TABLE DES ANNEXES
Annexe 01 : Guide d'entretien
Annexe 02 : Document Unique de Paiement
Annexe 03 : Rapport sectoriel DoingBusiness
2006
Annexe 04 : Synthèse des travaux de
la procédure des règlements électroniques
ANNEXE 01 : Guide d'entretien
GUICHET UNIQUE DES OPERATIONS
DU COMMERCE EXTERIEUR
Projet d'informatisation des échanges de
données
au sein de la communauté portuaire de Douala
GUIDE D'ENTRETIEN
Dans le cadre du projet de mise en place d'un système
d'échanges de données électroniques au sein de la
communauté portuaire de Douala, nous souhaitons avoir la participation
de tous les intervenants du processus du commerce extérieur. La
réussite de ce vaste projet dépend étroitement de votre
contribution à travers des entretiens et votre participation aux
ateliers qui seront organisés.
Objectif : - Identifier les
procédures du commerce extérieur, les intervenants ainsi que les
dysfonctionnements au bon déroulement des processus.
- Déterminer les facteurs clés
pour la mobilisation des acteurs ainsi que l'intégration des
systèmes de la communauté portuaire.
I. Identification des répondants
1. Nom & Prénoms
2. Raison sociale
3. Domaine d'activité
4. Poste occupé
Partie 1 : ACTIVITE
PORTUAIRE AU PORT DE DOUALA
II. Procédures du commerce extérieur
a) Parlez-nous des procédures du commerce extérieur
au port de Douala ;
b) D'après vous, quel est le rôle du Guichet Unique
dans ce processus ?
c) Quels sont les différents intervenants des
procédures
III. Dysfonctionnements du système actuel
Parmi les facteurs suivants, lesquels entravent le processus du
commerce extérieur dans la communauté portuaire de
Douala ?
a) Complexité des formalités à l'import et
à l'export,
b) Gestion manuelle des séquences d'opérations,
c) Lenteurs administratives
Partie 2 : PROCESSUS DE CONDUITE DE
CHANGEMENT ORGANISATIONNEL
IV. Recherche des solutions
Quelles solutions préconisez-vous pour remédier
à cette situation et réduire davantage les coûts et les
délais actuels ?
1. La réorganisation de la chaîne des
procédures du commerce extérieur,
2. La dématérialisation des flux
échangés entre opérateurs portuaires,
3. La réduction du nombre de signatures.
V. Facteurs de mobilisation des acteurs
A votre avis, quels sont les principaux
leviers sur lesquels doit-on s'appuyer pour assurer la
mobilisation des acteurs de la chaîne des
procédures ?
a) L'implication de la direction générale,
b) La communication,
c) La participation active des acteurs dans le processus de mise
en oeuvre,
VI. Facteurs d'intégration des
systèmes
Parmi les facteurs suivants, lesquels peuvent favorablement
contribuer à l'intégration des systèmes des
opérateurs portuaires ?
a) L'utilité et la facilité d'usage du nouveau
système ;
b) La sécurisation des données
échangées.
Nous vous remercions pour votre franche
collaboration !
NOTA : L'administration du présent
guide s'effectuera en deux phases suivant les groupes d'entretiens qui seront
organisés.
ANNEXE 02 : Document
Unique de Paiement : D.U.P
ANNEXE 03 :
Rapport sectoriel DoingBusiness 2006
N.B : Ce rapport de la
Société Financière Internationale, filiale de la Banque
Mondiale, concerne principalement le secteur des procédures du
commerce extérieur au Cameroun.
ANNEXE 04 : Synthèse des travaux de
la procédure des règlements électroniques
GUICHET UNIQUE ELECTRONIQUE DE DOUALA
Procédure des Banques
Edition du 25/09/2012 05:24:006
CONTENU DES TRAVAUX
La salle de conférence du Guichet Unique de Douala a
accueilli, le 17 Août 2006 de 09h 30 à 13H00, l'atelier restreint
regroupant les Responsables du projet Guichet Unique Electronique et les
Banques de la place. Lancés par M. Edwin ZIBI EBANGA,
le représentant par intérim du Directeur Général de
cette structure, ces travaux ont permis de définir et formaliser la
procédure des règlements en Banque ainsi qu'il suit:
A. FONCTIONNEMENT DU NOUVEAU
SYSTEME :
Le modèle adopté par les participants pour la
gestion des opérations de règlement dans la communauté
portuaire de Douala prendra en charge pour sa phase de lancement, trois types
de règlements à savoir:
Ø Règlement des frais du CIVIO ;
Ø Règlement des frais des Services
Techniques ;
Ø Règlement des frais de la redevance PAD.
La procédure des règlements sera accomplie
suivant la cinématique (scénario) ci-après :
Liste des imprimés de la
procédure:
Ø Document unique de paiement
Ø Facture à régler (ou tout autre
document exigé par la Banque pour le contrôle)
Dans l'optique de rester en phase avec les objectifs de
facilitation et de simplification poursuivis par le Guichet Unique, les
administrations et services ainsi que les opérateurs portuaires, il a
été mis sur pied un document unique qui servira comme support de
base dans les transactions financières au sein de la communauté
portuaire de Douala.
Ce document, qui n'est autre que le Document Unique
de Paiement : D.U.P, matérialisera tous les Ordres de
paiement (Z100). La finalité étant de
faciliter le suivi des opérations et réduire les erreurs de
saisie. Lors d'une opération de règlement, l'émetteur de
l'ordre le remplit soigneusement avant de le transférer à la
banque concernée.
Les Banques ne saisiront les informations que dans les deux
cases :
Ø Numéro de compte pour
s'assurer du compte à débiter, le traitement sera bloqué
en cas d'erreur de saisie,
Ø Montant payé pour
s'assurer de la conformité de celui-ci par rapport au montant à
payer.
Le schéma détaillé du Document Unique
Paiement vous est donné à l'annexe n° 2.
B. OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS
Au cours de la phase d'échange, les
participants ont apprécié la vision du projet et surtout la
démarche entreprise par les promoteurs pour sa réalisation. Un
certain nombre d'éléments ayant un rôle déterminant
ont retenu notre attention. Il s'agit entre autres de :
§ La sécurisation :
S'agissant de la sécurisation du système et des
informations qui y seront échangées, les Banques ont fait un
certain nombre de proposition telles que :
Ø Les numéros des comptes figurant sur le
D.U.P, doivent être transmis en aucun cas aux autres
usagers du système qui sera mis en place ;
Ø Un paiement à travers le D.U.P
devra avoir au moins deux niveaux d'autorisation, saisie et
validation ;
Ø Un document portant la signature du
propriétaire du compte, tel la procuration, devra être
scanné et joint au D.U.P à chaque fois qu'un
ordre de paiement sera donné ;
Ø Des contrôles devront être
effectués pour garantir le bon traitement (ex : règlement si
AVI reçu par la banque)
2. La législation :
Pour ce qui est du volet légal, il a été
suggéré que :
Ø Le système des règlements
électroniques ne soit lancé que dès que la loi sur les
échanges de données sera signée ;
Ø Des contrats devront définis et signés
entre différents partenaires pour éviter les abus et
protéger chaque partie ;
· La formation :
Dans le but d'optimiser le rendement et les performances du
nouveau système, les Banques suggèrent que soient
faites :
Ø Des formations aux différents utilisateurs de
ce système pour éviter les erreurs et les doubles
saisies ;
· Autres :
En plus des points ci-dessus, l'on a pu relever d'autres
éléments non moins négligeables à savoir :
Ø Que le nouveau système soit un outil de
facilitation, de ce fait il devra être capable de fournir les
statistiques nécessaires aux usagers ;
Ø Qu'un module de suivi des opérations y soit
intégré de façon à informer les différents
partenaires du niveau d'évolue des procédures à travers
les accusés de réception et autres ;
Questions :
1) Quel mécanisme est-il mis en place pour annuler un
règlement fait par erreur ?
Réponse : Pour éviter ce genre de
problème, un mécanisme de vérification sera
intégré dans le système de chaque Banque. Son rôle,
s'assurer que la valeur de Montant payer est inférieure à la
valeur du solde du compte de l'émetteur et conforme au montant à
payer.
2) Est-ce que les mesures de contournement ont
été prévues en cas de blocage du système ?
Réponse : L'architecture du nouveau
système est dotée d'un ensemble de serveurs redondants, si une
panne survient au niveau d'un, l'autre prend automatiquement le contrôle
pour éviter les arrêts.
Fait à Douala, le 18/09/2006
M. Pierre ALOMA
Responsable Département Exploitation Système
Guichet Unique des opérations du commerce
extérieur
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