III.3.2 Approches de solutions
Les propositions de solutions qui suivent mettent en
évidence le rôle que l'association PADME, les agences d'assistance
technique, les bailleurs de fonds, les réseaux d'opérateurs et
les instances de réglementation peuvent jouer pour contribuer à
l'amélioration de son contrôle interne à l'avenir. L'ordre
dans lequel ces différents rôles sont abordés
reflète le niveau d'implication des différents acteurs dans le
développement de contrôles internes efficaces et leur
capacité à détecter les problèmes de contrôle
à temps. Les instances de réglementation jouent le rôle le
plus mineur vis-à-vis du système de contrôle interne de
l'IMF. Étant donné qu'elles n'examinent habituellement
l'activité des institutions qu'une fois par an, le degré
d'évaluation des opérations est obligatoirement limité.
C'est pourquoi les IMF réglementées doivent considérer les
missions de supervision et les rapports des instances de réglementation
comme la dernière source d'identification des risques et de suggestions
d'amélioration des contrôles
L'association PADME doit se montrer plus volontaire pour
discuter de la fraude, partager ses expériences et apprendre de
l'expérience des autres. Le secteur de la micro finance dans son
ensemble à tout à gagner de l'amélioration des
contrôles internes et du partage d'expériences d'un nombre accru
d'IMF dans ce domaine. L'augmentation des pratiques de crédit individuel
au PADME montre par exemple la capacité du secteur à trouver et
à partager des méthodes innovantes de réduction des
risques. En outre, l'association ne pourra attirer plus d'investisseurs
privés que lorsqu'il aura démontré sa capacité
à réduire efficacement les principales expositions au risque. Les
recommandations qui suivent sont destinées à aider les IMF et
PADME à améliorer leurs systèmes de contrôle
interne.
Ø Institutionnaliser le processus de gestion
des risques. Le mode de gestion de l'association PADME a souvent
traité le contrôle interne et les audits internes de façon
distincte des opérations, en ne considérant que leur
capacité à découvrir des erreurs ou mauvaises pratiques
passées. L'approche par la gestion des risques se veut plus
intégrée et met en lumière la capacité du
contrôle interne à prévenir les pertes et à
favoriser l'efficacité. Pour être efficaces, les IMF en
général et PADME en particulier doivent institutionnaliser le
concept de gestion du risque dans leur culture et leur environnement
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organisationnel. Le conseil d'administration et la direction
ont pour rôle essentiel d'effacer l'a priori négatif du personnel
vis-à-vis du contrôle interne et de l'audit interne en expliquant
à celui-ci tous les bénéfices que l'institution peut
retirer de leur mise en oeuvre efficace. En développant des
mécanismes de contrôle ayant un effet incitatif et non dissuasif,
la direction peut créer un environnement de contrôle positif, dans
lequel tous les employés ont un intérêt à
améliorer le système de contrôle interne. Un système
de primes fondé sur les performances, une organisation en centre de
profit, une culture mettant l'accent sur la résolution des
problèmes et non sur la sanction sont autant de mesures susceptibles de
renforcer un environnement de contrôle positif et d'aider à
surmonter d'anciennes attitudes négatives à l'égard du
contrôle interne.
Ø Garantir l'implication active du conseil
d'administration dans le contrôle interne. Les IMF qui se
préoccupent du contrôle interne délèguent souvent
cette responsabilité à la direction. Par exemple, dans de
nombreuses IMF, le département d'audit interne ne rend compte
qu'à la direction, et non directement au conseil d'administration. Sans
un degré d'indépendance suffisant, les auditeurs internes ne
peuvent pas réaliser un examen objectif de l'ensemble des
opérations de l'IMF. Si le département d'audit interne n'est
responsable que devant la direction, le conseil d'administration de l'IMF peut
ne pas recevoir une évaluation approfondie des contrôles internes
au-delà du niveau opérationnel de terrain ou il peut recevoir des
informations dont le degré d'objectivité par rapport à la
direction n'est pas satisfaisant. Néanmoins, tous les
départements d'audit interne n'ont pas l'expertise professionnelle
requise pour rendre compte directement au conseil d'administration et certains
peuvent avoir besoin des cadres dirigeants pour consolider les rapports et
présenter les conclusions au conseil d'administration. Pour que le
processus de contrôle interne soit efficace, les membres du conseil de
l'association PADME doivent cependant jouer un rôle actif dans l'examen
des rapports de contrôle interne et s'assurer que la direction
réagit rapidement et de la bonne manière aux problèmes de
contrôle.
Ø Intégrer les visites aux clients dans
le processus d'évaluation. Toutes les IMF qui souhaitent
vérifier l'efficacité de leurs contrôles internes doivent
intégrer des visites aux clients dans leur processus
d'évaluation. Si les audits traditionnels peuvent effectivement
permettre de détecter beaucoup d'erreurs dans le système, ils
échouent souvent dans la détection de la fraude. En rendant
personnellement visite à ses
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clients, l'association PADME peut vérifier que les
données portées sur les registres reflètent bien la
réalité et réduire les occurrences et l'impact de la
fraude, protégeant ainsi la réputation de l'institution et sa
santé financière. Plus le pourcentage de clients visités
n'est important, moins le risque de perte financière due à des
prêts fantômes, des pots-de-vin ou collusions est
élevé. Dans l'idéal, les IMF comme PADME devraient envoyer
une personne autre que l'agent de crédit rendre visite à la
majorité de ses clients au moins une fois par an.
Assistance technique. Les IMF
peuvent bénéficier de l'aide de consultants externes pour mettre
en place leurs systèmes de contrôle interne ou y apporter des
améliorations. Il est souvent plus facile pour un tiers impartial
d'identifier des lacunes dans le système de contrôle interne que
pour le personnel opérationnel d'évaluer son efficacité de
manière objective. Une évaluation du contrôle interne doit
permettre de déterminer les contrôles appropriés et les
vérifications du système qui doivent être
réalisés par le personnel opérationnel ou le personnel
d'audit de l'IMF dans le futur.
Rôle des bailleurs de fonds.
Les bailleurs de fonds doivent insister auprès de l'IMF pour qu'elle
soit dotée d'un mécanisme de contrôle interne adapté
à son niveau de développement. Les bailleurs de fonds doivent
encourager l'association à mettre au point un manuel opérationnel
et à prévoir des visites aux clients dans le cadre de leurs
opérations courantes. Ils doivent faciliter le développement de
mécanismes de contrôle interne en finançant par exemple
l'évaluation des risques initiaux et la mise en oeuvre des
contrôles internes, mais doivent éviter de créer une
dépendance pour ce qui est du financement opérationnel courant.
Par exemple, les bailleurs peuvent fournir un appui pour le
développement initial des manuels de contrôle opérationnels
à la condition que l'association PADME s'engage à enrichir et
mettre à jour les manuels régulièrement. En outre, les
bailleurs de fonds peuvent appuyer les efforts d'innovation l'association en
matière de réduction des risques : création de nouveaux
produits, comme la micro-assurance, ou d'outils de contrôle
opérationnel, tel qu'un logiciel d'audit interne. En outre, les
bailleurs doivent dissuader ce dernier de se reposer sur les audits de
bailleurs pour identifier les problèmes de contrôle étant
donné que ceux-ci, comme les autres audits externes, ne sont pas
suffisamment fréquents, ni aussi approfondis qu'un audit interne.
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Réseaux d'opérateurs.
Les réseaux d'opérateurs de micro finance peuvent promouvoir et
encourager la discussion sur les moyens d'amélioration des
contrôles internes. Les réseaux peuvent faciliter l'harmonisation
des normes et principes d'efficacité du contrôle interne et
encourager leur mise en oeuvre dans les IMF de leur zone d'influence,
c'est-à-dire de leur pays ou région d'activité. Les
réseaux peuvent superviser la mise en oeuvre de contrôles internes
de qualité et éventuellement développer un processus de
certification permettant aux IMF l'ayant suivi d'être reconnues pour la
qualité de leur gestion des risques. Ces types de normes, principes ou
certifications sont particulièrement utiles pour améliorer la
confiance des épargnants et investisseurs dans les pays dans lesquels
les autorités de réglementation n'exercent pas une supervision
efficace.
Exigences réglementaires. Les
instances de réglementation doivent se familiariser avec la micro
finance et dans la mesure du possible ajuster leurs exigences à la
nature spécifique des activités de micro finance. Les
autorités de réglementation peuvent raisonnablement exiger des
IMF qu'elles aient au moins un auditeur interne ou un responsable de la gestion
des risques pour superviser l'efficacité de leur système de
contrôle interne. Cependant, demander chaque année un audit de
tous les clients fait peser une charge bien plus lourde sur une institution de
micro finance que sur une institution financière traditionnelle, car le
portefeuille d'une IMF se compose de nombreux petits prêts à court
terme. Les autorités de réglementation doivent donner des
recommandations claires sur la façon dont une institution de micro
finance récemment agréée doit satisfaire aux exigences de
contrôle interne et laisser un laps de temps raisonnable à l'IMF
pour mettre en oeuvre les changements nécessaires. En outre, elles
doivent compiler et utiliser les données historiques et d'autres outils
pour évaluer la santé des institutions de micro finance.
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