Analyse des opérations bancaires de la banque centrale du Congo.

B.1.2. Documents utilisés et comptabilisation

Une bonne tenue des documents et une comptabilisation systématisée apparaissent comme un puissant élément de contrôle et de vérification. C'est ainsi qu'un certain nombre de document est utilisé dans les opérations de compensation.

a) La feuille de liquidation

C'est un document qui retrace l'ensemble des opérations réalisées par une banque donnée pour une journée et une séance données. C'est le document par excellence pour la traçabilité des opérations. Chaque délégué qui a au-moins une opération, doit remplir une feuille de liquidation. Cette feuille se présente sous forme d'un tableau et les informations sur ce tableau nécessitent une lecture particulière. Voici le modèle d'une feuille de liquidation :

Modèle d'une feuille de liquidation

BANQUE CENTRALE DU CONGO

Chambre de compensation : 1^ère Séance

KIN, le 12/10/2012

FEUILLE DE LIQUIDATION DE : BANK OF AFRICA (BOA)

NOMBRE	DDOIT	BANQUE		AVOIR
		BANQUE COMMERCIALE DU CONGO
		BANQUE INTERNATIONALE DE CREDIT
		RAWBANK
		BG FIBANK
		CITIBANK
		STANBIC BANK
		BANK OF AFRICA
		PROCREDIT BANK
	XXi	TOTAUX TOTAL GENERAL Solde créditeur Solde débiteur	XXj
	YYi		YYj
	ZZi		FZj

Source : BCC

La feuille de liquidation ci-dessus est celle de la BOA. Elle comprend deux grandes colonnes « doit » et « avoir » à côté desquelles on associe le nombre de pièces. Trois lignes sont réservées pour chaque banque. Sur la partie « doit », on enregistre électroniquement à la 1^ère ligne les avis de débit présentés par la BOA et à la 3^ème ligne, les avis de crédit reçus à la chambre de compensation. Sur la partie « avoir », on enregistre à la 1^ère ligne, les avis de crédit présentés ; à la 3^ème ligne, les avis de débit reçus.

La ligne Zi présente le total général de tous les encaissements perçus par la BOA et la ligne Zj présente le total général de tous les décaissements réalisés. De ce fait, on peut dégager le solde de cette banque qui sera :

Ø Créditeur si les encaissements excèdent les décaissements (Zi > Zj) ;

Ø Débiteur si les décaissements excèdent les encaissements (Zj > Zi) ;

Pour un membre compensateur, les avis de crédit représentent les encaissements tandis que les avis de débit représentent les décaissements à opérer^68(*).

b) L'ordre de crédit ou débit

C'est un document par lequel un membre de la Chambre de Compensation demande à la BCC de porter au débit ou au crédit de son compte courant, le solde débiteur ou créditeur d'une séance donnée. Ce document est toujours attaché à la feuille de liquidation et déposé par le délégué auprès du président de la séance.

c) La Liquidation des soldes

C'est le document qui enregistre les soldes de compensation sur un formulaire unique en séparant les débiteurs des créditeurs de sorte que l'on vérifie leur égalité.

d) La Balance des opérations

Ce document établit l'égalité du nombre et de la valeur des pièces reçues et présentées par l'ensemble des membres compensateurs.

Il faut signaler que ces deux derniers documents sont établis par le président de la séance pour le contrôle des opérations de compensation c'est-à-dire, vérifier sur le plan arithmétique que les opérations se sont dénouées sans erreur. D'autres documents accompagnent les pièces comptables et les titres, notamment le bordereau de livraison qui accompagne les avis de débit que l'on présente en Chambre ainsi que le bordereau récapitulatif des avis de crédit^69(*).

Enfin, le suivi, le contrôle et la comptabilisation des opérations se font grâce aux logiciels C. HOUSE et NAVISION.

* ⁶⁸ KABALA O., op. cit. p.35

* ⁶⁹ Banque Centrale du Congo, Fascicule...op. cit.