II.1.2. Présentation du service
d'accueil
Nos recherches se sont effectuées au sein du service de
l'état - civil de la commune de Mont - Ngafula (c'est notre commune
pilote).
a. Organigramme de l'état - civil
OFFICIER DE L'ETAT - CIVIL
CHEF DE SERVICE
DACTYLOGRAPHIE
ARCHIVAGE
REDACTION DES DOCUMENTS
STATITISTIQUE
b. Distribution des tâches
Dans cette section, nous évoquerons le rôle que joue
chacun des acteurs dans la gestion de déclaration des enfants à
l'état - civil.
- Officier de l'état - civil : c`est
l'autorité supérieure dans la gestion des enregistrements des
enfants. Il est chargé de signer tous les documents de l'état -
civil pour les rendre valides. Il arrête toute décision concernant
le service de l'état - civil de sa juridiction ;
- Préposé de l'état - civil
: c`est le coordonateur du service. Il est le conseiller technique en
matière de l'état - civil de l'officier de l'état - civil
;
- Rédacteur : il est chargé
d'élaborer et d'établir tous les documents juridiques de
l'état - civil ;
- Archiviste : c'est à lui la charge de
conserver les documents de l'état - civil. Il est aussi chargé de
la distribution des documents ;
- Statisticien : effectue le calcul des
données statistiques sur
l'enregistrement des enfants. Il élabore les fiches
statistiques ;
- Dactylographe : chargé de la saisie
des documents officiels délivrés par
l'état - civil.
II.2. Analyse du système
d'information existant
Comme toute organisation, l'Etat - civil de la ville de Kinshasa
est organisé autour de trois systèmes : le système de
pilotage, le système d'information et le système
d'opération. De ces trois systèmes, seul le système
d'information va retenir notre attention. Nous verrons de quoi est-il
constitué, comment fonctionne-t-il, avec quels moyens fonctionne-t-il,
etc.
II.2.1. Circuit du déroulement
des enregistrements des enfants (narration)
Quand une personne désire s'enregistrer ou enregistrer
un(e) enfant, elle s'adresse d'abord au préposé de l'état
- civil qui est le chef de service. Selon la préoccupation du demandeur,
le préposé saura l'orienter vers le chargé de
l'état - civil concerné par ladite préoccupation. Pour
notre cas, la personne sera orientée vers le chargé de la
rédaction des documents de l'état - civil.
Pour être enregistré et/ou enregistrer un (e)
enfant, le candidat à l'enregistrement doit être muni d'une preuve
de naissance qui pourrait être un certificat de naissance
délivré par la maternité, un acte de signification de
jugement supplétif d'acte de naissance ou être muni du candidat
lui-même. Si l'enfant n'est pas déclaré par l'un de ses
parents, le mandaté doit exhiber en dehors de la preuve de naissance,
une procuration écrite par l'un des parents de l'enfant ou par un proche
des parents.
Un enfant peut être déclaré par ses parents
ou par un mandaté moyennant une procuration. Un mandaté peut
déclarer plusieurs enfants. Un enfant doit être
déclaré dans les 90 jours qui suivent sa naissance. Un enfant
doit être déclaré une et une seule fois dans un seul bureau
de l'état - civil de Kinshasa. Un bureau principal de l'état -
civil peut avoir plusieurs bureaux secondaires. La déclaration est
conditionnée par l'exhibition d'une preuve de naissance. Une preuve de
naissance peut être exhibée par plusieurs enfants. Un papa peut
avoir plusieurs femmes et une femme plusieurs maris. Un parent peut avoir
plusieurs enfants, mais il est des enfants qui n'ont pas de parents. Les
parents de l'enfant peuvent ou ne pas habiter ensemble. Un enfant des parents
apatrides acquiert la nationalité congolaise.
Sur base des renseignements fournis, le rédacteur remplit
l'acte de naissance en quatre volets, côtés et paraphés au
préalable par le procureur de la République. Les quatre
exemplaires seront remis au préposé pour apposer le visa avant
d'être renvoyés à l'officier de l'état - civil pour
validation. De là, les documents seront remis au rédacteur pour
en assurer le dispatching.
Au même moment, le rédacteur transcrit les
mêmes informations sur un papier ordinaire. Lesquelles informations
seront envoyées au service OLOGRAM pour l'impression d'un acte de
naissance plus attrayant. De son impression à sa livraison, ledit acte
passera par le rédacteur, le préposé et l'officier de
l'état - civil.
Entre-temps, on tirera la photocopie de la preuve de naissance.
L'original sera remis au propriétaire et la photocopie au chargé
des archives pour classement. Au verso de la photocopie, on marquera la date de
déclaration et on posera le visa (ce document servira de preuve pour le
retrait de l'acte de naissance).
Si l'enfant est déclaré après 90 jours qui
suivent sa naissance, il doit passer par un jugement supplétif au
tribunal de grande instance de sa juridiction. De ce jugement, il obtiendra
l'acte de signification de jugement supplétif d'acte de naissance
moyennant un frais. Ce document servira comme preuve pour enregistrement
à l'état - civil. Avant d'aller au tribunal, le demandeur doit
s'acheter l'attestation de naissance à l'état - civil.
Sur les quatre volets de l'acte de naissance établis, le
premier sera remis au demandeur et les trois autres à l'archiviste. Qui,
à son tour, enverra le deuxième volet à la division
urbaine du ministère de l'intérieur pour archivage, le
troisième au parquet de grande instance et le quatrième volet
sera classé au service de l'état - civil.
Parallèlement à l'élaboration de l'acte de
naissance, le
rédacteur remplit le registre des naissances lequel
servira de base pour les données statistiques.
Lors du retrait de l'acte de naissance, la personne qui vient
retirer doit exhiber la preuve de naissance exhibée lors de
l'enregistrement.
A la fin de chaque mois, trimestre et année ; le
chargé des statistiques élabore la liste des naissances par
quartier en deux exemplaires. L'un des exemplaires sera envoyé à
la division urbaine du ministère de l'intérieur et l'autre
conservé au service de l'état - civil pour classement. Avant cet
envoi, le document doit d'abord être validé par le
préposé et l'officier de l'état - civil.
Quant au tableau synoptique annuel, il sera nourri des
données qui proviendront du service de la population sur les naissances
réelles survenues mais non déclarées.
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