I-2 - Le risque d'erreur Comptable
Le contrôle des opérations comptable des
opérations consiste à s'assurer des points suivants :
Le contrôle de la régularité de la
tenue de la comptabilité ;
Nous allons limiter notre travail ici exclusivement au
traitement comptable des opérations bancaires propres. La
comptabilité générale ne fait donc pas partie de ce
travail car sans savoir le pourquoi, les contrôleurs n'ont pas
accès aux informations contenu dans les états financiers et ne
sont même pas en mesure d'en jugé la fiabilité ou donner
leur opinion sur les informations contenues dans ces états. C'est qui
est t'un frein à l'exercice de la fonction du contrôleur. Ceci est
sûrement la volonté de la direction d'orienter son contrôle
beaucoup plus sur le contrôle des espèces et des opérations
courantes.
Ce contrôle vise à s'assurer que la
comptabilité est tenue de façon régulière au jour
le jour et sans interruption de manière à assurer la
traçabilité des opérations. Ce type de contrôle est
très important puisque les agences du CREDIT MUTUEL SA ne sont pas
connivences en réseau et il existe un flux important des
opérations propres à l'agence mais aussi les opérations
déplacées effectuent en direction des autres agences du
réseau. Il est donc nécessaire de s'assurer que écritures
comptables sont enregistrées dans les comptes des clients
concernés de manière à ne pas leurs
pénalisés par le système de date de valeur, mais aussi
à s'assurer que le client qui a effectué une opération
déplacée ou émis un ordre est servi à temps avec
moins de retard possible.
La procédure prévoit donc :
Pour les clients domiciliés à
l'agence.
Pour les opérations de versement
Il n'existe pas de procédure formelle en matière
d'encaissement d'espèces, sauf celle basé sur la mémoire
et transmise de génération en génération et qui
devient par la suite une règle à respecter par toutes les
nouvelles recrues. Le contrôle ne peut se fier que à l'habitude
reconnues pour effectue les contrôles liés au versement
d'espèces pourtant nous savons bien que tout procédure doit
être écrites. En cas de problème le contrôle
s'efforce juste à demander à la caissière
« comment est que tu as fait », ou alors «
tu ne savais pas que ça se passe comme ça » ce qui pose
dont un réel problème à résoudre pour éviter
un contrôle arbitraire et éviter le doute dans la tête des
caissiers.
Nous avons pu retenir et observer de cette procédure
les éléments suivants :
- Les bordereaux de versement sont remplis par les clients
- Les caissières vérifient l'argent reçu
des clients avec un détecteur de faux billet
- Elabore un bordereau de versement informatique ou manuel
- Remette une copie du bordereau au client après
signature
- Et saisissent les versements dans les comptes du client
Pour les opérations de retrait
d'espèce.
La procédure ici est écrite et contenu dans une
note de service sûrement parce qu'il s'agit d'une opération de
sortie de fonds donc il faut donc éviter le risque de perte, la
direction est donc regardant sauf que les employés ne
s'intéressent pas du tout aux notes de service donc ne sont même
pas au courant qu'une telle procédure existe. Ici encore on observe bien
que les employés se basent toujours sur les enseignements reçus
des anciens. Ce qui pose très souvent problème dans la mesure
où même l'ancien en question n'a pas prit connaissance de l
procédure en question.
Une opération de retrait prend cours des que un client
désire retirer des fonds dans son comptes, la procédure
prévoit :
Pour tout retrait de fonds
L'opération commence au guichet
Le client remet au guichetier sa carte d'identité
nationale ou toutes pièces valides pouvant servir pour l'identifier,
ainsi que la somme qu'il désire retirer
· Le guichetier doit d'abord vérifier le solde du
client dans son compte c'est-à-dire vérifié si le client a
de la provision dans son compte
· Etabli le cheque et transmet le cheque au gestionnaire
ou au chef d'agence pour visas
· Pour tout retrait de moins de 250 000 FCFA un
guichetier confirmé peut ordonner le retrait
· Tout retrait supérieur à 250 000
FCFA seul le chef d'agence est appelé à ordonner le retrait
Une fois le visa obtenu le cheque ainsi que la carte
d'indenté du client sont transmises à la caissière qui
à son tour doit s'assurer des modalités suivantes :
· Vérifier encore la provision
· Vérifier que le montant en lettre est
équivalant au montant en chiffre
· Vérifier les signatures autorisées
· Vérifier l'identité du
bénéficiaire nom et prénom en conformité avec la
carte d'identité
Le contrôle de la mise en application de cette
procédure nous a permis de constater que le niveau d'autorisation
fixée par la direction n'est pas du tout respecté par les
employés sur le terrain du fait du nombre réduit des
employés par agence.
Pour les opérations
déplacées
Les procédures d'écrites dans le cadre des
versements et retraits d'espèces sont également en vigueur dans
ce cas. La suite ici consiste à d'écrire comment une
opération quitte d'une agence à une autre.
La direction dans le but de préserver son image et ses
engagements envers les clients a mis en place toute une vaste procédure
pour pallier aux problèmes de retard ou éventualités
pouvant survenir. Il est donc prévu
En cas de retrait et de versement déplacés
L'agence qui encaisse ou paie un chèque est tenu
d'informer directement l'agence de domiciliation du client concerné soit
par téléphone ou fax, qui à leur tour se charge de
mouvement directement le compte du client sur avis.
Pour des retraits de montant élevé une copie du
cheque signer par le client est d'abord transmise à l'agence de
domiciliation pour vérification des signatures et autorisation, puis ce
même faxe est retransmis avec l'accord du chef d'agence de domiciliation
pour paiement.
En suite une pièce de liaison est établie pour
transmettre le chèque à l'agence de domiciliation.
Les références sont également
codifiées selon une procédure bien précise
Chaque référence comporte 7 chiffres
Les agences ne s'ouvrent pas les comptes
réciproquement, mais toutes les agences du réseau sont
directement rattachées à l'agence siége qui est carrefour
Anatole et par conséquent la première agence du réseau
CREDIT MUTUEL. Ce qui veut dire que toutes les opérations
déplacées de l'entreprise transitent par l'agence siège
Pour les références d'une pièce allant de l'agence D' AKWA
vers l'agence de MBOPPI. A cet effet, un registre de référence
est donc tenu dans chaque agence selon le type d'opération effectue.
On distingue donc
· Un registre pour les opérations diverses
nommé « OPD », ce registre enregistre toutes les
opérations de versement et paiement déplacés en direction
des autres agences
· Un registre pour les opérations de
trésorerie nommé « OPT » qui enregistre les
opérations de trésorerie interne propre à CREDIT MUTUEL
· Un registre pour les opérations western Union,
cette activité représente le gros du chiffre d'affaires du CREDIT
MUTUEL est nécessite une attention particulière d'ailleurs, c'est
la seul activité qui est suivi par les procédures internes de
bout en bout même si le problème réside toujours dans la
mise en application.
Pour chaque registre les références ont une
signification. Avant il convient de préciser que dans le plan comptable
des établissements financiers le chiffre « 1 »
représente les opérations de trésorerie et le chiffre
« 9 » représente les opérations diverses.
L'agence qui initie une pièce de consolidation respecte
l'ordre suivant :
· Premier chiffre agence de destination de la
pièce de consolidation ;
· Puis le chiffre 0 suivi maintenant soit du
« 1 » pour trésorerie ou du
« 9 » pour divers ;
· Les trois derniers chiffres représentent le
numéro d'ordre suivi chronologiquement dans les registres.
Au contrôle nous nous attardons sur tout ces aspects car
un manquement observe peut entraver la procédure et cause
d'énorme dégât à l'entreprise, nous avons donc
constaté que ces procédure ne sont pas toujours observé
surtout celle consistant à faxer le chèque d'un client à
l'agence de domiciliation pour obtenir l'autorisation du chef d'agence ou du
gestionnaire du compte.
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