Pour une diffusion électronique des actes réglementaires et des communications du ministère de l'environnement, de l'habitat et de l'urbanisme (mehu) au Bénin.

II. Présentation du Service de Pré Archivage du MEHU

Depuis sa création en 1991, le Ministère de l'Environnement, de l'Habitat et de l'Urbanisme (MEHU) a produit et reçu une importante masse documentaire qui n'a jamais été prise en charge pour faciliter la recherche des informations recherchées en temps réel. C'est conscient de l'importance des documents, que les autorités dudit ministère ont fait réaliser en 2002 une étude technique d'évaluation des archives aboutissant à une analyse des besoins et à une proposition d'actions concrètes pour mieux organiser les archives.

Pour mettre en oeuvre les solutions proposées, elles ont recruté en 2003 suivant les procédures normales de passation des marchés publics, un cabinet pour leur apporter une assistance à la mise en place d'un système d'archivage opérationnel. De 2004 à 2005, ce cabinet a traité physiquement les documents de toutes les structures, réalisé sous WINISIS une base de données "Envrec" sur l'état général du fonds traité et formé les Points Focaux/Archives (PFA). Pour accompagner la prestation de cette structure privée, le MEHU a acquis des fournitures de bureau, des meubles de rangement, du mobilier de bureau et le matériel informatique nécessaires aux travaux et au fonctionnement du service.

Le Service de Pré Archivage du MEHU a été alors lancé officiellement en mars 2006 quelques jours avant la scission du ministère en deux : d'une part, le Ministère de l'Environnement et de la Protection de la Nature (MEPN) régi par le décret n° 2007-493 du 02 novembre 2007 et d'autre part le Ministère Délégué Chargé de l'Urbanisme, des Logements, de la Réforme Foncière et de la Lutte contre l'Erosion Côtière auprès du Président de la République (MDCULRFLEC/PR) régi par le décret n° 2007-447 du 02 octobre 2007^2(*) et qui deviendra plus tard Ministère de l'Urbanisme, de l'Habitat, de la Réforme Foncière et de la Lutte contre l'Erosion Côtière (MUHRFLEC). Après cette scission, le service a été placé sous la tutelle du MEPN en attendant la création d'un tel service au ministère en charge de l'urbanisme.

Entre 2006 et 2011, le Service de Pré Archivage du MEPN a procédé au retrait des bureaux des archives et à leur traitement (2007-2008), à l'élaboration de deux bases de données sous WINISIS : l'une "Actes" sur les décrets, arrêtés et décisions signés par les ministres en charge de l'environnement et l'autre "Comecm" sur les communications introduites en Conseil des Ministres par le ministère (2009), à la réalisation d'une étude de faisabilité de la mise en place d'un système de Gestion Electronique des Documents - GED - (2010) et à la formation des Points Focaux/Archives - PFA - (2011). Aussi, est-il inscrit depuis 2010 dans le budget du ministère, une ligne de crédit exclusivement consacrée à la gestion des archives^3(*). Quant au Service de Pré Archivage du MUHRFLEC, il a procédé au traitement des archives intermédiaires en 2010 et à la réalisation en 2011 de l'étude pour la mise en place de son système d'archivage. C'est sur ses réalisations que la fusion des deux ministères est intervenue en 2011.

Le Service de Pré Archivage du MEHU est prévu dans les dispositions des décrets cités supra et des arrêtés portant attributions des Secrétariats Généraux du Ministère et existe physiquement. Il « assure la mémoire du ministère et est le point focal de la Direction des Archives Nationales (DAN). »^4(*) A cet effet, il doit mener les actions suivantes :

- réceptionner tous les actes et dossiers sortis du classement courant ;

- faire le traitement manuel et électronique des documents semi-actifs ;

- assurer la conservation des documents semi-actifs ;

- communiquer aux structures les documents semi-actifs ;

- assurer le versement des documents historiques à la DAN ;

- sensibiliser les structures du ministère aux bonnes pratiques en matière d'archivage ;

- assurer la publication de tout document ayant trait à la mémoire du ministère ;

- organiser la participation du Secrétariat Général du Ministère aux sessions du Conseil National des Archives.

Aux termes de cet arrêté, le SPA est composé de deux divisions : la Division de la Centralisation et du Traitement des Archives et la Division de la Communication des Archives.

Le contexte de la création et de l'évolution du Service de Pré Archivage du MEHU étant clarifié ainsi que ses attributions et son organisation, il s'avère nécessaire de décrire la situation actuelle des archives de ce département ministériel.

* ² A l'heure où nous réalisons cette étude, le projet de décret de l'actuel MEHU n'est pas encore adopté par le Conseil des Ministres. Nos réflexions auront donc pour référence les décrets régissant le MEPN et le MUHRFLEC.

* ³ Pour l'année 2010, dix millions (10.000.000) de francs CFA ont été prévus, et pour 2011, quatre millions (4.000.000) de francs CFA ont été consacrés à la gestion des archives.

* ⁴ Article n°18 de l'arrêté n° 006/MEPN/DC/SGM/SA du 14 février 2007 portant attributions, organisation et fonctionnement du Secrétariat Général du MEPN.