par ce fait, l'organisation dans l'entreprise concerne aussi bien les informations, les activités, et le temps, que les hommes, les capitaux, les matériels.

2. TACHES

Il existe deux types des tâches dont nous citons :

Taches : une marque naturelle sur la peau de l'homme ou le poil des animaux.

Tâches : ce qu'on a à faire par devoir ou par nécessité²⁷.

Ce qui nous intéresse c'est tâches comme travail à faire sous des conditions et dans un temps fixés. D'où dans une entreprise on retrouve plusieurs tâches à réaliser et dans chaque services, chacun selon travail.

3. PLANIFICATION

C'est une action de planifier. La planification c'est la programmation des activités à réaliser au cours d'une période bien déterminée.

26 KALUNGA MAWAZO., La pratique du management des entreprises, CRESA, L'shi, 2007, p. 127

27 Dictionnaire petit Larousse, op. Cit, p. 1031



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? Planifier : c'est organiser, régler selon un plan le développement des tâches. 28

Comme évoqué précédemment planifier c'est organiser, c'est prévenir. La planification tient compte de la prévision des objectifs dans le temps et

l'espace partant des moyens disponibles qui permettent de les atteindre.

3.1. Types de planifications²⁹

Un planning sous-entend un plan de travail élaboré à l'avance qui réunit les conditions nécessaires à l'accomplissement des tâches. Le planning est un élément matériel qui se présente sous forme de tableau ou encore de calendrier.

On distingue plusieurs types de plannings parmi lesquels nous allons évoquer trois :

1. Planning du travail : c'est le schéma d'exécution d'un travail précis, il peut être réalisé soit par un individu ou par une équipe de travail dont l'auteur fait partie.

2. Planning quotidien ou hebdomadaire : celui-ci reprend les tâches à exécuter chaque jour tandis que le planning hebdomadaire reprend les tâches à exécuter toute la semaine.

3. Le planning comparatif : celui-ci permet de comparer le travail de l'un ou de l'autre ou encore le travail de l'une d'équipe de travail ou de l'autre pour dégager l'évolution de chaque groupe.

3.1. LES ETAPES DU PROCESSUS MANAGERIAL³⁰

Les étapes du processus du management appelées aussi fonction du management sont au nombre de quatre à savoir : la planification, l'organisation, la direction et le contrôle ; mais ici nous nous intéresserons plus à la planification tout en faisant appel aux préalables et aux composantes et méthodes de la planification.

3.1.1. La planification

Un travail, une activité non planifié ont très peu de chance d'atteindre leur but étant donné que ni les moyens, ni les hommes, ni la manière, ni le temps, rien n'a été prévu à l'avance.

28 Idem p. 829

29 MANGALA FRANCOIS., notes de cours d'organisation et technique de secrétariat, G2 SEDI, ISC/L'shi, 2014-2015, inédit

30 KALUNGA MAWAZO., note de cours de management des entreprises, L'shi, 2014-2015, pp. 13-17



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Chaque matin, chaque semaine, chaque mois, chaque année, tout responsable (manager) doit planifier ses activités. Il devra constamment répondre aux questions indicatives ci-après :

> Qu'est-ce que je dois faire ? (jour, semaine, mois)

> Pourquoi dois-je le faire ?

> Qui peut mieux le faire ? quand peut-il mieux le faire ?

> Quels sont les moyens techniques, matériels, humais, méthodologiques indispensables pour atteindre les résultats désirés ?

> Quels sont les indices de contrôle qui me permettront d'évaluer les résultats ?

En répondant à ces questions, le manager aura ainsi :

> Déterminer les buts et les objectifs de son unité de travail ;

> Prévu les moyens matériels, financiers, humains et le temps qu'il faut pour atteindre les objectifs assignés à son unité de travail ;

> Défini les procédures, méthodes et autres modes opératoires dans l'exécution des différentes tâches qui conduisent à la réalisation des objectifs intermédiaires, spécifiques et majeurs ou but de l'organisation.

- Les préalables à la planification

Pour bien planifier, tout manager devra remplir les préalables ci-après :

a. Connaitre l'objet social de l'entreprise.

b. Bien définir les objectifs de l'entreprise

Un bon objectif doit comprendre quatre éléments fondamentaux et

remplir certain nombre de qualités.

> Elément constitutif d'un objectif

Tout objectif doit avoir :

· Un verbe d'action ;

· Un ou des acteurs ;

· Une échéance ;

· Un résultat.

> Qualités d'un bon objectif :

· Les objectifs d'une entreprise doivent être réalistes

· Les objectifs doivent être clairement définis, bien connus et compris par ceux doivent les réaliser

· Ils ne doivent pas être nombreux pour un même groupe d'agents.

c. Prioriser ses activités

Pour bien planifier ses activités, tout manager devra remplir le troisième préalable qui consiste à prioriser ses diverses activités. Ses différents objectifs doivent être classés selon leur importance. Le choix et la



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définition des priorités sont donc une étape décisive dans toute planification. Car une mauvaise définition des priorités entraine souvent des conséquences fâcheuses sur le plan personnel et celui de l'entreprise. Elle est à la base du tâtonnement, de la perte du temps et de la mauvaise exécution du travail.

Voici l'exemple d'une grille des priorités :

Durée	Activités à entreprendre	Degré de priorité	Responsable	Echéance
2 heures	Saisie des lettres	Très important et urgent	Assistant de direction	OK
1 heure	Classement des dossiers	Moins important mais urgent	Secrétaire de Direction	OK

Signalons qu'un bon manager doit distinguer l'essentiel de l'accessoire, l'important du non important. Car toutes les activités n'ont pas la même importance.

d. Dresser le plan

Après avoir rempli les trois préalables précédents, toute planification exige que soit dressé un plan managérial. Car une planification sans plan écrit n'en est pas une, étant donné qu'il est difficile de tout retenir par coeur. Toute planification doit donc aboutir à un plan écrit qui servira de fil conducteur.

e. Prévoir les moyens de contrôle

Le cinquième préalable en vue de réaliser une planification managériale efficiente, c'est la prévision des moyens de contrôle. Savoir ce qu'il faut faire ainsi que les ressources à utiliser pour y arriver serait trop inefficient si l'on ne planifie pas les moyens de contrôle.

- Les composantes de la planification

Toute planification comporte généralement trois variables dans son établissement. Il s'agit de la prévision, du temps et du plan.

? La prévision

La prévision est une composante de la planification ; elle est une étape réflexive située au départ de toute planification, la prévision prépare à l'action, c'est ainsi que plusieurs auteurs la qualifient de définition mentale des buts, objectifs, et autres procédures qui seront rendus réalisables par le plan.



17

? Le temps

Le temps est une ressource capitale dans toute planification, il réalise

la jonction entre les activités à entreprendre et les objectifs ultimes et

intermédiaires de l'entreprise qui doivent nécessairement concorder.

? Le plan

Il est la matérialisation de tout le processus de planification dont il

sert de fil conducteur dans le cheminement.

- Les méthodes de la planification

Il existe plusieurs méthodes de planification en management, nous en

retiendrons trois notamment : le calendrier, le PERT et le Ramp.

? Le calendrier ou le diagramme de Gantt

Cette méthode a l'avantage de permettre une vue panoramique du

volume de travail et du temps disponibles pour une équipe de travail. Elle

consiste aussi à programmer les travaux en fonction du temps calendrier.

? Le PERT (programme évaluation, review technics)

Le PERT renferme un certain nombre d'avantages tels que :

? Une planification à moyen terme ;

? Le contrôle permettant des activités et de la

disponibilité des ressources

? Le RAMP (review analysis of multiple projet)

Cette méthode a l'avantage d'avoir sur une seule feuille plusieurs

activités devant se développer dans cinq, dix, vingt ans en s'enchainant les

unes autres.

Cette dernière présente aussi l'inconvénient qui réside dans la vision

trop vaste du Ramp ; toute planification à long terme est soumise aux

multiples aléas : elle doit pour ce faire être très flexible en vue de s'adapter

aux diverses circonstances.

- Les avantages de la planification

? La planification nous permet de connaitre à l'avance le travail à

exécuter ainsi que les objectifs à atteindre ;

? La planification nous permet également d'éviter de perte de

temps et de tâtonnement ;

? Elle nous évite enfin des stress, de crise, de nervosité ainsi que

d'autres conséquences fâcheuses dues au non atteint des

objectifs.

Section 2 : Notions sur la gestion du temps

2.1. Introduction

La gestion du temps a pour objectifs d'apprendre à bien investir le

temps dont on dispose :

- Comment planifier,

- Placer les priorités,

- Déléguer et organiser ses activités au quotidien.



18

31 MANGALA FRANCOIS., notes de cours d'organisation et techniques de secrétariat, op. Cit

Dans le cadre professionnel, le temps définit plusieurs notions qui permettent de savoir :

- Ce qui se passe ;

- La localisation du temps pour un but donné (date de relance, date de rendez-vous) ;

- Les délais à prévoir pour la réalisation d'une tâche, d'un projet, comme le volume de temps nécessaire : durée d'une réunion, de livraison, de rédaction d'un compte rendu ;

- Les ordres et priorités dans le temps, c'est-à-dire les contraintes dans l'enchainement successif des tâches selon un ordre de priorité ; comme : la prise de note, la recherche, la signature, l'envoi.

2.2. Comment gérer son temps

Il y a plusieurs sortes d'individus :

? Certains travaillent mieux sous pression et la dernière minute :

- Ils ont l'impression que cela stimule la créativité et leur productivité,

- Attention, l'espace-temps alloué à la tâche sera diminué et celle-ci deviendra plus difficile à maitriser.

? D'autres aiment mener plusieurs tâches de front (multitâches) : il faut rester prudent, car on peut rapidement perdre le contrôle avoir des difficultés à réaliser les tâches efficacement et dans les délais impartis.

? Ceux qui ne savent pas s'organiser : ils ne prennent pas le temps de s'organiser, cela représente un gaspillage de temps et d'énergie, car ils perdent un maximum de temps à la recherche d'information.

En effet, être bien organisé permet d'être efficace dans le temps en sachant gérer ses tâches dans les délais impartis et par ordre de priorité.

Il va donc y avoir des règles de base à respecter pour que la gestion du temps se déroule dans de bonnes conditions entre autre :

1. Les objectifs

- Déterminer les objectifs en fixant de délais,

- Les objectifs qui seront déterminés devront être réalisables, concrets, motivant et mesurables.

2. Planifier les tâches³¹

La planification des tâches est l'organisation de son travail sur du court moyen ou long terme : question, hebdomadaire, mensuel, annuel.

L'objectif essentiel sera de planifier les activités les plus rentables et les performantes en priorités et d'y consacrer le temps nécessaire :

- Préparer le travail en sachant utiliser le temps disponible tout en essayant de réduire au mieux les délais d'exécution ;



19

- Classer les tâches par ordre de priorité ;

- Contrôle de gestion de son temps : vérification du résultat pour ensuite comparer le prévisionnel ou réalisé.

3. la liste des tâches

Une liste de toutes les tâches sera donc réalisée et contrôlée

régulièrement pour savoir si l'objectif a été atteint :

- Les tâches importantes non urgentes seront à planifier ;

- Les tâches urgentes et importantes seront réalisées en priorité ;

- Les tâches peu importantes et moins urgentes seront ultérieurement ;

- Les tâches peu importantes, mais urgentes pourront être déléguées.

4. Le cycle d'efficacité³²

Chaque individu possède son cycle d'efficacité, c'est-à-dire les périodes d la journée ou il est plus productif et le plus performant : matin, après-midi, ou soir.

NB : la gestion de son temps tiendra compte de son cycle d'efficacité.

1.2. Conclusion partielle

Ainsi donc, toute entreprise vise l'atteinte des objectifs, alors de ce fait, cette dernière met tous les moyens matériels et humains pour atteindre ces objectifs. La bonne organisation du travail administratif dans sa gestion du temps abouti à un meilleur rendement et l'atteinte des objectifs assignés par une organisation dont la gestion administrative est assurée par un organe moteur au sein de celle-ci qui est le secrétariat de direction.

32 WWW. http://. GOOGLE. COM



20

CHAPITRE II : L'OFFICE CONGOLAIS DE CONTROLE

1. Introduction

Organiser une entreprise c'est la munir de tout ce qui est utile à son fonctionnement, c'est-à-dire réunir les moyens matériels, financiers et humains pour l'atteinte des objectifs.

Le mode d'organisation et de fonctionnement des entreprises repose sur certaines caractéristiques communes. Il est influencé par la stratégie, le métier, la taille, la maturité, l'histoire et la culture de l'organisation. L'activité d'une même entreprise est répartie au sein de diverses fonctions.

Toute entreprise est organisée autour de deux pôles d'activité opérationnelle : la production et le commerce.

· La production regroupe l'ensemble des fonctions qui produisent les biens et les services que l'entreprise commercialise.

· Le commerce regroupe l'ensemble des fonctions qui commercialisent les biens et les services que l'entreprise produit.

2. Présentation de l'entreprise

Présenter une entreprise c'est dégager les valeurs tant intrinsèques qu'extrinsèques qu'elle revêt. Ces valeurs peuvent être saisies par l'analyse de plusieurs éléments et facteurs au travers de sa dénomination, de son évolution historique, de son organisation, de son fondement, de ses activités et de ses fonctions.

Section 1 : DENOMINATION ET HISTORIQUE

L'Office Congolais de Contrôle « OCC », en sigle, fut créé par l'ordonnance loi n°74/013 du 10 janvier 1974, pour reprendre les activités de la Société Nationale de Surveillance « SNS » dont le siège est à Genèse.

L'Office Congolais de Contrôle fonctionne aujourd'hui sous l'ordonnance loi n°78/219 du 15 mai 1978. Cependant la légalité de contrôle de l'OCC est la loi n°73/009 du 05 janvier 1973, telle que modifiée et complétée à ce jour rendant obligatoire le contrôle à l'embarquement de la quantité, de la qualité et des prix des marchandises et produits importés en et exportés de la République Démocratique du Congo.

Ces tutelles sont les ministères de commerce et du portefeuille. Suivant l'article 23 de l'ordonnance loi n°73/219 du 05 mai 1978 portant des statuts, l'Office congolais de contrôle est soumis au droit commun en matière fiscale³³.

1.1. Objet social

L'Office congolais de contrôle dégage la volonté de législateur de lui confier le monopole absolu en matière de contrôle. Les prérogatives portent en effet sur toutes les marchandises. Tous les échantillons et produits ainsi

33 Cf. Office Congolais de Contrôle, Division de société minière



21

que sur tous les appareils et travaux. L'Office congolais de contrôle possède des prérogatives ci-dessous :

1. Contrôle des importations : qualité, quantité, prix à l'embarquement et au débarquement ;

2. Contrôle technique : sécurité du travail, métrologie, groupe frigorifique, station-service, essais destructifs et non destructifs, constatation ;

3. Contrôle de la production et de la transaction locale : quantité, qualité, opération de transit et de conformité ;

4. Commissariat et émission de certificat d'avarie nécessaire au remboursement des dommages concours ;

5. Silos de Kinshasa : gestion de celles de conservations totalisant une capacité de 14500 tonnes.

1.2. Caractère obligatoire de contrôle

Les contrôles susmentionnés sont obligatoires et relèvent de la compétence exclusive de l'Office congolais de contrôle énoncés dans la loi n°73/013 du 10 janvier 1974 modifiant la loi n°73/009 du 05 janvier 1973 particulière sur le commerce explicite que le contrôle à l'embarquement de la quantité des marchandises importées, exportées cessent d'être facultatif pour devenir obligatoire, et ceci dans la responsabilité exclusive de l'Office congolais de contrôle. Le contrôle à l'embarquement et au débarquement des marchandises exploitées et importées sont obligatoires.

1.3. Secteur d'activité et nature exacte d'activité

L'Office congolais de contrôle est un organisme de secteur public à caractère technique et commercial.

? Il a le monopole des contrôles de quantité, qualité, de conformité et de tous les biens de consommation produits localement, tout comme ceux importés et exportés.

? Il assure également la coordination de développement des standards de qualité en ce qui concerne la composition chimique et physique pour les produits locaux.

Dans le cadre de la surveillance des mouvements commerciaux en République Démocratique du Congo, l'Office congolais de contrôle est à la base des statistiques que publie le gouvernement sur le commerce extérieur et la production industrielle locale.

1.4. OFFICE

L'Office est un service public qui a une large autonomie financière et qui est gérée selon les méthodes courantes de l'industrie et du commerce. Sa gestion au terme y afférente à celle des privés ou entreprises privées, l'Etat se borne à en assurer le contrôle.



22

Bref, c'est pour dire que l'Office congolais de contrôle est service lié à l'Etat et contrôlé par celui-ci. En plus, il gère le service public administratif et son affectation est un but de l'intérêt général.

A. Lieux de contrôle et but de contrôles

> Ces contrôles s'effectuent aux lieux de production, précisément en cours de fabrication et avant la sortie de l'usine pour les marchandises et produits locaux ;

> Ces contrôles s'effectuent également au lieu de débarquement et

d'embarquement pour les marchandises importées et exportées ; > Et enfin sur le lieu d'implantation pour les appareils et les

travaux.

B. Contrôle de l'exportation

Le contrôle à l'exportation est requis afin de l'assurer :

> La valorisation des produits exportés en fonction des critères de qualité ;

> La défense juste des produits congolais exportés ;

> La promotion du commerce extérieur ;

> La contribution à l'augmentation des recettes de la DGDA en décelant tous les cas de sous-facturation.

De par les textes légaux qui régissent l'Office congolais de contrôle, contrôle à toutes les exportations congolaises.

Tout d'abord, il émet un certificat de qualité qui est le contrôle analytique principal, après les contrôles d'usage, il délivre le certificat de vérification à l'exportation (V.E) qui déclare que la marchandise est conforme au manifeste d'exploitation.

C. Le contrôle à l'importation

Le contrôle à l'importation est requis pour :

> Défendre l'équilibre de la balance de paiement par la découverte des surfacturations et des indications à la banque centrale des commissions rapatriables ;

> Sauvegarder des intérêts des opérations économiques grâce aux rendements qualitatifs et quantitatifs des produits marchandises importés ;

> Sauvegarder la santé des consommateurs par la surveillance de la quantité des produits alimentaires et pharmaceutiques notamment : pour toutes les importations vers la République Démocratique du Congo on exige les deux principaux contrôles.

D. Contrôle avant embarquement

Au niveau du pays d'origine, l'Office de congolais de contrôle a donné mandat à la société générale de surveillance de contrôler la qualité, la quantité et le prix avant l'embarquement du produit. Ainsi, la société générale de surveillance joue le rôle de mandataire.



23

A l'issue de contrôle, la société générale de surveillance émet l'attestation de vérification « A.V », en abrégé.

E. A l'entrée de la République Démocratique du Congo

L'Office congolais de contrôle effectue deuxième la vérification pour s'assurer que la marchandise est toujours dans la même condition qu'à l'embarquement. Ce contrôle est particulièrement important pour les produits pharmaceutiques et les denrées périssables.

A l'issue de ces contrôles, l'Office congolais de contrôle émet un bulletin d'analyse. Pour certains produits, notamment les produits pétroliers, et ceux en provenance des pays ou la société générale de surveillance n'a pas de bureau, cas de la République populaire de la Chine, l'Office congolais de contrôle doit effectuer tous les contrôles requis à l'issue desquelles il émet une attestation.

F. Le contrôle de la production industrielle locale

Ces contrôles sont régis par l'arrêté ministériel n° MIGA/BEC/014/91 de 30 janvier 1991 révisé respectivement par l'arrêté n°

0021/CAB/C.P/ /91 du 18 février 1991 et 09 septembre 1991 portant
obligation de contrôle par l'Office congolais de contrôle de la production industrielle locale pour garantir la qualité.

Ces contrôles ne sont pas seulement essentiels pour des raisons de sécurité de santé de la population, mais aussi une plus grande compétitivité de l'industrie locale³⁴.

Des conventions et protocoles d'accord ont été signés entre l'Office congolais de contrôle et le producteur. Un accent particulier est placé sur les contrôles des sucres, bières, boissons sucrés, textiles, confiseries, margarines, savons, produits cosmétiques, ciments.

Le centre national d'expertise (C.N.E) effectue avec l'Office congolais de contrôle, les contrôles des pierres précieuses notamment le diamant et l'or.

G. Les contrôles techniques

Concernant le secteur de la sécurité de l'environnement du travail de la métrologie légale de l'industrie et des travaux divers (constructions).

C'est ainsi que l'Office congolais de contrôle réalise le contrôle périodique des appareils sans pression (chaudière), de levage (ascenseur), des câbles de mines... il procède à la réception des ouvrages.

Les contrôles météorologiques (poids et volumes) rassurent les consommateurs de l'exactitude dans la délivrance des articles soumis au contrôle pondérale en volumiques (débuts de carburant).

H. Commissariat d'avarie

Celui-ci reste un corollaire et un prolongement obligé de l'activité de contrôle. Ainsi, l'Office congolais de contrôle renseigne la banque centrale

34 Cf. Office Congolais de Contrôle, Division de société minière



24



25



26

sur les commissions rapatriables pour les polices d'assurance souscrite en devise étrangère.

L'Office congolais de contrôle est le superviseur officiel des réclamations d'assurances pour les dégâts causés les marchandises pendant le transport et assure la prévention des risques sur les exportations minières de la Gécamines.

1.5. Mission de l'Office Congolais de Contrôle

La mission assigné à l'Office Congolais de Contrôle par l'ordonnance loi n°74/013 du 10 janvier 1974 dans son article 3 consistera à :

> Effectuer le contrôle de qualité, de quantité, de conformité de toutes les marchandises et tous les produits importés et produits locaux ;

> Prélever et analyser les échantillons des produits ;

> Procéder à la constatation des avaries survenues aux
marchandises et produits, établir des certificats d'avaries y afférents.

Section 2 : ORGANISATION STRUCTURELLE et FONCTIONNELLE

La structure organisationnelle d'une entreprise définit le mode d'organisation entre les différentes unités qui composent l'entreprise et le choix de répartition des moyens humains et matériels mis en oeuvre entre ces différentes unités.

En conséquence, définir la structure organisationnelle d'une entreprise revient à répondre aux questions suivantes :

> Comment sont mis en relation les différents éléments qui composent l'entreprise ?

> Comment sont répartis les facteurs de production utilisés par l'entreprise ?

Il faut alors définir les tâches qui doivent être accomplies dans l'entreprise et concevoir une structure organisationnelle permettant la coordination de ces tâches entre les différents membres. La formalisation de la structure organisationnelle est souvent représentée par un organigramme (présentation de la répartition des responsabilités et du pouvoir, de l'organisation de la hiérarchie et de la distribution des tâches au sein d'une structure).

La tutelle technique revient au ministère de commerce extérieur, il bénéficie d'une autonomie financière, quant au comité de gestion est constitué de :

> Administration délégué général (ADG) ;

> Administration délégué général adjoint (ADG) ;

> Administration délégué financier (ADF) ;

> Administration délégué technique (ADT).

a. Structure

> Le conseil d'administration ;

? Le comité de gestion ;

? La délégation générale.

Le conseil d'administration est composé d'un président et des membres appelés administrateurs qui sont essentiellement de comité de gestion (ADG, ADGA, ADF, ADT).

La délégation générale comprend onze directions provinciales qui sont les suivantes :

1. La direction de Kinshasa ;

2. La direction du Bas-Congo ;

3. La direction de la province ;

4. La direction de l'Équateur ;

5. La direction du Kasaï-Oriental ;

6. La direction du Kasaï-Occidental ;

7. La direction du Nord-Kivu ;

8. La direction du Sud-Kivu ;

9. La direction du Katanga ;

10. La direction de la province orientale ;

11. La direction de Maniema.

Dans le cadre de notre travail, nous nous sommes intéressés à la direction provinciale du Katanga, qui le cadre d'investigation de notre étude. Elle est située au n°70 de l'avenue Moero, dans la commune de Lubumbashi à Lubumbashi. La direction provinciale du Katanga est dirigée par le Directeur provincial, secondé par un directeur provincial adjoint.

La direction provinciale du Katanga est subdivisée en sept divisions, cinq agences et six services attachés directement à la direction. Les sept divisions que comporte cette Direction provinciale du Katanga sont les suivantes :

1. Division d'exploitation (DEX) ;

2. Division Société minière (DSM) ;

3. Division coordination des agences (DIV. COOED) ;

4. Division administrative et financière (DAF) ;

5. Division commissariat d'avarie (DCA) ;

6. Division métrologie et contrôle technique (DMCT) ;

7. Division laboratoire (DIVLAB).

2.1.1. Division d'exploitation

La mission de la division d'exploitation est d'assurer l'exécution optimale de toutes les opérations de contrôle de qualité, de quantité, de prix des produits exportés et ceux de transactions locales.

Elle doit également s'assurer de l'établissement régulier du rapport de contrôle. Elle est dirigée par un chef de division qui doit répondre à la régularité et de l'efficacité des contrôles effectués, reçoit des instructions du Directeur principal et le répercute aux agents sous son contrôle. Programme

et dispatché les tâches et veille au suivi et à l'exécution de ses instructions. La division d'exploitation comporte deux services qui sont les suivants :

1.1. Service contrôle importation

La mission de ce service est de veiller à la parfaite exécution de ces opérations de contrôle des importations. Il est dirigé par un chef de service qui doit répondre des bons marchés et efficacité de son service. Il doit veiller à l'établissement régulier de tous les documents relatifs aux contrôles ; il programme et repartit les tâches aux différents bureaux de service.

Il veille au suivi et à l'exécution des instructions données. Il doit assurer la finalisation des dossiers, reçoit les instructions du chef de division et de section de son service.

Ce service s'occupe de toutes les importations, sauf celles des sociétés minières. Ici, on retrouve deux types d'importations :

- L'importation par route

- L'importation par rail.

Ce service doit prélever tous les camions qui sont entrés en ce qui concerne les importations par route ; ici, on contrôle :

> Date de travail ;

> Date de direction ;

> Rapport journalier ;

> Client ;

> Numéro BT ;

> Poids en kg ;

> Numéro CIR ;

> Nombre de colis ;

> Marchandise ;

> Liquidation ;

> Quittance ;

> Montant ;

> Nom de contrôleur.

Si la marchandise est transportée par rail, ce service procède au contrôle de :

> Date de réception ;

> Rapport journalier ;

> Numéro wagon ;

> Poids en kg ;

> Nombre de colis ;

> Lettre de transport ;

> Marchandise ;

> Liquidation ;

> Quittance ;

> Montant ;

> Nom de contrôleur.



27

Le service qui contrôle les importations comprend six bureaux :

1. Bureau de réception c'est celui qui réceptionne les documents entrés et des produits importés ;

2. Bureau bordereau de transite qui reçoit et enregistre les bordereaux ;

3. Bureau rapport qui reçoit tous les rapports quais (rapport journalier venant des sections et des postes) ;

4. Bureau contrôle prix c'est celui qui détermine la juste la valeur des marchandises ou des produits non contrôlés à l'embarquement ;

5. Bureau contrôle à l'arrivée est celui qui traite les dossiers de l'importation sans licence, indispensable à la livraison, à la commercialisation des marchandises, aux frais de douane.

? Valeur CIF : c'est la valeur FOB augmentée de tous les frais documents qui permet la sortie des produits miniers marchands vers l'extérieur.

b. Fonctionnement

Le service public fonctionne selon l'article 39 de la convention collective de l'Office congolais de contrôle. Cet article insiste sur tout acte commis par l'agent, ce dernier répond devant ses supérieurs hiérarchiques pour le bon fonctionnement des services dont le contrôle ou la direction lui est confiée.

De ce fait, il est tenu d'intervenir pour empêcher les abus, négligences ou contreventions aux lois et règlements en vigueur en République Démocratique du Congo qu'il serait amené à constater dans l'exercice de ses fonctions.

? Mode d'organisation

L'OCC, établissement public commercial n'oriente plus sa gestion uniquement selon le droit commercial congolais, mais en rapport avec le droit de l'OHADA. L'OCC n'est donc pas un intermédiaire de commerce ni un agent commercial, mais un établissement public commercial, qui se conforme à un régime de protection de l'établissement compte tenu de la noble fonction sociale que remplit cette structure.

Il existe ainsi, de nombreuses dispositions dont l'objectif est de garantir aux propriétaires des capitaux investis dans l'établissement. Une condition minimale de sécurité et de rentabilité, ainsi, grâce au droit issu de l'OHADA. L'OCC est protégé contre tous les abus des autorités publiques, les abus des biens sociaux, et désormais, cet établissement public commercial est lié aux compétences fonctionnelles édictées par le droit issu de l'OHADA, mais aussi celles exercées devant le tribunal de commerce.

? Mode de gestion

Il est par ailleurs à signaler, que dans toutes les sociétés du monde, la bonne gestion du service passe impérativement par la bonne organisation et le bon fonctionnement.



28

Pour y parvenir, il faudrait que ceux qui gèrent l'Office congolais de contrôle réajustent leur titre en partant en effet dans le siège d'idées de l'intérêt général qui tient de l'organisation du travail et de l'atteinte des objectifs pour la redynamisation de l'organisation et le fonctionnement du service public.

CONCLUSION PARTIELLE

C'est ainsi qu'il impérieux aux dirigeants du service public congolais en générale et l'Office congolais de contrôle en particulier de jouer pendant le moment de l'organisation, tout en mettant les moyens disponibles pour l'atteinte des objectifs de celui-ci afin de permettre à ce dernier puisse assurer ce bon contrôle, d'où ils doivent utiliser le fameux principe « l'église au milieu du village ».



29

DIRECTION

SECRETARIA

SCE HYDROCARB

AG.KASUMBALESA

CDP

SCE HYDROCARB

AG.LIKASI

SCE STATISTIQUE

AG.KOLWEZI

SCE COM&REL

AG.KALEMIE

SCE FERI

. POSTE DE

SCE. COM &RE

POSTE DE

DIVISION

POSTE DE

DIV.EXPLOITAI

POSTE E

ON

DIV.LABORATOI

RE

DIV.SOCIETE MINIERE

DIV.ADMIN&FIN ANCE

DIV.COMMERSS ARIAT

DIV.COORDINA TION

DIV.METROLO GIE

SCE.CONTROL

SCE.ADMINIST

SCE.SUIVI

SCE.METROLO

SCE.GESTION

SCE

SCE.EMI.DOC/

SCE.METROLO

SCE.SURVEILL

SCE.CONSTAT

SCE.PRO

SCE.GENERAU

SCE.EMI.DOC/

SCE.SUIVI

SCE.CONTROL

SCE.PRESSION

SCE.SUIVI

SCE.EMISSION

SCE.FISCAL

SCE.SUIVI&STA

SCE.PRO MINIE

SCE.GECAMINE

SCE.ECHANTIL

SCE.FACTURAT

SCE.ELECTRICI

SCE.ECHANTI.S

SCE.MICROBIO

SCE.CONTEN.E

SCE.CERTIFICA

SCE.TEX.PROD.

SCE.COMPTABI

SCE.TRESORER

SCE.TEX.PROD.

SCE.BUDGET

SCE.COORDINA



30

CHAPITRE III : GESTION DU TEMPS FACTEUR PRINCIPAL DE
L'ORGANISATION DU TRAVAIL ADMINISTRATIF

Introduction

Mieux gérer son temps est désormais un impératif. Equilibrer judicieusement son quotidien entre le travail proprement dit, la formation, la famille, le social et les loisirs est aujourd'hui la priorité de tout un chacun pour s'assurer une vie plus saine et mieux accomplie.

Un accord collectif d'entreprise ou d'établissement ou à défaut, une convention ou un accord de branche peut définir les modalités du temps de travail et organiser la répartition de la durée du travail sur une période supérieure à la semaine et au plus égale à l'année.

C'est pourquoi dans ce chapitre, nous allons montrer comment organiser le travail administratif ; améliorer la performance du travail tout en dégageant les différentes méthodes et techniques dans l'exécution des tâches de bureau ; la gestion du temps ainsi que ses aménagements pour bien gérer son temps du travail.

Section 1 : organisation du travail

Il sied de noter que le travail ne pas bien organisé, bien fait si le cadre dans lequel on l'exerce ne pas aussi bien organisé. Donc, avant d'entamer la notion d'organisation du travail nous allons faire appel à la notion d'organisation du secrétariat et évoquer quelques fonctions et rôle que joue le secrétaire de l'Office Congolais de Contrôle, si le secrétariat est bien organisé donc le travail aussi sera bien fait.

1. Organisation du secrétariat

1.1. L'implantation des locaux³⁵

L'implantation des bureaux doit permettre la circulation rapide de l'information entre les services et la réalisation d'un travail efficace (concentration et réflexion).

Voici quelques bureaux que nous avons pu distinguer :

? Bureau individuel : dans ce bureau il doit y avoir du calme absolu et permet la concentration, la confidentialité ainsi que la limitation du territoire de travail ;

? Bureau collectif traditionnel : c'est un local clos, de grandes dimensions avec plusieurs postes ou on trouve la communication aisée, gain de place, coût réduit, meilleure surveillance ;

35 KIPOKE SUMAILI, notes de cours d'organisation et technique de secrétariat, G1 SEDI 2013-2014, ISC, inédit



31

> Bureau paysages : c'est un espace délimité par des meubles des plantes vertes d'où la communication est facilitée, une structure évolutive, cadre de travail agréable. Dans ce bureau on retrouve les désavantages tels que : bruits, manque de confidentialité, contrôle des supérieurs, et un investissement élevé ;

> Bureau semi-ouvert : c'est un espace modulable (cloisons), avec zone pour le travail individuel et espace réservés aux travaux de groupes. La communication et intimité des postes de travail, implantation aisée à modifier.

Bref : un(e) secrétaire est tenu à être dans un bureau individuel où il y a du calme absolu ; ainsi un bureau bien organisé est nécessaire pour une bonne coordination des activités et permet aussi d'obtenir un meilleur rendement.

Le secrétaire ne doit jamais chercher imposer sa volonté au chef, mais il doit par contre savoir qu'il est pour l'aider, par conséquent il ne peut ni le remplacer, ni décider, ni critiquer, ni porter un jugement, ni ordonner à l'absence du chef, ou tant que les ordres ne lui sont pas donnés de faire.

1.2. L'aménagement des locaux

a. Les facteurs d'ambiance

> Pour les bruits des mesures de protections sont nécessaires, c'est-à-dire double vitrage, insonorisation des plafonds, des sols, des machines bruyantes ;

> Pour l'éclairage, la lumière doit venir à gauche par rapport au poste de travail ;

> Pour la ventilation et climatisation, la température conseillée varie entre 18° et 21°. L'humidité de l'air doit être entre 40 et 60% ;

> Pour les couleurs, elles doivent être choisies selon l'activité c'est-à-dire les couleurs claires sont reposantes.

b. Le poste de travail

Un poste de travail ergonomique doit avoir une forme, des dimensions, un équipement adapté à la morphologie de son utilisateur pour obtenir un rendement optimum de fatigue physique et nerveuse.

Le poste de travail informatique, dans le domaine de la bureautique, l'ergonomie s'intéresse tout particulièrement aux problèmes liés au travail sur l'écran.

1.3. Les attributions du poste de travail

A chaque poste de travail correspondent certaines tâches qui sont enregistrées sur des outils spécifiques.

> La fiche d'attribution : poste à tâches essentiellement répétitives, énumère la liste des tâches où les personnes que l'employé(e) devra effectuer. Pour un poste identique, elle sera la même (non personnalisée) ;



32

? La fiche de fonction : elle concerne un poste de responsable. Elle décrit le rôle et les responsabilités du cadre qui assure la fonction. Elle ne sera pas obligatoirement la même pour un poste identique (personnalisée)

1.4. Le profil du poste

C'est un outil d'évaluation lors d'un recrutement, pour noter les aptitudes et qualités nécessaires à un poste de travail. Il permet de choisir le candidat le plus compètent.

L'évaluation porte sur la qualification, l'expérience professionnelle, les capacités intellectuelles (mémoire visuelle, auditive,...), les qualités personnelles (dynamisme, présentation, tact, conscience professionnelle.

? Etablissement du profil-type du poste à pouvoir :

- Définir le poste (missions, responsabilités,...),

- Evaluer les compétences, qualités, comportements,

- Construire le profil-type du poste.

En effet, le secrétariat bien organisé permet une bonne organisation du travail administratif pour obtenir des meilleurs résultats. Il permet aussi de disposer favorablement un cadre de travail, rendre ce cadre de travail aussi agréable que possible, éviter la fatigue par une attitude corporelle correcte.

1.5. Fonction du secrétaire de direction

? Mission : l'assistant de direction assure le secrétariat ainsi que l'assistance technique et logistique de la direction générale de l'Office Congolais de Contrôle, il réalise, sous sa responsabilité, des actes administratifs dans le respect des techniques et des procédures administratives, règlementaires et/ou financières dans le domaine de gestion et organisation du travail administratif au sein de cette entreprise publique.

? Activités principales : ce dernier fait le traitement des informations et assure leur diffusion et circulation en interne et externe ; il traite les dossiers d'ordre administratif, scientifique ou technique relevant de la direction de l'OCC et en vérifier la conformité ; il doit organiser les classements des dossiers et des courriers (reçus et envoyés) de la direction ; il doit également gérer les agendas et les plannings de la direction (directeur général et secrétaire) ; il assure encore l'élaboration du compte rendu de ces réunions ; il doit en effet assurer l'arrivée et l'envoi du courrier ainsi que la messagerie électronique ; il assure aussi le tri et la ventilation du courrier auprès des différents services ; il doit enfin assurer l'organisation matérielle et logistique des réunions des instances de gouvernance de direction d'une entreprise(conseil juridique, comité de gestion,...).



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? Activités associées : l'assistant de direction gère les aspects administratifs et logistiques du fonctionnement de l'Office Congolais de Contrôle : locaux, matériels, fournitures.... Il doit fournir les informations pour renseigner le site web et/ou les bases de données de l'OCC c'est-à-dire annuaire occ, etc. ; enfin il collecte, contrôle et archive les pièces et justificatifs administratifs et/ou financiers nécessaires aux opérations de la gestion de l'OCC.

? Compétences :

- Savoir généraux : ce dernier doit connaitre les techniques de secrétariat et gestion administrative et a aussi une compréhension et une expression écrite et orale en anglais de niveau 1

- Savoir-faire : il doit maitriser les logiciels de gestion financière ainsi que les outils bureautiques ; savoir aussi rendre compte auprès de la hiérarchie et diffuser les informations en interne et externe

- Aptitudes : il respecte la confidentialité des informations. ? Environnement professionnel :

- Lieu d'exercice : l'activité s'exerce auprès de la direction de l'OCC, au sein du secrétariat de direction qui est l'un de service central de l'entreprise.

- Horaires : s'exerçant auprès de la direction d'une très grande entreprise publique, l'activité de l'assistant de direction s'exercera dans le cadre de la durée hebdomadaire de travail effectif (38h30 pour 6 jours par semaine soit 87h42 par jours hors pause méridienne qui ne peut être inferieure à 45minutes.) applicable à l'OCC.³⁶

2. Organisation du travail administratif³⁷

2.1. Pourquoi organiser ?

Il est utile d'organiser pour obtenir une meilleure efficacité des moyens matériels (outils) et des ressources humaines (personnel).

D'une manière générale, l'organisation a pour objectif de doter toute personne physique ou morale qui entreprend une activité sociale, administrative, économique ou productive,... de toutes les techniques et méthodes modernes de gestion en vue d'atteindre les résultats escomptés dans les limites de temps, de dépense d'énergie et de couts strictement définis à l'avance(meilleure qualité, prix le plus bas, grande quantité).

2.2. Comment organiser ?

36 Cfr. Direction Générale de l'Office Congolais de Contrôle/Katanga DRC

37 FAYOL H., introduction à la théorie de l'organisation, édition Dalloz, paris 1971

Deux ingénieurs, l'un américain et l'autre français, ont vers la fin du 19eme siècle défini les bases d'un système destiné à rationaliser le travail des machines et celui des hommes.

Ces deux ingénieurs ont donc déterminé les fondements de l'organisation scientifique du travail (O.S.T.). Si Taylor a dégagé les principes de la rationalisation du travail et l'organisation fonctionnelle des ateliers ; Fayol, quant à lui, s'est essentiellement attaché aux problèmes de gestion administrative, il a en même divisé ces activités des entreprises en un certain nombre de principes de base de l'organisation destinées à améliorer l'efficacité du travail.³⁸

2.3. Définition du mot OST³⁹

L'organisation scientifique du travail (OST) est une méthode de gestion et d'organisation du travail. Cette méthode de travail est apparue au cours de la seconde révolution industrielle grâce à Frederick Winslow Taylor.

A cette époque la gestion et le management constituaient deux sciences à leur apogée. L'organisation scientifique du travail repose sur une division extrême du travail. Selon Taylor, la productivité d'une entreprise ne peut être amélioré qu'en décomposant les différentes étapes d'un travail, en cherchant les gestes les plus efficaces et rapides, le but étant de définir une procédure optimale de travail.

Egalement appelée « le Taylorisme », l'OST est une méthode utilisée dans le cadre du travail à la chaine. Le travail est organisé de manière scientifique : chaque tâche est observée pour supprimer les opérations inutiles et choisir la meilleure méthode, chaque ouvrier est affecté à une tâche bien précise selon ses compétences.

2.4. Organisation scientifique du travail⁴⁰

Trois principes sont à la base du système de Taylor entre autre la division verticale du travail, la division horizontale du travail, et le salaire au rendement.

? Premier principe : la division verticale du travail, c'est la séparation entre le travail exécuté et le travail intellectuel de conception, assuré par les scientifiques. Il s'agit donc, de transférer le savoir des ouvriers de métier aux ingénieurs. Ce processus implique un détour par son intellectualisation et sa codification formelle.

? Deuxième principe : la division horizontale des tâches, ici c'est la parcellisation des tâches entre opérateurs. A chaque opérateur est attribuée une tâche élémentaire la plus simple possible, afin d'automatiser et d'accélérer les gestes.

38 KIPOKE SUMAILI, Op. Cit

39 Http//: Wikipedia. Com.

40 Http// : Google. Com



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41 MPELA BOHOLO, notes de cours de gestion du personnel, G3 SEDI, ISC, 20152016, inédit

? Troisième principe : le salaire au rendement et contrôle des temps, ici, Taylor, est tout à fait conscient du caractère abrutissant et aliénant du travail ainsi proposé à l'ouvrier.

Henry Fayol, quant à sa contribution à la naissance de l'entreprise concerne principalement son organisation. Il pousse la logique d'organisation administrative, en identifiant les différentes fonctions qui doivent être assumés dans une organisation et qui se traduisent par une formalisation très précise sur l'organigramme.

Il insiste par ailleurs tout particulièrement sur le rôle déterminant du chef qui est l'instrument principal de coordination et d'intégration, il préconise un management hiérarchique autrement inspiré des pratiques militaires d'où les points suivants :

- Unité de commandement,

- Management direct de la gestion des hommes,

- Principe de spécialisation sont selon Fayol dégage l'efficacité de son mode de management autoritaire.⁴¹

2.5. Organisation du travail administratif dans le temps

Ce qui fait la diversité et la complexité des problèmes d'organisation dans le temps, c'est précisément que le temps n'est pas un ensemble d'éléments homogènes et présente une variété d'aspects.

Le mot temps recouvre plusieurs notions qui conduisent à utiliser des outils variés pour analyser ce qui se passe et prévoir ce qu'il faudrait réaliser.

2.5.1. Comment s'organiser de façon à tirer le meilleur de chacune de nos heures de travail ?

C'est la question à laquelle nous allons tenter de répondre par l'étude des 6 lois qui régissent notre temps de travail...

Mise en pratique : N'enchainez pas les rendez-vous dans votre agenda, prévoyez un battement entre chaque. Pour les tâches à accomplir, prévoyez du temps supplémentaire, surtout si vous ne maitrisez pas encore le travail à réaliser.

Loi de Parkinson : fixez-vous des délais

Suite à une étude de l'administration britannique, le professeur Cyril Northcote Parkinson énonce en 1958 que «tout travail tend à se

dilater pour occuper tout le temps disponible». Pour contrôler le
phénomène, il suffit d'imposer des délais limites et miser sur le fait que plus on subit de pression plus on est performant.

Par exemple si l'on se donne 24 heures pour terminer une tâche, la pression exercée par le délai nous pousse à nous concentrer



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sur l'exécution de la tâche, et on est forcé de se limiter à l'essentiel. Alors que si l'on a une semaine pour la même tâche, on risque de tergiverser et de construire une usine à gaz pour pas grand-chose de plus.

Loi d'Illich : prenez des pauses

Ivan Illich, penseur autrichien, énonça le principe de contre - productivité. Il implique notamment que passé un certain seuil de temps passé sur une activité, notre efficacité diminue et devient même négative. Sachant que le temps de concentration optimal est de 45 minutes, nous devons donc accepter nos propres limites et prendre des pauses lorsqu'on le dépasse.

En cas de baisse de régime, rien de tel que de discuter avec les collègues, d'aller marcher un moment, ou de s'offrir un rafraichissement. Planifier les activités selon notre rythme biologique peut également aider à être alerte au bon moment. Par exemple, ce n'est pas à 14h, au moment de la sieste, que l'on sera le plus efficace.

Loi de Carlson : limitez les interruptions

En 1951, Sune Carlson constatât dans une étude sur le travail des managers qu'ils étaient interrompus en moyenne toutes les vingt minutes. Ils avaient à peine le temps de démarrer une nouvelle tâche ou de s'asseoir qu'ils étaient déjà interrompus par un visiteur ou un coup de téléphone.

Il en tira la loi des séquences homogènes, selon laquelle «une tâche effectuée en continu demande moins de temps et d'énergie qu'une tâche réalisée en plusieurs fois». Car il faut en général au moins 3 minutes pour se replonger dans une tâche interrompue.

Voici plusieurs pistes pour éviter les interruptions :

? Fermer la porte de son bureau ou dans le cas d'un open space

signaler sa disponibilité par un carton rouge ou vert, ou en mettant

des écouteurs

? Mettre son téléphone sur répondeur

? Désactiver le signal sonore signalant l'arrivée des nouveaux emails

? Limiter l'usage de la messagerie instantanée

Loi de Pareto : se concentrer sur l'essentiel

L'économiste et sociologue Wilfred Pareto a observé en 1906 que 80% des revenus étaient détenus par 20% de la population en Italie. Depuis, on remarque que cette loi s'applique à de nombreux autres domaines, en particulier l'activité humaine, où 80% des résultats sont produits par 20% du travail effectué. Nous pouvons tirer parti de cette loi de plusieurs manières :

? priorisation des tâches : il faut savoir se focaliser sur les tâches qui produisent le plus de valeur. Par exemple, demandez-vous quelles



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tâches vous feriez si vous aviez une attaque cardiaque et que vous ne deviez travailler plus que 2 heures par jour.

? savoir dire non : il est important de savoir dire non pour éviter de se faire voler son temps sur des tâches qui ne nous rapportent rien ou très peu. Si c'est un supérieur qui nous sollicite, il faudra identifier les arguments avant de répondre, en évoquant éventuellement une solution alternative.

Mise en pratique : Déléguez les tâches qui peuvent être réalisées par quelqu'un d'autre. Les premières heures passées au bureau sont souvent utilisées pour lire ses emails ou pour surfer sur internet. Faites ceci plus tard dans la journée et commencez directement avec ces 20% qui produisent 80% de résultats. Loi de la dimension subjective du temps loi de Fraisse.

Le temps a une dimension objective et une dimension subjective ou psychologique qui varie en fonction de l'intérêt personnel à l'activité exercée. Plus une activité est morcelée, plus elle paraît durer longtemps. Plus une activité est intéressante, plus elle paraît brève. Par exemple le temps d'une attente est toujours trop long, les moments de plaisir, eux, toujours trop courts. Les principes découlant de cette loi de Fraisse ou loi de la dimension subjective du temps, sont de se méfier :

? de notre tendance spontanée à faire d'abord ce qui nous plaît plutôt que ce qui est le plus important, de notre estimation du temps passé à une tâche.

Pour appliquer cette loi, posez-vous deux questions :

? Quelles sont les activités que j'ai spontanément tendance à remettre au lendemain ?

? Quel est le temps objectif que je passe pour mener à bien ce travail ?

Il faut donc confronter notre évaluation subjective du temps à des paramètres objectifs car nous avons naturellement tendance à passer plus de temps sur ce qui nous plaît et à le faire en priorité et à remettre ce qui nous déplaît. Ce qui empire souvent la situation !

En pratique, L'application de la loi de Fraisse dans sa vie de tous les jours permet par exemple consacrer un temps défini à une tâche difficile en en mesurant objectivement la durée et ne pas se laisser influencer par des a priori.

Loi de Laborit : faites le plus difficile en premier

Henri Laborit, chirurgien et biologiste inventeur des neuroleptiques, était un spécialiste des comportements humains. Il énonça la notion d'un «programme biologique de survie» qui implique que chaque individu a une inclination naturelle à fuir le stress et à rechercher en priorité le plaisir. On appelle aussi ce penchant la loi du moindre effort. Le problème, c'est que cette loi nous attire vers le bas puisqu'elle circonscrit la motivation, le dynamisme et la volonté d'agir aux choses les plus triviales.

Pour y remédier, l'idée est de se faire régulièrement violence en commençant d'abord par les tâches les plus pénibles. On pourra se donner une récompense à l'achèvement de la tâche pour mieux se motiver. Enfin il sera bon de penser à prioriser les tâches les plus difficiles au début de la journée, afin de bénéficier de l'énergie abondante qui nous anime lors de ce moment privilégié.

Mise en pratique : commencez votre journée par une tâche difficile pour vous accordez-vous une récompense (une pause, une activité plus plaisante, ...) une fois la tâche terminée

Il existe mille façons de consommer le temps. Certaines sont productives, d'autres non. On appelle ces dernières des chronophages. Comme les chronophages consomment un temps excessif, ils nuisent à notre rendement, à notre efficacité, et finalement à notre performance. C'est pourquoi il faut en avoir conscience pour mieux les repérer. Citons-en quelques-uns

Les parasites sensoriels : masse de dossiers dans le champ visuel, bruit lié à la configuration des lieux, température inadaptée, mauvaise ergonomie du poste de travail, ... Ces parasites utilisent inutilement de l'énergie et amputent la focalisation, la concentration sur l'objectif.

Le manque de méthode : Traitement des tâches dans leur ordre d'arrivée ou pour le destinataire qui crie le plus fort, pas de planification, changement de planning pour raisons mineures, pas d'anticipation des imprévus, ... Ne pas s'organiser de manière efficace, accepter d'être dérangé pour une babiole ou se détourner de sa trajectoire en permanence nuit considérablement à la performance.

Une étude réalisée chez IBM dans les années 80 avait mis en évidence que quelqu'un qui acceptait d'être dérangé pouvait passer jusqu'à 6 fois plus de temps à accomplir la même tâche

Le téléphone : mauvaise utilisation ou usage abusif, par exemple pour des messages longs et complexes qui nécessiteraient une lettre, un fax ou un e-mail. Le téléphone est en effet un outil remarquable s'il est utilisé à bon escient, c'est à dire pour des messages brefs.

Le manque de maîtrise des nouveaux outils : difficulté à prendre à bras le corps les apports des nouvelles technologies, des nouvelles organisations, ... En général, c'est par manque de formation : parce que l'on n'a pas investi de temps en amont, on en perd considérablement en aval. Il faut savoir " perdre " ou plus précisément investir du temps pour en gagner.

À noter cependant que l'attrait des nouvelles technologies ne doit pas conduire à une overdose ingérable. Autant il est important de savoir échanger par e-mail, procéder à une recherche sur internet, se former sur le web, autant il n'est pas raisonnable d'accepter un arrosage d'e-mails qui encombrent notre messagerie et nous condamnent à un tri fastidieux et chronophage.]

"Le temps est le capital le plus rare, et si on ne sait pas le gérer, alors on ne peut gérer rien d'autre". (Peter Drucker)

2.5.2. Approche de la notion de priorité des taches par la matrice
d'Eisenhower

La prise de décision

L'une des plus grandes difficultés que l'on rencontre dans l'organisation du travail quotidien est l'affectation d'un ordre de priorité à chacune des tâches qui se présentent. La tendance naturelle à agir et la vision à court terme amènent souvent à faire d'abord à ce qui semble urgent. Un outil utile pour établir des priorités claires qui tiennent compte à la fois de l'urgence et de l'importance est la matrice de priorité (Principe d'Eisenhower) :

Importance de la tâche/Urgence de la tâche, Tâche non urgente Tâche urgente Tâche importante Tâche importante non urgente à planifier Tâche importante et urgente à exécuter en priorité Tâche peu importante Tâche peu importante et non urgente à laisser de côté Tâche peu importante mais urgente à déléguer si possible

Importance et urgence

Un accord entre le responsable et l'assistant doit être établi au sujet des priorités : l'assistant classe les tâches courant sont dans l'ordre de priorité et soumet cette liste au responsable.

Le cycle personnel d'efficacité

Chaque personne doit prendre conscience des périodes où elle travaille plus vite et mieux dans la journée (tôt le matin ? l'après-midi ? le soir ?) dans la semaine (quel jour ?)

Avantages de la détermination de priorités

En classant les tâches selon leur priorité, on s'assure :

De travailler uniquement sur les tâches importantes ou nécessaires, de traiter les affaires selon leur degré d'urgence, de se concentrer chaque fois exclusivement sur une tâche, d'atteindre les objectifs dans les meilleures circonstances, d'éviter de laisser des tâches inachevées. L'importance et l'urgence doivent être précisées ; or, pour le responsable, toute tâche est en général importante et urgente. Il faut donc être perspicace pour établir les priorités. La planification des tâches tient compte de la durée des tâches, mais aussi de son cycle personnel d'efficacité.

Estimation des temps ; organisation du temps

Deux mots clés :



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Se dit d'une personne qui voit le temps plutôt comme une ressource quantitative à optimiser, à rationaliser, à contrôler. Dans l'action, il se concentre sur la tâche en respectant des modalités précises (horaires, objectifs) : "une chose à la fois", "chacun son tour".

Se dit d'une personne qui accorde souvent une plus grande importance à la personne, à l'informel, au contexte. Sa vision est plus spirituelle, plus symbolique : "plusieurs choses à la fois, sans ordre strict". La planification des activités

Dieu est le premier planificateur c'est-à-dire à la création, il a créé toutes les choses et l'homme a été créé le sixième jour pour gérer et dominer toutes les créatures. C'est une question de planification.

La planification est l'organisation du déroulement du travail pour des périodes définies à venir. La planification vise à assurer la meilleure utilisation du temps, c'est-à-dire : à employer le temps disponible pour les activités les plus rentables et les plus performantes, à atteindre dans le minimum de temps les objectifs recherchés. La condition d'une bonne planification du temps est d'établir en permanence une liste de toutes les tâches à accomplir (liste de contrôle) et de les regrouper selon l'échéance de réalisation (court, moyen, long terme).

TEMPS : n.m. (lat. tempus) Notion fondamentale conçue comme un milieu infini dans lequel se succèdent les événements et ressentie souvent comme une force agissant sur le monde.⁴²

"Quand il est urgent, il est déjà trop tard". (Talleyrand)

Ordonnancer des activités, les planifier, c'est les répartir dans le temps de façon à tenir les délais imposés et à optimiser l'utilisation des moyens : hommes, machines.

La planification définit la situation future d'après les résultats à obtenir, en tenant compte des ressources disponibles en matériels et personnel. Elle se décline en trois étapes :

Définir les tâches et préciser le délai d'exécution :

1. Quel travail à exécuter ?

2. Quel volume (nombre de documents...) ?

3. Quelle difficulté ?

4. De quel délai dispose-t-on ?

5. Quel temps d'exécution prévoir ?

6. Ordonnancer les tâches : les répartir dans le temps

7. Quel outil d'ordonnancement choisir ?

8. Comment réaliser la planification ?

9. Quelles sont les tâches les plus urgentes ?

10. Quelles sont les priorités ?

42 Dictionnaire Petit Larousse, édition illustré, Paris 2007, p 1043

11.



41

Quelles sont les antériorités ?

12. Suivre la réalisation et faire face à l'imprévu

13. Le planning est-il respecté ?

14. Comment faire face aux imprévus : absences, pannes, urgences Section 2 : Amélioration de la performance du travail

Améliorer la performance du travail consiste à rendre meilleur ou changer en mieux l'exécution d'une tâche pour obtenir des résultats meilleurs qui permettront l'atteinte des objectifs dans une organisation. C'est ainsi que dans cette section nous dégagerons les différentes méthodes et techniques de l'organisation du travail administratif dans le temps. Le secrétaire organisera très bien son travail tout en améliorant ses performances du travail grâce à ces méthodes et techniques.

2.1. Méthodes du travail

Dans un bureau nécessite d'imposer une discipline, la discipline s'avère d'être un élément stratégique par une bonne exécution de tâche. 2.2. Méthodes et techniques du travail

Consistent à savoir comment planifier journalière ment ou hebdomadairement les tâches de bureau. Cette planification consiste :

? Lors de la phase de préparation :⁴³ ce service des aide-mémoires permettent enfin d'y puiser les tâches à exécuter les journées suivantes. Il s'agit notamment : de la fiche de planification des travaux de la journée précédente tels que : l'agenda, le carnet de rendez-vous, le bloc note des messages téléphoniques.

Il serait aussi important de dresser l'inventaire de taux des tâches à exécuter et non exécutées, les travaux prévus mais non réalisés, les tâches prioritaires et urgentes qui s'intercalent à la longue de la journée ainsi que les tâches proposées par le chef après approbation de la fiche de la planification.

Il en est de même de classer les différentes tâches selon leurs priorités et urgences tout en déterminant avec exactitude le temps d'exécution en considérant le volume et la complexité qu'elle présente.

NB : la fixation est d'une importance capitale dans l'exécution des tâches du bureau, car elle permet à un secrétaire de :

- Connaitre exactement des tâches à exécuter pendant les 8 heures de travail ;

- De ne pas dépasser les heures de travail. C'est-à-dire 8 heures de travail. Dans le cas contraire envisager les heures supplémentaires.

- Permettre aussi de confier des tâches à moindre importance à ses collaborateurs pour gagner du temps.

43 MANGALA FRANCOIS, Op Cit.



42

Il faut déterminer également la méthode d'exécution aux chaque tâches les moyens d'exécution et les attitudes à adopter.

Notons que la planification est toujours fonction de temps car une bonne préparation tire son efficacité par rapport au temps.

? La phase d'exécution : elle est conforme à la réalisation proprement dite du planning et prend compte toutes les perturbations enregistrées. Il faut donc, pour des raisons de contrôler l'évolution autrement dit l'avancement pendant leur accomplissement.

? Le contrôle final : contrôler signifie dans ce contexte le fait de dresser le bilan des activités réalisées, des activités non réalisées ainsi que le bilan des activités en cour de réalisation. Il faut toujours déterminer les causes à la base de non réalisation des tâches programmées ces causes peuvent être liée à l'attitude personnelle du secrétaire (retard, bavardage, distraction, les visites improvisées du service).

Un bon contrôle exige la qualité et un travail bien accomplit tient compte de la quantité et qualité. Il faut apporter éventuellement des correctifs et établir le planning de la journée suivante en commençant par des travaux non archivés, les travaux quotidiens ou courant, les travaux suspendus enfin recommencé la programmation c'est-à-dire classer les tâches selon leurs priorités, leurs urgences ainsi que leurs importances. 2.3. Outils de travail

On retrouve :

- La fiche de planification des travaux administratifs autrement dit journal d'activité,

- La fiche d'instruction pour les collaborateurs,

- L'agenda pour les rendez-vous et visites,

- Le bloc-notes pour les messages téléphoniques etc...

Quels outils, quelles techniques pour améliorer la gestion du temps

Cette méthode fondée sur le chronométrage, permet d'évaluer la moyenne de temps nécessaire à l'exécution de travaux administratifs répétitifs. Le pendulage est utilisé pour fixer des normes de travail. Il consiste à évaluer le temps moyen nécessaire pour l'exécution d'une tâche. Un exécutant expérimenté est choisi pour effectuer, à allure normale, une série de tâches de même nature.

Temps d'exécution moyen d'une tâche = temps global/nombre de tâches

Le pendulage permet de fixer des normes de travail et d'organiser le travail. Le temps d'exécution moyen d'une tâche étant adopté comme standard de temps, le responsable peut, en ménageant les temps de repos nécessaires :



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? Estimer le temps global nécessaire pour un travail donné et de la planifier,

? Évaluer le nombre d'employés à affecter à une activité,

? Déterminer les moyens supplémentaires à envisager : augmentation de l'effectif, des moyens matériels.

La mesure des temps permet de découvrir les temps improductifs et ainsi d'améliorer la productivité. La méthode de contrôle des temps la plus utilisée dans les services administratifs est l'auto-analyse continue.

Elle est basée sur l'enregistrement, par l'exécutant lui-même, des opérations effectuées. Elle a pour but de connaître le temps d'exécution normal des opérations confiées à un poste. Elle consiste à calculer les moyennes de temps à partir d'enregistrements effectuées sur des imprimés d'auto-analyse ou d'auto pointage.

La méthode N.E.R.A.C

Noter : Dans la colonne "Activités", sans s'occuper de l'ordre chronologique ni être limité par leur durée, on note toutes les activités, toutes les tâches à exécuter durant cette semaine.

Estimer : À chacune des tâches de votre liste, on attribue une durée approximative notée dans la colonne « Durée prévue ».

Réserver : L'estimation des durées ne peut être faite avec certitude : il faut ??prévoir large?? de façon à réserver du temps pour les imprévus. On ne considère généralement que 60 % du temps seulement pouvoir être planifié. Arbitrer : Il faut établir des priorités en se posant pour chaque tâche la question : ??Est-ce urgent ou important ? Ou simplement urgent ? Est-ce important mais non urgent ??? Pour chaque tâche de la liste, on complète d'abord les colonnes "Important «et/ou ??Urgent?? (de + + à - -) puis on arbitre en complétant les colonnes ??Décision?? et ??Quand ??? (??A faire cette semaine ??? prévoir le jour dans la colonne ??Quand ??? - ??A reporter plus tard?? - ??A rejeté??) Contrôler : Durant la semaine, on raye au fur et à mesure les activités réalisées et on compare la durée réelle et la date de réalisation (à noter dans la colonne ??Contrôle??) avec la durée et la date prévue. Puis en fin de semaine on fait le point (tâches prévues qui n'ont pu être réalisées, tâches accomplies qui n'avaient pas été prévues) et on analyse : comment remédier aux écarts entre prévisions et objectifs ?

Fiche pour établir des priorités - Semaine du 02/05/... au 16/24/25 Activités Durée prévue Important Urgent Décision Quand ? Contrôle

JUILLET 2015





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	Important	Urgent	Décision	Quand ?	Contrôle
Jours et heures	09 M	11 M	18 V	23 M	Fait
Durée maximales	45 minutes	2 heures	30 minutes	60 minutes	Validé

NB : Notons par ailleurs qu'une fiche des priorités est celle qui est liée aux heures, jours, dates en fonction de leurs importances, urgences, décisions, contrôles.

L'analyse ABC

Cette méthode est un dérivé de la méthode précédente. La technique de l'analyse ABC repose sur l'expérience pratique suivant laquelle la proportion des tâches importantes et moins importantes est constante par rapport au total des tâches. Les différentes tâches sont classées en trois catégories selon leur degré d'importance pour atteindre les objectifs selon la grille ci-dessous

Nature des tâches % par rapport au volume total des tâches Valeur de ces tâches pour atteindre les objectifs

Groupe A : tâches très importantes 15 % 65 %

Groupe B : tâches importantes 20 % 20 %

Groupe C : tâches moins importantes ou sans importance 65 % 15%

La théorie CQFD (C'est Quasiment Fini Demain)

Toute tâche commencée atteint un niveau d'avancement de 90% environ, beaucoup plus rapidement que prévu ; mais s'y stabilise beaucoup plus longtemps que prévu. Pour contrer cette dérive, un autre extrême (utilisé dans des très gros projets) consiste à mesurer l'avancement des tâches de façon binaire : finie/ pas finie.

La Loi chrono-biologique

La durée de toute tâche planifiée aura une tendance naturelle à se rapprocher de l'échéance chrono biologique la plus proche et l'horloge chrono biologique est "discrète" et avance par à-coups (les unités de temps chrono biologique sont la journée, la semaine, la saison, l'année).

Mise en pratique: tout travail prévu pour 3 jours prendra une semaine, inutile de planifier une étude de 8 jours : le travail se finira le vendredi suivant, tout lancement prévu en mai se fera pendant l'été, etc.

Toute tâche commencée atteint un niveau d'avancement de 90 % environ, beaucoup plus rapidement que prévu...mais s'y stabilise beaucoup plus longtemps que prévu. Pour contrer cette dérive, un autre extrême (utilisé dans de très gros projets) consiste à mesurer l'avancement des tâches de façon binaire : finie/pas finie.



45

Les règles simples pour gagner du temps

Entre deux moyens d'exécution, choisir le plus rapide. Éviter les interruptions pour se concentrer sur le travail à faire. Terminer tout travail commencé (un travail inachevé est pesant en mémoire et exigera une remise en train). En accord avec le responsable, savoir déléguer...mais contrôler les résultats. Se ménager des pauses et des plages de sécurité pour les imprévus. Pour transmettre une information simple, au lieu d'écrire une lettre est-il possible de téléphoner, ou, mieux, envoyer un mot par télécopie ? Grouper les appels téléphoniques à donner ; prévoir des plages pour les rendez-vous.

Ne pas se laisser accaparer par les collègues ; savoir refuser.

Les agendas

Pour les activités courantes, l'indispensable agenda-papier sert d'aide-mémoire et de base pour l'organisation du travail. C'est l'outil de planification le plus courant. L'agenda électronique peut être à usage individuel ou à usage collectif. C'est alors un agenda classique tenu sur ordinateur.

Les plannings et échéanciers

Un planning permet de :

? visualiser les prévisions concernant l'exécution d'un travail, le déroulement d'une activité, suivre l'exécution des différentes phases, réaliser des contrôles sur l'avancement des travaux. Quand il s'agit d'activités exceptionnelles, le planning peut être réalisé sur une simple feuille de papier. Le planning à fiches en T est utilisé quand l'activité envisagée fonctionne par unités de temps complètes. Le planning à gouttières s'adapte à tous les problèmes. Les plannings électroniques - logiciels de gestion de projet - permettent de gérer un projet.

? Un échéancier permet de classer des documents à la date à laquelle ils doivent être traités. La méthode QQOQCCP Qui ? Quoi ? Où ? Elle est aussi appelée "Hexamètre mnémotechnique de Quintilien".

Travail à faire

Test d'auto positionnement sur sa propre gestion et relation au temps: ? Êtes-vous organisé? Polychrome (Faculté de pouvoir faire plusieurs choses en même temps) ou monochrome (conception linéaire du temps)?



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> Étude d'un cas: comment éviter les pièges du temps? Analyse

d'une journée d'un chef de produit et détection des pièges qu'il n'a

pas su éviter

> Lecture d'un article de presse sur l'organisation relatant une

démarche en 9 points.

2.4. Avantages d'une bonne planification⁴⁴

Une bonne planification permet :

> Etablir d'une façon logique et procédé le gain de temps la possibilité

d'atteindre un bon rendement,

> Contrôler l'évolution des travaux par rapport aux prévisions,

> Une bonne circulation de réagissaient en cas de complication,

> La sécurisation personnelle par la diminution des stress, risques et

des accidents,

> Renforcement la motivation et l'esprit de créativité des travailleurs,

> Consolider l'esprit d'équipe et valoriser la conscience professionnelle.

Par contre, lorsque la planification est inadaptée, c'est-à-dire

inadéquate des conséquences sont néfastes :

> On enregistre la médiocrité des résultats suite au non-respect du

temps, au mauvais dispache du volume du travail,

> Le cout de la production sera très élevé,

> L'escamotage des étapes du travail,

> Epuisement du stock (c'est-à-dire le travail mal fait) mauvaise

utilisation de l'outil informatisé, mauvaise affectation.

2.5. Conseils pratiques

> la fiche de planification doit être approuvée par le chef et il peut éventuellement la modifier ;

> consulter régulièrement les aide-mémoires (c'est un réflexe pour un bon secrétaire) écrire ce qui est fait de manière à bien se retrouver et mieux planifier ;

> les tâches doivent être hiérarchisées selon l'ordre d'importance, les urgences, et les priorités ;

> ne pas reporter les travaux du jour au lendemain ;

> la planification se fait la veille et non le jour prévu d'exécution ;

> commencer dès la matinée avec les tâches difficiles ou encore les plus délicates qui exigent un grand exercice physique ou intellectuel ; > veiller au respect du plan de travail qui doit être exécuté jusqu'au bout.

En dépit de tout ce qui précède, l'amélioration de conditions de travail ne saurait se limiter aux aspects environnementaux et physiques. Le

44 MANGALA FRANÇOIS, Op. Cit



47

45 ADAMOU AMIDOU, gestion du temps et efficacité du personnel, édition du Cotonou, 2008

contenu du travail est un élément crucial. A partir d'une critique de l'organisation scientifique du travail, des nouvelles formes d'organisations ont été expérimentées.

Les inconvénients techniques sociaux et humain du taylorisme ont été perçus et soulignés. En revanche, les inconvénients financiers d'une organisation du travail taylorienne ont été tardivement pris en compte. Les couts sociaux ont fait l'objet d'études dans les années 1980 avec en particulier les travaux.

Face à la crise du taylorisme, face aux couts sociaux qu'elle secrète et aux risques qu'elle comporte, les entreprises se sont attaquées à l'organisation, au contenu du travail lui-même. Les formules proposées sont la rotation, l'élargissement, l'enrichissement, les groupes de production (ou groupes semi autonomes), l'empowerment.

Section 3 : Gestion du temps

Bienvenu dans le monde de l'urgence, la course au temps est le grand défi de notre temps. La révolution TIC (technologie de l'information et de la communication) bouleverse considérablement nos façons de faire, le nombre d'information auxquelles nous sommes confrontés. Nous sommes dans une ère ou la vitesse est primordiale, ou les gagnants ne sont plus forcément les puissants, les plus innovant, les plus en vue mais peut-être les plus rapides (ce qui sous-entend les a même à anticiper ; à adapter et à changer.

3.1. Qu'est-ce que le temps et sa gestion ?45

Le temps est une ressource, un facteur de production disponible en quantité limitée, il permet de produire des biens et services.

Exemples : - 20 milliards de bénéfice au premier trimestre 2008

- 5.000 créations d'emplois en 2007

Le temps est perçu à travers deux façons :

? Une approche rationnelle : elle procède de la culture occidentale. Ici, le temps est vu de façon linéaire, il est de l'or « Time is money », dans la conception occidentale. On parle ici aussi du paradigme de la montre.

? Une approche irrationnelle : elle est caractéristique des cultures africaines et orientales, on a une vision infinie et cyclique du temps (versus vision linéaire) plus haut. Le symbolisme des saisons, des semailles et récoltes marquent le temps.

3.2. Comment gérer le temps ?



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Bien gérer le temps consiste à planifier, placer par priorité, déléguer et organiser les activités quotidiennes. Mener à bien une activité suppose l'accomplissement de tâches et la résolution de problèmes selon un ordre déterminé :

Détermination des objectifs- motivation	· ·	Fixation de délais Concentration des efforts pour atteindre le but fixé
Planification	·	Préparation du travail
	·	Exploitation optimale du temps disponible
	·	Réduction du temps d'exécution
Prise de décision	·	Choix des problèmes essentiels
	·	Classement des tâches selon leur importance
Organisation dans le temps	·	Action plus productive
	·	Concentration sur les tâches essentielles
Contrôle du déroulement du	·	Vérification des résultats
travail	·	Comparaison prévu/réalisé

? Comment prendre de décision ?

L'une des plus grandes difficultés que l'on rencontre dans l'organisation du travail quotidien est l'affectation d'un ordre de priorité à chacune des tâches qui se présentent. La tendance naturelle pousse à agir dans une vision du court terme. Un outil utile pour établir des priorités claires qui tiennent compte à la fois de l'urgence et de l'importance est la matrice de priorité (principe d'Eisenhower) :

Importance de la tâche/urgence de la tâche	Tâche non urgente	Tâche urgente
Tâche importante	Tâche importante non urgente à planifier	Tâche importante et urgente à exécuter en priorité
Tâche peu importante	Tâche peu importante et non urgente à laisser de coté	Tâche peu importante mais urgente à déléguer si possible



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46 KALUNGA MAWAZO, cours de management des entreprises, édition CRESA, Lubumbashi 2015-2016

3.4. Gérer le temps⁴⁶

La gestion optimale du temps est la clé de réussite dans nos diverses entreprises. Un responsable qui ne sait pas gérer son temps se trouvera toujours dépassé et même les objectifs les plus prioritaires seront oubliés.

Un manager efficient doit être capable d'identifier les facteurs perturbateurs du temps ainsi que les techniques capables de lui permettre d'éliminer ces obstacles à la bonne gestion du temps.

Nombreux sont ceux des dirigeants et autres managers qui se demandent pourquoi le temps doit faire objet d'une gestion particulière. Le management entant que science et art par excellence dans la gestion des organisations recommande que le temps qui est une ressource précieuse soit utilisée de manière optimale afin d'éviter des situations de crise, de nervosité de surmenage, de conflit, etc...

La ressource temporelle est donc quelque chose de fondamental tant il est vrai qu'elle s'imbrique dans toutes les étapes du processus managérial.

? Les conséquences d'une mauvaise gestion du temps : une

mauvaise gestion du temps peut entrainer plusieurs conséquences

fâcheuses, c'est notamment :

- Les stress et la nervosité,

- Le non atteint des objectifs organisationnels et personnels,

- Le tâtonnement,

- Des mauvais ordres,

- Le bavardage.

? Les techniques de la gestion du temps : pour mieux gérer son

temps, tout manager doit procéder par l'identification des facteurs perturbateurs du temps. Cette identification lui permettra ainsi d'apprêter la meilleure technique pour enrayer ces perturbateurs qui sont dans la plupart de cas matérialisés par :

- L'absence de planification,

- L'absence de priorités,

- La désorganisation personnelle,

- L'excès d'engagement,

- Les réunions intempestives,

- La routine,

- La centralisation à outrance,

- Les dérangements,

- La paperasse,

- Le changement intempestif des objectifs,

- Les déplacements,



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- Les visites imprévues et indésirables,

- L'indécision et l'attitude de velléitaire,

- Les appels téléphoniques.

Les techniques de gestion du temps se retrouvent pour la plupart dans

le processus managérial lui-même.

3.5. Savoir organiser son temps

Ce qui importe ce n'est pas ce que vous faites, dans quel but vous le

faites ; les problèmes rencontrés les plus souvent sont :

- on se concentre sur son activité,

- on se concentre sur des tâches secondaires en priorités,

- on ne définit pas ses objectifs journaliers.

Les questions les plus courantes à se poser sont les suivantes :

Quels sont mes objectifs ?, quelles sont les activités qui me permettent

d'atteindre 80% des résultats attendus ?, il faut viser que l'activité qui prend

20% du temps et qui donne 80% de résultats.

Conseil pratique : avant de commencer sa journée, il faut déterminer ses

objectifs sinon risque d'être un gouffre à imprévu.

Ex : même lors de la lecture des mails, il faut prioriser.

? Planifier par écrit

Panifier : c'est repartir nos activités en fonction de nos objectifs et de leur

durée ; planifier c'est aussi concevoir sa journée, semaine, mois de

travail ;

- on a une vue d'ensemble,

- on peut contrôler le résultat en fin de journée,

NB : il faut adapter à son unité de temps à soi : journée, semaine, etc.,...

3.6. Aménagement du temps de travail

L'aménagement du temps de travail a pour objectif d'ajuster la durée

du travail aux variations de la charge de travail. Il s'inscrit dans une

logique à la fois historique, juridique, économique et sociale ; il repose sur

deux principes : la flexibilité et la modulation.

CONCLUSION PARTIELLE

Ainsi donc, nous disons que la gestion du temps est le facteur principal de l'organisation du travail administratif dans le sens que toutes les tâches doivent être planifiées et fixer une durée ou volume d'heure à chaque tâche, tout en voyant l'accomplissent des tâches réalisées par rapport au temps fixé. Il existe un planning de travail qui consisterait de faire la planification des tâches, et il sied de noter que la planification des objectifs se fait à la veille du jour c'est-à-dire, qu'elle soit approuvée par le Chef tout comme il peut en modifier.

CHAPITRE IV : FONCTIONNEMENT et ORGANISATION DU TRAVAIL
ADMINISTRATIF DANS LE SECRETARIAT DE L'OCC

Introduction

L'activité de gestion (prévision organisation, direction, coordination et contrôle) est devenu de plus en plus prédominante chez tous les responsables, ans tous les secteurs de la vie ; qu'il devient indispensable pour l'exercice de ces types de fonction, de se séparer des tâches d'exécution pour consacrer le temps nécessaire à la réflexion sur l'avenir à plus ou moins long terme.

Le responsable n'a pas le temps de gérer seule, toutes les tâches. Il faudrait qu'il y ait d'autres personnes pour soutenir certaines tâches et récupérer ainsi le temps nécessaire à la direction de l'entreprise.

Il va donc confier à son personnel la charge de toutes les autres tâches et éventuellement de lui préparer le travail. Ceci revient à définir à ce niveau le rôle de collaborateur et bien sûr celui du ou de sa secrétaire ; rôle difficile, rôle ingrat souvent, mais combien captivant car, il réclame des capacités d'adaptation rapide à des chefs, à des entreprises, à des techniques et à des circonstances très diverses.

Section 1 : organisation du secrétariat de l'OCC

Organiser le bureau de secrétariat est une opération très importante et nécessaire dans toute société et entreprise pour son fonctionnement.

En effet, il existe dans l'Office Congolais de Contrôle, un flux d'informations :

? Qui circulent en son sein et qui sont susceptibles d'être portées à la connaissance des différents départements et ce par divers moyens de communication ;

? Qui proviennent de l'extérieur et dont l'exploitation est réservée à tel ou tel service compétent ;

? Qui sortent de l'OCC pour d'autres organismes parallèles.

L'OCC organise son secrétariat sur deux plans :

1.1. Sur le plan matériel

Il est doté en personnel qualifié qui a ses méthodes de travail, il à un matériel répondant à ses besoins et son installation est dans les locaux adaptés.

C'est-à-dire qu'horizontalement, il répartit ses tâches entre plusieurs personnes de qualification égale ; et verticalement établit une hiérarchie réservant au plus qualifiés la partie intellectuelle du travail et à d'autres moins qualifiés la partie matérielle.



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Disons-le de même que le rôle du secrétariat à l'OCC est important quantitativement et qualitativement car il est en quelque sorte le double de son chef auquel il peut se substituer.

Signalons aussi que c'est le cerveau de la Direction de l'OCC, car ce le lieu occupé par un secrétaire qui doit être au courant et savoir donner les renseignements utiles tant au personnel de l'OCC qu'aux personnes extérieures (étrangères).

1.2. Sur le plan administratif

Le secrétariat de l'OCC fait partie de l'administration de l'OCC et comporte les activités rassurant les liaisons matérielles de l'OCC avec son environnement interne et externe d'une part et celles visant à matérialiser l'ensemble des opérations de l'OCC.

Des travaux de ce secrétariat sont donc des travaux administratifs par excellence ; c'est-à-dire toutes tâches qui, à partir des faits existant à l'Office Congolais de Contrôle permettent au secrétaire de prendre les décisions de gestion et d'administratif. Comme telle, ces travaux sont parfaitement organisés et tendu essentiellement aux décisions recherchées.

En d'autres termes, qu'est-ce qu'on attend du secrétariat de direction de l'OCC ?

Le travail du secrétariat comme travail administratif consiste essentiellement à :

> Eviter à la direction toutes les tâches secondaires et tous les contacts inutiles dans le cadre des instructions reçues,

> Préparer le travail de la direction dans la mesure du possible,

> Donner à la direction le temps de réfléchir ou de penser,

> Assurer toutes les relations ou contacts internes et externes de la direction,

> Alléger le travail matériel de la direction en ce qui concerne :

- Le courrier (réception, transmission rapide,),

- Le règlement des affaires courantes,

- La réunion périodique des cadres,

- La surveillance administrative de l'auditoire des services,

- La tenue du tableau de bord.

Section 2 : Qualités du préposé de l'OCC

Le facteur humain étant l'élément primordial de toute organisation, laquelle si parfaite qu'elle soit ne vaut que par les qualités de ceux qui l'animent.

Dans cette section, nous allons décrire la mission du secrétaire de l'OCC qui est le personnel du secrétariat, ses attributions, son rôle ainsi que quelques documents administratifs qui sont à sa portée.

2.1. Missions

Il a pour mission de :

> Assister la direction dans l'exécution de ses tâches,



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> Assurer le secrétariat d'un ou de plusieurs responsables de l'OCC,

> Recevoir délégation pour réaliser des actions particulières.

2.2. Attributions du secrétaire de l'OCC

L'assistant de direction :

> Filtre et répond aux appels téléphoniques importants en l'absence de

son chef ou supérieur ;

> Assure l'ouverture du courrier et sa diffusion, tout en traitant les

courriers et tous documents ayant un caractère confidentiel ;

> Définit, met en place et contrôle les procédures d'émission de

courriers :

- Contrôle du nombre d'exemplaire et de leurs destinations,

- Fait le référencement et responsabilité du suivi,

- Repère aussi les courriers émis et reçus,

> Met en forme et saisit les courriers pour la direction dont elle dépend ;

> Assure aussi la tenue, le classement et l'archivage des dossiers et de la

documentation de ses supérieurs ;

> Assure de même l'accueil des visiteurs de son supérieur ;

> Gère les approvisionnements des fournitures de bureau et tous les

éléments pour les quels il a reçu délégation ;

> Fait le suivi et assume la responsabilité des contrats du matériel de

bureau :

- Photocopieur,

- Télécopieur,

- Machine à affranchir,

- Standard téléphonique,

2.3. Rôle du secrétaire de direction de l'OCC

L'assistant de direction joue comme rôle de rendre :

> Rendre compte régulièrement de son activité à travers un tableau de

bord comportant les indicateurs de performance préalablement

négociés ;

> Gérer, éventuellement, le budget de son service ;

> Coordonner la transmission de l'information, organiser et contrôler le

travail des ses collaborateurs directs ;

> Représenter, éventuellement l'OCC lors des manifestations

particulières :

- Salon,

- Foire,

> Mettre en place des tableaux de suivi de l'activité des ses

collaborateurs directs ;

> Assurer les liaisons entre les services de l'OCC, recevoir délégation

pour des travaux d'organisation concernant plusieurs services ;



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> Tenir de l'agenda de la direction dont il dépend, prendre ses rendezvous, gérer son planning ;

> Organiser certaines réunions de travail : inviter les personnes concernées, s'assurer de la préparation de la salle,... éventuellement, assister à la réunion et rédiger les comptes rendus ;

> Préparer certains dossiers après avoir reçu les indications nécessaires du chef ou de ces autres supérieurs ;

> Se tenir informé des évolutions dans le domaine de la communication orale, visuelle plus généralement des nouvelles techniques nécessaires à l'évolution de sa fonction.

2.4. Quelques documents que le secrétaire de l'OCC tient à sa portée Dans le secrétariat de direction de l'OCC on retrouve quelques documents administratifs entre autre :

· Normes : principes d'émission du courrier,

· Normes : principes de signature du courrier,

· Normes : principes d'ouverture du courrier,

· Normes : principes de distribution du courrier,

· Accès aux bases d'information : - Horaires de transport,

- Hôtels,

· Planning des congés et des absences,

· Planning des conseils d'administration,

· Planning des réunions de direction,

· Planning des visiteurs prévus dans l'entreprise,

· Organigramme de l'OCC,

· Répertoires divers :

- Numéro,

- Etc.,

Il est à signaler que le secrétariat de l'Office Congolais de Contrôle est une structure attachée directement à la hiérarchie c'est-à-dire la Direction Générale.

Section 3 : Organisation du travail administratif dans le secrétariat de

l'OCC

La rapidité dans le travail administratif est la qualité essentielle et un critère de premier ordre pour juger une organisation.

Le rythme de circulation des documents est fonction de plusieurs facteurs dont les principaux sont :

> La cadence de circulation qui est lente ou rapide, selon la nature du travail,

> La longueur du circuit (en temps et dans l'espace),

> La complexité de l'organisation interne de certains services, etc.



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3.1. Traitement du courrier

A la réception du courrier, l'assistant de direction est chargé d'assurer le traitement de ce courrier et prépare toutes les correspondances reçues à la fin de la journée ; les rassemblent et va déposer ça dans le bureau du chef pour la signature.

Et après que le chef ait approuvé, il les récupère puis les envois au bureau de l'administration qui lui à son tour est chargé à leurs distributions auprès des services, bureaux, départements à qui de droit.

Le secrétaire, reçois tous les courriers entrant et sortant, il peut confier leur traitement à ses collaborateurs au cas où il est appelé à faire autres tâches, l'assistant de direction à son tour assure leurs gestions en les enregistrant, dans le registre des lettres de l'OOC, les classant et il est chargé de rédiger le rapport hebdomadaire qu'il soumet à son chef direct qui est le secrétaire.

En outre, à l'OCC, le traitement du courrier suit la procédure normale mais caractérisé par la lenteur dans l'accomplissement de cette tâche et la gestion du temps n'a pas sa place dans la dite institution.

Car pour bien gérer son temps il faut avoir un planning du travail convenable pour l'accomplissement des tâches. Signalons aussi que le traitement de courrier suit le circuit normal en respectant toutes les étapes mais seulement qu'on n'arrive pas à déterminer les priorités par rapport avec le traitement du courrier en fonction du temps.

3.2. Programmation des activités par le secrétaire de l'OCC

Programmer les activités signifie établir un projet de réalisation d'une suite d'occupation déterminée. La programmation se fait par le programmeur qui est un spécialiste de la programmation d'un programme imposé ou non. Parmi les activités à programmer il y a d'abord :

? Les tâches à exécuter immédiatement,

? Les tâches à faire à une date fixe,

? Les tâches sans délais fixe ou date fixe.

L'assistant de direction de l'OCC, programme ces activités de la manière suivante :

? Les tâches à exécuter immédiatement sont des tâches

habituelles et prioritaires elles doivent être incorporées à l'avance dans un plan de travail prévu à cet effet, lorsqu'on a pu estimer le temps moyen à leurs consacrés et lorsqu'l est possible de prévoir le moment de la journée ou l'on pourra les exécuter,

? Pour lui, les tâches à faire à une date fixe sont à intercaler dans des moments laissés libres par les tâches habituelles et prioritaires enfin qu'elles soient exécutées avant la date prévue et sans précipitation.

Il est à signaler qu'un travail négligé finit par devenir urgent pour cela il faut disposer suffisamment le temps.

Ainsi les tâches qu'on remet à plus tard sont d'abord les tâches délicates c'est-à-dire les tâches qui nécessitent une réflexion, les tâches fastidieuses ou ennuyeuses, les tâches nécessitant une préparation dans le rassemblement des éléments nécessaires à son exécution.

> Les tâches sans date fixe sont celles qu'il repousse volontiers. Dans le plan de travail il faut à signer un jour ou une période fixe à ces genres des tâches c'est-à-dire les tâches qui demandent une réflexion, exigent une longue exécution, requiert à la fois une fois et le temps.

En effet, toutes les tâches évoquées tout de suite se retrouvent au secrétariat de l'OCC alors elles exigent une certaine méthodologie appropriée pour les aborder elles sont intégrées dans l'élaboration journalière du secrétariat de l'OCC, planning de travail pour une bonne exécution, il est nécessaire de les hiérarchiser de manière conséquente et intelligible en tenant compte des urgences ou des priorités de l'importance pour ne pas tomber dans l'oubli.

Il est à noter la planification est synonyme de l'organisation du temps selon un plan bien définit. C'est un état prévisionnel du temps et une description de diverses activités y afférents en vue de leurs réalisations en d'autres termes il s'agit d'une répartition des activités en diverses portions de temps prévus.

En se servant du graphique d'occupation on peut planifier le temps en fonction des activités à entreprendre le graphique d'occupation définit le temps de travail réel par semaine et par jour, il précise le temps passé sur chaque tâche et permet de comparer les différents temps d'exécution, la connaissance du temps passé sur chaque tâche permet de faire un état prévisionnel ou encore une planification des activités pour une journée, une semaine,...

Exemple :

> De 08h00 à 09h00 : le secrétaire frappe les lettres,

> De 09h00 à 09h 15 : il se repose,

> De 09h15 à 10h00 : il relit la lettre,

> De 10h00 à 10h15 : il place l'enveloppe et la lettre dans le signataire,

> De 10h15 à 10h17 : il quitte son bureau vers celui du chef,

> De 10h17 à 10h30 : il attend que la lettre soit signée,

> De 10h30 à 10h32 : il revient à son bureau,

> De 10h32 à 10h45 : il met les lettres sous enveloppes et les affranchit,

> De 10h45 à 11h00 : il dépose les lettres dans la corbeille courrier à expédier.



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L'assistant de direction exécute ses tâches en fonction des priorités, l'urgence et l'importance ; pour les tâches à exécuter immédiatement sont prioritaires, c'est-à-dire qu'il accorde 75% à ces tâches ; celles importantes et urgentes sont à déléguer, c'est-à-dire que 15% accordé à ces tâches.

La démarche pour gérer le temps



Est-ce à moi de le faire ?

Peut-on réduire le temps ?

Le travail est-il important ?

Revoir
l'organisation

Oui

Oui

Oui

Non

Non

Non

Limiter les interruptions faire un planning

Ne pas faire

Déléguer

3.3. Difficultés rencontrées par le secrétaire de l'OCC

Le secrétaire de l'OCC rencontrent les difficultés dans l'organisation de son travail et dans sa gestion du temps telles que :

? Dans l'organisation du travail, la planification des tâches c'est-à-dire que l'analyse et l'exécution d'une tâche consistent principalement à le décomposer en ses éléments et les classer de manière logique et ordonné ; n'enregistre pas la méthode du travail utilisée ; n'élabore aussi pas la nouvelle méthode par rapport aux failles constatées ; passer en application cette nouvelle méthode ; ne contrôle régulièrement l'application de cette nouvelle méthode en vue d'y apporter des correctifs.

D'où la planification considère tous les aspects du problème en passant par l'analyse des moyens et des contraintes autrement dit difficultés.

? Dans sa gestion du temps, l'assistant de direction de l'OCC, la préparation des tâches. Ce qui veut dire que ce dernier n'assure pas la fixation qui est d'une importance capitale dans l'exécution



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des tâches de bureau, car il permet au secrétaire de connaitre exactement des tâches à exécuter pendant 8 heures de travail, et de ne pas dépasser aussi les heures de travail c'est-à-dire 8heures, permet aussi de confier les tâches à moindre importance à ses collaborateurs pour gagner du temps.

? La difficulté pour le secrétaire de l'OCC, c'est bien souvent de connaitre l'emploi du temps de son chef pour pouvoir prendre de rendez-vous pour lui. Cela fait parti des bonnes habitudes à lui donner. Fixer à la suite des rendez-vous ayant trait à la même question enfin d'éviter de disperser l'attention du chef tout ce qui doit être utile au cours de l'entretien doit être à la disposition du chef le rendez-vous en a lieu à l'extérieur rappeler en temps utile votre chef l'heure et le lieu de ce rendez-vous ; si le chef fixe lui-même rendez-vous conformerez-vous à ces ordres.

Ainsi la préparation est toujours fonction de temps car une bonne préparation tire son efficacité par rapport au temps.

Notons que le bureau du secrétariat de l'OCC est bien équipé de tous les matériels de travail qui permettent un rendement meilleur du travail et est composé des agents de la classe IV qualifiés.

Section 4 : Fonctionnement du secrétariat de l'OCC

Toute organisation a besoin pour son émergence ainsi que sa production d'un planning de travail. Parlant de ce dernier nous y voyons figurer la gestion du temps qui compte dans le remplissage de chaque tâche dans une organisation.

Car, nous disons que, lorsqu'on sait gérer le temps, on sait également gérer les problèmes, les risques, visites, l'élaboration de budget qui ne manque jamais de faire mention dans une entreprise.

Ce dernier est susceptible d'intervenir sur l'ensemble des affaires courantes, sur les aspects administratifs organisationnels et d'échanges avec l'extérieur liées au travail de son responsable.

Par ailleurs, notons que son travail se situe en amont de la prise de décision qu'il vise à faciliter, et en aval pour permettre sa mise en oeuvre. 4.1. Gestion administrative

Au quotidien il organise des réunions, des rendez-vous, des déplacements, accueillit les visiteurs, rédige aussi les comptes rendus de réunion.

Il participe à la communication interne et externe de l'OCC et aussi au recrutement, il assure le suivi des dossiers et des missions qui lui sont confiées.

C'est donc à lui que revient la tâche de la gestion administrative

interne, mais aussi la gestion de toutes les relations externes de l'OCC. Il

sied de dire que, ce secrétariat a pour compétence :

- Une autonomie,

- Flexibilité,

- Discrétion,

- sens de responsabilités.

CONCLUSION PARTIELLE

En dehors de tous les aspects techniques de la fonction de secrétaire, il y a des éléments qui entrent en jeux et auxquels nous voulons attirer l'attention des responsables de l'Office Congolais de Contrôle, dans le travail de bureau, on mettra en pratique les mêmes principes de préparation ; c'est-à-dire pour gérer le temps et organiser mieux son travail il suffit de planifier les tâches et en accordant un volume d'heures à chacune.



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CRITIQUES ET SUGGESTIONS

Au terme de notre investigation, nous avons pu constater que la politique de la gestion du temps appliquée par l'OCC, qui est celle de l'organisation du travail administratif est avantageuse du fait qu'elle lui fait gagner en efficacité ses objectifs.

Actuellement, l'OCC ne reçoit pas des subventions de la part de son patron (Etat) à cause de la crise profonde que traverse notre pays (République Démocratique du Congo), outre cette mesure, l'OCC est appelé à participer à l'effort de la reconstruction du pays à l'instar de toutes les autres sociétés étatiques et paraétatiques.

Face à cette situation, les dirigeants de l'OCC doivent fournir beaucoup d'efforts pour qu'elle se suffise elle-même c'est-à-dire, l'OCC doit chercher à aménager sa gestion administrative ou managériale.

La gestion du temps appliquée par l'OCC, attire sa clientèle dans son contrôle, la stimule à apporter plus de tonnage puis, en appliquant cette organisation administrative, l'OCC parvient à atteindre ses objectifs fixés. Alors, l'OCC doit continuer avec cette gestion administrative, mais il doit aussi dans tous ses services appliqué cette même gestion pour le bon contrôle des biens de la population et, cela permettra à cette dernière de respecter les échéances c'est-à-ire, le respect des conventions signées.

Bien qu'il soit une entreprise publique, l'OCC doit appliquer une mesure générale pour tous ces services lors du contrôle sur tout le plan. De ce fait, nous suggérons à l'Etat congolais de faire face à ses engagements aux échéances prévues par l'OCC pour différents services à l'occurrence le contrôle, la sécurisation de la population pour la consommation des biens etc.



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CONCLUSION GENERALE

Notre étude a porté sur « De l'optimisation de la gestion du temps et de l'amélioration de la performance dans l'organisation du travail au sein du secrétariat de direction ». En effet, deux questions fondamentales ont orientées notre réflexion, à savoir : la savoir du temps facteur principal de l'organisation du travail administratif ; et l'organisation du travail administratif est liée à la gestion du temps.

En guise de l'hypothèse, nous avons estimés que la gestion du temps se justifie par la facilité et l'obligation à s'adapter à l'organisation du travail pour la gestion administrative d'une organisation/entreprise publique. D'où le travail administratif est lié à la gestion du temps dans la planification des activités et l'exécution même des tâches de bureau.

Cette rédaction nous a été scientifiquement fiable grâce à l'utilisation des méthodes comparative et analytique soutenues par les techniques documentaires et interview.

Dans l'organisation du travail, ce travail a été subdivisé dans trois chapitres repartit de la manière suivante :

Le premier chapitre, consacré aux généralités, nous a permis de définir les variables de bases et connexes. Ceci nous a fait connaitre que toute entreprise vise l'atteinte des objectifs, alors de ce fait, cette dernière met tous les moyens matériels et humains pour atteindre ces objectifs. La bonne organisation du travail administratif dans sa gestion du temps abouti à un meilleur rendement et l'atteinte des objectifs assignés par une organisation dont la gestion administrative est assurée par un organe moteur au sein de celle-ci qui est le secrétariat de direction.

Quant au deuxième chapitre, le travail s'est circonscrit autour de la présentation de l'Office Congolais de Contrôle, entreprise de droit congolais qui est soumise actuellement à la réforme administrative tel que commandées par le droit d'OHADA, et transposer à un établissement public à caractère scientifique et technique.

Le troisième chapitre enfin, a concerné la gestion du temps comme facteur principal de l'organisation du travail administratif. D'où le temps ne pas le seul apanage pour le travail administratif, mais il est plutôt aussi nécessaire pour la réalisation des activités vitales dans chaque organisations entre autre : famille, association, église, compagnie, entreprise ou société pour l'atteinte des objectifs assignés ; pour mieux gérer son temps il faut planifier les activités.

En fin, au quatrième, a porté sur le fonctionnement et organisation du travail administratif dans le secrétariat de l'Office Congolais de Contrôle c'est-à-dire pour gérer le temps et organiser mieux son travail il suffit de planifier les tâches et en accordant un volume d'heures à chacune.

La gestion du temps ne pas le seul apanage pour les gestionnaires des entreprises dans la réalisation de leurs tâches de bureau ; mais aussi tient part de tous les aspects socio-vitaux c'est-à-dire l'église, école, famille et autre sont appelés à planifier leurs tâches.

C'est ainsi que nous avons démontrés cet apport à travers différentes méthodes te techniques de l'organisation du travail, partant de la gestion du temps présente un apport de grand intérêt, surtout en rapport avec l'amélioration de la performance du travail qui soumet l'OCC à une planification des activités au sein d'un secrétariat de direction.

Ainsi donc, disons que la gestion du temps permet le rendement meilleur et efficace du travail dans la planification des tâches, elle permet aussi de gagner en efficacité ses heures de travail.



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BIBLIOGRAPHIE

1. OUVRAGES

1. AMIDOU ADAMOU, gestion du temps et efficacité du personnel, édition Cotonou, Benin 2008

2. AUBERT N., culte d'urgence : la société malade du temps, éd. Flammarion, Paris, mars 2003

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4. FAYOL HENRY., introduction à la théorie de l'organisation, édition Dalloz, paris 1971.

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6. LORIOL, M., la notion de la mauvaise fatigue, édition, Paris, 2000

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8. PERETTI, J.M., gestions des ressources humaines, 15eme édition, Paris 2008

9. RONGERE P., méthodes des sciences sociales, éd. Dalloz, paris, p. 18

10. SERVANT, J.L, le nouvel art du temps, éd. Albin Michel,
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2. DICTIONNAIRES ET REVUES

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3. Dictionnaire micro robert, édition le robert, paris, 1971, p. 855.

4. Dictionnaire, petit Larousse, éd. Illustré paris, 2007, p. 758

3. TEXTES LEGAUX ET RAPPORTS

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2. Décret N° 09/42 du 03/12/2009 fixant les statuts d'un établissement public à caractère scientifique et technique dénommer Office Congolais de Contrôle « OCC » en sigle

3. Rapport annuel à l'Office Congolais de Contrôle 2011-2015

4. Source : Office Congolais de Contrôle, division coordination des agences

5. Source : Office Congolais de Contrôle, division de laboratoire

6. Source : Office Congolais de Contrôle, division métrologie et control technique

7. Source : Office Congolais de Contrôle, division société minière

4. NOTES DES COURS

1. ASSANI MPOYO, notes de cours d'introduction à la recherche scientifique, G2 Droit, UNIKIN, 2006-2007

2. KALUNGA MAWAZO., note de cours de management des entreprises, G2 SCOFI, ISC L'shi, 2014-2015.

3. KIPOKE SUMAILI, notes de cours d'organisation et technique de secrétariat, G1 SEDI ISC, 2013-2014, inédit

4. KITABA KYAGOYANYS, cours d'initiation à la recherche scientifique, G2 SCOFI ISC 2014-2015, inédit

5. MANGALA FRANCOIS., notes de cours d'organisation et technique de secrétariat, G2 SEDI, ISC/L'shi, 2014-2015, inédit

6. MBONGO MPASI, cours d'initiation à la recherche scientifique, G2 SEDI ISC 2014-2015, inédit.

7. MBUYU KABAMBA, cours de méthodes de recherche en sciences sociales, inédit, G3 SPA/UNILU, extension de Kolwezi

8. MPELA BOHOLO, notes de cours de gestion du personnel, G3 SEDI, ISC, 2015-2016, inédit

5. TRAVAUX

1. KASITA BWIR, (( la dialectique de gestion du temps et son impact sur le rendement du personnel dans une entreprise », TFC ISC 2014-2015, inédit

2. MAOLE NGOYI, (( la gestion du temps et son impact dans l'organisation d'une entreprise », TFC ISC 2014-2015, inédit.

3. ULOMB TSHINAN, (( la problématique de l'organisation du travail d'un secrétaire et son impact sur l'emploi du temps du chef », TFC ISC 2014-2015, inédit

6. WEBOGRAPHIE

1. http : // www. Wikipédia. Com

2. http : // www. Google. com.



65

TABLE DES MATIERES

EPIGRAPHE I

DEDICACE II

IN MEMORIAM III

AVANT PROPOS IV

INTRODUCTION GENERALE 1

01. PRESENTATION du SUJET 1

02. CHOIX et INTERET DU SUJET 2

a. Choix 2

b. Intérêt 2

03. DELMITATION SPATIALE et TEMPORELLE 2

a. Délimitation spatiale 2

b. Délimitation temporelle 3

04. ETAT DE LA QUASTION 3

05. PROBLEMATIQUE et HYPOTHESE 6

a. Problématique 6

b. Hypothèse 6

06. METHODES et TECHNIQUES 7

a. Méthodes 7

+ Méthode analytique 7

+ Méthode comparative 7

b. Techniques 8

+ Technique documentaire 8

+ Technique d'interview 8

07. PLAN SOMMAIRE 8

Chapitre 1. LES GENERALITES 10

1.1. Introduction 10

Section 1 : Définition des concepts 10

a. Concepts de bases 10

+ Optimisation 10

+ Gestion du temps 10

+ Amélioration 11

+ Organisation 11

+ performance 12

b. Concepts connexes 12

+ Entreprise 12

+ Tâche 13

+ Planification 13

Section 2 : Notions sur la gestion du temps 17



66

2.1. Introduction 17

2.2. Comment gérer le temps 18

· Les objectifs 18

· Planifier 18

· La liste des tâches 18

· Le cycle d'efficacité 19

1.2. Conclusion partielle 19

Chapitre 2. OFFICE CONGOLAIS DE CONTROLE 20

2.1. Introduction 20

2.2. Présentation de l'entreprise 20

Section 1 : Dénomination et historique 20

+ Objet social 20

+ Caractère obligatoire de contrôle 21

+ Secteur d'activité et nature exacte d'activité 21

+ Office 21

· Lieux de contrôle et but de contrôles 22

· Contrôle de l'exportation 22

· Le contrôle à l'importation 22

· Contrôle avant embarquement 22

· A l'entrée de la RDC 23

· Contrôle de la production industrielle locale 23

· Les contrôles techniques 23

· Commissariat d'avarie 23

+ Mission de l'OCC 24

Section 2 : Organisation structurelle et fonctionnelle 24

a. Structure 24

· Division d'exploitation 25

· Service contrôle importation 26

b. Fonctionnement 27

· Mode d'organisation 27

· Mode de gestion 27

c. Conclusion partielle 28

d. Organigramme 29
Chapitre 3 : GESTION DU TEMPS FACTEUR PRINCIPAL DE

L'ORGANISATION DU TRAVAIL ADMINISTRATIF. 30

Introduction 30

Section 1 : Organisation du secrétariat 30

1.1. Implantation des locaux 30

+ Aménagement des locaux 31

+ Attributions du poste de travail 31

+ Le profil du poste 32



67

+ Fonction du secrétaire de direction 32

2.1. Organisation du travail administratif 33

+ Pourquoi organiser 33

+ Comment organiser 33

+ Définition du mot O.S.T 34

+ Organisation scientifique du travail 34

+ Organisation du travail dans le temps 35

+ Comment s'organiser de façon à tirer 39

Section 2 : Amélioration de la performance du travail 41

+ Méthodes du travail 41

+ Méthodes et techniques du travail 41

+ Outils de travail 42

+ Avantages d'une bonne planification 46

+ Conseils pratiques 46

Section 3 : Gestion du temps 47

+ Qu'est-ce que la gestion du temps 47

+ Comment gérer 47

+ Gérer le temps 48

+ Savoir organiser son temps 50

+ Aménagement du temps de travail 50

+ Conclusion partielle 50

Chapitre 4 : FONCTIONNEMENT et ORGANISATION DU TRAVAIL

ADMINISTRATIF 51

Introduction 51

Section 1 : Organisation du secrétariat 51

> Plan matériel 51

> Plan administratif 52

Section 2 : Qualités du préposé 52

> Missions 52

> Attributions 53

> Rôles 53

> Documents administratif 54

Section 3 : Organisation du travail administratif 54

> Traitement du courrier 55

> Programmation des activités 55

> Démarche pour gérer le temps 57

> Difficultés rencontrées 57

Section 4 : Fonctionnement du secrétariat 58

> Gestion administrative 58

Conclusion partielle 59

CRITIQUES ET SUGGESTIONS 60



68

CONCLUSION GENERALE 61

BIBLIOGRAPHIE 63

TABLE DE MATIERE 65