Développement d'une application web pour l'optimisation du processus d'archivage et d'accès aux données d'une entreprise. Cas de Bell Equipement.

CHOIX ET INTERET

Nous avons choisis de fixer notre étude sur ce thème parce que nous avons constaté qu'un grand nombre d'entreprise éprouve des sérieuses difficultés dans la gestion des archives. Ce travail dégage plusieurs intérêts :

Premièrement l'intérêt que nous portons à ce sujet de recherche est, d'évaluer tout d'abord les connaissances acquises tout au long de ce premier cycle d'étude universitaire en informatique en proposant un système de gestion assister par ordinateur pour la gestion du processus d'archivage et d'accès aux données aux seins d'une entreprises.

Puis son intérêt se justifié aussi dans la mesure ou si BELL EQUIPMENT (entreprise ou est basé notre sujet de recherche) adopte cette solution il disposera d'un système informatisé de gestion d'archives.

D'une autre part ce travail constituera un socle dans la conduite et la réalisation des projets autour de l'archivage électronique, les chercheurs, étudiants et professionnels pourront s'appuyer déçu afin d'y mener d'autres projets d'études et y approfondir les recherches.

ETAT DE LA QUESTION

Nous ne sommes pas les premiers ou même le seul à parler de l'archivage électronique, d'autres auteurs bien avant nous en ont aussi parlé, parmi ces travaux nous avons mis la main sur le travail de LUDIVINE MAGREZ^1(*) (master 2 Gestion de l'information et de la documentation en entreprise), dans son mémoire il parle de comment choisir une solution de gestion d'archives. Il montre les similitudes et les différences entre l'archivage papier et l'archivage électronique, Pour lui, après études et analyses, la solution logicielle restait de loin la meilleur, il a fait une étude du marché des logiciels et en a même propose quelques un après analyse et prise en compte des contraintes budgétaire et fonctionnelles que présentaient chacun des logiciels qu'il avait sélectionné, mais aussi après la prise en compte des besoin de la CAPH^2(*). Il finit son travail en présentant les avantages de la solution logicielle.

En ce qui nous concerne, nous ne parlerons pas des logiciels que nous propose déjà le marché, nous nous limiterons à l'étude des problèmes d'archivages rencontré dans les entreprises (cas particulier de BELL EQUIPMENT), nous proposerons une solution et irons jusqu'à son implémentation.

PROBLEMATIQUE ET HYPOTHESE

PROBLEMATIQUE

BELL EQUIPMENT est une entreprise de location et vente d'engins lourds bien implantée à Lubumbashi, et comporte plusieurs représentations à travers le pays qui communiquent entre elles. Dans chaque représentation nous y retrouvons un certain nombre de départements et services qui produisent et reçoivent un certain nombre des documents liés au fonctionnement de l'entreprise.

Tous ces documents, quelque soient leurs formes, date ou même leurs support matériel, sont destinés à être conservés. On remarque là que c'est une quantité énorme d'informations acquise et produite par l'entreprise. S'il faut enregistrer les archives ou les classer, les rechercher dans des armoires ou rayons... Il va de soi que c'est un travail fastidieux. Or ce sont là les opérations quotidiennes de l'archiviste qui doit bien garder la super mémoire de BELL EQUIPMENT constitué justement des archives capable de renseigner sur l'exercice des activités.

La masse des documents qui ne cesse de croitre fait que l'entreprise éprouve une grande difficulté de disponnibiliser un document quand il est désiré par un autre service de l'entreprise. La lenteur au service d'archivage constitue un véritable disfonctionnement de l'entreprise. Lors d'un contrôle de la direction générale de l'entreprise à ce service, il peut arriver qu'il demande toutes les factures des fournisseurs pour une certaines année. Et dans ce cas l'entreprise procède souvent à un recrutement des ouvriers journalier pour effectuer cette recherche car la masse des documents est considérable. Sans oublier aussi l'élaboration du rapport qui devient un casse-tête pour l'archiviste.

Le constat que nous avons fait est que ce travail d'archivage se fait de façon rudimentaire, ce mode de gestion des archives occasionne la lenteur et la lourdeur des taches, la perte de temps dans la recherche des documents, les redondances avec risque d'incohérence... Or quand une entreprise ne sait plus maitriser ses flux d'informations, notamment ses archives qui constitue sa mémoire, elle tombe dans l'inactivité.

C'est ainsi que nous nous sommes posé les questions suivantes :

Ø Quelle serait la solution à mettre en place pour la gestion optimale des archives de BELL EQUIPMENT ?

Ø Quelles seront les avantages du à la mise en place de cette solution ?

* ¹Ludivine Magrez. Comment choisir une solution de gestion d'archives : le cas de la Communauté d'Agglomération de la Porte du Hainaut. Université Charles de Gaulle Lille 3

domain shs.info.coll. 2010. <mem 00526158>

http://memsic.ccsd.cnrs.fr/mem 00526158

* ² CAPH (communauté d'agglomération de la porte du Hainaut) : domaine d'étude de LUDVINE MAGREZ