CHAPITRE II. ANALYSE DE L'EXISTANT
Ce travail nécessite de consulter un grand nombre de
documents afin de disposer d'informations conséquentes. Il faudra par la
suite procéder à une identification et une classification pour
gérer correctement cette masse de données.
2.1. But :
Le but de l'analyse existant est de permettre le recensement des
points fort et
des faibles du système existant. L'analyse existant
poursuit les objectifs suivant la connaissance du système de l'existant
en tenant compte des aspects suivant14 :
? L'étude de la structure et le fonctionnement du
service concerné par l'application ;
? L'étude des postes de travail qui concourent à la
réalisation des tâches ; ? L'étude des documents lesquels
sont porteurs de flux d'informations ;
? L'étude de la circulation des informations ; bien
identifier les acteurs et
leur niveau d'intervention dans les processus de la gestion
concernée du
point de vue matériel et humain ;
? L'étude des moyens de traitement des informations et
la proposition des solutions.
L'analyse de l'existant porte notamment sur les points suivants
:
? La présentation de l'organisation à
travers ses missions et ses activités : L'étude d'un
système doit toujours débuter par le rappel des missions qui lui
sont assignés ainsi que de tâches qu'il est appelé à
exercer dans le cadre de ces missions.
? La structure organique et les relations entre services :
L'étude de l'organigramme permet de comprendre les
procédures administratives utilisées, la raison d'être de
certains documents, les relations entre services et même entre
personnes.
? Les documents et fichiers utilisés :
L'étude des documents et des fichiers existants permet souvent de
détecter certaines causes de dysfonctionnement de la gestion
administrative de l'organisation imputables aux documents et fichiers tenus
manuellement.
? Les moyens de traitements utilisés : Il
s'agit des moyens humains et matériels en place. Cette étude
s'appesantira notamment sur :
- Leur nombre,
14MVIBUDULU KALUYIT, Méthode d'analyse
informatique, ISC Gombe, 2012, Inédit.
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- Leurs caractéristiques et leurs performances,
- Leur coût...
? Les applications opérationnelles
: il y a lieu de préciser chaque application :
- Les besoins satisfaits, totalement ou partiellement,
- Le langage de programmations utilisé,
- L'option de traitement utilisé,
- Les modalités de stockages, d'organisation et
d'accès des
fichiers.
II.1 structure fonctionnelle de gestion des projets des
établissements scolaires
II.1.0 La direction technique
Assure la direction et supervision des activités
dévolues au FPEN dans le secteur technique dont requis
régulièrement rapport pour le compte du comité de gestion.
Elle initie ou reçoit les projets se rapportant aux actions des
promotions de l'éducation nationale (promotion de l'enseignement,
promotion de l'enseigné, et promotion des institutions et
infrastructures de l'éducation). Elle présente et défend
lesdits projets ainsi que les rapports d'activités de la direction pour
leur adoption au comité de gestion.
1. Le directeur technique (dt)
Assure les attributions dévolues à la direction
technique.
a. Le chef de département technique
Dirige, anime toutes activités dévolues à ce
département :
? Actions de promotion de l'enseignement;
? Actions de promotion de l'enseigné ;
? Actions de promotion des institutions et infrastructures de
l'éducation.
Il assure la responsabilité technique de la conception
et de la faisabilité des actions de l'éducation, dont il adresse
régulièrement rapport au directeur technique avec copie pour
information à la coordination qu'il l'oriente auprès de
l'inspecteur technique pour traitement et synthèse pour le compte du
directeur général.
? Le chef de pool « Promotion de l'enseignant
»
Assure, sous la responsabilité et supervision du chef
de département technique, la conception et projets de promotion de
l'Enseignant, suivant les domaines d'intervention du FPEN à ce
propos.
? Le chef de pool « Promotion de l'Enseigné
» (Elève, Etudiant)
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Assure, sous la responsabilité et supervision du chef
de département technique, la conception des actions et projets de
promotion de l'Enseigné, suivant les domaines d'intervention du FPEN
à ce propos.
? Le chef de pool « promotion des institutions et
infrastructures de l'Education »
Assure, sous la responsabilité et supervision du chef
de département technique, la conception des actions et projets de
promotion des institutions et infrastructures de l'Education (institutions
scolaires et académiques ; infrastructures scolaires et
académiques ; services infrastructures des ministères de l'EPSP
et de l'ESU).
? Le pool Adjoint « Promotion de l'Education
»
Assiste chacun des chefs de pool « Promotion de
l'Education nationale « dans l'exécution de leurs tâches
respectives.
I. LA DIRECTION ADMINISTRATIVE ET
FINANCIERE
Assure la direction et supervision des activités
dévolues au FPEN dans les secteurs administratifs et financiers dont
requis régulièrement rapport pour le compte du comité de
gestion. Elle présente et défend les rapports d'activités
de la direction pour leur adoption au comité de gestion.
1. Le Directeur Administratif et Financier
Assure les attributions dévolues à a direction
administrative et financière. Le Directeur Administratif et Financier a
statut d'Administrateur.
2. Le Chef de Département
Administratif
Dirige, anime, coordonne toutes les activités se
rapportant aux services généraux et dévolues à ce
département :
- Gestion du personnel du FPEN ; - Intendance et service
social.
Il fait régulièrement rapport au Directeur
Administratif et Financier avec copie à la Coordination qui transmet
à l'Inspecteur Juridique pour traitement et synthèse pour le
compte du Directeur Général.
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3. Le Chef du Personnel.
Assure, sous la responsabilité et supervision du Chef de
département
administratif et financier avec copie à la coordination
qui transmet à l'Inspecteur Juridique pour traitement et synthèse
pour le compte du Directeur Général.
4. Comptable
Assure, sous la responsabilité et supervision du chef de
département financier, toutes opérations classiques relatives
à la gestion des ressources financières :
comptabilités, budget, trésorerie.
5. Le Caissier.
Assure, sous le contrôle du comptable, toutes les
opérations classiques de caisse.
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