5.10 La gestion par
activités
La mesure de la performance d'une organisation est
essentielle. En effet les dirigeants cherchent constamment à disposer
d'outils permettant d'avoir une vue plus globale de leur entreprise, d'un
secteur d'activité ou même d'un client ou encore des outils de
mesure multiple de la performance en vue de son amélioration.
De ce fait, la conception d'un système de
comptabilités par activités permet de disposer d'une base de
données aux possibilités multiples telles que :
- le calcul des coûts des différents produits ou
services de manière plus pertinente
- l'étude de rentabilité des clients à
travers une analyse des activités qui permet de mieux suivre la
consommation des ressources en s'appuyant sur une analyse des activités,
de leurs coûts, des causes à l'origine de leur coût
- un diagnostic interne pouvant permettre d'une part la
révélation de nombreux disfonctionnements et d'autre part
susciter l'identification des voies d'amélioration à travers un
plan de réorganisation. cela rendra possible par exemple la prise de
décision de sous-traitance, la suppression des activités n'ayant
pas de valeur aux yeux des clients, la réduction du temps des
activités, l'affectation des ressources ainsi dégagées aux
activités les plus indispensables (celles qui apportent de la valeur
pour le client et qui détermine le succès de l'entreprise).
La démarche ABC comme le souligne Alazard &al
(2004,266) « intégrée à d'autres méthodes
comme celles du coût cible ou du management par projet semble
fournir une base fiable pour orienter les politiques de fixation des prix de
vente et d'amélioration continue des processus.
A partir de cela nous allons procéder à quelques
analyses qui sont nées des résultats de nos divers calculs.
|
Tableau N°33 : Structure de consommation des
ressources du bureau par les activités
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Activités
|
Main d'oeuvre
|
Consommables
|
Charges
des services extérieurs
|
Amortissement des locaux
|
Amortissement des équipements
|
Charges d'entretien des locaux
|
Charges de gardiennage
|
Voyage et déplacement
|
Charges de maintenance
|
Autres charges de gestion
|
Total consommation
|
Pourcentage consommation
|
|
Coordonner administrativement et financièrement le
bureau
|
3,17%
|
7,19%
|
3,71%
|
6,86%
|
2,91%
|
5,81%
|
5,81%
|
13,67%
|
11,28%
|
2,22%
|
62,63%
|
2,76%
|
|
Superviser les opérations d'octroi de crédits
|
3,17%
|
3,09%
|
3,71%
|
6,86%
|
2,91%
|
5,81%
|
5,81%
|
13,67%
|
11,28%
|
2,22%
|
58,53%
|
2,60%
|
|
Superviser et contrôler les opérations de suivi
|
3,17%
|
3,09%
|
3,71%
|
6,86%
|
2,91%
|
5,81%
|
5,81%
|
13,67%
|
11,28%
|
2,22%
|
58,53%
|
2,60%
|
|
Prospecter la clientèle
|
9,23%
|
9,58%
|
4,30%
|
3,27%
|
7,16%
|
3,27%
|
3,27%
|
0,00%
|
2,71%
|
8,33%
|
51,12%
|
8,29%
|
|
Monter et analyser les dossiers de crédit
|
9,23%
|
16,12%
|
4,30%
|
3,27%
|
7,16%
|
3,27%
|
3,27%
|
0,00%
|
2,71%
|
8,33%
|
57,66%
|
8,54%
|
|
Suivre les crédits
|
9,23%
|
11,05%
|
4,30%
|
3,27%
|
7,16%
|
3,27%
|
3,27%
|
0,00%
|
2,71%
|
8,33%
|
52,58%
|
8,34%
|
|
Produire les rapports mensuels
|
9,23%
|
2,70%
|
4,30%
|
3,27%
|
7,16%
|
3,27%
|
3,27%
|
0,00%
|
2,71%
|
8,33%
|
44,24%
|
8,03%
|
|
Accueillir les clients
|
3,26%
|
0,31%
|
4,87%
|
3,41%
|
5,64%
|
3,41%
|
3,41%
|
0,00%
|
3,20%
|
3,81%
|
31,31%
|
3,64%
|
|
Aider le client pour le remplissage des fiches
|
3,26%
|
0,51%
|
4,87%
|
3,41%
|
5,64%
|
3,41%
|
3,41%
|
0,00%
|
3,20%
|
3,81%
|
31,51%
|
3,64%
|
|
Ouvrir le guichet
|
3,26%
|
0,31%
|
4,87%
|
3,41%
|
5,64%
|
3,41%
|
3,41%
|
0,00%
|
3,20%
|
3,81%
|
31,31%
|
3,64%
|
|
Faire les opérations de guichet
|
3,26%
|
14,41%
|
4,87%
|
3,41%
|
5,64%
|
3,41%
|
3,41%
|
0,00%
|
3,20%
|
3,81%
|
45,41%
|
4,17%
|
|
Arrêter les guichets
|
3,26%
|
0,63%
|
4,87%
|
3,41%
|
5,64%
|
3,41%
|
3,41%
|
0,00%
|
3,20%
|
3,81%
|
31,63%
|
3,65%
|
|
Arrêter les caisses principale et menues dépenses
|
3,26%
|
0,99%
|
4,87%
|
3,41%
|
5,64%
|
3,41%
|
3,41%
|
0,00%
|
3,20%
|
3,81%
|
31,99%
|
3,66%
|
|
Faire les opérations avec la banque
|
3,26%
|
0,31%
|
4,87%
|
3,41%
|
5,64%
|
3,41%
|
3,41%
|
0,00%
|
3,20%
|
3,81%
|
31,31%
|
3,64%
|
|
Faire les opérations de suivi des remboursements
|
3,48%
|
13,58%
|
3,54%
|
1,48%
|
3,92%
|
1,48%
|
1,48%
|
0,00%
|
0,00%
|
3,33%
|
32,29%
|
3,71%
|
|
Faire les opérations de décaissement de
crédit
|
3,48%
|
1,88%
|
3,54%
|
1,48%
|
3,92%
|
1,48%
|
1,48%
|
0,00%
|
0,00%
|
3,33%
|
20,58%
|
3,26%
|
|
Rembourser les fonds
|
3,48%
|
0,46%
|
3,54%
|
1,48%
|
3,92%
|
1,48%
|
1,48%
|
0,00%
|
0,00%
|
3,33%
|
19,17%
|
3,21%
|
|
Produire les états extra comptables
|
3,48%
|
2,70%
|
3,54%
|
1,48%
|
3,92%
|
1,48%
|
1,48%
|
0,00%
|
0,00%
|
3,33%
|
21,41%
|
3,29%
|
|
Accueillir les clients
|
1,41%
|
0,31%
|
1,79%
|
4,52%
|
0,42%
|
4,97%
|
4,97%
|
4,21%
|
4,70%
|
1,90%
|
29,23%
|
1,79%
|
|
Informer et animer les clients
|
1,41%
|
0,51%
|
1,79%
|
4,52%
|
0,42%
|
4,97%
|
4,97%
|
4,21%
|
4,70%
|
1,90%
|
29,42%
|
1,80%
|
|
Ouvrir le dossier de crédit
|
1,41%
|
0,90%
|
1,79%
|
4,52%
|
0,42%
|
4,97%
|
4,97%
|
4,21%
|
4,70%
|
1,90%
|
29,81%
|
1,81%
|
|
Accomplir les formalités
|
1,41%
|
0,46%
|
1,79%
|
4,52%
|
0,42%
|
4,97%
|
4,97%
|
4,21%
|
4,70%
|
1,90%
|
29,37%
|
1,80%
|
|
Traiter les garanties
|
1,41%
|
0,34%
|
1,79%
|
4,52%
|
0,42%
|
4,97%
|
4,97%
|
4,21%
|
4,70%
|
1,90%
|
29,26%
|
1,79%
|
|
Traiter les DLC
|
1,41%
|
0,34%
|
1,79%
|
4,52%
|
0,42%
|
4,97%
|
4,97%
|
4,21%
|
4,70%
|
1,90%
|
29,25%
|
1,79%
|
|
Faire les inventaires
|
1,41%
|
1,68%
|
1,79%
|
4,52%
|
0,42%
|
4,97%
|
4,97%
|
4,21%
|
4,70%
|
1,90%
|
30,59%
|
1,84%
|
|
Faire les rapprochements quotidiens
|
1,39%
|
2,02%
|
2,19%
|
0,99%
|
0,90%
|
0,99%
|
0,99%
|
5,90%
|
0,00%
|
1,33%
|
16,69%
|
1,37%
|
|
Traiter les pièces comptables
|
1,39%
|
0,51%
|
2,19%
|
0,99%
|
0,90%
|
0,99%
|
0,99%
|
5,90%
|
0,00%
|
1,33%
|
15,18%
|
1,31%
|
|
Arrêter la caisse
|
1,39%
|
0,47%
|
2,19%
|
0,99%
|
0,90%
|
0,99%
|
0,99%
|
5,90%
|
0,00%
|
1,33%
|
15,14%
|
1,31%
|
|
Faire les rapprochements bancaires
|
1,39%
|
0,45%
|
2,19%
|
0,99%
|
0,90%
|
0,99%
|
0,99%
|
5,90%
|
0,00%
|
1,33%
|
15,12%
|
1,31%
|
|
Produire la balance comptable
|
1,39%
|
3,05%
|
2,19%
|
0,99%
|
0,90%
|
0,99%
|
0,99%
|
5,90%
|
0,00%
|
1,33%
|
17,71%
|
1,41%
|
|
Total
|
100,00%
|
100,00%
|
100,00%
|
100,00%
|
100,00%
|
100,00%
|
100,00%
|
100,00%
|
100,00%
|
100,00%
|
|
100,00%
|
Source : nous-mêmes à partir des
informations traitées
Il ressort de ce tableau que les activités qui
consomment le plus de ressources sont :
· monter et analyser les dossiers avec 8.54% ;
· suivre les clients avec 8.34% ;
· prospecter la clientèle avec 8.29% ;
· production des rapports mensuels avec 8.03%
|
Tab N° 34 Matrice d'examen des temps effectifs
d'occupation des agents
|
|
|
|
|
|
|
Type d'agent
|
Heurs normales payées
|
Heures effectives occupée
|
Proportion d'occupation
|
Observations
|
|
CB
|
173,33
|
203,1475
|
117,20%
|
Pleinement occupé
|
|
CP
|
173,33
|
137,31125
|
79,22%
|
sous-occupé
|
|
Caisse
|
173,33
|
53,72203125
|
30,99%
|
sous-occupé
|
|
COCE
|
173,33
|
112,725
|
65,03%
|
sous-occupé
|
|
CF
|
173,33
|
75,416344
|
43,51%
|
sous-occupé
|
|
Comptable
|
173,33
|
118,9191469
|
68,61%
|
sous-occupé
|
|
|
|
|
|
Source : nous-mêmes à partir des
observations et études menées
L'examen de ce tableau montre que seul le chef bureau est
occupé plus que la normale. Tous les autres corps sont
sous-occupés surtout les caissières et les agents de
formalités dont les pourcentages d'occupation sont respectivement de
30.99% et 43.51%. Il y a donc lieu de cumuler les postes de ces derniers.
Afin d'approfondir cette étude nous allons voir a quoi
chaque corps est plus occupé.
- le chef bureau
La figure ci-dessous montre la proportion de consommation de
temps du chef bureau par ces activités. Il en ressort que 43% de son
temps est consacré à la coordination administrative, contre 36%
pour les opérations de supervision d'octroi de crédit et 21% pour
la supervision du suivi des clients. L'Agence PAPME étant une
Institution de crédit direct, ce sont les opérations d'octroi et
de suivi des prêts qui sont les plus importantes et méritent qu'on
leur consacre plus de temps.
Figure N° 7 : Consommation de temps
par les activités du CB
Source : nous-mêmes à partir des
résultats
- le chargé de prêt
Figure N° 8 : Consommation de
temps par les activités du chargé de prêts
Source : nous-mêmes à partir des
résultats
La figure ci-dessus montre la proportion de consommation de
temps du chargé de prêt par ces activités. Il en ressort
que 55% de son temps est consacré au montage et analyse des dossiers de
crédit, contre seulement 16% pour le suivi des clients. Cette situation
montre que les chargés ne s'occupent pas suffisamment du suivi des
remboursements des prêts qu'ils mettent en place. Il en résulte un
niveau d'impayés dépassant la norme et la constitution de
provisions pour créances douteuses importantes qui érodent les
résultats de fin d'année.
- la caissière
Figure N° 9 : Consommation de
temps par les activités de la caissière
Source : nous-mêmes à partir des
résultats
La figure ci-dessus montre la proportion de consommation de
temps de la caissière par ces activités. Il en ressort
principalement que 43% de son temps est consacré aux opérations
de guichet, 20% à l'aide au client pour le remplissage des fiches et 17%
à l'accueil des clients.
Cette situation montre que les caissières passent trop
de leur temps « insuffisamment utilisé » à
accueillir et à aider les clients à remplir des fiches.
Il en résulte qu'il faut revoir le cahier de charge des
caissières par adjonction d'un autre poste tel les formalités
afin de les occuper pleinement.
- la COCE
La figure ci-dessous montre la proportion de consommation de
temps de la COCE par ces activités. Il en ressort principalement que 87%
de son temps est consacré aux opérations de suivi remboursement.
Ce qui cadre bien avec son cahier de charge bien qu'elle ne soit occupée
qu'à hauteur de 65% du temps réglementaire de travail.
Figure N°10 : Consommation de temps
par les activités de la COCE
Source : nous-mêmes à partir des
résultats
- l'agent des formalités
Figure N° 11 : Consommation de
temps par les activités de l'Agent des formalités.
Source : nous-mêmes à partir des
résultats
La figure ci-dessous montre la proportion de consommation de
temps de l'agent des formalités par ces activités. Il en ressort
principalement que 34% de son temps est consacré aux opérations
de formalités. Ce qui ne cadre pas bien avec son cahier de charge. En
effet, les autres tâches occupent donc 66% de son temps bien qu'il ne
soit globalement occupé qu'à hauteur de 44% du temps
réglementaire de travail.
- la comptable.
Figure N° 12 : Consommation de
temps par les activités de la comptable
Source : nous-mêmes à partir des
résultats
La figure ci-dessus montre la proportion de consommation de
temps de la comptable par ces activités. Il en ressort que 38% de son
temps est consacré aux opérations de rapprochements quotidiens,
38% aux traitements des pièces comptables contre 14% pour les
arrêts de caisse et 10% pour la production de la balance comptable. Ce
qui cadre bien avec son cahier de charge bien qu'elle ne soit occupée
qu'à hauteur de 68% du temps réglementaire de travail.
Figure N° 13 : Consommation de
ressources par les différentes entités du bureau
Source : nous-mêmes à partir des
résultats
La figure ci-dessus montre la proportion de consommation de
ressources des différentes entités du bureau. Il en ressort que
les chargés de prêt consomment 33% contre 26% pour les
caissières, 13% pour la COCE et les formalités, 8% pour le chef
bureau et 7% pour la comptabilité.
Les entités qui consomment le plus de ressources sont
les chargés et la caisse.
|
|
