Pour une diffusion électronique des actes réglementaires et des communications du ministère de l'environnement, de l'habitat et de l'urbanisme (mehu) au Bénin.

Paragraphe 2 : Situation actuelle des archives du MEHU

Dans le paragraphe précédent, nous avons vu que le SPA du MEHU existe physiquement et dispose d'une base réglementaire. Il fonctionne suivant ses ressources et est confronté à un certain nombre de problèmes.

III. Fonctionnement du Service de Pré Archivage

Comme ressources, on peut noter que le SPA du MEHU est animé par un spécialiste du domaine, un archiviste ayant le diplôme du cycle I de l'Ecole Nationale d'Administration et de Magistrature (ENAM).

Aussi dispose-t-il, en dehors du bureau de l'archiviste, de trois salles tenant lieu de dépôt de pré archivage et de moyens matériels tels que : un micro-ordinateur sur pied acquis en 2007, une imprimante HP acquis en 2007, quatre vingt quatre rayons en bois ayant une capacité de 5,7 mètres linéaires (m.l.) chacun, quatre armoires métalliques d'une capacité de 6,70 m.l. chacune, six meubles spéciaux capables de ranger chacun douze cartes et plans.

La masse documentaire constituée par les archives du MEHU peut être estimée à 452 860,3 m.l.^5(*) dont 6 558 m.l. conservés dans les trois dépôts. On y retrouve :

- les correspondances ;

- les dossiers du Conseil des ministres ;

- les textes législatifs et réglementaires surtout ceux relatifs aux secteurs du ministère ;

- les rapports d'activités ;

- les rapports relatifs aux contrôles et aux opérations de vérification ;

- les dossiers relatifs à la coopération technique ;

- les dossiers relatifs à la passation des marchés publics ;

- les dossiers relatifs aux campagnes de sensibilisation ;

- les contrats passés avec les stations de radio et les ONG ;

- les dossiers individuels du personnel ;

- les notes de présentation du budget ;

- les bilans d'exécution du budget ;

- les rapports de monitoring et de performance ;

- les fiches d'enquête ;

- les annuaires statistiques ;

- les factures ;

- les fiches d'engagement de dépense ;

- les dossiers de Journées Mensuelles pour un Environnement Sain ;

- les dossiers des projets dont ceux de "Biodiversité" et de "OZONE" ;

- les dossiers relatifs aux rencontres internationales et aux conventions réglementant les domaines de compétence du ministère ;

- les attestations de catégorisation des entreprises de construction ;

- les plans ;

- les dossiers relatifs à la construction d'ouvrages publics ;

- les dossiers relatifs aux lotissements, aux projets d'urbanisme, de réhabilitation de voirie, d'assainissement, de pavage, d'aménagement et de drainage de voies urbaines ;

- les journaux.

Ces documents sont rangés dans des boîtes d'archives ou des chronos et disposés sur des rayons, dans des armoires métalliques ou en bois.

Les documents sont transférés suivant les humeurs des agents ou lors de passation de pouvoirs entre autorités et non suivant la programmation établie par le service. Certains agents sont réticents quant au transfert des documents, tandis que d'autres déposent les documents dont ils n'ont plus besoin devant les dépôts à l'insu de l'archiviste.

En ce qui concerne le traitement physique des documents, le service fait recours aux cabinets privés sélectionnés suivant les règles de passation de marchés en vigueur pour mettre à jour le fonds documentaire. Ainsi, dans l'un des dépôts, des documents triés, classés, conditionnés et rangés sur les rayons cohabitent avec des documents non traités.

Dans son fonctionnement quotidien, le service s'occupe accessoirement de tâches administratives confiées par le Secrétaire Général du Ministère du fait du manque de personnel et principalement de la satisfaction des besoins en informations du personnel et des clients externes. Le personnel a besoin de tous types d'informations alors que les usagers externes s'intéressent aux actes régissant les secteurs d'activités du ministère. Pour satisfaire les requêtes de document, le répertoire descriptif du fonds documentaire et les bases de données sur les actes réglementaires et les communications en Conseil des Ministres sont exploités. Lorsque le document recherché est retrouvé dans la base ou sur le répertoire, l'archiviste parcourt la cour du ministère pour aller prendre l'acte voulu et le remettre au requérant qui se chargera de la photocopier après avoir laissé une pièce d'identité.

Au terme de cet exposé relatif au fonctionnement du SPA du MEHU, on se rend bien compte qu'il est confronté à un certain nombre de problèmes ou de points d'amélioration relevés au cours du stage. Ces problèmes méritent d'être pris en considération pour rendre totalement fonctionnel le SPA.

* ⁵ Ce nombre est obtenu par l'évaluation des masses documentaires des archives du MEPN (étude 2010) et des archives du MUHRFLEC (étude 2011).