III.2.2.2 Auprès des chargés de
prêts et des chefs des services techniques
Bien que les procédures formelles exigent l'information
des clients au début de tout processus d'octroi de crédit
(ouverture de dossier et déblocage du crédit), le
non-encaissement direct des remboursements chez les clients, etc., le
tableau& montre que plus de 80% des agents opérationnels
reconnaissent que dans beaucoup de cas, les procédures ne sont pas
respectées. L'existence de ces irrégularités a
été confirmée par les auditeurs interrogés et leurs
10 rapports d'audit de la période 2008-2010. Paradoxalement, les agents
avancent des arguments de recherche de bonne performance pour le non-respect de
certaines procédures. C'est le cas par exemple de l'ouverture des
caisses en dehors des heures normales et l'encaissement direct des
remboursements chez les clients pour éviter les impayés. Mais ces
précautions non conformes aux règles peuvent être
interprétées comme des faveurs vis-à-vis des clients et
donner lieu à d'extraction de pots- vins, amenant l'agent à
privilégier et même amplifier ces activités
irrégulières au détriment de celles normales.
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Graphique 2 :
Reconnaissance de quelques aspects de non-respect des
procédures par les agents opérationnels (en %)
Source : Réalisé
après les résultats de nos enquêtes
Le faible taux de respect des procédures est explicable
par la faible appropriation du manuel des procédures par les agents
opérationnels, la faible intensité du contrôle, la faible
probabilité de détection des infractions lors des
contrôles, la faible crédibilité des menaces de sanction,
la forte inégalité dans la répartition des moyens de
contrôle en faveur de la direction générale et le montant
relativement élevé des sanctions pécuniaires (ou valeurs
pécuniaires des infractions) par rapport aux primes des
contrôleurs.
Le faible degré d'appropriation du manuel de
procédures
Bien que le manuel des procédures soit disponible
à PADME et que 100% des agents soient en sa possession, seulement le
tiers des agents ont reconnu l'avoir lu et 76% des agents se l'approprient. Ces
résultats montrent que l'existence du manuel de procédures au
sein de l'institution est plus formelle qu'utilisée comme guide d'action
des agents.
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La faible intensité du contrôle, une forte
inégalité de la répartition des moyens au sein de la
chaîne de contrôle au profit de la Direction Générale
et une faible probabilité de détection des infractions
Sur la période de l'enquête, 60% des agents
opérationnels ont affirmé n'avoir pas reçu de mission
contrôle. Ce qui est anormal puisque les impayés et les provisions
y afférentes sont inventoriés tous les 3 mois. Cette faible
intensité du contrôle interne serait due au manque d'agents de
contrôle, de moyens de transport et d'autorisations administratives de la
hiérarchie.
Le graphique 2 met en évidence deux problèmes
importants dans l'organisation du contrôle au niveau de PADME. Le premier
problème est la surcharge de travail des inspecteurs et auditeurs
centraux qui multiplient parfois leur charge de travail prévue par trois
sans pouvoir couvrir tous les bureaux de crédit. Ce qui est source de
biais subjectif dans la sélection des bureaux de crédit
inspectés. Certains bureaux ont reçu quatre inspections alors que
d'autres n'en ont jamais reçu. Le deuxième problème est la
répartition des moyens entre les inspecteurs centraux et les
contrôleurs de bureaux. Sur 162 missions des contrôleurs de bureaux
prévus seulement en 2010 (de tels contrôleurs n'existaient pas
avant 2010), seulement 6% ont été réalisées. Mieux,
la centralisation des missions de contrôle aux dépens des missions
décentralisées semble être une nouvelle politique
adoptée par l'institution (voir graphique 4). Ce qui montre la faiblesse
du dispositif de contrôle de proximité au niveau de PAPME pour
résoudre plus efficacement les problèmes informationnels
liés aux relations d'agence. On peut ainsi parler d'une forte
inégalité dans la répartition des moyens de contrôle
en faveur de la direction générale.
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Graphique 3 : Taux de réalisation
des missions de contrôle prévues
Source : Réalisé
après les résultats de nos enquêtes La faible
crédibilité des menaces de sanction
68% des agents interrogés ne sont pas informés
de la publication des rapports de contrôle et parmi ceux qui sont
informés, 71% ont reconnu l'irrégularité de cette
publication. Cela montre que les infractions relevées par les
contrôleurs ne sont pas systématiquement publiées par la
hiérarchie dans l'intention de renforcer la crédibilité
des sanctions prévues dans le manuel de procédures. De même
les agents ne sont pas informés sur les recommandations des auditeurs
(71% des agents interrogés). La faible propension de la Direction
Générale à mettre en oeuvre les sanctions d'infractions
relevées a été confirmée par un auditeur interne
qui a affirmé que « pour la plupart des cas, les rapports de
l'audit interne sont rangés dans les tiroirs alors que des moyens sont
engagés pour mener ses différentes missions ». En effet
comme le montre le graphique &, les recommandations sont parfois peu
suivies (par exemple 36% de taux de suivi en 2010). Mais il semble comme le
montre l'évolution du suivi des recommandations par la Direction
Générale que celle-ci a commencé par appliquer les
sanctions. 11 licenciements et 19 sanctions majeures (Rétrogradation et
mise à pied) ont été prononcés en 2010 contre
respectivement 5 et 7 en 2009. Cette évolution a été sans
doute encouragée par les réactions des
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administrateurs, notamment le gouvernement qui a
suscité un plan de restructuration fondé sur les résultats
d'un audit externe de gestion financière et technique de
l'institution.
Graphique 4 : Taux de suivi des
recommandations du contrôle
Source : Réalisé
après les résultats de nos enquêtes
Le bon système est chargé de la protection du
patrimoine de l'institution en veillant scrupuleusement aux respects des
réglementations normes et procédures en vigueur, à travers
des missions de contrôles de routine (audit) des contrôles
inopinés, de révision des comptes(en appui au commissaire aux
comptes), etc. Des résultats de l'enquête,80% des agents
interviewés ont estimé que la mise en oeuvre du système de
contrôle interne n'est pas satisfaisante pour des raisons telles que :la
non-appropriation du système de contrôle interne par les
différents acteurs(surtout les opérationnels qui les
perçoivent comme une menace),le non-suivi des recommandations&Des
entretiens que nous avons eus avec le chef service audit ,nous a permis de
constater que l'effectif des auditeurs est très insuffisant compte tenu
de l'étendue géographique de l'institution, du volume de ses
activités pour une plus grande efficacité.
Un bon système d'information est un outil
nécessaire à la bonne gestion d'une institution parce qu'il
concourt à une prise de décision efficace et en temps opportun
.Tout système qui répond aux besoins d'une institution de
manière efficiente et permet à l'organisation de croitre sans
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générer de problèmes
d''inefficacités est un bon système .Il ressort des
résultats des enquêtes réalisées qu'en moyenne 60%
des agents ont estimé peu satisfaisant le système d'information
et de gestion de l'association PADME
La motivation du personnel est souvent perçue en termes
de rémunération salariale autrement dit en termes
pécuniaires .D'après les résultats de l'enquête, 80%
des chargés de prêts, ont estimé que le système de
rémunération et de gestion des carrières de l'association
PADME sont peu satisfaisant. Certains d'entre eux ont déploré
l'absence d'avancement en échelon et la mise en oeuvre de promotions.
Il est important de montrer l'impact de l'efficacité du
« système de gouvernance » de l'association PADME sur celle de
ses activités pour plusieurs raisons : d'abord le « système
de gouvernance », qui constitue l'ensemble du dispositif institutionnel et
comportemental régissant le fonctionnement d'une organisation, et plus
particulièrement, l'action de ses dirigeants, est d'une importance
capitale pour tous types d'organisations. Ensuite, les interventions dans le
domaine de la finance appellent une grande rigueur dans les procédures,
laquelle rigueur doit se conjuguer avec une grande ouverture d'esprit dans les
orientations et décisions. Ainsi, une insuffisance du «
système de gouvernance » serait source de dysfonctionnements. Enfin
,la mise en place de la « bonne gouvernance » ,qui n'est rien d'autre
qu'un système clair et transparent ,négocié et
accepté par toutes parties prenantes ,concernant aussi bien les
organisations contrôlées (les unités de terrains et les
clients respectifs) que les organisations chargées de contrôle. La
grande partie des agents interrogés ont reconnu l'existence de
problèmes de gouvernance au sein de l'association PADME et qui se
matérialisent par des décisions contestées par une partie
des acteurs débouchant sur la formation des camps qui s'affrontent.
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